KİK Kararı: 2018/UH.I-244

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2018/004
Gündem No : 14
Karar Tarihi : 24.01.2018
Karar No : 2018/UH.I-244
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Aykan Serkan ARSLAN,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Artvin Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/485778 İhale Kayıt Numaralı “Artvin Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğüne Bağlı Yatılı Kuruluşların Mutfağında Malzeme Dahil Mamul Yemek Hazırlama Dağıtım ve Servisi Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Artvin Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü tarafından 09.11.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Artvin Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğüne Bağlı Yatılı Kuruluşların Mutfağında Malzeme Dahil Mamul Yemek Hazırlama Dağıtım ve Servisi Hizmet Alımı İşi” ihalesinin 2’nci kısmına ilişkin olarak Aykan Serkan Arslan’ın 11.12.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 19.12.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 28.12.2017 tarih ve 71622 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.12.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/3350 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 09.11.2017 tarihinde yapılan ihalede, idarece iş deneyim belgesinin tutarının uygun olmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldıkları, ihaleye sundukları teklifin 1.094.317,20 TL olduğu, buna göre asgari 273.579,30 TL tutarında iş deneyim belgesi sunulması gerektiği, firmalarınca Artvin Sosyal Bilimler Lisesi Müdürlüğü tarafından tanzim edilen iş deneyim belgesinin sunulduğu ve söz konusu belgenin belge tutarının güncellenmesi neticesinde sunulması gereken asgari iş deneyim belge tutarını fazlasıyla karşıladıkları, idareye şikâyet başvuruları neticesinde idarece verilen cevapta, ihaleye sundukları iş deneyim belgesinin gerçeği yansıtmadığının belirtildiği, ihale değerlendirme ve inceleme sürecinde ihale makamı tarafından iş deneyim belgesinin belgeyi düzenleyen idareden teyit edildiği, belgeyi düzenleyen idarece gerek firmalarına gerekse ihale makamına belge tutarına sehven sözleşme bedelinin yazıldığı, gerçekleşen iş nispetinde hesaplanan belge tutarının ise 272.068,52 TL olduğu belirtilerek düzeltilmiş iş deneyim belgesinin firmalarına ve ihale makamına gönderildiği, ihale makamı tarafından düzeltilen iş deneyim belgesi dikkate alınarak belgede belirtilen belge tutarı üzerinden işlem tesis edildiği ve sunulan iş deneyim belgesinin yetersiz olduğu belirtilerek firmalarının değerlendirme dışı bırakıldığı, oysa belgenin güncellenen tutarının sunulması gereken iş deneyim tutarını fazlasıyla karşıladığı, ancak idarece şikâyet başvurusuna verilen cevapta şikâyete ilişkin bir değerlendirme yapılmadan sunulan belgenin gerçek tutarları ve gerçeği yansıtmadığının belirtildiği, söz konusu durumun iş deneyim belgesini düzenleyen idarenin hatasından kaynaklandığı ve idarece de bu durumun açıkça ifade edildiği, buna göre ihale makamı tarafından gerçek tutarları ve gerçeği yansıtmadığı yönündeki iddianın tamamen mesnetsiz olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyimini gösteren belgeler” başlıklı 39’uncu maddesinde “(1) İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; teknolojik ürün deneyim belgesinin ve yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleriyle ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

c) Yapımla ilgili hizmet işleri dahil hizmet alımı ihalesiyle gerçekleştirilecek danışmanlık hizmetlerinde, Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 38 inci maddesinde düzenlenen iş deneyimini gösteren belgelerin istenilmesi zorunludur.

(2) İlk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleri, ilgisine göre birinci fıkranın (a) veya (b) bendi kapsamında değerlendirilir.

(3) İş deneyiminin belirlenmesi amacıyla;

a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentlerine göre yapılan ihalelerde, teklif edilen bedelin % 25’i ile % 50’si aralığında idarece belirlenecek bir orandan az olmamak üzere,

b) Belli istekliler arasında ihale usulüyle ve Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde, yaklaşık maliyetin %25’i ile % 50’si aralığında, idarece belirlenecek parasal tutardan az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler ile teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması istenir…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) İş deneyim belgeleri; Kanun kapsamındaki idareler ile Kanun kapsamı dışındaki diğer kamu kurum ve kuruluşlarına (kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve vakıf yükseköğretim kurumları hariç) bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak yurt içinde veya yurt dışında gerçekleştirilen işler ya da denetlenen veya yönetilen yapımla ilgili hizmet işleri için, iş sahibi tarafından düzenlenir ve sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanır.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İş deneyim belgesi ve teknolojik ürün deneyim belgesinin düzenlenme koşulları” başlıklı 45’inci maddesinde “(1) Belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluş, herhangi bir başvuru olmaksızın iş bitirme belgesi düzenleyebilir. Ancak, yüklenicinin veya alt yüklenicinin iş bitirme belgesi almak amacıyla belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşa başvurması halinde, başvuru tarihinden itibaren 20 iş günü içinde iş bitirme belgesinin düzenlenmesi zorunludur. Düzenleme koşullarını taşımayan başvurularda ise, aynı süre içinde başvuru sahibine bu husus gerekçeli bir yazıyla bildirilir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İş deneyim tutarının tespiti” başlıklı 46’ncı maddesinde “(1) İş bitirme belgelerine, son hakediş raporu veya varsa kesin hakediş raporundaki fiilen gerçekleştirilen işle ilgili tutarlar herhangi bir güncelleştirmeye tabi tutulmadan yazılır.

(2) Bu tutar;

a) Götürü bedel veya birim fiyat üzerinden sözleşmeye bağlanmış işlerde; her türlü fiyat farkları hariç, varsa iş artışları dahil, hakedişteki sözleşme fiyatları ile yapılan işin tutarı üzerinden,

b) Yabancı para cinsinden sözleşmeye bağlanan işlerde ise; varsa fiyat farkları hariç, iş artışları dahil, işin sözleşme fiyatları ile gerçekleştirilen döviz cinsinden tutarı üzerinden,

KDV hariç olarak belirlenir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Değerlendirmeye ilişkin esaslar” başlıklı 48’inci maddesinde “(1) İhale konusu iş veya benzer işlerle ilgili tek sözleşmeye dayalı olarak iş deneyimini gösteren belgeler değerlendirmeye alınır. Birden çok iş deneyimini gösteren belge hiçbir şekilde toplanamaz.

(2) İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İş deneyim tutarının güncellenmesi” başlıklı 49’uncu maddesinde “(1) İş deneyimini gösteren belgelerdeki iş deneyim tutarı; sözleşmenin yapıldığı aydan bir önceki aya ait endeksin, ilk ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “(1) İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

(2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

(3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş bitirme belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.

(4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP kayıt numarası bulunan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı 30.8’inci maddesinde “30.8.1 İhale Uygulama Yönetmeliklerinin Ek-1 maddeleri uyarınca 31/8/2014 tarihinden sonra iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere (İKN’si 2010/500.000 ve daha sonraki ihaleler) ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerinin, EKAP’a kayıt edilerek yeniden düzenlenmeleri zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda, EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi gerektiği halde bu gereklere uygun olmayan iş deneyim belgeleri, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmedikleri sürece ilanı veya duyurusu (Değişik ibare: 27/06/2015-29399 R.G./1. md.) 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacaktır…” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili tek sözleşmeye dayalı olarak iş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirmeye alınacağı, iş deneyim belgelerinin Kanun kapsamındaki idareler ile Kanun kapsamı dışındaki diğer kamu kurum ve kuruluşlarına (kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve vakıf yükseköğretim kurumları hariç) bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak yurt içinde veya yurt dışında gerçekleştirilen işler ya da denetlenen veya yönetilen yapımla ilgili hizmet işleri için, iş sahibi tarafından düzenleneceği ve sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanacağı, ayrıca EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi gerektiği halde bu gereklere uygun olmayan iş deneyim belgelerinin, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmedikleri sürece ilanı veya duyurusu 01.07.2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacağı anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde “7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70'ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10'unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30'undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde, iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. İş ortaklığında teknolojik ürün deneyim belgesini sunan ortağın kendisine ait iş deneyim tutarına ilişkin asgari yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. Konsorsiyum ortağının teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde ise, belgeyi sunduğu kısım veya kısımlar için iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir.

7.5.2. Bu Madde boş bırakılmıştır.

7.5.3. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin 7.6’ncı maddesinde ise “Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:

Bu ihalede benzer iş olarak kamuda veya özel sektörde malzemeli Mamul Yemek Hazırlama ve Dağıtımı ( sadece dağıtım kabul edilmeyecek olup hem hazırlama hem dağıtım birlikte olan işler) işleri benzer iş olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi Aykan Serkan Arslan tarafından şikâyete konu ihalenin 2. kısmına (Ardanuç Eng. Yşm. Bak. Reh. Merkezi Müdürlüğü) 1.094.317,20 TL tutarında teklif verildiği, anılan istekli tarafından iş deneyimini tevsik amacıyla Artvin Sosyal Bilimler Lisesi Müdürlüğünce anılan istekli adına düzenlenen 31.10.2017 tarihli ve 2016/331292-1647292-1-2 sayılı iş bitirme belgesinin sunulduğu, söz konusu iş deneyim belgesine konu işin tanımının “Malzemeli Yemek Pişirme Dağıtımı ve Sonrası Hizmetleri” olduğu, sözleşme tarihi 03.10.2016, ilk sözleşme bedeli, gerçekleştirilen iş tutarı, toplam sözleşme tutarı ve belge tutarının 317.842,80 TL olduğu,

İdarece tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yapılan incelemede EKAP sorgulamasında başvuru sahibi tarafından sunulan iş deneyim belgesinin onaylı olmadığı anlaşıldığından iş deneyim belgesini düzenleyen idaresinden “İş bitirme belgesindeki gerçekleştirilen iş tutarının KDV hariç olmak üzere güncelleştirilip onaylatılarak bildirilmesi” hususunda bilgi istendiği,

İş deneyim belgesini düzenleyen Artvin Sosyal Bilimler Lisesi Müdürlüğünün 17.11.2017 tarihli yazısı ile “… Okulumuzda 2016-2017 Eğitim Öğretim Yılında Malzemeli Yemek Hazırlama, Dağıtımı ve sonrası Hizmetleri işini yapan yüklenici Aykan Serkan Arslan’a Kurumumuzca verilen iş bitirme belgesinde gerçekleştirilen iş tutarı ile toplam sözleşme tutarı sehven aynı yazılması nedeniyle yapılan yanlışlık Kurumumuz tarafından düzeltilerek İş Bitirme Belgesi yazımız ekinde sunulmuştur.” bilgisi verilerek, yazı ekinde yeniden düzenlenen iş bitirme belgesinin ihaleyi yapan idareye gönderildiği, düzeltilerek yeniden düzenlenen 15.11.2017 tarihli ve 2016/331292-1647292-1-5 sayılı iş bitirme belgesinde ilk sözleşme bedeli ve toplam sözleşme tutarının 317.842,80 TL olduğu, gerçekleştirilen iş tutarı ve belge tutarının 272.068,52 TL olduğunun görüldüğü,

İhale komisyonunca başvuru sahibi tarafından teklif zarfı içinde sunulan iş deneyim belgesinin “gerçek tutarları ve gerçeği yansıtmadığı” gerekçesi ile teklifin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Buna göre iş deneyim belgesini düzenleyen idarece, gerçekleştirilen iş tutarı ile toplam sözleşme tutarının sehven aynı yazıldığı ifade edilerek yapılan yanlışlığın düzeltildiği ve iş bitirme belgesinin yeniden düzenlendiği, söz konusu durumun iş deneyim belgesini düzenleyen idareden kaynaklı bir eksiklik olduğu, yanlışlığın düzeltilerek yeniden düzenlenen iş bitirme belgesindeki belge tutarının güncellenmiş halinin 316.363,63 TL olduğu, söz konusu tutarın, başvuru sahibinin sunması gereken asgari iş deneyim tutarının üstünde olduğu anlaşılmıştır.

Bu çerçevede başvuru sahibinin iş deneyim belgesinin “gerçek tutarları ve gerçeği yansıtmadığı” gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılması yönündeki idare işleminin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer yandan, şikâyete konu kısmın yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli olarak Kurum hesaplarına 7.415,00 TL yatırılması gerekirken, başvuru sahibi tarafından 11.123,00 TL yatırıldığından, fazla yatırıldığı anlaşılan 3.708,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin şikâyete konu 2’nci kısmında başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1-Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2- Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.