KİK Kararı: 2017/UM.I-2515 (20 Eylül 2017)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2017/046
Gündem No : 18
Karar Tarihi : 20.09.2017
Karar No : 2017/UM.I-2515

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Bott Bilgi Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti.,

Konutkent Mah. 2971. Sok. No: 18 Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü Bilgi İşlem Daire Başkanlığı,

Görükle Kampüsü 16059 Nilüfer/BURSA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/371633 İhale Kayıt Numaralı “Uludağ Üniversitesi Akıllı Kampus Kart Sistemi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından 02.08.2017 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “Uludağ Üniversitesi Akıllı Kampus Kart Sistemi” ihalesine ilişkin olarak Bott Bilgi Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 07.08.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.08.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.08.2017 tarih ve 48453 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.08.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2152 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 4734 sayılı Kanun'un 21/b maddesi uyarınca pazarlık usulü ile yapılan başvuruya konu ihalede ilk oturum gerçekleştirildikten sonra ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterliklerinin tespit edildiği, firma temsilcilerinin son yazılı fiyat tekliflerini vermek için ihalenin yapıldığı salonunun dışında beklerken saat 13:17 civarında dışarı çıkan bir komisyon üyesi tarafından son teklif verme çağrısının EKAP üzerinden tebliğ edildiğinin bildirilmesi üzerine, son yazılı fiyat tekliflerini vermek üzere salona geldiklerinde, ihale komisyonu başkanı tarafından son teklif verme saatini geçirdikleri gerekçesiyle teklif zarflarının kabul edilmediği, son yazılı teklif verme süresinin saat 13:30 olduğuna ilişkin çağrının EKAP üzerinden 13:06'da tebliğ edildiği dikkate alındığında idarenin kendilerine son yazılı fiyat tekliflerini vermek için yeterli süre tanımadığı ve bu durumun 4734 sayılı Kanun'un temel ilkelerinden olan saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenirlik ve kamuoyu denetimi ilkelerine aykırılık teşkil ettiği, ayrıca ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan belgelerin ihale dokümanında belirtilen yeterlik kriterlerini sağlamadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,

“Pazarlık usulü” başlıklı 21’inci maddesinde “Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır.” hükmü,

“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir.

30.2. İhale komisyonu tarafından, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:

30.2.1. İhale komisyonunca bu Şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.

30.2.2. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adi, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi ise ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi veya kaşelenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

30.2.3. İhale konusu işin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir.

30.2.4. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesine,

“Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2. Teklifin esasini değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

31.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katilim şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir.

31.4. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

31.5. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesine,

“Son tekliflerin alınması” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterliği tespit edilen isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son yazılı fiyat tekliflerini vermeleri istenir. İstekliler, kendilerine bildirilen tarih ve saatte tekliflerini ihale komisyonuna sunar. İhale komisyonu son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır ve son teklif bedelleri ile işin yaklaşık maliyetini hazır bulunanlara açıklayarak tutanağa bağlar. Son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri olarak kabul edilir ve teklifler değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

32.2. İlk fiyat teklifi ile son yazılı fiyat teklifinin farklı kişiler tarafından imzalanması halinde, son yazılı fiyat teklifini imzalayan kişinin temsile yetkili olduğuna ilişkin belgelerin de teklif mektubuna eklenmesi zorunludur.” düzenlemesine yer verilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri çerçevesinde, ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek ihaleye başlanması, yaklaşık maliyetin açıklanması, isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edilmesi, belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tespit edilerek istekliler ile teklif fiyatlarının açıklanması, bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanakların ihale komisyonunca imzalanarak isteyenlere imza karşılığı elden verilmesi ve tekliflerin ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturumun kapatılması ve daha sonra ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihalenin sonuçlandırılması gerekmektedir.

Başvuruya konu ihalenin ilk oturumunun 02.08.2017 tarihinde saat 09.30’da gerçekleştirildiği, ihale komisyonunca “Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına Dair Tutanak”, “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” ve “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar”a ilişkin tutanakların düzenlenerek ilk oturumun kapatıldığı görülmüştür. Daha sonra yapılan teklif değerlendirmesinde isteklilerden Multinet Kurumsal Hiz. A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak, yeterliği tespit edilen başvuru sahibi Bott Bilgi Sis. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Utarit Bilişim Hiz. San. ve Tic. A.Ş.den son yazılı fiyat tekliflerinin istenildiği tespit edilmiştir.

Son yazılı teklif verme süresinin 02.08.2017 günü saat 13:30 olduğuna ilişkin yazının her iki istekliye de EKAP üzerinden 13:06'da tebliğ edildiği tespit edilmiştir. 02.08.2017 günü saat 13:30’da tutulan “İsteklilerce Teklif Edilen Son Fiyatlar”a ilişkin tutanakta, bir isteklinin son yazılı fiyat teklifi sunduğunun kaydedildiği, başvuru sahibi Bott Bilgi Sis. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin son yazılı fiyat teklifini saat 13:38’de teslim etmek istediği, ancak söz konusu teklif zarfının son teklif verme saatinin geçtiği gerekçesiyle teslim alınmadığı anlaşılmıştır.

İdare tarafından başvuru sahibinin şikâyet başvurusuna verilen cevapta, saat 10:00 itibarıyla ilk oturumun kapatıldığı ve ikinci oturum için aynı gün içinde davet yapılacağının bildirildiği ve saat 13:30’da yapılacak ikinci oturum için saat 13:06’da EKAP üzerinden tebligat yapıldığı, bu bakımdan isteklilerin son yazılı fiyat tekliflerini hazırlamaları için yeterli sürenin verildiği ileri sürülmekte ise de, ikinci oturumun gerçekleştirilme saatinin 13:06 itibarıyla EKAP üzerinden yapılan tebligat ile kesinleştiği ve başvuruya konu ihalenin niteliği ve içerdiği iş kalemleri göz önüne alındığında, yeniden fiyat teklifi oluşturmaları için isteklilere tanınan 24 dakikalık sürenin makul ve yeterli bir süre olarak kabulüne olanak bulunmamaktadır. Nitekim başvuruya konu ihalede, başvuru sahibinin teklif zarfı, ihale komisyonu tarafından son teklif verme saatinin geçirildiği gerekçesiyle teslim alınmamıştır. Bu bakımdan başvuruya konu ihale sürecinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun temel ilkelerine riayet edilmeden gerçekleştirildiği ve sonuçlandırıldığı sonucuna varılmıştır.

Başvuruya konu ihalede, ikinci oturumun gerçekleştirildiği ve ikinci oturumda son yazılı fiyat teklifini sunan isteklinin teklif fiyatının aleniyet kazandığı dikkate alındığında, gelinen aşamada yeniden gerçekleştirilecek ikinci oturumda sağlıklı bir rekabet ortamı oluşmasına olanak bulunmadığından başvuruya konu ihalenin iptal edilmesi gerekmektedir.

Başvuruya konu ihalenin yukarıda belirtilen gerekçelerle iptal edilmesi gerektiğinden, başvuru sahibinin ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan belgelerinin yeterlik kriterlerini karşılamadığı yönündeki iddiasına ilişkin olarak değerlendirme yapılmasına gerek bulunmamaktadır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.

Hamdi GÜLEÇ

Başkan

Şinasi CANDAN

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Dr. Ahmet İhsan ŞATIR

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi