KİK Kararı: 2016/UY.I-2648

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2016/058
Gündem No : 16
Karar Tarihi : 27.10.2016
Karar No : 2016/UY.I-2648

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Mak İklimlendirme İzo. End. Mak. Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti.,

VEKİLİ:

Av. Yunus Emre ÖZDEMİR

Ceyhun Atuf Kansu Cad. No: 26/9 Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Antalya Orman İşletme Müdürlüğü,

Vatan Bulvarı Sedir Mahallesi 07200 ANTALYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/357838 İhale Kayıt Numaralı “Antalya Orman Bölge Müdürlüğü Uluslararası Orman Yangınları Eğitim Merkezinde Bulunan Ozm Labaratuarı Binası Soğuk Oda ve (Vrf)Merkezi Klima Sistemi Yapımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Antalya Orman İşletme Müdürlüğü tarafından 23.09.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Antalya Orman Bölge Müdürlüğü Uluslararası Orman Yangınları Eğitim Merkezinde Bulunan Ozm Labaratuarı Binası Soğuk Oda ve (Vrf)Merkezi Klima Sistemi Yapımı” ihalesine ilişkin olarak Mak İklimlendirme İzo. End. Mak. Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 03.10.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.10.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.10.2016 tarih ve 56607 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.10.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2322 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, tekliflerinin sunmuş oldukları iş deneyim belgesinin EKAP üzerinden kayıtlı olmadığı ve teklif kapsamında EKAP’a kayıtlı örneğin sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılma işleminin yerinde olmadığı, söz konusu belgeyi düzenleyen idareye ihale tarihinden önce başvurularak iş deneyim belgesinin EKAP’a kayıt edilmesinin talep edildiği, ilgili idarenin de kayıt işlemini gerçekleştirdiğini belirttiği, ayrıca tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması üzerine ilgili idareden söz konusu belgenin kayıt edildiğine ilişkin yazı aldıkları, bu kapsamda Yönetmelik’in ilgili maddeleri doğrultusunda belirtilen süreler içinde EKAP’a kaydedilen iş deneyim belgelerinin idare tarafından gerekli araştırma ve inceleme yapılmadan kabul edilmemesinin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

…

(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin elektronik ortamda sunulması ya da kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen belgelerin sunulmasına yönelik olarak Kurum tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde ihale ve ön yeterlik dokümanında düzenleme yapılabilir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “İş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “ (1) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

(2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş deneyim belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

(3) Birinci ve ikinci fıkralar uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş deneyim belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.

(4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP belge numarası bulunan iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 …b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir…” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı 30.8’inci maddesinde “30.8.1 İhale Uygulama Yönetmeliklerinin Ek-1 maddeleri uyarınca 31/8/2014 tarihinden sonra iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere (İKN’si 2010/500.000 ve daha sonraki ihaleler) ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerinin, EKAP’a kayıt edilerek yeniden düzenlenmeleri zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda, EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi gerektiği halde bu gereklere uygun olmayan iş deneyim belgeleri, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmedikleri sürece ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacaktır. Bu nedenle; EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgesi almaları veya iş deneyim belgesini EKAP üzerinden kayıt altına aldırarak yeniden düzenletmeleri gerektiği halde, bu zorunlulukları yerine getirmeyen belge sahiplerinin, belgeyi düzenleyen idareye başvuruda bulunarak, mevcut iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmesi talebinde bulunması gerekmektedir.

30.8.2 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve belge sahiplerine verilmesinde, İhale Uygulama Yönetmelikleri ile bu Tebliğin iş deneyim belgelerinin düzenlenmesi ve verilmesine ilişkin hükümlerine uyulması gerekmektedir. EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenlenmesi ve sorgulanmasına ilişkin “İdare İş Deneyim Belgesi Düzenleme, Kayıt ve Sorgulama Kullanım Rehberi”ne EKAP üzerinden erişilebilir.

30.8.3 İdarece EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesine, EKAP tarafından otomatik olarak bir “belge numarası” verilmektedir. EKAP üzerinden düzenlenen iş deneyim belgesi çıktısı alınarak belgeyi onaylamaya yetkili kişi tarafından isim ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanıp mühürlendikten sonra ilgiliye verilecektir.

30.8.4 Daha önce EKAP üzerinden düzenlenmeyen mevcut iş deneyim belgesinin, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenebilmesi için, iş deneyim belgesi sahibinin ilgili idareye başvuruda bulunması ve iş deneyim belgesinin aslını idareye teslim etmesi gerekmektedir. Bu durumda; ilgili idarece iş deneyim belgesi süresi içinde EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek 30.8.3 üncü maddede belirtilen şekilde onaylanıp ilgiliye verilecek, ilgili tarafından idareye teslim edilen iş deneyim belgesi ise dosyasında muhafaza edilecektir.

30.8.5 İhalelerde aday veya isteklilerce sunulan ve üzerinde EKAP belge numarası bulunan iş deneyim belgelerinin sorgulanması, ihale komisyonu tarafından EKAP’ın “İş deneyim belgesi sorgulama” uygulaması vasıtasıyla, belge üzerinde yer alan “belge numarası” esas alınarak yapılacaktır.

30.8.6 İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanmasında iş deneyim belgesinin, EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilecektir. Yapılan sorgulamada, bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda, sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli inceleme ve değerlendirme yapılmalıdır.

30.8.7 İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenleyebilmeleri için 29 uncu maddede belirtilen işlemlere uygun olarak EKAP’a kayıtlı olmaları gerekmektedir. İlanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılacak ihalelerde, İhale Uygulama Yönetmelikleri Ek-1 maddeleri çerçevesinde, EKAP üzerinde kayıt altına alınma zorunluğu olduğu halde bu zorunluğa uygun olmayan iş deneyim belgeleri iş deneyimini tevsik için kullanılamayacağından dolayı EKAP’a kayıtlı olmayan kurum ve kuruluşların aday ve istekliler açısından bir hak kaybına neden olmamaları bakımından öngörülen tarihlere kadar EKAP’a kayıt olmaları önem arz etmektedir. açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin

a) Adı: Antalya Orman Bölge Müdürlüğü Uluslararası Orman Yangınları Eğitim Merkezinde bulunan OZM Labaratuarı Binası Soğuk Oda ve (VRF)Merkezi Klima Sistemi Yapımı

b) Yatırım proje no'su/kodu:

c) Miktarı ve türü:

3 adet soğuk oda (Yırtıcı böcek üretim odası, iklimlendirme odası, soğuk oda) ile
Merkezi Klima Sistemi VRF (değişken soğutucu debili klima sistemi) yapılması.

3 adet soğuk oda (Yırtıcı böcek üretim odası, iklimlendirme odası, soğuk oda) ile Merkezi Klima Sistemi VRF (değişken soğutucu debili klima sistemi) yapılması.

ç) Yapılacağı yer: Antalya Orman Bölge Müdürlüğü Uluslararası Ormancılık Eğitim Merkezi Müdürlüğü yerleşkesindeki O.Z.M Şube Müdürlüğü Laboratuvar binasına soğuk oda ve (VRF) Merkezi Klima Sistemi kurulumu yapılarak çalışır vaziyette teslim edilecektir

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin “Antalya Orman Bölge Müdürlüğü Uluslararası Orman Yangınları Eğitim Merkezinde bulunan OZM Labaratuarı Binası Soğuk Oda ve (VRF)Merkezi Klima Sistemi Yapımı” işi olduğu, 27.09.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibi Mak İklimlendirme İzo. End. Mak. Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin, teklifi kapsamında sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin EKAP’a kayıt işlemi gerçekleştirilmediğinden iş deneyimi tevsik için kullanılamayacağı belirtilerek değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamalarından, 31.08.2014 tarihinden sonra düzenlenen iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi gerektiği, EKAP üzerinden düzenlenmesi veya kayıt edilerek yeniden düzenlenmesi gerektiği halde bu gereklere uygun olmayan iş deneyim belgelerinin, EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenlenmedikleri sürece ilan tarihi 01.07.2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacakları anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede başvuru sahibi Mak İklimlendirme İzo. End. Mak. Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından teklifi kapsamında iş deneyimini tevsik amacıyla DSİ 18. Bölge Müdürlüğünce anılan istekli adına düzenlenmiş 21.03.2014 tarihli ve 34159549-755.07.03-174359 sayılı iş bitirme belgesinin sunulduğu, sunulan belgenin EKAP üzerinden düzenlendiğine dair bir ibare ve EKAP belge numarasının yer almadığı tespit edilmiştir.

Söz konusu istekli tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusu ekinde bahse konu iş deneyim belgesini düzenleyen DSİ 18. Bölge Müdürlüğünden alınmış 29.09.2016 tarihli yazının sunulduğu, sunulan yazıda 21.03.2014 tarihli ve 34159549-755.07.03-174359 sayılı iş deneyim belgesinin 22.05.2015 tarihinde 2013/56624-720648-1-1 sayı no ile EKAP’a kaydının yapıldığının belirtildiği ve ekinde 22.05.2015 tarihli iş deneyim belgesinin EKAP’a kayıtlı örneğinin yer aldığı görülmüştür.

Yazı ekinde yer alan 22.05.2015 tarihli iş deneyim belgesi üzerinde yer alan sayı numarası kullanılarak EKAP üzerinden yapılan sorgulamada, söz konusu belgenin EKAP’ta kayıtlı olduğu anlaşılmıştır.

Bu kapsamda, başvuru sahibi Mak İklimlendirme İzo. End. Mak. Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklif dosyasında sunulan iş deneyim belgesinin, anılan istekli tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusu ekinde yer alan belgeler de dikkate alındığında, EKAP kaydının mevzuatta öngörülen süreler içerisinde yapıldığı anlaşılmış olup bu nedenle söz konusu isteklinin teklifin tekrar değerlendirilmesi gerektiği belirlenmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Mak İklimlendirme İzo. End. Mak. Tem. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Hamdi GÜLEÇ

Başkan

Şinasi CANDAN

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Dr. Ahmet İhsan ŞATIR

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi