KİK Kararı: 2015/UY.II-137

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2015/005
Gündem No : 69
Karar Tarihi : 14.01.2015
Karar No : 2015/UY.II-137
Untitled

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Ak-Yapı İnş. Taah. İnş. Malz. Turz. Hay. Paz. San.ve Tic. Ltd. Şti.,

Gez Mah. İstasyon Cad. Gel Gör Apt. K: 5 Yakutiye/ERZURUM

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Erzurum Valiliği Yapı İzleme ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı,

Üniversite Mahallesi Doktor Refik Saydam Cad. No: 2 Yakutiye/ERZURUM

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2014/85957İhale Kayıt Numaralı “Erzurum Aziziye Sosyal Hizmet Merkezi” İhalesi

KURUMCA YAPILAN İNCELEME:

Erzurum Valiliği Yapı İzleme ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı tarafından 19.08.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Erzurum Aziziye Sosyal Hizmet Merkezi” ihalesine ilişkin olarak Ak-Yapı İnş. Taah. İnş. Malz. Turz. Hay. Paz. San.ve Tic. Ltd. Şti.nin 20.10.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.10.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.11.2014 tarih ve 36950 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.10.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/3216 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalede 20.08.2014 tarihli yazı ile aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutuldukları ancak söz konusu yazının ekinde açıklanması istenilen iş kalemlerinin belirtilmemiş olduğu, bu sebeple kendilerince yapılan itiraz üzerine idarenin ekinde açıklanması istenilen iş kalemlerinin yer aldığı 26.08.2014 tarihli yeni aşırı düşük teklif sorgulama yazısının kendilerine gönderildiği söz konusu yazı doğrultusunda 04.09.2014 tarihinde ilgili mevzuat hükümlerine ve ihale dokümanı düzenlemelerine uygun aşırı düşük teklif açıklamasının idareye sunulduğu ancak idarenin teklif açıklamasını poz miktarlarının hatalı olduğu, hesaplamalarda kuruş hatalarının olduğu, analizlerdeki işçilik ücretlerinin dökümünün yapılmadığı bu sebeple de ücretlerin kontrol edilemediği, bazı analiz ve alt analizlerin eksik olduğu gerekçeleriyle aşırı düşük teklif açıklamalarını reddettiği ancak sunulan analizlerin eksiksiz olduğu, analiz hesaplamalarında kuruş hataları olsa bile bu tutarın ana icmalde belirtilen ilgili tutarlardan karşılanacağının dikkate alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde “45.1... İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden açıklama isteneceğinin belirtildiği ihalelerde, idarelerce sorgulama ve isteklilerce açıklama yapılması işlemleri (45.1.2 - 45.2) maddelerinde belirtilen esaslar uyarınca yürütülecektir.

45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.

45.1.4. İdare tarafından ihale dokümanı kapsamında;

…

(Ek-Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının isteklilere verilmesi, isteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin verilen bu formata uygun olması gerekmektedir.

İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerekmektedir. Ancak idarece niteliği gereği analiz formatı hazırlanamayan iş kalemlerine ilişkin isteklilerin açıklamaları kapsamında analiz sunmalarına gerek olmayıp, anılan iş kalemlerine ilişkin açıklamalar 45.1.13 maddesi uyarınca yapılabilir.”açıklamaları,

İdari Şartname’nin “Sınır Değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında olan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.2 nci maddede yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi,

Yine İdari Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 46’ncı maddesinde “46.1. İhalede uygulanacak sınır değer katsayısı (N) = 1” düzenlemesi yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.3’üncü maddesinde idarelerin aşırı düşük teklif sorgulamalarında Tebliğ’in 45.1.2.1’inci maddesine göre belirlenen iş kalemleri/grupları için isteyeceği teklif açıklamasına ilişkin yazıda, açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirteceğinin düzenlendiği, aynı Tebliğ’in 45.1.4’üncü maddesinde ise özel iş kalemleri ile paçal iş kalemleri için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının da, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerektiğinin belirtildiği görülmüştür.

