KİK Kararı: 2017/UY.I-343

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2017/006
Gündem No : 59
Karar Tarihi : 26.01.2017
Karar No : 2017/UY.I-343

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Düz İnş. Tic. Ltd. Şti.,

13 Mart Mahallesi Vali Ozan Cad. Sürücü Apt. No: 86/1 Artuklu/MARDİN

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İstanbul Valiliği Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı,

Hırka-İ Şerif Mah. Adnan Menderes (Vatan) Bulvarı No: 64 34091 Fatih/İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/383934 İhale Kayıt Numaralı “İstanbul Küçükçekmece İlçesi Safra Mahallesi 772 Ada 2 Parsele Mesleki ve Teknik Lise Yapım İşi (Meb 24 Derslikli Tip Lise, Doğalgazlı, Bohçalamalı)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul Valiliği Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı tarafından 26.10.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İstanbul Küçükçekmece İlçesi Safra Mahallesi 772 Ada 2 Parsele Mesleki ve Teknik Lise Yapım İşi (Meb 24 Derslikli Tip Lise, Doğalgazlı, Bohçalamalı)” ihalesine ilişkin olarak Düz İnş. Tic. Ltd. Şti.nin 15.11.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.11.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.12.2016 tarih ve 66841 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.12.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2844 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale komisyonu kararında Orc İnş. San. ve Tic. A.Ş.nin teklif dosyası içeresinde sunmuş olduğu vekâletname üzerinde vekil edenin imzasının bulunmaması nedeniyle Orc İnş. San. ve Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bu sebeple sınır değerin değiştiği, ihale üzerinde bırakılan İntaş İnş. Tar. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin sınır değerin üzerinde kaldığı, vekâletname üzerinde vekil edenin imzasının bulunmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmadığı, noterin sehven yapmış olduğu bir hata neticesinde meydana gelen bir eksiklik olduğu, bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmesi gerektiği, vekaletnamede vekaletin taşıması gereken asli bilgiler olan ilgili firmanın adı, unvanı, şirketi temsile yetkili kişinin bilgileri v.s. yer almakta olduğu, vekalet konusu bilgilere yer verildiği, vekil edenin “vekil ettim”, noterinde “ imza huzurumda alındı” demek olduğu, fotokopi çekerken silik çıkmış olmasının muhtemel olduğu, sehven yapılan bir eksiklik ile imzanın bulunmaması nedeniyle anılan isteklinin değerlendirme dışı bırakılmasının hakkaniyete dayanmayan bir uygulama olduğu, vekaletname üzerinde noter adı, tarihi ve numarası açık bir şekilde yazılı olduğu ilgili noterden teyidinin alınması gerektiği, bu kapsamda Orc İnş. San. ve Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirmeye alınarak sınır değerin yeniden hesaplanması ve ihalenin firmaları üzerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir…” hükmü,

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57’nci maddesinde “…

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir…” açıklaması yer almaktadır.

1512 sayılı Noterlik Kanunu’nun “Düzenleme” başlıklı ikinci bölümünde “…

Şekil:

Madde 84 – Hukuki işlemlerin noter tarafından düzenlenmesi bir tutanak şeklinde yapılır.

Bu tutanağın :

1. Noterin adı ve soyadı ile noterliğin ismini,

2. İşlemin yapıldığı yer ve tarihi (Rakam ve yazı ile),

3. (Değişik: 2/4/1998 - 4358/3 md.) İlgilinin ve varsa tercüman, tanık ve bilirkişinin kimlik ve adresleri ile ayrıca ilgilinin vergi kimlik numarası,

4. İlgilinin hakiki arzusu hakkındaki beyanını,

5. İşleme katılanların imzalarını ve noterin imza ve mührünü,

Taşıması gereklidir.

Bu şekilde düzenlenen iş kağıdının aslı noterlik dairesinde saklanır ve örneği ilgilisine verilir.

Tutanakta bulunacak diğer kayıtlar:

Madde 85 – Tutanak, noterin ilgiliyi tanıyıp tanımadığını, tanımıyorsa ilgilinin kişiliği hakkında ne yoldan kanı sahibi olduğunu gösterir kayıtları taşır. Noter böyle bir kanıya ulaşamaz ve işlemin yapılması da istenirse, keyfiyet ve kimliğin tespiti için getirilen ispat vasıtası tutanağa yazılır.

Tutanağın okunması :

Madde 86 – Tutanağın, ilgilinin gerçek isteği hakkındaki beyanı yazıldıktan sonra okuması için kendisine verilir. İlgili tutanağı okur, içindekiler isteğine uygun ise, bu husus da yazıldıktan sonra altını imzalar.

İlgilinin okuma ve yazma imkanına sahip olmaması:

Madde 87 – İlgili okuma ve yazma imkanına sahip değilse, hazır bulundurulacak iki tanık huzurunda maksadını notere beyan eder. Noter, bu beyanı yazdıktan sonra tutanak okunur. Ancak, işlemin tanık huzurunda yapılmasını emreden diğer kanunların hükümleri saklıdır. İlgili ve tanıklar, beyanın aynen yazıldığını ifade ettikten ve bu husus tutanağa geçirildikten sonra altını imza ederler.

Tutanağa eklenecek belgelerin hükmü:

Madde 88 – İlgili, beyanında bir belgeye dayanır ve bu, tutanağa bağlanırsa, o belge tutanağın ayrılmaz bir parçası sayılır. Şu kadar ki, 84 üncü maddenin son fıkrası gereğince tutanak örneğinin ilgililere verilmesi sırasında, bu belgenin de örneğinin çıkartılması ilgilinin isteğine bağlıdır.

Düzenleme şeklinde yapılması zorunlu işlemler:

Madde 89 – Niteliği bakımından tapuda işlem yapılmasını gerektiren sözleşme ve vekaletnamelerle, vasiyetname, mülkiyeti muhafaza kaydı ile satış, gayrimenkul satış va'di, vakıf senedi, evlenme mukavelesi, evlat edinme ve tanıma, mirasın taksimi sözleşmesi ve diğer kanunlarda öngörülen sair işlemler bu fasıl hükümlerine göre düzenlenir.” hükmü

Aynı Kanun’un “Onaylama” başlıklı üçüncü bölümünde “…

Şekil:

Madde 90 – Hukuki işlemlerin altındaki imzanın onaylanması imzayı atan şahsa ait olduğunun bir şerhle belgelendirilmesi şeklinde yapılır. İmzası onaylanan iş kağıdının aslı ilgilisine verilir ve imzalı bir örneği dairede saklanır. Bu örnek harca tabi değildir.

Onaylama şartları:

Madde 91 – Onaylama, imzanın noter huzurunda atılması veya kendisine ait olduğunun ilgili tarafından kabulü ile kabildir.

Onaylama şerhinin ihtiva edeceği hususlar:

Madde 92 – Onaylama şerhinin:

1. İşlemin yapıldığı yer ve tarihi (Rakam ve yazı ile),

2. (Değişik: 2/4/1998 - 4358/3 md.) İlgilinin kimliği, adresi ve vergi kimlik numarasını,

3. Noter, ilgiliyi tanımıyorsa, kimliği hakkında gösterilen ispat belgesini,

4. İmza huzurda atılmışsa bu hususu, imza dışarda atılıp da huzurda ilgili, imzanın kendisine ait olduğunu kabul etmişse bu husustaki beyanı,

5. İşleme katılanların imzalarını ve noterin imza ve mührünü, Taşıması gereklidir.

Mühür, tarih, parmak izi ve işaretin onaylanması:

Madde 93 – Bu bölümdeki hükümler mühür, tarih parmak izi veya imza yerine geçen el işaretinin noter tarafından onaylanmasında da kıyasen uygulanır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Örnek Verme” başlıklı dördüncü bölümde “…

Kimlere Örnek verilebileceği:

Madde 94 – Noterler tarafından yapılan işlemlerin örnekleri, ancak ilgililerine, kanuni mümessil veya vekillerine yahut da mirasçılarına verilir. Bu örnek, masrafı verilmek suretiyle o yerdeki noter eliyle diğer bir şehirdeki noterlikten de getirtilebilir. Ancak, Türk Kanunu Medenisi hükümlerine göre açılmadıkça, vasiyeti yapandan veya bu konuda özel yetkiyi kapsayan, noterlikten onaylı vekâletnameyi taşıyan vekilinden başkasına, vasiyetnamelerin örneği verilemez.

Hakimin izni ile örnek verilmesi:

Madde 95 – Yukarıdaki maddede sayılanlardan başkasına örnek verilmesi, noterliğin bağlı bulunduğu asliye hukuk veya münferit sulh hakiminin iznine bağlıdır. Birinci fıkraya göre verilecek örneklerin, konsolosluklarda düzenlenen evraka ait olması halinde izin, örneği talebeden şahsın Türkiye'deki son ikametgahı mahkemesince, son ikametgahı tespit edilemiyen hallerde ise Ankara Asliye

Hukuk Mahkemesince verilir.

Bu izin hiçbir harç ve vergiye tabi değildir.

Belirli bir kısmın örneğini vermek:

Madde 96 – İlgili, getirdiği her çeşit kağıdın tamamının veya bir kısmının örneğinin çıkarılmasını istediği takdirde, noter aslındaki şekli korumak şartı ile tamamını veya istenilen kısmı aynen yazar ve iş sahibine istediği kadar örnek verir.

Örneğin dairede saklanması:

Madde 97 – Çıkarılan Örneklerden biri ilgiliye imza ettirilerek noter dairesinde saklanır.

İlgilisine verilecek örneklere, bir örneğin dairede saklandığı yazılmakla beraber, geri verilen aslına da bu yolda ayrıca şerh verilerek mühürlenir.

Fotokopi ve benzeri usullerle örnek çıkarma:

Madde 98 – Örnek, fotokopi veya benzeri usullerle de çıkarılabilir. Aslında bir bozukluk varsa, tasdik şerhinde açıklama yapılır.

Yabancı dildeki kağıdın örneği:

Madde 99 – Örneği verilmesi istenen kağıt yabancı dilde yazılmışsa, evvela tercüme edilir; sonra bu bölüm hükümlerine göre örnek çıkarılarak her örneğe tercümesi iliştirilir ve bu yolda şerh verilir.” hükmü yer almaktadır.

Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin “Örnek verme şekilleri” başlıklı 95’inci maddesinde

“a - İbrazdan örnek:

İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır

b - Daireden örnek:

O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir

Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır

c - Yabancı dilde yazılı kağıttan örnek

Örneği istenen kağıt yabancı dilde yazılmış ise, evvela bu kağıt usulünce tercüme olunur. Sonra, yabancı dildeki örneği çıkartılıp gerekli şerh verilmek suretiyle onaylanır. Ayrıca, gerek ilgilisine verilen, gerekse dairede saklanan nüshalara tercüme edilmiş nüshaların birer adedi de eklenir.

d - Yazıdan başka usullerle örnek çıkarma

İlgili ister veya noter gerekli görürse fotokopi, teksir makinası, fotoğraf veya benzeri usullerle de örnek çıkartılabilir

Bu takdirde, tarifede gösterilen ücretler alınır ve diğer hususlarda yazılı örnek verilmiş gibi hareket olunur.

e - Başka bir noterlikten örnek getirtme (Aracılık)

Giderleri başvurulan notere verilmek sureti ile ve bu noterlik aracılığı diğer bir yerdeki noterlikten de bir işlemin örneği getirtilebilir.

Bu gibi hallerde, başvurulan noter, diğer yerdeki notere ilgilinin isteğini yazı ile bildirmekle beraber, acele hallerde -telgraf, teleks veya telefonla durumu haber verir ve yazının gönderildiğini de açıklar.

Örnek çıkarma ve onaylama giderlerinin tümü ile birlikte gerekli haberleşme masraflarını da ilgiliden tahsil eder. İşlemin gerektirdiği harç, vergi ve noterlik giderlerini, örneği çıkaran notere gönderir. Kendisi ücret tarifesi ile saptanan aracılık ücretini alır.” hükmü,

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelerde aday veya isteklilerden;

…

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında olduğu tespit edilen isteklilerin teklifleri, Kanunun 38 inci maddesinde öngörülen açıklama istenmeksizin reddedilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İncelemesi yapılan şikayete konu olan ihalede istekli Orc İnş. San. ve Tic. A.Ş. tarafından ekte bir örneği yer alan Diyarbakır 4. Noterliği tarafından 02.12.2015 tarihli ve 19494 yevmiye numaralı olarak düzenlenen birinci sayfasının baş tarafında “Örnektir Vekaletname” yazan, ikinci sayfasında “Vekil Eden” e ait bilgilerin yer aldığı, ancak imzanın yer almadığı, aynı sayfanın sonunda da “Bu Örnek Dairede Saklı Aynı Tarih ve Yevmiye Numaralı Aslının Aynıdır” şerhi bulunan ayrıca sonradan bu belgeler üzerinde 26.07.2016 tarihli 12229 yevmiye numarası ve belgenin ikinci sayfasında “İşbu Suret Aslına Uygundur Diyarbakır 4. Noteri Sibel Aydoğan” ibaresi olduğu görülen suretin teklif zarfı içeresinde sunulduğu görülmüştür.

Bahse konu belgede “Vekil Eden” e ait bilgilerin yer aldığı ancak imzanın yer almadığı, noterlik mevzuatı açısından birinci sayfasının baş tarafında “Örnektir Vekaletname” yazan, ikinci sayfanın altında “Bu Örnek Dairede Saklı Aynı Tarih ve Yevmiye Numaralı Aslının Aynıdır” şerhi bulunan belge üzerinde vekil edenin imzasının aranıp aranmayacağı, imzanın bulunmaması durumunda kabul edilebilir “asıl” belge olarak değerlendirilip değerlendirilemeyeceği hususunda bilgiye ihtiyaç duyulmuş, bu kapsamda 23.12.2016 tarihli ve 2410 sayılı yazı ile Türkiye Noterler Birliği Başkanlığından bilgi talep edilmiştir.

Türkiye Noterler Birliği Başkanlığının 27.12.2016 tarihli ve 22955 sayılı yazısında “…yazınızda bildirilen işlemler üzerinde gerekli incelemenin yapılabilmesi için evrakın onaylı örnekleri ilgili Noterlikten istenmiş olup, gerekli incelemenin sonuçlanmasını müteakip kurumunuza bilgi sunulacaktır.” açıklamasında bulunulduğu,

Yine Türkiye Noterler Birliği Başkanlığının 15.01.2017 tarihli 1364 sayılı yazısında “…Diyarbakır 4. Noterliğince Birliğimize gönderilen bu Noterliğe ait 2015/19494 sayılı vekâletname ile 2016/12229 sayılı vekâletname örneğinin onaylı suretlerinin Yönetim Kurulunun 11.01.2017 tarihli toplantısında incelenmesi sonucunda;

Noterlik Kanununun 90’ıncı maddesinde; hukuki işlemlerin altındaki imzanın onaylanması imzayı atan şahsa ait olduğunun bir şerhle belgelendirilmesi şeklinde yapılır.

İmzası onaylanan iş kâğıdının aslı ilgilisine verilir ve imzalı bir örneği dairede saklanır. Bu örnek harca tabi değildir.

91’inci maddesinde; onaylama, imzanın noter huzurunda atılması veya kendisine ait olduğunun ilgili tarafından kabulü ile kabildir.

Hükümleri mevcut olup, ayrıca fazla örnek isteniyorsa ilgiliye imzasız istediği kadar suret verilebilmektedir.

Noterlik Kanunun Yönetmeliğinin 95’inci maddesinin İbrazdan örnek verilmesiyle ilgili (a) fıkrasında açıklanan; ilgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir....

(b) fıkrasında yer alan ve daireden örnek vermeyi düzenleyen; O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir

Cilbentte saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.

Hükümleri ile somut vekâletname ve vekâletname örneği hep birlikte incelendiğinde, Vekâletnameden örnek çıkartılmasına ilişkin işlemin, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95/a maddesinde belirtildiği üzere ilgilinin ibraz ettiği belgeden çıkartılmasına karşın, aynı Yönetmeliğinin 95/b maddesi uyarınca daireden örnek verildiği şeklinde şerh düşülmesinin, dairede mevcut yasa ve yönetmeliğe uygun olarak hazırlanmış bir vekâletnameye ilişkin olması nedeniyle geçersiz sayılamayacağı, ancak bu örneğin kullanılıp kullanılamayacağı hakkındaki değerlendirmenin Kamu İhale Kurumuna ait olduğuna karar verilmiştir.” denilmektedir.

Bu kapsamda Türkiye Noterler Birliği Başkanlığınca gönderilen yazıda yer verilen bilgi ve değerlendirmeler göz önüne alınarak yapılan incelemede Orc İnş. San. ve Tic. A.Ş. tarafından teklif zarfında sunulan belgenin birinci sayfasının baş tarafında “Örnektir Vekaletname” yazdığı, ikinci sayfasında “Vekil Eden” e ait bilgilerin yer aldığı, ancak imzanın yer almadığı, aynı sayfanın sonunda da “Bu Örnek Dairede Saklı Aynı Tarih ve Yevmiye Numaralı Aslının Aynıdır” şerhi bulunduğu tespit edilmiştir.

Söz konusu belgenin vekâletnameden örnek çıkartılmasına ilişkin işlemi ile oluşturulduğu, örneğin Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95’inci maddenin (a) bendinde belirtildiği üzere ilgilinin ibraz ettiği belgeden çıkartılmasına karşın, aynı Yönetmeliğin 95’inci maddenin (b) bendi uyarınca daireden örnek verildiği şeklinde şerh verildiği, bu şerh vekâletnameyi düzenleyen noter arşivinde bulunan ve mevcut yasa, yönetmeliğe uygun olarak hazırlanmış bir vekâletnameye ilişkin olduğu, sunulan vekâletnamenin geçersiz belge olarak sayılamayacağı anlaşılmış olup başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Orc İnş. San. ve Tic. A.Ş. tarafından sunulan vekaletnamenin geçerli kabul edilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Hamdi GÜLEÇ

Başkan

Şinasi CANDAN

II. Başkan

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi