KİK Kararı: 2018/UH.II-29

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2018/001
Gündem No : 33
Karar Tarihi : 04.01.2018
Karar No : 2018/UH.II-29
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Ak-Er Toplu Yemek ve Tem. Hizm.San. Tic. Ltd. Şti. - Alanko Sosyal Hiz. Tem. Yem. İnş. Gıda Ltd. Şti. İş Ortaklığı,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Elmadağ Polis Meslek Eğitim Merkezi,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/511478 İhale Kayıt Numaralı “Elmadağ Polis Meslek Eğitim Merkezi Müdürlüğünde Öğrenim Görecek Olan 1200 Polis Özel Harekat Öğrencisinin 16/12/2017- 09/06/2018 Tarihleri Arasında İhtiyaç Duyulan 3 (Üç) Öğün 5 (Beş) Çeşit Hazır Yemek” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Elmadağ Polis Meslek Eğitim Merkezi tarafından 16.11.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Elmadağ Polis Meslek Eğitim Merkezi Müdürlüğünde Öğrenim Görecek Olan 1200 Polis Özel Harekat Öğrencisinin 16/12/2017 - 09/06/2018 Tarihleri Arasında İhtiyaç Duyulan 3 (Üç) Öğün 5 (Beş) Çeşit Hazır Yemek” ihalesine ilişkin olarak Ak-Er Toplu Yemek ve Tem. Hizm. San. Tic. Ltd. Şti. - Alanko Sosyal Hiz. Tem. Yem. İnş. Gıda Ltd. Şti. İş Ortaklığının 28.11.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.12.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.12.2017 tarih ve 68111 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.12.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/3178 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 23.11.2017 tarihinde EKAP üzerinden taraflarına yapılan bildirimde tekliflerinin sınır değerin altında kaldığının bildirildiği ve Teknik Şartname’nin 33’üncü maddesinde yer alan iki haftalık örnek menü üzerinden aşırı düşük teklif açıklaması yapılmasının istenildiği, bu kapsamda açıklama için 3 iş günü süre verildiği, 28.11.2017 tarihinde idareye yaptıkları başvuruda örnek menüde yer alan yemeklerin içeriklerinin Teknik Şartname’nin ilgili kısımlarında belirtilmediği, dolayısıyla Teknik Şartname’de gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra tekrar aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmesi gerektiği hususlarına yer verdikleri, idare tarafından iki haftalık örnek menü üzerinde hiçbir değişiklik yapılmadan 29.11.2017 tarihinde EKAP üzerinden taraflarına yapılan bildirimde 3 iş günü içerisinde açıklamada bulunmadıkları gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldıkları ve ihalenin Akademi Yemek Tem. Müh. Hizm. Yazıl. İnş. Nakl.Tur. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığının belirtildiği, oysa ki idare tarafından 23.11.2017 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği bu tarihten itibaren 3 iş günü içerisinde (28.11.2017) iki haftalık örnek menüye ilişkin şikayet başvurusunda bulundukları, aynı zamanda kesinleşen ihale kararının bildirimi yapıldıktan sonra 05.12.2017 tarihinde EKAP üzerinden yeni bir bildirim daha yapıldığı, bu bildirimde; 22.11.2017 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği ve açıklama için 3 iş günü süre verildiği, verilen süre içerisinde aşırı düşük teklif açıklaması sunulmadığından tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının ifade edildiği, ancak aşırı düşük teklif açıklama talep yazısının taraflarına 23.11.2017 tarihinde bildirildiği ve 3 iş günlük süre içerisinde idareye şikayet başvurusunda bulundukları, dolayısıyla tekliflerinin bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Şikayete konu ihalenin Elmadağ Polis Meslek Eğitim Merkezi Müdürlüğüne ait “Elmadağ Polis Meslek Eğitim Merkezi Müdürlüğü’nde Öğrenim Görecek Olan 1200 Polis Özel Harekat Öğrencisinin 16/12/2017 - 09/06/2018 Tarihleri Arasında İhtiyaç Duyulan 3 (Üç) Öğün 5 (Beş) Çeşit Hazır Yemek” alımı ihalesi olduğu, idarece belirlenen sınır değerin altında teklif veren Ak-Er Toplu Yemek ve Tem. Hizm. San. Tic. Ltd. Şti.- Alanko Sosyal Hizmetler Temizlik Yemekçilik İnşaat Gıda Turizm San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığından aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, anılan isteklinin idarece verilen süre içerisinde açıklamada bulunmadığı gerekçesiyle teklifinin reddedildiği ve 28.11.2017 tarihli komisyon kararı ile ihalenin Akademi Yemek Tem. Müh. Hizm. Yazıl. İnş. Nakl. Tur. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1. Verilen hizmetin ekonomik olması,

2. Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3. Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir...” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesinde “Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabuledilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Bu maddede yer alan ana girdi ibaresi kapsamında, kırmızı et; beyaz et; balık; işlenmiş et ürünleri (sucuk, salam, sosis, kavurma gibi); kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve; toz şeker, süt; yoğurt, ayran; yağ ürünleri (ayçiçek yağı, zeytinyağı, tereyağı) kahvaltı malzemeleri (peynir, zeytin, yumurta, reçel, bal gibi); pet su, ekmek açıklama yapılacak unsurlar olarak dikkate alınır. İdarenin ihale dokümanında bu girdilerin dışında ana girdi niteliğinde malzeme içeren yemek öğünü düzenlemesi durumunda aşırı düşük teklif açıklama yazısında açıklama istenecek unsurlar arasında bu malzemelerin de belirtilmesi zorunludur. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.

Örneğin; 1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL’sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL’lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, kırmızı et; beyaz et; balık; kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapılmalıdır. İsteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerekmekte olup toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır. Örneğin normal kahvaltı, diyet kahvaltı, ara öğün, normal yemek ve diyet yemek gibi birim fiyatları içeren bir ihalede, isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatı; örnek menüyü ve bu menünün üretimi için gerekli işçilik tutarını kullanarak tevsik etmeleri durumunda açıklama uygun kabul edilecektir.” açıklaması yer almaktadır.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemede idarece belirlenen sınır değerin altında teklif veren Ak-Er Toplu Yemek ve Tem. Hizm. San. Tic. Ltd. Şti.- Alanko Sosyal Hizmetler Temizlik Yemekçilik İnşaat Gıda Turizm San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığına EKAP üzerinden 23.11.2017 tarihinde gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazısı incelendiğinde Teknik Şartname’nin 33’üncü maddesinde belirtilen 01.01.2018-15.01.2018 tarihleri arasında yer alan örnek üzerinden açıklama yapılması istenildiği ve açıklama için 3 iş günü süre verildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi iş ortaklığının pilot ortağı Ak-Er Toplu Yemek ve Tem. Hizm. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından 28.11.2017 tarihinde idareye yapılan şikayet başvurusunda; Teknik Şartname’nin 33’üncü maddesinde belirtilen 01.01.2018-15.01.2018 tarihleri arasındaki örnek yemek menü incelendiğinde “Meyve” adı altında bir yemek çeşidinin olduğu, meyve adından kastedilmek istenilen meyve çeşidinin ne olduğunun anlaşılamadığı, Teknik Şartname’nin 32’nci maddesindeki “Meyve ve sebzelerin kullanılabileceği mevsimler” başlıklı kısım incelendiğinde örnek menüdeki dönemlere ait meyve çeşitlerinin adlarının farklılık arz ettiği, dolayısıyla hangi meyve çeşidi üzerinden maliyet açıklaması yapılması gerektiğinin anlaşılamadığı, örnek yemek menüsünde bulunan “Kornişonlu salata” yemek çeşidine ilişkin maliyet açıklamasının yapılabilmesi için Teknik Şartname’de içerikleri birbirinden farklı olan “Kornişonlu salata 1” ve “Kornişonlu salata 2” çeşitlerinden hangisinin kullanılacağının bilinemediği, aynı zamanda yine örnek menüde yer alan “Çikolatalı kazandibi”, “Cevizli baklava”, “Mevsim salata”, “Havuç dilimi baklava” ve “Yoğurtlu karnabahar sote” yemek çeşitlerinin içerikleri ile çiğ girdi miktarlarının Teknik Şartname’de bulunmadığı, bahsi geçen hususlar üzerinde gerekli düzeltmeler yapılarak yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerektiği iddialarına yer verildiği görülmüştür.

Bunun üzerine 28.11.2017 tarihli komisyon kararı ile Ak-Er Toplu Yemek ve Tem. Hizm. San. Tic. Ltd. Şti.- Alanko Sosyal Hizmetler Temizlik Yemekçilik İnşaat Gıda Turizm San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının süresi içerisinde aşırı düşük teklif açıklamasında bulunmadığı gerekçesiyle teklifinin reddedildiği ve ihalenin Akademi Yemek Tem. Müh. Hizm. Yazıl. İnş. Nakl.Tur. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, söz konusu kararın da 29.11.2017 tarihinde EKAP üzerinden isteklilere bildirildiği görülmüştür.

Diğer taraftan başvuru sahibi istekliye 05.12.2017 tarihinden EKAP üzerinden gönderilen şikayete cevap yazısında İdari Şartname’nin 33’üncü maddesine istinaden 3 iş günü içerisinde verilmek üzere 22.11.2017 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği ancak verilen süre içerisinde açıklamada bulunulmadığı ifade edilerek şikayet başvurusunun reddedildiği anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede idare tarafından aşırı düşük teklif açıklaması talep yazısının 23.11.2017 tarihinde EKAP üzerinden başvuru sahibi istekliye gönderildiği ve açıklama için 3 iş günü süre verildiği, bu kapsamda sürenin son gününün 28.11.2017 tarihe denk geldiği, bu tarihte de başvuru sahibi istekli tarafından açıklama yapılacak örnek menüyle ilgili olarak şikayet başvurusunda bulunulduğu görüldüğünden başvuru sahibi istekliye ait teklifin, idarece verilen süre içerisinde açıklamada bulunulmadığı gerekçesiyle reddedilmesinde hukuka uygunluk bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Kaldı ki Teknik Şartname’nin “Yemek ve yemeklerde kullanılacak malzeme miktarlar” başlıklı 31’inci maddesi incelendiğinde aynı Şartname’nin 33’üncü maddesinde belirtilen ve açıklanması istenilen 01.01.2018-15.01.2018 tarihleri arasındaki örnek menülerde yer alan “Cevizli baklava”, “Havuç dilimli baklava”, “Çikolatalı kazandibi”, “Yoğurtlu karnabahar sote” ve “Mevsim Salata”nın içeriklerine ve çiğ girdi miktarlarına yer verilmediği, “Kornişonlu Salata”, için ise “Kornişonlu Salata 1” ve “Kornişonlu Salata 2” olmak üzere birden fazla çeşidin bulunduğu ve bunların içeriklerinin de farklılık arz ettiği, bu minvalde aşırı düşük teklif açıklaması yapılırken “Cevizli baklava” ve “Havuç dilimli baklava” vs. ait içerik ve çiğ girdi miktarlarının neye göre belirleneceği veya “Kornişonlu Salata” için “Kornişonlu Salata 1” üzerinden mi yoksa “Kornişonlu Salata 2” üzerinden mi açıklama yapılacağı hususlarında bir netlik bulunmadığı,

Ayrıca örnek menülerde “Meyve” ifadesine yer verilmesine rağmen Teknik Şartname’nin “Meyve ve sebzelerin kullanılabileceği mevsimler” başlıklı 32’ncinde maddesine göre örnek menünün yer aldığı 01.01.2018-15.01.2018 tarihleri arasında elma, portakal, mandalina, muz, ayva ve limon meyvelerinin hepsinin kullanılabileceği anlaşılmış olup mevcut veriler üzerinden sağlıklı bir şekilde aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulamayacağı anlaşılmış ve başvuru sahibin idareye yaptığı şikayet başvurusunun da yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesinde malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere Teknik Şartname’de asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılacağı ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarlarının belirtileceği açıklanmıştır.

Bu kapsamda yukarıda açıklandığı üzere idare tarafından iki haftalık örnek menüde yer alan bazı yemeklerin içeriklerine ve çiğ girdi miktarlarına yer verilmediği, bazılarının ise çeşit ve türünün ne olduğu konusunda bir netlik bulunmadığı, dolayısıyla sınır değerin altında teklif veren başvuru sahibi istekli tarafından iki haftalık örnek menü üzerinden yapılacak açıklamada maliyet analizinin sağlıklı bir şekilde oluşturulamayacağı değerlendirilmiştir. Bu itibarla idare tarafından aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere hazırlanacak iki haftalık örnek menüde yer alan yemeklerin içeriklerinin ve çiğ girdi miktarlarının yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek şekilde düzenlenerek sınır değerin altında teklif veren tek istekli olan başvuru sahibinden tekrar aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, teklifi sınır değerin altında olan başvuru sahibi istekliden 2 haftalık örnek menünün içerik ve girdi miktarları yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek şekilde belirlenerek Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesi dikkate alınarak tekrar aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.