KİK Kararı: 2017/UM.II-2365 (25 Ağustos 2017)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2017/042
Gündem No : 39
Karar Tarihi : 25.08.2017
Karar No : 2017/UM.II-2365

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Medelek Elek. ve Bilg. Cihaz. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

Darülaceze Cad. N:47 Famas İş merkezi B Blok K:1 D: 3-4 Okmeydanı Şişli/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Cumhuriyet Üniversitesi Rektörlüğü Araştırma Uygulama Merkezi

Cumhuriyet Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi İdari Yöneticiliği 58140 SİVAS

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/290324 İhale Kayıt Numaralı “Göğüs Cerrahisi Ad, Göğüs Hastalıkları Ad ve Nöroloji Ad İçin 18 Kalem Tıbbi Malzeme ve Cihaz Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Cumhuriyet Üniversitesi Rektörlüğü Araştırma Uygulama Merkezi tarafından 19.07.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Göğüs Cerrahisi Ad, Göğüs Hastalıkları Ad ve Nöroloji Ad İçin 18 Kalem Tıbbi Malzeme ve Cihaz Alımı” ihalesine ilişkin olarak Medelek Elektronik ve Bilgisayar Cihazları Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi nin 28.07.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 02.08.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.08.2017 tarih ve 45439 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.08.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2007 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihaleye sunmuş oldukları teklif dosyasına koydukları belgeler arasında “yedek parça fiyat listesi”nin de bulunduğu, ihale komisyonu tarafından yeterlik değerlendirmesi için istenen belgelerden herhangi birinin isteklilerin teklif dosyalarında bulunmaması durumunda söz konusu belge eksikliğinin ihalenin ilk oturumunda isteklilere bildirilmesi gerektiği, ancak ihalenin “yedek parça fiyat listesi”nin teklif dosyalarında yer almadığının ilk oturumunda kendilerine bildirilmediği, dolayısıyla teklif dosyalarında “yedek parça fiyat listesi”nin bulunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Şikâyete konu ihalenin Cumhuriyet Üniversitesi Uygulama Araştırma Merkezi’nin “Göğüs Cerrahisi Ad, Göğüs Hastalıkları Ad ve Nöroloji Ad 18 Kalem Tıbbi Malzeme ve Cihaz Alımı” ihalesi olduğu anlaşılmıştır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’inci maddesinde yer alan “… 7.5.3.5.
1 ) İstekliler, teklif ettikleri ürünlere ilişkin olarak ileriye dönük yedek parça fiyat listelerini döviz bazında teklif zarflarının içerisinde ihale komisyonuna sunacaklardır. …” düzenlemesinden isteklilerin teklif dosyaları içerisinde teklif ettikleri ürünlere ilişkin olarak ileriye dönük yedek parçalara ilişkin döviz bazındaki fiyat listelerini sunmaları gerektiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “… Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz. …” hükmü yer almaktadır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir.

30.2. İhale komisyonu tarafından, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:

30.2.1. İhale komisyonunca bu Şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.

30.2.2. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adi, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi ise ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi veya kaselenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

30.2.3. İhale konusu işin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir.

30.2.4. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. …” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan İdari Şartanme düzenlemeleri ve mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde ihale komisyonu tarafından, isteklilerce sunulan belgelerin tek tek kontrol edileceği, isteklilerce hangi belgelerin sunulduğunun, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nda her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterileceği, bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmeyeceği, teklifi oluşturan belgelerin düzeltilemeyeceği ve tamamlanamayacağı, bu aşamada gerçekleştirilen işlemlere ilişkin hazırlanacak tutanakların ihale komisyonunca imzlanacağı ve bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretlerinin isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturumun kapatılamayacağı anlaşılmaktadır.

İdarenin başvuru sahibinin şikâyet başvurusuna cevap yazısında “…ilk oturumda kanunda belirtildiği üzere hiçbir teklif reddedilmemiş, bütün firmalara ait teklifler ve yaklaşık maliyet okunmuş oturum kapatılarak tekliflerin ayrıntılı incelemesine geçilmiştir. İhale dosyasında eksiklik bulunan firmalar değerlendirme dışı bırakılmıştır. Firmanızın dilekçesinde ihale teklif zarfı içerisinde Yedek Parça Fiyat Listesinin sunulduğunu ifade etmenize rağmen ihale evrakları tekrar incelenmiş ve bu belgeyi dosyada sunmadığınız teyit edilmiştir.” ifadeleri yer almaktadır.

İdarenin şikâyete cevap yazısında yer alan ifadelerden istekliler ve hazır bulunanlar huzurunda gerçekleştirilen ihalenin ilk oturumunda hiçbir isteklinin teklifinin reddedilmediği, tüm tekliflerin ve yaklaşık maliyetin okunmasıyla oturumun kapatıldığı, başka bir oturumla teklif zarfında yer alan belgelerin incelenmesine geçildiği ve teklif dosyasında sunulması gereken belgelerinde eksiklik olduğu görülen isteklilerin değerlendirme dışı bırakıldığı, başvuru sahibi tarafından yapılan şikâyet başvurusu üzerine, başvuru sahibinin teklif dosyasında yer alan belgelerin yeniden incelendiği ve “Yedek Parça Fiyat Listesi”nin teklif dosyasında yer almadığının tespit edildiği anlaşılmıştır.

15.08.2017 tarihli ve 18547 sayılı ihale işlem dosyası isteme konulu yazı ile ihaleyi yapan idareden isteklilerin teklif dosyasında sunmuş oldukları belgelerin eksiksiz olmasına azami ölçüde dikkat edilmesi gerektiği her bir isteklinin teklif dosyasının ayrı ayrı dosyalanması gerektiği her bir teklif dosyasında var olan belge sayısı bilgisine yer verilmesinin ve her bir teklif dosyası içerisinde yer alan belgelerin bir dizi pusulasına bağlanmasının önemli olduğu belirtilerek ihale işlem dosyasındaki bütün belgelerin aslına uygunluğu idarece onaylanmış örneklerinin Kurum’a gönderilmesi talep edilmiştir.

İhale işlem dosyası isteme yazısına istinaden idarece 17.08.2017 tarihli ve 1668-2 sayılı yazısı eki olarak ihale işlem dosyasının gönderildiği anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında hangi belgelerin yer aldığına ilişkin bir dizi pusulası oluşturulduğu görülmüştür.

İhale işlem dosyasında yer alan belgelerden olan isteklilerce verilen tekliflere ilişkin tutanak, ihale komisyonu kararı ve isteklilerce sunulan birim fiyat teklif cetvellerine bakıldığında başvuru sahibinin ihalenin yalnızca 18’inci kısmına (3 kanallı EMG cihazı alımı) teklif verdiği görüldüğünden ihalenin uyuşmazlığa konu edilen kısmının ihalenin 18’inci kısmı olduğu anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede şikayete konu edilen 18’inci kısma teklif veren isteklilerin başvuru sahibi Medelek Elk. Bilg. Cih. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Tayfun Yıldırım (Espardus Yapı Müh. Med. Şubesi) olduğu anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında hangi belgelerin yer aldığını gösterir dizi pusulasına bakıldığında birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat cetveli haricinde Medelek Elk. Bilg. Cih. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasında yer alan belge sayısının 42 olarak ifade edildiği görülmüştür.

Başvuruya konu ihalenin 19.07.2017 günü saat 10:00’da yapıldığı, ihale işlem dosyası içerisinde yer alan bilgi ve belgelerin incelenmesinden, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nın ihale tarihi olan 19.07.2017 tarihinde saat 10:00’da düzenlendiği ve ihale komisyonu üyelerince imzalandığı görülmüştür. Medelek Elek. ve Bilg. Cihaz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasında Yedek Parça Fiyat Listesinin var olup olmadığına ilişkin olarak Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nın Yedek Parça Fiyat Listesi sütununda “Yok” belirlenmesinin yapıldığı görülmüştür.

Başvuru sahibinin teklif dosyasında yapılan incelemede teklif dosyasında yer alan 42 adet belge arasında Yedek Parça Fiyat Listesi adında bir belgenin bulunmadığı tespit edilmiştir. Ayrıca ihale işlem dosyasında, başvuru sahibince Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nın talep edildiği ile ilgili herhangi bir bilginin bulunmadığı anlaşılmıştır.

Aktarılanlar çerçevesinde herhangi bir isteklinin teklif dosyasında var olduğunu iddia ettiği bir belgenin var olup olmadığının ihale işlem dosyasında yer alan belgeler kapsamında inceleme yetkisi bulunan Kurum tarafından ihale komisyonunca hazırlanan Zarf Açma ve Belge Kontrol tutanağı ile isteklinin teklif dosyasının incelenmesi ile anlaşılabilmesinin mümkün olduğu dikkate alındığında başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Hamdi GÜLEÇ

Başkan

Şinasi CANDAN

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Dr. Ahmet İhsan ŞATIR

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi