KİK Kararı: 2016/UH.I-3208

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2016/069
Gündem No : 80
Karar Tarihi : 21.12.2016
Karar No : 2016/UH.I-3208

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Şinasi CANDAN

Üyeler: Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Akahan Turizm Pazarlama Tarım Gıda İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

Cinnah Cad. No: 75/2 Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu,

Söğütözü Cad. No: 31 06520 Çankaya/ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/421533 İhale Kayıt Numaralı “TAPDK Satış Belgesi İşlemleri Eğitim Semineri Organizasyon Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu tarafından 08.11.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “TAPDK Satış Belgesi İşlemleri Eğitim Semineri Organizasyon Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akahan Turizm Pazarlama Tarım Gıda İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 22.11.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.11.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.12.2016 tarih ve 67475 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.12.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2868 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İdari Şartname'nin “Diğer hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “İstekli firmalar Konaklama ve kongre salonuna ilişkin olarak Teklif Edilen Tesisin Konfirmasyon Yazısı ve Teklif Edilen Tesisin Broşürleri (özellikle toplantının yapılacağı salon(lar) odalar ve diğer lojistik imkanlar açıkça görüntülenmelidir.) ihale dosyasında sunacaklardır.(Dosyada sunulamaması halinde tamamlattırılacak belge kapsamında değerlendirilip istenilecektir.)” şeklinde düzenlemenin yer aldığı, zikredilen belgenin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirildiği ve istenen belgenin verilen süre içerisinde sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedildiği, idarece 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 37’nci maddesinin yanlış yorumlandığı, İdari Şartname'nin “Diğer hususlar” başlığı altında belirlenen belgelerin yeterlik kriteri olarak uygulanamayacağı, bilgi tamamlatma hususunun yeterlik kriterlerine ilişkin bilgi eksikliğinin tamamlanmasına yönelik olduğu, söz konusu düzenlemenin bilgi tamamlatma kapsamında değerlendirilemeyeceği,

2. Geçici teminatlarının gelir kaydedilmesinin mevzuata aykırı olduğu gibi geçici teminat tutarında teklifin %3’ünün değil de tamamının gelir kaydedilmiş olmasının da mevzuata uygun olmadığı, teminatlarının iade edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır.” açıklamaları yer almaktadır.

İdari Şartname'nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: TAPDK Satış Belgesi İşlemleri Eğitim Semineri Organizasyon Hizmet Alımı

b) Miktarı ve türü: Antalya Merkez, Kemer, Lara, Kundu, Belek mevkilerinde (boğazkent hariç) 5 yıldızlı otelde 11-12-13 / 15-16-17 Aralık 2016 tarihlerinde düzenlenecek toplam 840+/-10 kişilik ?TAPDK Satış Belgesi İşlemleri Eğitim Semineri Organizasyonu? hizmet alımı

Antalya Merkez, Kemer, Lara, Kundu, Belek mevkilerinde (boğazkent hariç) 5 yıldızlı otelde 11-12-13 / 15-16-17 Aralık 2016 tarihlerinde düzenlenecek toplam 840+/-10 kişilik “TAPDK Satış Belgesi İşlemleri Eğitim Semineri Organizasyonu” hizmet alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Antalya Merkez, Kemer, Lara, Kundu, Belek mevkilerinde (boğazkent hariç) 5 yıldızlı bir otelde” düzenlemesi,

Aynı Şartname'nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;

1. Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

2. Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1. Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2. Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

c) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

ç) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar,

d) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

f) İsteklinin ortak girişim olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi

g) Alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilmesi halinde, alt yüklenici kullanacak olan isteklinin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündüğü işlerin listesi,

ğ) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge,

h)

1)Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TÜRSAB) üyelik belgesinin aslı veya noterce onaylanmış örneği.

2. A Grubu Seyahat Acentesi olduğuna dair belgenin aslı veya noterce onaylanmış örneği.

7.2. İhaleye iş ortaklığı olarak teklif verilmesi halinde;

7.2.1. İş ortaklığının her bir ortağı tarafından 7.1. maddesinin (a), (b) ve (h) bentlerinde yer alan belgelerin ayrı ayrı sunulması zorunludur. İş ortaklığının tüzel kişi ortağı tarafından, iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, bu ortak (ğ) bendindeki belgeyi de sunmak zorundadır.

7.3. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.4. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.4.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.4.2. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.4.3. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 40'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70'ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10'unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30'undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde, iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. İş ortaklığında teknolojik ürün deneyim belgesini sunan ortağın kendisine ait iş deneyim tutarına ilişkin asgari yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. Konsorsiyum ortağının teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde ise, belgeyi sunduğu kısım veya kısımlar için iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir.

7.5.2. Bu Madde boş bırakılmıştır.

7.5.3. Bu madde boş bırakılmıştır…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Geçici teminat” başlıklı 26’ncı maddesinde “26.1. İstekliler teklif ettikleri bedelin % 3'ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin % 3'ünden az oranda geçici teminat veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

26.2. İsteklinin ortak girişim olması halinde toplam geçici teminat miktarı, ortaklık oranına veya işin uzmanlık gerektiren kısımlarına verilen teklif tutarlarına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.

26.3. Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, 05.02.2017 tarihinden önce olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

26.4. Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle İdare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

31.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin, ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir.

31.4. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

31.5. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif alınan ihalede, birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. 1-Ekte sunulan Birim fiyat teklif cetvelinde belirtilen (Kişi/Miktar) sayıları öngörülen ortalama olup, Yüklenici tarafından işin tamamlanmasına müteakip gerçekleşen (kişi/miktar) la teklif birim fiyatın çarpımı sonucu oluşacak tutar üzerinden ödeme yapılacaktır.

2-İşbu ihale kapsamında gerçekleştirilecek tüm iş ve faaliyetlerde, Teknik Şartnamede belirtilen ve düzenlenen hususlar dışında Yüklenici tarafından hiçbir şekilde reklam, tanıtım, promosyon ve sponsorluk uygulamaları kullanılmayacaktır.

3-Teknik Şartnamede takvime bağlanan işlerin niteliği, gecikmeden kaynaklanan aykırılığın giderilmesi mümkün olmayan işlerdir.

4-İstekli firmalar Konaklama ve kongre salonuna ilişkin olarak Teklif Edilen Tesisin Konfirmasyon Yazısı ve Teklif Edilen Tesisin Broşürleri (özellikle toplantının yapılacağı salon(lar) odalar ve diğer lojistik imkânlar açıkça görüntülenmelidir.) ihale dosyasında sunacaklardır.(Dosyada sunulamaması halinde tamamlattırılacak belge kapsamında değerlendirilip istenilecektir.)” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalede 27 adet ihale dokümanı satın alındığı, ihaleye 18 isteklinin teklif verdiği, 14.11.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin Feram Turizm Organizasyon Nakliye Servis Taş. İnş. Tem. Per. Hiz. San ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Akahan Turizm Pazarlama Tarım Gıda İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin İdari Şartname'nin 47’nci maddesinde istenen belgelerin tamamlanması için verilen sürede, istenen belgelerin sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedildiği anlaşılmıştır.

İncelemeye konu ihalenin TAPDK satış belgesi işlemleri eğitim semineri organizasyon hizmet alımı işi olduğu, söz konusu işin ihale dokümanında belirtilen mevkilerde beş yıldızlı otellerde yapılacağının anlaşıldığı, İdari Şartname'nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde istekli firmaların konaklama ve kongre salonuna ilişkin olarak teklif edilen tesisin konfirmasyon yazısı ve teklif edilen tesisin broşürlerini ihale dosyasında sunmalarının istendiği, söz konusu belgelerin teklif dosyasında sunulamaması halinde tamamlattırılacak belge kapsamında değerlendirilip istenileceği düzenlenmiştir.

İhale işlem dosyası incelendiğinde, başvuru sahibi Akahan Turizm Pazarlama Tarım Gıda İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifi kapsamında Türkiye Garanti Bankası A.Ş. tarafından düzenlenen 07.11.2016 tarihli geçici teminat mektubu sunduğu, geçici teminat tutarının 15.000,00 TL olarak yazıldığı, söz konusu teminat mektubunun 05.02.2017 tarihine kadar geçerli olduğunun belirtildiği görülmüştür.

İdarece başvuru sahibi isteklinin İdari Şartname'nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde aktarılan belgeleri teklif dosyasında sunmadığı gerekçesiyle 09.11.2016 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen “Bilgi eksikliklerinin tamamlanması” konulu yazı ile “08/11/2016 tarihinde yapılan 2016/421533 ihale kayıt numaralı TAPDK Satış İşlemleri Eğitim Semineri Organizasyon Hizmet Alımı işi için vermiş olduğunuz teklif ile ilgili olarak;

TAPDK Satış İşlemleri Eğitim Semineri Organizasyon Hizmet Alımında Uygulanacak İdari Şartnamenin Diğer Hususlar başlıklı 47. Maddesinin 4. Fıkrasında “İstekli firmalar konaklama ve kongre salonuna ilişkin olarak teklif edilen tesisisin konfirmasyon yazısı ve teklif edilen tesisin broşürleri (özellikle toplantının yapılacağı salon (lar) odalar ve diğer lojistik imkanlar açıkça görüntülenmelidir.) ihale dosyasında sunacaklardır. (Dosyada sunulamaması halinde tamamlattırılacak belge kapsamında değerlendirilip istenecektir.)” denilmiş olmasına rağmen İdari Şartnamenin bu hükmü ile ilgili belge sunmadığınız tespit edilmiştir.

Bu nedenle ilgili belgenin en geç 11/11/2016 Cuma günü mesai bitimine kadar Komisyonumuza teslim edilmesi hususunda…” ifadeleri ile söz konusu belgenin verilen süre içerisinde ihale komisyonuna sunulmasının istendiği, söz konusu yazının 09.11.2016 tarihinde başvuru sahibine tebliğ edildiği, anılan isteklinin verilen süre içerisinde istenen bilgi ve belgeleri ihale komisyonuna sunmadığı,

14.11.2016 tarihli ihale komisyonu kararında “…4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37.maddesinin ikinci fıkrası ile İdari Şartname'nin tekliflerin değerlendirilmesi başlıklı 31.maddesinin ikinci fıkrası gereği “Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” şeklinde yer alan hüküm gereğince 5. sırada teklif zarfı veren İtem Turizm Ticaret Anonim Şirketi, 6. sırada teklif zarfı veren Kun Turizm Tatil Hizmetleri Ltd. Şti. ve 10. sırada teklif zarfı veren Akahan Turizm Pazarlama Tar. Gıda İnş. San ve Tic. Ltd. Şti.nin geçici teminatlarının gelir kaydedilmesine…
Oybirliği ile karar verilmiştir.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Yukarıda aktarılan Kanun hükmü uyarınca teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlatılmasının yazılı olarak isteneceği anlaşılmaktadır. Bu çerçevede, söz konusu maddeye yer alan hükme açıklık getirilmesi ve bu hususlara ilişkin gerekli esasların belirlenmesi amacıyla uygulama yönetmeliklerinde ve Kamu İhale Genel Tebliği’nde bir takım düzenlemeler yapılmıştır.

Bu anlamda, yukarıda aktarılan Tebliğ açıklamasına göre ihale dokümanında teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacağı, ancak, geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususları hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılacağı anlaşılmaktadır. Bu çerçevede, kamu ihale mevzuatında teklif kapsamında sunulması istenilen belgelerin sonradan tamamlatma müessesesinin bulunmadığı dikkate alındığında, idarece şikâyete konu düzenlemede yer alan ihale dosyasında sunulması istenen belgenin sonradan tamamlatılmasının istenmesinin mevzuata uygun olmadığı tespit edilmiştir.

Ancak gelinen aşamada, başvuru sahibi istekli de dahil olmak üzere istekli olabilecekler tarafından ihale dokümanına yönelik itirazda bulunulmadığından ihale dokümanının bu haliyle kesinleştiği, İdari Şartname'nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “…4-İstekli firmalar Konaklama ve kongre salonuna ilişkin olarak Teklif Edilen Tesisin Konfirmasyon Yazısı ve Teklif Edilen Tesisin Broşürleri (özellikle toplantının yapılacağı salon(lar) odalar ve diğer lojistik imkânlar açıkça görüntülenmelidir.) ihale dosyasında sunacaklardır.(Dosyada sunulamaması halinde tamamlattırılacak belge kapsamında değerlendirilip istenilecektir.)” şeklindeki düzenleme uyarınca anılan belgeleri teklif dosyasında sunmayan başvuru sahibi istekliden söz konusu belgeleri tamamlaması için idarece süre verildiği, ancak başvuru sahibi isteklinin verilen süre içerisinde istenen belgeleri tamamlamadığı anlaşıldığından anılan isteklinin ihale dokümanı uyarınca teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde aykırılık bulunmamıştır.

Diğer taraftan, ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin incelenmesi esnasında teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen makul sürede (iki işgününden az olmamak üzere) bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği, belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı ve geçici teminatlarının gelir kaydedileceği anlaşılmaktadır.

İdarenin 23.11.2016 tarihli şikayete cevabı incelendiğinde, İdari Şartname'nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde istenen belgelerin ihaleye katılımda yeterlik belgesi olmadığının belirtildiği, söz konusu belgelerin teklifin esasını değiştirici nitelikte olmaması sebebiyle bu eksik bilgilerin tamamlatılmasına karar verildiği, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 37’nci maddesinin ikinci fıkrası gereğince işlem tesis edildiği belirtilmiştir.

Bu haliyle, İdari Şartname'nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesine binaen gönderilen “Bilgi eksikliklerinin tamamlanması” konulu yazının istekli tarafından sunulmuş bir katılım ve yeterlik belgesinde bulunan ve teklifin esasını etkileyecek mahiyette olmayan bilgi eksiklilerinin giderilmesi için değil, istekli tarafından organizasyonun gerçekleştirilmesi amacıyla teklif edilen tesisin özelliklerinin anlaşılması için açıklayıcı belge istenilmesi için düzenlendiği anlaşılmakta ve bu durumun önceden çerçevesi mevzuat hükümlerince belirlenmiş ve İdari Şartname'de isteklilerce sunulması istenen belgelerdeki bilgi eksikliği olarak değerlendirilemeyeceği anlaşılmıştır. Dolayısıyla, uyuşmazlık konusu durumun Kanun’un 37’nci maddesinin ikinci fıkrası hükmünün uygulanmasını gerektirmeyeceği sonucuna varılmış olup, idarece başvuru sahibi isteklinin geçici teminatının gelir kaydedilmesi işleminde mevzuata uygunluk görülmemiştir.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde, ihale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabileceklerin, bu Kanun’da belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilecekleri, şikâyet ve itirazen şikâyet başvurularının, dava açılmadan önce tüketilmesi zorunlu idari başvuru yolları olduğu belirtilmiştir.

Aynı Kanun’un “Kuruma itirazen şikâyet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde, Kurumun itirazen şikâyet başvurularını, başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikâyet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceleyeceği hüküm altına alınmıştır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in başvuruların şekil unsurlarını düzenleyen 8’inci maddesinde “(1) Şikâyet başvuruları idareye, itirazen şikayet başvuruları ise Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.

…

(10) İdarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikayet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikayet başvurusuna konu edilemez.” hükmüne yer verilmiştir.

Bu çerçevede, idarenin şikâyet başvurusu üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikâyet başvurusunda belirtilmeyen hususların itirazen şikâyet başvurusuna konu edilemeyeceği anlaşılmaktadır. Başvuru sahibinin ikinci iddiası idareye şikayet dilekçesinde yer almadığından, bahse konu iddia bakımından başvurunun şekil yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

- İdarece verilen sürede idarenin talebine cevap vermeyen İtem Turizm Ticaret A.Ş. ile Kun Turizm Tatil Hizmetleri Ltd. Şti.nin tekliflerinin idarece değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı, ancak söz konusu isteklilerin geçici teminatının gelir kaydedilmesi işleminde hukuki isabet bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece başvuru sahibi istekli Akahan Turizm Pazarlama Tar. Gıda İnş. San ve Tic. Ltd. Şti., İtem Turizm Ticaret A.Ş. ile Kun Turizm Tatil Hizmetleri Ltd. Şti.nin geçici teminatlarının gelir kaydedilmesi işleminin iptal edilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Şinasi CANDAN

Başkan V.

II. Başkan

Osman DURU

Kurul Üyesi

Erol ÖZ

Kurul Üyesi

Köksal SARINCA

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet ATASEVER

Kurul Üyesi

Oğuzhan YILDIZ

Kurul Üyesi