KİK Kararı: 2015/UM.I-525

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2015/012
Gündem No : 55
Karar Tarihi : 11.02.2015
Karar No : 2015/UM.I-525
Untitled

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Kazım ÖZKAN,

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Akseki Yakıt Ürünleri Nak. ve Giyim San. Ltd. Şti.,

Toprak Sarnıç Mah. Meram Eskiyol Cad. No: 21 Meram/KONYA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Konya Bölge Müdürlüğü,

Şemsi Tebrizi Mah. Sultan Veled Cad. No: 43/A 42030 Karatay/KONYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2014/151938İhale Kayıt Numaralı “2015 Yılı Kömür Alımı” İhalesi

KURUMCA YAPILAN İNCELEME:

Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Konya Bölge Müdürlüğü tarafından 09.12.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2015 Yılı Kömür Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akseki Yakıt Ürünleri Nak. ve Giyim San. Ltd. Şti.nin 16.12.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 18.12.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 23.12.2014 tarih ve 45214 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.12.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/3780 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan teklif dosyası içerisinde yer alan imza sirküleri üzerinde birden fazla notere ait kaşe ile örnek ibarelerin bulunduğundan bahisle belgenin noterce aslı görülmeden fotokopisi üzerinden düzenlenmiş olduğu, bu durumun İdari Şartnamenin 7.7.2’nci maddesinde yer alan düzenlemeler ile Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29.2’nci maddesinde yer alan hükümlere aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “…Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, istenilmesi zorunludur” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. Adayın veya isteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belge veya belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir” hükümleri yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler” düzenlemesi yer almaktadır.

1512 sayılı Noterlik Kanunu’nun “Noterlik işlemlerinin hükümleri” başlıklı 82’nci maddesinde “Bu kanun hükümlerine göre belgelendirilen işlemler resmi sayılır. Noterler tarafından bu kısmın ikinci bölümünün hükümlerine göre düzenlenmiş olan hukuki işlemler, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir.

Bu kısmın üçüncü bölümü hükümlerine göre noter tarafından yapılan imza onaylaması, onaylanan imzanın ilgiliye ait oluşunu belgelendirme niteliğinde bulunup, hukuki işlemlerin içindekileri kapsamaz. Bu işlemlerde imza ve tarih, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir.

İkinci ve üçüncü fıkra hükümleri dışında kalan noterlik işlemleri aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir.” hükmüne yer verilmiştir.

13.07.1976 tarih ve 15645 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin örnek verme şekillerini düzenleyen 95’ inci maddesinin (a) bendinde ibrazdan örneğe ilişkin olarak; “İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur. İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mührü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır. İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır.” hükmüne yer verilmiştir.

Türkiye Noterler Birliğinin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında “İlgi: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız.

İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95’inci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu’ nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş, yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir…” açıklaması,

15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında “İlgi: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı, 2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı, Genel yazılarımız.

İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda;

…İbraz edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine…karar verilmiştir…” açıklaması,

Anılan meslek kuruluşunun 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de “İlgi: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu'nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş,

...İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine...karar verilmiştir…” açıklamaları yer almaktadır.

Başvuruya konu ihale dosyası içeriğinde yer alan ihale üzerinde bırakılan istekli Büyükgökhan Yakıt Maddeleri İnş. Malz. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklif dosyasında sunmuş olduğu imza sirküleri üzerinde yapılan incelemede, birden fazla notere ait kaşe ile örnek ibarelerin bulunduğu görülmüş ancak söz konusu belge üzerinde yer alan onaylama ve kaşeleme işlemlerinin hangi noter tarafından, hangi tarih ve yevmiye numaraları ile yapıldığı anlaşılamadığından bahisle belgenin ilgili noterce aslı görülmeden fotokopisi üzerinden düzenlenmiş olup olmadığı konusunda tereddütler oluşmuş, bu nedenle Kurumumuzca Konya 9’uncu Noterliği ve Konya 2’nci Noterliği’ne hitaben yazı düzenlenerek bu hususlara ilişkin bilgi ve belge talep edilmiştir.

Konya 9’uncu Noterliğini tarafından Kurumumuza hitaben düzenlenen cevabi yazı içeriğinde “28.08.2000 tarih ve 29224 yevmiye numaralı Büyükgökhan Yakıt Maddeleri İnş. Malz. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.ne ait imza sirküleri aslı Noterliğimizde düzenlenmiş olup, aslının bir nüshası dairemizde arşivinde saklı bulunmaktadır.

Noterliklerden örnek verme işlemi, ya dairedeki dosyasından ya da ibraz edilen asıldan örnek verme şeklindedir. Ekte sunulan ve aslı dairemizde bulunan imza sirkülerinden anlaşılan, ilgili elindeki aslı ibraz edilerek Konya 9’uncu Noterliğinden 23.05.2011 tarihinde 15707 yevmiye nolu bir örnek almış, daha sonra bu örnekten 13.03.2012 tarih ve 5568 yevmiye no ile Konya 2’nci Noterliğinden örnek çıkartmış, yine bu örnekten de Konya 9’uncu Noterliğinden 27.02.2014 tarih ve 07241 yevmiye nolu ile bir örnek daha almıştır.

Yapılan işlemler “ibraz edilenden örnek verme” şeklinde olsa da “Aslına Uygundur” şerhi verilmiştir. İlgili elindeki asıldan ürettiği örneklerden yeni örnekler yaptırarak devam ettiği için pek çok kaşe ve Noterlik onayı görülmektedir. İlgilinin ilk asıldan sonra yaptırdığı örneklerin suret ve fotokopiden onaylandığı anlamına gelmediği, çünkü Noterliğin ıslak imza ve mührünü taşımayan örnekten aynı noter ve başka noterler örnek veremezler” açıklamaları yer almaktadır.

Konya 2’nci Noterliğini tarafından Kurumumuza hitaben düzenlenen cevabi yazı içeriğinde ise “Konya 9’uncu Noterliği tarafından düzenlenen 28.08.2000 tarih ve 29224 yevmiye numaralı Büyükgökhan Yakıt Maddeleri İnş. Malz. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.ne ait imza sirkülerinin Konya 9’uncu Noterliğine ibraz edilerek, 23.05.2011 tarih 15707 yevmiye numarası ile örnek çıkartılmıştır. Çıkarılan bu örnek ıslak mühürlü ve ıslak imzalı olarak Konya 2’nci Noterliğine ibraz edilmiş ve 13.03.2012 tarih ve 5568 yevmiye numarası ile “Aslına Uygundur” şerhi verilerek Noterliğimizde yeni bir örnek çıkartılmıştır.

Örnek verme işlemi Noterlik Kanunu’nda ve Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 94 ve 95’inci maddelerinde düzenlemiştir.

Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin “Örnek verme ve kimlere örnek verebileceği” başlıklı 94’üncü maddesinde “Örnek noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin tamamının veya istenilen kısmının istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi kapsayan ve noterliği mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belgedir” denilmektedir.

Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95’inci maddesinde ise örnek verme şekilleri düzenlenmiştir. Buna göre noterliklerde “ibrazdan örnek” ve “daireden örnek “ şeklinde iki türlü örnek çıkartılmaktadır. Noterliğimiz tarafından 13.03.2012 tarih ve 5568 yevmiye numarası ile yapılan örnek çıkarma işlemi Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95-a maddesinde belirtilen “ibrazdan örnek verme” işlemidir. Bu işlemi Noterlik Kanunu ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğine uygun olarak yapılmış ve ıslak imzalı ve ıslak mühürlü olarak Noterliğimize ibraz edilen, Konya 9’uncu noterliği tarafından 23.05.20111 tarih ve 15707 yevmiye numarası verilerek tasdik edilmiş ve yevmiye defterine kaydedilerek bir örneği dairemiz dosyasında saklanmıştır. Noterliğin ıslak imza ve ıslak mührünü taşımayan fotokopiden örnek çıkartılmamıştır.”açıklamaları yer almaktadır.

Dolayısıyla söz konusu imza sirkülerinin 28.08.2000 tarihinde Konya 9’uncu Noterliği tarafından düzenlendiği, belgenin aslının ilgililerce Konya 9’uncu Noterliğine ibraz edilerek 23.05.2011 tarihinde 15707 yevmiye numaralı bir örnek çıkarıldığı, söz konusu bu örneğin ıslak mühürlü ve ıslak imzalı olarak Konya 2’nci Noterliğine ibraz edilmek suretiyle anılan Noterlik tarafından 13.03.2012 tarihinde 5568 sayı ile “Aslına Uygundur” şerhi verilerek tekrar örnek çıkarıldığı, son olarak bu örnekten Konya 9’uncu Noterliğinden 27.02.2014 tarih ve 07241 yevmiye numarası ile bir örnek daha aldığı görülmüş olup ilgilinin ilk asıldan sonra çıkardığı örneklerin suret veya fotokopiden onaylandığı anlamına gelmediği, çünkü Noterliğin ıslak imza ve mührünü taşımayan örnekten aynı noter veya başka noterler tarafından örnek verilemeyeceği anlaşılmaktadır.

Diğer taraftan daha önce aynı konuya ilişkin olarak yapılan bir incelemeye esas olmak üzere Kurumumuzca Türkiye Noterler Birliği’ne 04.03.2010 tarih ve 474/2926 sayılı yazı ile “Ankara 2. Noterliği tarafından yapılmış nihai onayın kamu ihale mevzuatı anlamında, suret veya fotokopisi görülerek yapılmış bir onay olarak mı yoksa belgenin aslına uygunluğuna yönelik yapılmış bir onay olarak mı değerlendirilmesi gerektiği hususunda” görüş sorulmuş olup, Türkiye Noterler Birliği tarafından gönderilen 19.03.2010 tarih ve 6374 sayılı yazıda, işlem aslının Ankara 5. Noterliğinde yapılması, örneğinin de aynı noterlikçe çıkarılması ve bu örneğinde Adana 2. Noterliğince görülerek suret verilmesi nedeniyle bu onaylama işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair yapılmış bir onay niteliğinde olduğu ifade edilmiştir.

Kamu ihale mevzuatının konuyla ilgili düzenlemeleri, Noterlik Kanunu’nun ilgili maddelerinde yer alan hükümler, Türkiye Noterler Birliği’nin bahsi geçen görüşü (Bahsi geçen örnek olay ile incelemeye konusunun benzer olduğu dikkate alındığında) ve Konya 9’uncu Noterliği ile Konya 2’nci Noterliği tarafından Kurumumuza hitaben düzenlenen cevabi yazıları bir arada değerlendirildiğinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan teklif dosyası içerisinde yer alan imza sirkülerinin aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnek (suret) niteliği taşıdığı, söz konusu noterlik işlemlerinin aksi sabit oluncaya kadar geçerli olduğu, Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda yer verilen 29’uncu maddesi uyarınca aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerin asıl belge gibi işlem göreceği, ancak kanunen suret çıkarma yetkisi verilmiş makamlar dışındaki kuruluş veya kişiler tarafından verilmiş suretlerin bu kapsamda kabul edilmesinin mümkün bulunmadığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan teklif dosyası içerisinde yer alan imza sirkülerinin İdari Şartnamenin 7.7.2’nci maddesinde yer alan düzenlemeler ile Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29.2’nci maddesinde yer alan hükümlere aykırı olduğu iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi