KİK Kararı: 2017/UH.I-1938 (19 Temmuz 2017)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2017/036
Gündem No : 67
Karar Tarihi : 19.07.2017
Karar No : 2017/UH.I-1938

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Şinasi CANDAN

Üyeler: Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Mapgis İmar A.Ş.,

Öveçler Mah. Lizbon Cad. No: 32/2 Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Muğla Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı,

Emirbeyazıt Mah. Uğurmumcu Bulv. No: 14 48100 Menteşe/MUĞLA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/209330 İhale Kayıt Numaralı “Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığından Alınan Stereo Hava Fotoğraflarından 1/5000 Ölçekli Sayısal Fotogrametrik Halihazır Harita Yapımı ile 1/5000 Ölçekli Renkli Ortofoto Haritaların Üretilmesi İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Muğla Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 30.05.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığından Alınan Stereo Hava Fotoğraflarından 1/5000 Ölçekli Sayısal Fotogrametrik Halihazır Harita Yapımı ile 1/5000 Ölçekli Renkli Ortofoto Haritaların Üretilmesi İşi” ihalesine ilişkin olarak Mapgis İmar A.Ş.nin 06.06.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 07.06.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.06.2017 tarih ve 33869 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.06.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/1498 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, sundukları iş deneyim belgesi mühürsüz olduğundan dolayı tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı; belge üzerinde yetkili kişiye ait isim ve imzanın yer almasına karşın mühür bulunmamasının kendilerinden değil belgeyi düzenleyen idareden kaynaklandığı, ayrıca belgenin EKAP kaydının da bulunduğu; bu kapsamda 4734 sayılı Kanun’un 37’nci ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddeleri uyarınca belgeyi düzenleyen idareden kaynaklanan ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan mühür eksikliğinin tamamlatılabilecek bir bilgi eksikliği olduğu, bu nedenlerle idarenin işleminin yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhale komisyonu kararı incelendiğinde, sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin mühürsüz olduğu gerekçesiyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi Mapgis İmar A.Ş. tarafından İdari Şartname’nin 7.5.1’inci maddesi uyarınca teklif zarfında sunulan iş bitirme belgesi incelendiğinde, 03.07.2015 tarihli belgenin; Kocaeli Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı İhale İşleri Şube Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen ve danışmanlık hizmet alımı olarak ihale edilen 2009/53523 İKN’li “Kocaeli İli Sınırları İçerisinde 9834 Adet 1/1000 Ölçekli Çizgisel-Sayısal Fotogrametrik Halihazır Harita ve Çizgisel-Sayısal Renkli Ortofoto Harita Üretim İşi”ne ilişkin olduğu, İmar ve Şehircilik Dairesi Başkanı tarafından imzalandığı ancak mühürlenmediği, ayrıca EKAP üzerinden teyidinin de yapılabildiği tespit edilmiştir.

Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar” başlıklı 42’nci maddesinin birinci fıkrasında “İş deneyim belgeleri; Kanun kapsamındaki idareler ile Kanun kapsamı dışındaki diğer kamu kurum ve kuruluşlarına (kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve vakıf yükseköğretim kurumları hariç) bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak yurt içinde veya yurt dışında gerçekleştirilen işler ya da denetlenen veya yönetilen yapımla ilgili hizmet işleri için, iş sahibi tarafından düzenlenir ve sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanır.” hükmü,

Bahse konu Yönetmelik’in eki KİK031.1/D no’lu, İş Deneyim Belgesi (İş Bitirme) başlıklı standart formun dipnotunda da “Sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından (Kaşe, isim ve unvan belirtilerek ve mühür basılarak) imzalanacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

Dolayısıyla kamu ihale mevzuatı çerçevesinde idarelerce düzenlenen iş deneyim belgelerinin mühürlenmesi de gerekmektedir. Bu kapsamda başvuru sahibinin sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin bu bakımdan eksiklik barındırdığı görülmektedir.

Bununla birlikte 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında “…Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “…(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir…” hükümleri,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir…” açıklamaları yer almaktadır.

Dolayısıyla kamu ihale mevzuatı çerçevesinde isteklilerce sunulan belgelerdeki bilgi eksiklikleri bazı koşullar altında tamamlatılabilmektedir.

İstekli haricindeki kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen iş deneyim belgeleri bakımından bu şartlar: eksikliğin; ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması; belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında kalması; belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olması ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanması şeklindedir.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği kapsamında idareler Elektronik Kamu Alımları Platformu’na (EKAP) kayıt olmakta ve idareler yetkilendirdikleri kişiler vasıtasıyla ihalelere ilişkin birçok işlemlerini EKAP üzerinden gerçekleştirmektedir. İlgili Yönetmelikler’in “İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı 1’inci ek maddeleri uyarınca ise 31.8.2014 tarihinden sonra düzenlenecek iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunlu tutulmuş,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı 30.8’inci maddesinde de “…30.8.2 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve belge sahiplerine verilmesinde, İhale Uygulama Yönetmelikleri ile bu Tebliğin iş deneyim belgelerinin düzenlenmesi ve verilmesine ilişkin hükümlerine uyulması gerekmektedir. EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenmesi ve sorgulanmasına ilişkin “İdare İş Deneyim Belgesi Düzenleme, Kayıt ve Sorgulama Kullanım Rehberi”ne EKAP üzerinden erişilebilir.

30.8.3 İdarece EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesine, EKAP tarafından otomatik olarak bir “belge numarası” verilmektedir. EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesi çıktısı alınarak belgeyi onaylamaya yetkili kişi tarafından isim ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanıp mühürlendikten sonra ilgiliye verilecektir.

30.8.4 Daha önce EKAP üzerinden düzenlenmeyen mevcut iş deneyim belgesinin, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenebilmesi için, iş deneyim belgesi sahibinin ilgili idareye başvuruda bulunması ve iş deneyim belgesinin aslını idareye teslim etmesi gerekmektedir. Bu durumda; ilgili idarece iş deneyim belgesi süresi içinde EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek 30.8.3 üncü maddede belirtilen şekilde onaylanıp ilgiliye verilecek, ilgili tarafından idareye teslim edilen iş deneyim belgesi ise dosyasında muhafaza edilecektir.

30.8.5 İhalelerde aday veya isteklilerce sunulan ve üzerinde EKAP belge numarası bulunan iş deneyim belgelerinin sorgulanması, ihale komisyonu tarafından EKAP’ın “İş deneyim belgesi sorgulama” uygulaması vasıtasıyla, belge üzerinde yer alan “belge numarası” esas alınarak yapılacaktır.

30.8.6 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanmasında iş deneyim belgesinin, EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilecektir. Yapılan sorgulamada, bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda, sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirme yapılmalıdır…” açıklamalarına yer verilmiştir.

Ayrıca Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in “İmza” başlıklı 15’inci maddesinde belgeler düzenlenirken imzanın aksine mühür zorunlu tutulmamış, mührün gerekli görülmesi halinde kullanılacağı belirtilmiştir. Kaldı ki çoğu idarece Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçilmiş ve belgeler elektronik imza ile imzalanmaya başlanmıştır.

Bu kapsamda, EKAP üzerinden işlemlerin yalnızca idarece yetkilendirilen kişiler tarafından yapılabildiği ve resmi yazışmalarda mührün imza derecesinde önemi haiz olmadığı hususları göz önüne alındığında; EKAP üzerinden düzenlenerek kaydedilmiş ve bu bağlamda teyidi yapılabilen, ayrıca çıktısı alınarak yetkili kişi tarafından isim ve unvan belirtilmek suretiyle imzalanmış başvuruya konu iş deneyim belgesi bakımından, mühür eksikliğinin tamamlatılabilmesine ilişkin şartların sağlandığı sonucuna varılmış ve şikâyetçinin iddiası yerinde görülmüştür.

Öte yandan, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 8.1.3’üncü maddesi çerçevesinde istekliler tarafından, hizmet alımı ile yapım işi ihalelerinde kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktılarının sunulabileceği, 31.08.2014 tarihinden sonra düzenlenecek iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunlu olduğundan EKAP üzerinden düzenlenen belgede ayrıca imza ve mühür gibi şekil unsurlarının aranmaması gerektiği, bu şekilde düzenlenen belgelerin düzenleyen idarelerce kayıt edilmesi zorunluluğunun aynı zamanda belgenin onaylanması anlamına geleceği, ayrıca gelinen aşamada ihaleye katılacak tüm gerçek ve tüzel kişiler ile 4734 sayılı Kanun’a tabi idarelerin EKAP’a kayıt olmalarının zorunlu olduğu, idarelerin ihtiyaç raporunun hazırlanması, ihale kaydının yapılması ve İKN alınması, ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının hazırlanması, doküman satın alanların ve indirenlerin kaydedilmesi, ilan işlemleri, dokümanda açıklama ve değişiklik işlemleri, ihale komisyonu oluşturulması, başvuru ve tekliflerin kaydı, başvuru ve teklif değerlendirme işlemlerinin kaydı, teyit işlemleri, sonuç bildirim işlemleri gibi işlemleri ve ihaleye ilişkin tüm tebligatları EKAP üzerinden yapmalarının zorunlu olduğu, yakın bir gelecekte de sadece EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgelerinin ihalelerde iş deneyimini tevsiken kullanılacağı hususları dikkate alındığında, şikâyete konu iş deneyim belgesindeki mühür eksikliğinin tamamlatılmasının esasen uygulamada bir fayda ortaya çıkarmayacağı, 4734 sayılı Kanun’un temel ilkelerinin gözetilmesi ve bu ilkeler bağlamında bilhassa da ihale sürecinin uzamamasını teminen belgenin mevcut haliyle kabul edilmesinin yerinde olacağı neticesine ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Şinasi CANDAN

Başkan V.

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Dr. Ahmet İhsan ŞATIR

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi