KİK Kararı: 2016/UM.III-3174

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2016/069
Gündem No : 26
Karar Tarihi : 21.12.2016
Karar No : 2016/UM.III-3174

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Şinasi CANDAN

Üyeler: Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Emiturk Elektronik San. ve Tic. Ltd. Şti,

Büyükdere Cad. Celilağa İş Merkezi Kat:5 Mecidiyeköy Şişli/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ataşehir Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü,

Barbaros Mah. Şebboy Sok. No: 4/A Ataşehir/İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/372983 İhale Kayıt Numaralı “Personel Devam Kontrol Sistemi Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ataşehir Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından 21.10.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Personel Devam Kontrol Sistemi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Emiturk Elektronik San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 11.11.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.11.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 22.11.2016 tarih ve 64779 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.11.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2702 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 24.10.2016 tarihinde EKAP üzerinden taraflarına tebliğ edilen ihale kararında, ihalenin uhdelerinde kaldığının bildirildiği ancak, 09.11.2016 tarihli tebligatta ise isteklilerden Utarit Bilişim Hiz. A.Ş.'nin şikâyeti üzerine ihalede geçerli teklifin kalmadığı ve ihalenin iptal edildiği, anılan isteklinin iddialarının hiçbir dayanağının bulunmadığı, idarenin şikâyete konu hususlarla ilgili olarak inceleme yapmak yerine teklifleri tekrar değerlendirdiği ve ilk komisyon kararında geçerli bulunan tekliflerinin daha sonra yapılan değerlendirmede geçersiz bulunmasının imkânsız olduğu, tekliflerinin eksiksiz sunulduğu, bu nedenle ilk komisyon kararında ihalenin üzerlerinde bırakıldığı, hazırladıkları teklif zarfında marka ve model listesinin Teknik Şartname'nin 13'üncü maddesinde belirtilen listenin esas alınarak hazırlandığı, bu gerekçeyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının ihtimal dışı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “… İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “… Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.” hükmü bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6. İstekli firmalar teklifleri ile birlikte marka model listesi ile katolog ya da broşürlerini sunmak zorundadır.” düzenlemesine,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “… 31.5. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesine,

Teknik Şartname’nin “Genel açıklamalar” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.7. Firma teklif ettiği ürünlerin hangi marka ve model olduğunu belirtmelidir.

3.8. Teklifte yer alan tüm malzemelerle ilgili katalog, broşür ve açıklayıcı teknik dokümanlar türkçe olarak teklif ile birlikte verilecektir.” düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin “Malzeme Listesi” başlıklı 13’üncü maddesinde

1

Kartlı Geçiş Sistemi Ana Yönetim Yazılımı

Adet

1

2

Kartlı Geçiş Sistemi Pdks Yazılımı, Ziyaretçi Yazılımı, Yemekhane Yazılımı

Adet

1

3

Yüz Tanıma Cihazı

Adet

65

4

Parmak Okuyucu Cihazı

Adet

8

5

Turnike

Adet

3

6

Engelli Geçiş Bariyeri

Adet

1

7

Kart Okuyucu (Ridor)

Adet

20

8

Kapı Kontağı

Adet

3

9

Manyetik Kilit

Adet

3

10

Acil Çıkış Butonu

Adet

3

11

Kontrol Paneli

Adet

5

12

Personel Kartı (Baskısız)

Adet

1500

13

Personel Kart Muhafazası

Adet

5000

14

Yüz Tanıma Cihazı Ayağı

Adet

20

15

Montaj ve İşçilik

Adet

1

şeklinde düzenlenen tabloda iş kapsamında alınacak malların listesine yer verilmiştir.

İhale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgelerden, başvuruya konu ihalenin 21.10.2016 tarihinde Ataşehir Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından açık ihale usulüyle ve birim fiyat alınmak suretiyle gerçekleştirildiği, ihale konusu işin “Personel Devam Kontrol Sistemi Alımı” işi olduğu, ihaleye üç isteklinin teklif sunduğu, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirmeler neticesinde aynı tarihte 2016/171 numaralı komisyon kararının düzenlendiği, anılan komisyon kararında Meyer Grup Güvenlik Biyometrik Yazılım Teknolojileri ve Merkezi Saat Sistemleri A.Ş.nin teklifinin geçici teminat mektubu süresinin uygun olmaması sebebiyle, Utarit Bilişim Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.nin teklifinin ise yaklaşık maliyetin üzerinde olması sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin en avantajlı teklif sahibi Emiturk Elektronik San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, söz konusu ihale kararının 24.10.2016 tarihinde isteklilere EKAP üzerinden tebliğ edildiği, taraflarına tebliğ edilen ihale kararına ilişkin olarak Utarit Bilişim Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.nin 31.10.2016 tarihinde şikâyet başvurusunda bulunduğu ve anılan şikayet başvurusunun idarece değerlendirilmesi sonucunda Emiturk Elektronik San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin de değerlendirme dışı bırakılarak ihalede geçerli teklif kalmaması üzerine 09.11.2016 tarihli karar ile ihalenin iptal edildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından, idarenin ilk kararıyla tam ve uygun kabul edilen belgelerinin şikâyet üzerine eksik olarak değerlendirerek tekliflerinin geçersiz bulmasının imkânsız olduğu, teklif zarflarında marka ve model listesinin Teknik Şartname'nin 13'üncü maddesinde belirtilen listenin esas alarak hazırladıkları, bu nedenle ilk komisyon kararında ihalenin üzerlerinde bırakıldığı, bu gerekçeyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının ihtimal dışı olduğu iddia edilmektedir.

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı ve Teknik Şartnamenin 3.7 ve 3.8’inci maddelerinde isteklilerin teklifleri ile birlikte marka model listesi ile ürünlerin katalog ya da broşürlerini sunmaları gerektiği düzenlenmiştir.

İddia konusu hususlar bakımında yapılan incelemede, başvuruya konu ihale kapsamında ihale komisyonu tarafından ihale tarihinde (21.10.2016) doldurulan zarf açma ve belge kontrol tutanağında İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı ve Teknik Şartname’nin 3.7 ve 3.8’inci maddelerine uygun olarak “model marka listesi” ve “katalog ya da broşür” sütunlarının açıldığı, her üç istekli içinde bu sütunlara ait satırların “var” olarak işaretlendiği görülmüştür.

Başvuru sahibi isteklinin teklif dosyası kapsamında sunmuş olduğu belgeler incelendiğinde, isteklilerin teklifleri ile birlikte sunmaları idarece zorunlu tutulan marka model listesinin yer aldığı ancak bu listede 6 kalem cihaza ilişkin marka model bilgilerine yer verildiği, ihale konusu iş kapsamında alımı yapılacak tüm ürünlerin (14 kalem cihaz) marka model bilgilerine yer verilmediği görülmüştür.

Ayrıca, teklif dosyası kapsamında sunulması gereken katalog ya da broşürlerin ise başvuru sahibi istekli tarafından marka model listesinde belirtilen 6 kalem cihaz için sunulduğu, teklif verileni tüm cihazlar için bu belgelere yer verilmediği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat maddelerinde isteklilere ait teklif zarflarında yer alan belgelerin ihale komisyonları tarafından ihale dokümanında yer verilen hususlarda belgeleri eksik olanların tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı hüküm altına alınmıştır.

Her ne kadar idare tarafından yapılan ilk değerlendirmede başvuru sahibi isteklinin belgelerinin eksiksiz olduğu belirlenmişse de, yapılan şikâyet başvurusu üzerine teklif dosyasında yer alan belgelerin komisyon tarafından yeniden incelenmesi neticesinde, kartlı geçiş yönetim yazılımı, pdks yazılımı, kapı kontağı, manyetik kilit, acil çıkış butonu, personel kimlik kartı, personel kart muhafazası ve yüz tanıma cihazı ayağı ürünlerine ait teklif zarfı içinde marka model listesi ile katalog ya da broşürlerin yer almadığı tespitinin yapılması üzerine isteklinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık görülmemiş olup, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri gereğince yapılan inceleme neticesinde İhale komisyonu tarafından gerçekleştirilen ilk oturumda belgeleri eksiksiz bulunan Utarit Bilişim Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.nin teklif dosyası kapsamında sunmuş olduğu teklif edilen ürünlere ait marka model listesinde kapı kontağı, personel kimlik kartı, personel kart muhafazası ve yüz tanıma cihazı ayağı ürünlerine dair marka model bilgilerine yer verilmediği görülmüştür.

Anılan istekli için ihale komisyonu tarafından söz konusu hususlarda eksiklik bulunduğu tespiti yapılmamış olsa da söz konusu isteklinin sunmuş olduğu teklif fiyatının yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşıldığından söz konusu aykırılığın esasa etkili olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Şinasi CANDAN

Başkan V.

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi