KİK Kararı: 2016/UH.III-2355

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2016/052
Gündem No : 6
Karar Tarihi : 21.09.2016
Karar No : 2016/UH.III-2355

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Ferhat Hazır Yemek Güvenlik İnşaat ve Temizlik Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.,

Erciş Yolu Üzeri Doğu Toptancılar Sitesi C Blok No 28 Tuşba/VAN

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Batman İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği,

Gültepe Mah. T.P.A.O. Bulvarı Eski Devlet Hastanesi BATMAN

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/199034 İhale Kayıt Numaralı “Birliğimize Bağlı Batman Bölge Devlet Hastanesi İçin 2 Kısım 28 Kişilik Malzemeli Yemek Pişirme Dağıtma ve Sonrası Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Batman İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği tarafından 12.07.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Birliğimize Bağlı Batman Bölge Devlet Hastanesi İçin 2 Kısım 28 Kişilik Malzemeli Yemek Pişirme Dağıtma ve Sonrası Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ferhat Hazır Yemek Güvenlik İnşaat ve Temizlik Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 03.08.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 22.08.2016 tarih ve 47780 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.08.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/1940 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında, açıklamada kullanılan belgelerin kaçıncı sayfada olduğunun yazılmadığı, hizmet süresince kullanılacak çiğ girdi miktarının hesaplanmadığı ve menü ortalaması alınarak hesaplama yapıldığı, giyim giderlerinin yardımcı girdiler içinde değerlendirilmesi gerekirken işçilik giderleri içinde değerlendirildiği böylece (ana çiğ girdi maliyeti+işçilik maliyeti)/toplam teklif tutarı oranının hatalı hesaplandığı, çiğ girdiler için üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapıldığı ancak neden fiyat teklifi alınarak aşırı düşük teklif açıklaması yapıldığına dair meslek mensubu beyanına dair bir hukuki gerekçe sunulmadığı, fiyat tekliflerinde TURMOB kaşesi kullanılmadığı sadece kaşe numarası yazıldığı, firma tarafından kullanılan kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilen fiyatların ilan ile ihale tarihi arası döneme ait olması gerekirken sunulan internet çıktılarında tarih bilgisinin bulunmadığı, toptancı halinden alınan fiyatların da ihale tarihinden 12 ay öncesinde ve ihale tarihinden sonraki döneme ait olduğu, EK-O7 belgelerinin hatalı tanzim edildiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı; personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir. …

79.2.2.2. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.3. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.4. Ticaret Borsası Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.5. Toptancı Hal Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

…

79.2.2.7. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

…

79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana çiğ girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Ana çiğ girdi ibaresinden ilgili yemeğin pişirilmesi için gerekli temel girdiler anlaşılır. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.

Örneğin; 1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL’sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL’lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, ana çiğ girdi maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.” açıklaması bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale Konusu İşe İlişkin Bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde ihale konusu işin adı “Birliğimize Bağlı Batman Bölge Devlet Hastanesi İçin 2 Kısım 28 Kişilik Malzemeli Yemek Pişirme Dağıtma ve Sonrası Hizmet Alımı”, miktarı ve türü “Normal Yemek Adet 350.000, Kahvaltı Adet 150.000, 2 Kısım/28 Kişilik-Hizmet Alımı” olarak düzenlenmiştir.

Teknik Şartnamede 15 günlük örnek menünün yer aldığı görülmüştür.

12.07.2016 tarihinde yapılan ihaleye 14 isteklinin katıldığı, bir isteklinin teklifinin geçici teminat mektubunun usulüne uygun olmaması nedeniyle, dört isteklinin teklifinin birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, iki istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, bir isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında bulunmaması nedeniyle teklifinin reddedildiği, ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan Mahmut Tulum üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Ferhat Hazır Yemek Güvenlik İnşaat ve Temizlik Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

İdarenin 12.07.2016 tarihli ve “açıklama dosyası talebi hk.” konulu yazısında “İdari Şartname’nin 33.2 (…) maddesine istinaden firmanız tarafından açıklama dosyanızın en geç 18.07.2016 Pazartesi günü mesai bitimine kadar Genel Sekreterlik Merkezi Satın Alma birime ulaştırılması ..” ifadesinin yer aldığı görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında, 6 sayfadan oluşan üst yazı, 1 sayfa yemek listesi eşleştirme yazısı, 4 sayfa işçilik hesaplama, 4 sayfa kahvaltı analiz gramaj birim fiyat cetveli, 9 sayfa yemek analiz gramaj birim fiyat cetveli, 14 sayfa malzemeli yemek sunumu hesap cetveli, 2 sayfa 30.10.2015 tarihine ait Ankara Halk Ekmek ve Un Fabrikası A.Ş. ürün satış listesi, 4 sayfa Gaziantep Ticaret Borsası bülteni, 1 sayfa 03.10.2015 tarihine ait İzmir Hal fiyat bülteni, 22 sayfa 12-20.10.2015 dönemine ait Sivas Ticaret Borsası haftalık bülten, 10 sayfa Haziran 2016 dönemine ait Balıkesir Ticaret Borsası aylık bülten, 5 sayfa Ocak 2016 dönemine ait Erzurum Ticaret Borsası aylık borsa bülteni, 3 sayfa 02-06.05.2016 dönemine ait Erzurum Ticaret Borsası haftalık bülten, 9 sayfa 01.09.2015 tarihine ait Ankara Ticaret Borsası günlük bülteni, 14 sayfa 24.08.2015 tarihine, 7 sayfa 10.02.2016 tarihine, 7 sayfa 16.09.2016 tarihine, 10 sayfa 07.10.2015 tarihine ve 8 sayfa 29.01.2016 tarihine ait Ankara Ticaret Odası günlük bültenleri sunduğu görülmüştür.

Açıklama üst yazısında, 11 kalemden oluşan işçilik maliyeti için KİK İşçilik Hesaplama Modülü kullanılarak hesaplama yapıldığı ve söz konusu hesabın bir tablo halinde özetlendiği, modül çıktılarına açıklama ekinde yer verildiği, işçilik maliyetinin 347.813,13 TL olarak hesaplandığı,

Ana çiğ girdi maliyeti hesabının örnek menüden yer alan öğünler üzerinden toplam öğün miktarı, örnek menüdeki gün sayısı olan 15’e bölünmek suretiyle hesaplandığı,

Sunduğu malzemeli yemek sunumu hesap cetvelinin 14 sayfadan oluştuğu, ana çiğ girdilerinin açıklandığı ilk tabloda yer alan 5’inci sütun olan “açıklama yöntemi” kısmında, tevsik edici belgenin nereden alındığı, hangi döneme ait olduğu ve sayfa bilgisinin yer aldığı görülmüştür.

Başvuru sahibinin iddiaları kapsamında aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde ulaşılan tespitlere aşağıda yer verilmiştir.

Ek-H.4 Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetveli’nin son sütunundaki “açıklama yöntemi” kısmında yer alan ekli belgelerin sayfa numaralarının, her bir ekte yeniden başlayan şekilde yer aldığı,

Ana çiğ girdi maliyeti hesaplanırken ihale konusu iş boyunca toplam kullanım miktarı ile söz konusu girdilerin birim maliyeti ve örnek menü süresi dikkate alınarak nihai maliyete ulaşıldığı,

Kamu İhale Genel Tebliği’nde giyim giderlerinin yardımcı girdiler içinde hesaplanacağına yönelik bir açıklama bulunmadığı,

Maliyetleri tevsik etmek amacıyla sunulan ticaret odası bültenleri ile toptancı hal fiyatlarının ihale tarihinden önceki son 12 aylık döneme ait olduğu, anılan Tebliğ’in 79.2.2.4’üncü maddesi uyarınca ticaret borsası fiyatlarının, 79.2.2.5’inci maddesi uyarınca toptancı hal fiyatlarının ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatı göstermesi yeterli olup, sunulan belgelerden en eski tarihli olanın 24.08.2015 tarihine ait olduğu ve bu kapsamda sunulan diğer tüm belgelerin ihale tarihi öncesine ait olduğu,

Dolayısıyla başvuru sahibinin söz konusu hususlara ilişkin iddialarının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin açıklamasında üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi sunmadığı, dolayısıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerine ilişkin anılan Tebliğ’in 79.2.2.1’inci maddesinde yer alan açıklamalara yönelik eksiklik, aykırılık iddialarının söz konusu açıklama kapsamında incelenebilecek bir iddia olmadığı, diğer yandan anılan isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin fiyatları açıklamasında kullanmadığı, dolayısıyla Tebliğin 79.2.2.7’nci maddesinde yer alan açıklamalara yönelik eksiklik, aykırılık iddialarının söz konusu açıklama kapsamında incelenebilecek bir iddia olmadığı, bu çerçevede söz konusu hususlara ilişkin iddiaların da yerinde olmadığı tespit edilmiştir.

Ancak, ekmek maliyetini tevsik etmek üzere sunulan Ankara Halk Ekmek ve Un Fabrikası A.Ş.ye ait fiyat listesine ilişkin internet çıktısının tarihinin 30.10.2015 olduğu, anılan Tebliğ’in 79.2.2.2.’nci maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyatların kullanılabilmesi için söz konusu fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması şartının arandığı, Ankara Halk Ekmek ve Un Fabrikası A.Ş.nin 05.09.2016 tarihli ve Pazarlama ve Ticaret Müdürlüğü 2016/3631 sayılı yazısı ekinde yer alan 03.06.2016-12.07.2016 tarihleri arasında geçerli olan ürün satış listesinde yer alan fiyatların açıklamada bulunan fiyatlardan yüksek olduğu görülmüş ve yapılan açıklamanın anılan Tebliğ’in 79.2.2.2.’nci maddesine uyarlık taşımadığı anlaşıldığından açıklama bu yönüyle uygun bulunmamıştır.

Bu itibarla, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmayarak teklifinin reddedilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan Mahmut Tulum’un yapmış olduğu aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmayarak teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Hamdi GÜLEÇ

Başkan

Şinasi CANDAN

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Dr. Ahmet İhsan ŞATIR

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi