KİK Kararı: 2017/UH.II-788

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2017/012
Gündem No : 75
Karar Tarihi : 08.03.2017
Karar No : 2017/UH.II-788

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Mevlüt Aytuğlu Nakliye ve Hizmet İşleri,

Tuzla Mah. Adnan Menderes Bulvarı Fethi Akgül İşh. No: 6 D : 6 Fethiye/MUĞLA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Afyonkarahisar İl Özel İdaresi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü,

Dörtyol Mh. Küçük Çobanlı Yolu Küme Evler No:1 AFYONKARAHİSAR

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/513709 İhale Kayıt Numaralı “İdaremiz Hizmet Alanlarında Çalıştırılmak Üzere 14 Adet Temizlik İşçisi ve 3 Adet Aşçı Alımı” ihalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Afyonkarahisar İl Özel İdaresi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından 02.01.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İdaremiz Hizmet Alanlarında Çalıştırılmak Üzere 14 Adet Temizlik İşçisi ve 3 Adet Aşçı Alımı” ihalesine ilişkin olarak Mevlüt Aytuğlu Nakliye ve Hizmet İşlerinin 23.01.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.02.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.02.2017 tarih ve 6803 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.02.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/358 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale tarihinde gerçekleşen oturumda idarece belgelerin kontrol edildiği, ihaleye katılan HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti.nin banka referans mektubunun olmadığının toplantı huzurunda bildirildiği, söz konusu firmanın tekrar bakılmasını istediği, komisyon üyelerinin de tekrar inceleme yaparak banka referans mektubunun teklif dosyasında sunulmadığını tekrar bildirdiği ve söz konusu durumu tutanağa bağladığı, ihale oturumu sona erdikten sonra komisyondan zarf açma ve belge kontrol tutanağının taraflarınca istenildiği, ancak idarenin işlerinin yoğun olduğu gerekçesiyle tutanağı iki gün sonra verebileceğini söylediği, 11.01.2017 tarihinde tebliğ edilen ihale komisyonu kararında ise ihalenin HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti.nin üzerinde bırakıldığı, idareye yapmış oldukları şikayet başvurusun ise HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti.nin banka referans mektubunu sunduğu iddia edilerek başvurularının reddedildiği, söz konusu durumun mevzuata aykırı olduğu iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

…

Belirtilen süre içinde bir karar alınmaması durumunda başvuru sahibi tarafından karar verme süresinin bitimini, süresinde alınan kararın uygun bulunmaması durumunda ise başvuru sahibi dahil aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından idarece alınan kararın bildirimini izleyen on gün içinde Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.

İdareye şikayet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Süreler;

a) İlana yönelik başvurularda ilk ilan tarihini,

b) Ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için dokümanın satın alındığı tarihi, belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ihale dokümanının teslim alındığı tarihi, zeyilnameye yönelik başvurularda ise zeyilnamenin bildirildiği tarihi,

c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,

ç) Şikayet üzerine idare tarafından verilen kararın bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi, on gün içerisinde karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini,

d) İhalenin iptali kararına karşı yapılan itirazen şikayet başvurularında ise iptal kararının bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi,

izleyen günden itibaren başlar.

(2) Tatil günleri sürelere dahildir. Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar. Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurularının, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, şikayet başvurusunun, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılacağı, idarece süresi içerisinde karar alınması durumunda idarenin kararının bildirimini izleyen 10 gün içinde Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulacağı, itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamayacağı, sürelerin hesabında ise sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzayacağı anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede,11.01.2017 tarihli kesinleşen ihale kararının başvuru sahibine 11.01.2017 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edildiği, başvuru sahibinin komisyon kararına karşı kesinleşen ihale komisyonu kararının tebliğini (11.01.2017) takip eden onuncu günün hafta (21.01.2017 cumartesi) sonuna denk gelmesi hasebiyle 20.01.2017 tarihli dilekçe ile 23.01.2017 tarihinde şikayet başvurusunda bulunduğu, başvuru üzerine idarece süresinde başvuruda bulunulmadığı gerekçesiyle 24.01.2017 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen cevabi yazı ile başvurunun uygun bulunmadığı, başvuru sahibinin ise 03.02.2017 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, ayrıca idarenin ihale üzerinde bırakılan istekli ile 30.01.2017 tarihinde sözleşme imzaladığı tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ile tespitler birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin süresi içerisinde idareye şikayet ve kuruma itirazen şikayet başvurunda bulunduğu anlaşılmıştır. Bu bağlamda idarenin Kurum tarafından nihai karar alınmadan imzalamış olduğu sözleşmenin ise usulüne uygun imzalanmadığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin süresinde idareye başvuruda bulunduğu anlaşıldığından işin esasına yönelik yapılan inceleme ve hukuki değerlendirmeye aşağıda yer verilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “ İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, tekliflerin dokümanda belirtilen ihale saatine kadar idareye verileceği, ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulacağı ve ihaleye başlanılacağı, teklif zarflarının usulüne uygun olup olmadığının incelenerek uygun olan zarfların alınış sırasına göre ihalede hazır bulunanlar huzurunda açılacağı, isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterileceği, söz konusu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretlerinin, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamayacağı anlaşılmaktadır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası incelendiğinde, 02.01.2017 tarihli el yazısı ile tutulmuş ve ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanmamış zarf açma ve belge kontrol tutanağı ile yine 02.01.2017 tarihli bilgisayar üzerinden düzenlenen ve ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanmış zarf açma ve belge kontrol tutanağının yer aldığı, 02.01.2017 tarihli el yazısı ile tutulan tutanakta HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti.nin banka referans mektubuna ilişkin “yok” şeklinde şerh düşülüp, daha sonra üzerine “var” şeklinde şerh düşüldüğü, bilgisayar üzerinden düzenlenen tutanakta ise isteklinin banka referans mektubuna ilişkin “var” şerhinin düşüldüğü tespit edilmiştir.

HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti.nin teklif kapsamında sunmuş olduğu belgelere bakıldığında ise Ziraat Katılım Bankası A.Ş. tarafından düzenlenen 30.12.2016 tarihli banka referans mektubunun yer aldığı görülmüştür.

Söz konusu durumu açıklığa kavuşturmak için idareden 14.02.2017 tarihli 84252536-101.01.02.[358]-363-3406 sayılı yazı ile “1) İhale tarihinde el yazısı ile tutulan 02.01.2017 tarihli zarf açma ve belge kontrol tutanağının komisyon üyeleri tarafından neden imzalı olmadığı, el yazısı ile tutulan tutanakların dışındaki tutanakların imzalı olduğu, bu tutanakların hangi tarihte imzalandığı,

2. İhale tarihinde el yazısı ile tutulan 02.01.2017 tarihli zarf açma ve belge kontrol tutanağında HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti.nin banka referans mektubuna ilişkin “yok” şeklinde şerh düşülüp, daha sonra üzerine “var” şeklinde şerh düşüldüğünün görüldüğü, söz konusu durumun nedeni,

3. İhale tarihinde ilk oturuma hangi isteklilerin katıldığına ilişkin herhangi bir tutanağının tutulup tutulmadığı, tutuldu ise söz konusu tutanakların tarafımıza gönderilmesi,

4. İhale tarihinde ilk oturumda zarf açma ve belge kontrol tutanağının istekliler tarafından istenilip istenilmediği, istenildi ise hangi isteklilerin istediği ve söz konusu tutanakların verilip verilmediği, verilmedi ise verilmeme nedeni,

5. Başvuru sahibi ilk oturumda HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti.nin banka referans mektubunu sunmadığının tespit edildiğini, ancak tutanakları daha sonra verileceğinin söylendiğini ve verilmediğini iddia etmekte bu konu hakkında herhangi bir değerlendirmenin yapılıp yapılmadığı…” hususları hakkında bilgi ve belge istenilmiştir.

İdarenin 21.02.2017 tarihli ve 92873464-114 sayılı cevabî yazısında ise “1) İhale komisyonumuz 02.01.2017 tarihinde ihale saatinde toplanmış ve teslim alman zarfları ihaleye teklif veren isteklilerin huzurunda sırayla evrakları kontrol ederek açmış ve zarf açma ve belge kontrol tutanaklarını hem elle hem de bilgisayarla doldurmuştur. İhale komisyonunun ihaleye herhangi bir ara vererek daha sonradan bir düzenleme yapması söz konusu değildir. (Bu sebeple de ihale de tutulan el ile yazılan belgeleri de ihale dosyasına eklemiştir.)

2. İhale esnasında HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti zarfı incelenirken banka referans mektubu sehven kontrol sırasında “yok” denilmiş ancak orada bulunan HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti temsilcisi evrakın dosyada başlık kapağının altında olduğunu belirtmiş. İstekliler huzurunda komisyonun yeniden incelemesinde evrakın var olduğu komisyonca görülmüştür. Ve evrak var olarak yazılmıştır. Evrak kontrolü sırasında şayet evrakın var yada yok olduğu konusunda herhangi bir şaibe oluşması halinde ihale iptal edilirdi ki banka referans mektubu ihaleye giren isteklilerin huzurunda var olduğu tespit edilmiştir.

3. İhale tarihinde tutulan tutanaklar ilgi ( b ) yazımız ekinde gönderilmişti. Bu tutanakların dışında herhangi bir tutanak bulunmamaktadır.

4. Bilindiği gibi zarf açma ve belge kontrol tutanağının onaylı bir örneğinin ihalenin ilk oturumunun bitiminde talep eden isteklilere verilmesi zorunludur. Ancak ihale sonrasında zarf açma ve belge kontrol tutanağı hiçbir yüklenici tarafından sözlü ya da yazılı olarak ihale komisyonumuzdan istenilmemiştir. Bunun yerine dosyalarının asıllarını bir an önce almak için istekte bulunan firmalar olmuştur. Herhangi bir istekli firmaya talep etmediklerinden zarf açma ve belge kontrol tutanağı verilmemiştir.

5. Başvuru sahibinin ihale komisyonuna ihale bitiminde herhangi bir sözlü ya da yazılı zarf açma ve belge kontrol tutanağının başvurusu olmamıştır. Ancak başvuru sahibi ihale bittikten sonra İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne giderek “HKB Sosyal Hizmetler İnş. Eğitim Ltd. Şti ait banka referans mektubu yok ihale bende” dediği, ancak ihale esnasında evrakın var olduğunun söylendiğinin başvuru sahibi tarafından duyulmadığı anlaşılmıştır.

İlgi ( c ) yazınızda istenilen bilgiler yukarıda açıklanmıştır. İhalenin işleyişi açısından hem kamu yararı hem de saydamlığı açısından herhangi bir yanlış işlem komisyonumuz ve İdaremiz tarafından yapılmamıştır. İlgi ( c ) yazınızda ihaleye itiraz eden firmanın 11.01.2017 tarihinde tebliği yapılan kesinleşen ihale kararma itiraz süresini geçirerek İdaremize şikayet dilekçesi kargo yoluyla 23.01.2017 tarihinde ulaştığının da göz önünde bulundurularak değerlendirilmesini takdirlerinize arz ederim.” hususlarına yer verilmiştir.

Yukarıda aktarılan tespit ve değerlendirmeler neticesinde, ihale işlem dosyasında yer alan ve elle tanzim edilmiş olan tutanağın ihale komisyonu üyelerince imzalanmadığı, dolayısıyla bu tutanağın bilgisayarda hazırlanan tutanağın ön çalışması olduğunun anlaşıldığı, anılan tutanakta ilk anda ilgili hanenin “yok” olarak doldurulup sonradan “var” olarak doldurulduğu, bunun da zaten idarenin cevabi yazısında sehven yapıldığının belirtildiği, bilgisayarda hazırlanan ve ihale komisyonu üyelerinde imzalanmış tutanakta ilgili hanenin “var” olarak doldurulduğu; başvuru sahibi tarafından tutanağın bir nüshasının istenilmesine rağmen ihale komisyonunca verilmediğinin, idarece 2 gün sonra verilebileceğinin belirtildiğinin iddia edildiği, ancak başvuru sahibi tarafından anılan tutanağın 2 gün sonra idareden alınıp şikayet konusu hususa dair idareye başvuruda bulunulmadığı, ayrıca basiretli bir iş adamı gibi davranma sorumluluğu olan başvuru sahibinin anılan tutanağı isteme ve idarece verilmemesi halinde bu durumu yetkili merciler nezdinde tespit ettirme yükümlülüğünün bulunduğu, idarenin işlemlerinin hukuka uygunluk karinesinden yararlandığı ve bu karinenin aksini gösteren herhangi bir somut delilin başvuru sahibince ileri sürülmediği hususları birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiasının reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Hamdi GÜLEÇ

Başkan

Şinasi CANDAN

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Dr. Ahmet İhsan ŞATIR

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi