KİK Kararı: 2017/UM.II-3437

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2017/065
Gündem No : 67
Karar Tarihi : 19.12.2017
Karar No : 2017/UM.II-3437
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Hidromed Med. Cih. ve Sağ. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İstanbul İli Çekmece Bölgesi Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/356124 İhale Kayıt Numaralı “7 Kalem Muhtelif Cihaz Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul İli Çekmece Bölgesi Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği tarafından 25.08.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “7 Kalem Muhtelif Cihaz Alımı” ihalesine ilişkin olarak Hidromed Med. Cih. ve Sağ. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 02.11.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.11.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 22.11.2017 tarih ve 63934 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.11.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2939 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 18.09.2017 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen kesinleşen ihale kararı ile ihalenin 1’inci kısmında tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, ancak daha sonrasında 26.09.2017 tarihinde teklif ettikleri cihazın istenen özellikleri karşılayıp karşılamadığının teyidi için idarece demonstrasyon uygulamasının gerçekleştirildiği, söz konusu demonstrasyon sonucunda cihazlarının Teknik Şartname’nin 12’inci maddesine uygun olmadığı tespitinin yapıldığı, bahsi geçen hususa ilişkin tutanağın, demonstrasyon yapıldığına ilişkin tutanak olduğu zannedilerek görevli personelleri tarafından sehven imzalandığı, bu işlemlerin sonucunda 24.10.2017 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen düzeltici komisyon kararı ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak süspansiyon sisteminin asıl ve etken kısmının bir ya da birkaç farklı yay veya kauçuk materyaller kullanılarak yapılan sistemlerden oluşması olduğu, söz konusu süspansiyon mekanizmasının kendi cihazlarında mevcut olduğu, demonstrasyon esnasında da bu hususun görevli personel tarafından da aplikatör sökülmek suretiyle idare personeline gösterildiği, ayrıca cihazlarında süspansiyon sisteminin olmaması durumunda beklenen işlevin sağlanamayacağının aşikâr olduğu, netice itibarıyla idarece yapılan değerlendirmenin yanlış olduğu, kaldı ki tekliflerine en yakın teklifin kendi tekliflerinden yaklaşık %45 yüksek olduğu, söz konusu hususun da kamunun zarar etmesi anlamına geleceği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru konusu ihalenin 25.08.2017 tarihinde gerçekleştirildiği, söz konusu ihalenin 1’inci kısmına 2 isteklinin katıldığı, 14.09.2017 tarihli ihale komisyonu kararından, bahsi geçen kısımda 16.300,00 TL teklif bedeli ile başvuru sahibinin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif, 23.600,00 TL teklif bedeli ile İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği,

Söz konusu kesinleşen ihale kararının 18.09.2017 tarihinde EKAP üzerinden isteklilere tebliği üzerine İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından 19.09.2017 tarihinde idare kayıtlarına alınan 15.09.2017 tarihli dilekçe ile şikâyet başvurusunda bulunulduğu, bahsi geçen şikâyet başvurusunda Hidromed Medikal Cihazlar ve Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen cihazın Teknik Şartname’nin 12, 13 ve 15’inci maddelerine uygun olmadığının belirtildiği, akabinde 22.09.2017 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile başvuru sahibinin demonstrasyon uygulamasına davet edildiği, 26.09.2017 tarihinde gerçekleştirilen demonstrasyon sonucunda anılan istekli tarafından teklif edilen cihazın Teknik Şartname’nin 12’inci maddesine uygun olmadığı tespitinin yapıldığı ve 23.10.2017 tarihli düzeltici ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir...” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklamaları,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamaları yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümleri ve Tebliğ açıklamalarından, mal alımı ihalelerinde, idarece ihale dokümanında öngörülmüş olması durumunda, teklif edilen malın Teknik Şartname’de belirtilen özelliklere uygunluğunu belirlemek amacıyla isteklilerden, numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, Teknik Şartname’ye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafın ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen mal veya hizmetin idarece istenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla sunulan katalog ile Teknik Şartname’ye cevapları ve açıklamaları içeren doküman üzerinden ilgili teknik kriterlerin karşılanıp karşılanamadığının tam olarak anlaşılamaması halinde, numune değerlendirmesi yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespitinin yapılabileceği, numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenlemenin, ayrıntılı bir şekilde İdari Şartname’de yapılması gerektiği, idarelerce, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune incelemesi yapılması yoluyla Teknik Şartname’ye uygunluğuna karar verilebileceği gibi bu değerlendirmenin “muayene ve kabul” aşamasında da gerçekleştirilebileceği, bu konudaki takdir yetkisi ve sorumluluğun idarelerde olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune değerlendirmesi yapılmasının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerektiği anlaşılmıştır.

İnceleme konusu alıma ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: 7 Kalem Muhtelif Cihaz Alımı

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü:

7 Kalem Muhtelif Cihaz Alımı…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6. a-)KATALOG: Teklif edilen sistemin/cihazın/cihazların teknik şartname belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek için ayrıntılı teknik bilgilerin yer aldığı katalogların teklif dosyası içerisinde verilmesi gerekmektedir. Ayrıca teknik şartname maddelerinin hangi sayfada olduğunu belirten işaretlemenin katalogda yapılması gerekmektedir.

b-) DEMO: Komisyonun gerekli görmesi halinde isteklilerden DEMO istenebilir. Demo esnasında cihazın şartnamenin bütün özelliklerine uyup uymadığı tek tek kontrol edilecek ve gerekirse test cihazlarıyla ile DEMO yapılacak ve DEMO raporu düzenlenecektir. Gerekli test cihazları ve aletlerini sağlamakla yükümlüdür. İdarenin belirleyeceği yer ve tarihte demonstrasyonu gerçekleştirmeyen istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır.

c-)Teknik Şartname Uygunluk Belgesi: İstekliler cihazın/cihazların hangi ........marka, ........model ve tip olduğunu belirterek şartname maddelerine sırasına göre tek tek ve Türkçe olarak cevap verilen şartnameye uygunluk belgelesini teklifle birlikte mutlaka verecektir. Bu uygunluk belgesi, firmanın antetli kağıdına yazılmış olacak, firma yetkilisinin imzası ve firma kaşesi belgenin her sayfasında bulunacaktır. Madde sıra numarasına göre "evet-hayır" "okundu-anlaşıldı" ifadeleri yerine her maddeye uygun cevaplar verilecektir…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Teknik Özellikleri” başlıklı 12’nci maddesinde “Cihazın handpiecesinde bulunan hastaya temas eden aplikatörlerde şok dalgasının düzgün penetrasyonu için süspansiyon sistemi olmalıdır. Aplikatörler etilen oksit (EO) sterilizasyonu ve tıbbi yüzey sterilizasyon solüsyonlarına dayanıklı olmaldır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aktarılan düzenlemelerden, komisyonca gerekli görülmesi halinde isteklilerden demonstrasyon uygulamasının istenebileceği, söz konusu demonstrasyon esnasında teklif edilen cihazın şartnamenin tüm özelliklerine uyup uymadığının tek tek kontrol edileceği, ayrıca test cihazları ile de demonstrasyonun yapılabileceği ve bu hususa ilişkin demonstrasyon raporunun düzenleneceği, diğer yandan isteklilerin test cihazları ile aletlerini sağlamakla yükümlü olduğu, ayrıca idarenin belirleyeceği yer ve tarihte demonstrasyonu gerçekleştirmeyen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmıştır.

İdarece ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde, 14.09.2017 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibinin teklifinin ihalenin 1’inci kısmında ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, akabinde İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 19.09.2017 tarihinde idare kayıtlarına alınan dilekçesi ile şikâyet başvurusu üzerine Ufuk Karanfil (Uzman) ile Uzm. Dr. Seyfi Serttaş’ın (Fiziksel Tıp ve Rehabilitasyon Uzm.) raportör olarak görevlendirildiği, anılan şahıslardan Seyfi Serttaş’ın aynı zamanda ihale komisyonu üyesi olduğu, diğer yandan 25.09.2017 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile başvuru sahibi tarafından teklif edilen cihazın katalogda belirtilen özellikleri karşılayıp karşılamadığının teyidi amacıyla anılan isteklinin demonstrasyon uygulamasına davet edildiği, söz konusu demonstrasyon sonucu hazırlanan tutanakta “…Cihazın handpiecesinde bulunan hastaya temas eden aplikatörlerde şok dalagasının düzgün penetrasyonu için sübvansiyon sistemi olmalıdır.” maddesine istinaden hastaya temas eden aplikatörün handpiecese bağlandıktan sonra süspansiyon yapamadığı görünmekte olup, firmanın teklif ettiği Elmed marka vibrolith ortho cihazın teknik şartnamenin 12. maddesine uygun olmadığı tespit edilmiştir.” ifadelerine yer verildiği, bahsi geçen tutanağın Ufuk Karanfil, Seyfi Serttaş ile başvuru sahibi adına yetkili personel Serkan Sağlam tarafından imzalandığı, bunun üzerine 23.10.2017 tarihli düzeltici komisyon kararı ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak (1’inci kısımda) belirlendiği tespit edilmiştir.

Aktarılan mevzuat hükümleri ve yapılan tespitler bir arada değerlendirildiğinde, istekliler tarafından teklif edilen ürünlerin idarece belirlenen teknik kriterleri karşılayıp karşılamadığı hususunun teklif dosyası kapsamında sunulan belgeler üzerinden tam olarak anlaşılamaması veyahut bu kriterlerin sağlandığına ilişkin tereddütlerin mevcut olması durumunda, ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla, idarelerce numune değerlendirmesi yapılarak, teklif edilen ürünün ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygunluğunun tespiti yapılabilmekte olup, söz konusu işlemlerdeki yetki ve sorumluluk idarelerde bulunmaktadır.

Diğer yandan, numune değerlendirmesinin, konusunda uzman ve yetkili kişi/kişilerce gerçekleştirilmesi, söz konusu işlemlerin objektif ve denetime açık bir şekilde tutanak altına alınması ve hazırlanan rapor doğrultusunda ihalenin sonuçlandırılmasının büyük önem arz ettiği aşikârdır.

Bu çerçevede, somut olayda 14.09.2017 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibinin teklifi ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmişse de şikâyet başvurusu üzerine idarece, anılan istekli tarafından teklif edilen cihazın katalogda belirtilen özellikleri karşılayıp karşılamadığının teyidi amacıyla İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesi çerçevesinde demonstrasyon uygulaması yoluna gidildiği, gerçekleştirilen demonstrasyon neticesinde teklif edilen cihazın Teknik Şartname’nin 12’nci maddesine uygun olmadığının Ufuk Karanfil, Seyfi Serttaş ve Serkan Sağlam’ın imzaları ile tutanağa bağlandığı, söz konusu şahıslardan Serkan Sağlam’ın başvuru sahibi adına yetkili personel olduğu, buradan hareketle bu gibi numune değerlendirmelerinde yetki ve sorumluluğun idarelerde olduğu, kaldı ki teklif edilen cihazın demonstrasyon uygulamasında Teknik Şartname’nin 12’nci maddesini karşılamadığı hususunun, başvuru sahibi adına yetkili şahıs tarafından da kabul edildiği göz önünde bulundurulduğunda, idarece anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

23.10.2017 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibinin teklifi değerlendirme dışı bırakılarak İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, ancak söz konusu istekliye yönelik demonstrasyon uygulaması yapılmadığı tespit edilmiştir.

Anılan Kanun’un “Kuruma itirazen şikâyet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde, itirazen şikâyet başvurularının, başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikâyet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceleneceği hüküm altına alınmıştır.

Bu kapsamda, idarece sadece başvuru sahibine yönelik demonstrasyon uygulamasının yapıldığı, ancak ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenen İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. için böyle bir uygulamaya gidilmediği görülmüş olup, bu doğrultuda anılan istekli tarafından itirazen şikâyete konu edilen iddialara ilişkin eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açısından bir inceleme yapılamamıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, İnceler Medikal Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından ihalenin 1’inci kısmına ilişkin teklif edilen cihaza yönelik demonstrasyon uygulamasının yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.