Başvuruya konu ihale 36 adet ihale dokümanı satın alındığı, 20 isteklinin ihaleye teklif sunduğu, 3 isteklinin farklı gerekçelerle değerlendirme dışı bırakıldığı, geçerli 17 teklif üzerinden sınır değerin 1.344.368,11 TL olarak belirlendiği, 3 isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, sadece başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasını idareye sunduğu, sunulan teklif açıklamasının ise idarece uygun bulunmayarak ihalenin neticelendirildiği tespit edilmiştir.

İdare ile yapılan yazışmalar neticesinde; idarece 3 istekliye 20.08.2014 tarihli ve 6481, 6482 ve 6483 sayılı aşırı düşük teklif sorgulama yazılarının gönderildiği, söz konusu yazıların tek sayfa olduğu ve eki bulunmadığı, yazının içeriğinde teklif edilen bedelin 28.08.2014 tarihine kadar açıklanmasının istenildiği ve başka bir ayrıntıya yer verilmediği; sonuç olarak 3 istekliye gönderilen 20.08.2014 tarihli yazılarda açıklanması istenilen iş kalemleri listesine ve açıklanması istenilmeyen analiz girdileri listesine yer verilmemiş olduğu, bu durum üzerine başvuru sahibi tarafından 22.08.2014 tarihli dilekçe ile itiraz edildiği, yapılan itiraz üzerine sadece başvuru sahibi istekliye gönderilen 26.08.2014 tarihli ve 6671 sayılı yeni aşırı düşük teklif sorgulama yazısında, başvuru sahibine 10 gün süre verildiği, söz konusu yazının ekinde toplam 11 sayfa açıklaması istenilen iş kalemleri listesine, sıralı analiz girdileri listesine ve açıklama istenilen analiz girdileri listesine yer verildiği, özetle Kamu İhale Genel Tebliği açıklamaları uyarınca aşırı düşük teklif sorgulaması aşamasında, sorgulamaya tabi tutulan tüm isteklilere bildirilmesi gereken açıklanması istenilen iş kalemleri listesinin ve açıklanması istenilmeyen analiz girdileri listesinin yalnızca başvuru sahibi istekliye bildirildiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi istekliye daha sonra bildirilen açıklaması istenilen iş kalemleri listesine göre 52 inşaat iş kalemi ve 15 tesisat iş kalemi olmak üzere toplam 67 iş kaleminin aşırı düşük teklif sorgulamasının konusunu oluşturduğu, söz konusu iş kalemleri arasında Özel-2, Özel-3, Özel-4, Özel-8, Özel-9, Özel-10, Özel-14, Özel-15, Ö_ses_3 ve Ö_elk_14 olmak üzere toplam 10 adet özel olarak oluşturulmuş iş kaleminin yer aldığı ancak söz konusu iş kalemlerinin analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analizlerinin isteklilere verilmemiş olduğu tespit edilmiştir.

Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde; idarece gerçekleştirilen aşırı düşük tekliflerin sorgulanması aşamasında 2 istekliye açıklanması istenilen iş kalemleri listesinin ve açıklanması istenilmeyen analiz girdileri listesinin verilmemiş olduğu öte yandan 67 iş kaleminin aşırı düşük teklif açıklamasının konusunu oluşturduğu, bu iş kalemleri içerisinde yer alan idarece özel olarak oluşturulmuş 10 iş kalemine ilişkin analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analizlerin isteklilere verilmemiş olduğu, mevcut durumda gerçekleştirilen aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı bir incelemeye imkan vermeyeceği anlaşıldığından, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının yukarıda belirtilen hususların dikkate alınarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece aşırı düşük teklif sorgulamalarının açıklanması istenilen iş kalemleri listesi, açıklanması istenilmeyen analiz girdileri listesi ve özel iş kalemlerine ilişkin analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analizlerin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan tüm isteklilere verilerek aşırı düşük teklif sorgulaması aşamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi