KİK Kararı: 2015/UM.I-3484

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2015/074
Gündem No : 43
Karar Tarihi : 23.12.2015
Karar No : 2015/UM.I-3484
Untitled

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Kazım ÖZKAN

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ

BAŞVURU SAHİBİ:

Butik Medikal ve Yapı Malz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

Ferhatpaşa Mah. Aytaşı Sok. No: 74/1 Ataşehir/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Sakarya İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği,

İstiklal Mah. Muhsin Yazıcıoğlu Bulv. No: 3 54100 Serdivan/SAKARYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/94228İhale Kayıt Numaralı “36 Kalem Tıbbi Cihaz Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Sakarya İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği tarafından 08.09.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Kalem Tıbbi Cihaz Alımı” ihalesine ilişkin olarak Butik Medikal ve Yapı Malz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 13.11.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.11.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 01.12.2015 tarih ve 93608 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.12.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/3137 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; ihale konusu iş kapsamında teklif edilen cihaz bilgilerinin yer aldığı cihaz kataloğunun teklif dosyasında sunulduğu, sunulan belgelerin idare tarafından incelendiği, belgelerinin uygun görülerek cihazın demonstrasyonu için talepte bulunulduğu, demonstrasyon sonunda cihazın Teknik Şartname’deki bütün maddeleri tam olarak karşıladığının tespit edildiği, cihazın kataloğunda Teknik Şartname’de yer alan tüm maddelere ilişkin bilgilerin yer almaması nedeniyle işaretleme yapılamadığı, cihazın teknik açıdan bir yetersizliğinin söz konusu olmadığının kurum tarafından belirlenen yetkililer tarafından tespit edildiği tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 2.a maddesinden ihale konusu işin adının “36 Kalem Tıbbi Cihaz Alımı” işi olduğu görülmüştür.

02.11.2015 tarihli ihale komisyonu kararının incelenmesi neticesinde, başvuru sahibi istekli tarafından ihalenin 30’uncu kısmının şikâyete konu edildiği, söz konusu kısma 3 adet teklif verildiği, başvuru sahibi istekli olan Butik Medikal ve Yapı Malz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin İdari Şartname’nin 7’inci maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak Medisa Dış Tic. ve Paz. Ltd. Şti.nin, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak ise Optikon Teknoloji Ltd. Şti.nin belirlendiği görülmüştür.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.

(3) İş ortaklığında teklif edilen mal esas alınarak ortaklardan biri, birkaçı veya tümü tarafından teklif edilen mala ilişkin olarak ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılan düzenleme çerçevesinde; numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulur. Konsorsiyumların katılabileceği ihalede, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafa yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenilen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde, “…7.5.6.

1. Teklif edilen tıbbi cihazların teknik şartnamelerinde belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla ayrıntılı teknik bilgilerin yer aldığı orijinal kataloglar, fotoğraflar vb. tanıtım materyalleri ihale dosyasında teslim edilecektir.

İdareler gerekli gördüğü hallerde demonstrasyon isteyebilir. Demonstrasyon tarih ve saatini belirlemeye idareler yetkilidir.

2. Teknik Şartnameye Cevap Belgesi" adı altında hazırlanacak bir dokümanda, teknik şartname ve eklerindeki maddelere sırasıyla ayrı ayrı cevap verilecek ve cevap maddeleri, broşür, katalog veya dokümanlarda, şartname maddesi numarası verilmek suretiyle işaretlenecektir. Bu belgede, cevaplarda verilen bilgilerin, hangi dokümanda ve kaçıncı sayfada olduğu da ayrıca belirtilecektir. Cevap verilmeyen, işaretlenmeyen veya dokümanı belirtilmeyen maddeler, uygun olmadığı şeklinde değerlendirilecektir. Teknik şartnameye cevap belgeleri, teklif veren firmanın antetli kağıdına yazılmış, firma kaşeli ve firma yetkilisi tarafından imzalanmış olacak ve resmi beyan olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdari Şartname düzenlemesinden ihale konusu iş kapsamında teklif edilen ürüne ilişkin orijinal katalogların sunulması gerektiği, idare tarafından gerekli görülmesi halinde demonstrasyon yapılabileceği ayrıca Teknik Şartname’de belirtilen özelliklerin kataloglar üzerinde işaretlenerek hangi maddeyi karşıladığının belirtilmesi gerektiği cevap verilmeyen, işaretlenmeyen ve dokümanı belirtilmeyen maddelerin Teknik Şartname’ye uygun olmadığı yönünde değerlendirme yapılacağı anlaşılmıştır.

09.12.2015 tarihli ve 23696 sayılı yazı ile “… a) İdareniz tarafından Butik Medikal ve Yapı Malz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif ettiği ürüne ilişkin demonstrasyon yapılıp yapılmadığı,

b)Demonstrasyon sonucunda bir tutanak düzenlenip düzenlenmediği,

c)Demonstrasyon sonucunda teklif edilen ürünün Teknik Şartname kriterlerini karşılamadığı gerekçesiyle mi değerlendirme dışı bırakıldığı, yoksa İdari Şartnamenin 7.5.6.2 maddesi gereğince mi değerlendirme dışı bırakıldığı…” şeklinde idareden açıklama talep edilmiştir.

İdare tarafından verilen 14.12.2015 tarihli ve 949 sayılı cevap yazısında “2015/94228 İKN’li 36 Kalem Tıbbi Cihaz Alımına ait 30. sıra numaralı kalemin 06.10.2015 tarihinde Yenikent Devlet Hastanesinde teknik üyeler eşliğinde demonstrasyonu yapılmış, yapılan demonstrasyon sonucunda cihazın teknik şartnameye uygun olduğu fakat yapılan katalog incelemesi sonucunda ilgili kaleme ait idari şartnamenin 7.5.6.2. maddesine “Teknik Şartnameye Cevap Belgesi" adı altında hazırlanacak bir dokümanda, teknik şartname ve eklerindeki maddelere sırasıyla ayrı ayrı cevap verilecek ve cevap maddeleri, broşür, katalog veya dokümanlarda, şartname maddesi numarası verilmek suretiyle işaretlenecektir. Bu belgede, cevaplarda verilen bilgilerin, hangi dokümanda ve kaçıncı sayfada olduğu da ayrıca belirtilecektir. Cevap verilmeyen, işaretlenmeyen veya dokümanı belirtilmeyen maddeler, uygun olmadığı seklinde değerlendirilecektir. Teknik şartnameye cevap belgeleri, teklif veren firmanın antetli kağıdına yazılmış, firma kaşeli ve firma yetkilisi tarafından imzalanmış olacak ve resmi beyan olarak kabul edilecektir.)” istinaden teknik şartnamenin maddelerinin hepsini katalogda işaretlenmediği tespit edildiğinden idari şartnamenin ilgili maddesine uygun olmadığı düşüncesiyle firmanın bu kalem için vermiş olduğu teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır. Söz konusu firma tarafından yapılan demonstrasyon sonucunda teknik üyelerin tutmuş olduğu demonstrasyon tutanağı ve katalog incelemesi neticesinde mezkur şartnamenin 7.5.6.2. maddesini karşılamadığı ile ilgili tutmuş oldukları tutanak yazımız ekinde gönderilmiştir.” ifadelerine yer verilerek cevap verilmiştir.

Başvuru sahibi istekli tarafından söz konusu ihalenin 30’uncu kısmına ilişkin olarak Teknik Şartname’ye uygunluk beyannamesi ve bahse konu kısım için teklif edilen ürüne ilişkin katalogların Türkçe ve İngilizce şeklinde sunulduğu görülmüştür.

Teknik Şartname’ye uygunluk beyannamesinde, Teknik Şartname maddelerinin tümünü kapsayacak şekilde cevap verilmediği görülmüştür.

Teklif edilen ürüne ilişkin olarak sunulan kataloglarda ise İngilizce katalogda bazı maddelerin işaretlendiği burada belirtilen maddelerin de Teknik Şartname’nin tamamını kapsamadığı, kataloğun Türkçe kısmında ise herhangi bir işaretleme yapılmadığı görülmüştür.

İhale komisyonu kararında da “…İhalenin 30. sıra numaralı kalemine ait katalog sunmuş, ancak yapılan inceleme sonucunda idari şartnamenin 7.5.6.2. maddesine “Teknik Şartnameye Cevap Belgesi" adı altında hazırlanacak bir dokümanda, teknik şartname ve eklerindeki maddelere sırasıyla ayrı ayrı cevap verilecek ve cevap maddeleri broşür, katalog veya dokümanlarda, şartname maddesi numarası verilmek suretiyle işaretlenecektir. Bu belgede, cevaplarda verilen bilgilerin, hangi dokümanda ve kaçıncı sayfada olduğu da ayrıca belirtilecektir. Cevap verilmeyen, işaretlenmeyen veya dokümanı belirtilmeyen maddeler, uygun olmadığı seklinde değerlendirilecektir. Teknik şartnameye cevap belgeleri teklif veren firmanın antetli kağıdına yazılmış, firma kaşeli ve firma yetkilisi tarafından imzalanmış olacak ve resmi beyan olarak kabul edilecektir.)” istinaden teknik şartnamenin maddelerinin hepsini katalogda işaretlemediği tespit edilmiştir, bu sebeple ilgili kalemde teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır…” ifadelerine yer verilmiştir.

06.10.2015 tarihli isteklinin antetli kağıdı üzerine düzenlenmiş olan belgede “yukarıdaki cihazlar demo olarak montajı yapılıp tam ve çalışır durumda ihale uygunluğu testi yapıldıktan sonra iade alınmıştır.” ifadelerine yer verildiği söz konusu belgenin alt tarafında ise Teknik Şartname’ye uygundur ibaresinin yer aldığı ve yetkili olarak imzalayan kişinin ise komisyon üyesi olduğu görülmüştür.

12.10.2015 “Yenikent Devlet Hastanesi Yöneticiliğine” başlıklı belgede ise “… 30’uncu kalen Non- Kontakt Tonometre/Pakimetre cihazı için, Butik Medikal (Topcon CT-1P) ve Medisa Dış Tic. (Canon TX-20P)aynı fiyatla teklif vermişlerdir. İhale dosyalarında yapılan inceleme neticesinde, Butik Medikal (Topcon CT-1P) modelinin Sakarya Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği İdari Şartnamesi 7.5.6.2’nci maddesine uygun olmadığı, bu maddeye uygun olan Medisa Dış Tic. (Canon TX-20P) modelinin temini uygun bulunmuştur.” ifadelerine yer verildiği, aynı belgenin alt tarafında iki adet imza bulunduğu imzaların Op. Dr. Bülent Çüçen ve Op. Dr. Musa Musaoğlu’na ait olduğu ancak Op. Dr. Musa Musaoğlu’nun komisyon üyesi olmadığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır…” hükmü yer almaktadır.

İdare tarafından 12.10.2015 “Yenikent Devlet Hastanesi Yöneticiliğine” başlıklı belgede iki adet imza bulunduğu söz konusu imzaların Op. Dr. Bülent Çüçen ve Op. Dr. Musa Musaoğlu’na ait olduğu ancak Op. Dr. Musa Musaoğlu’nun komisyon üyesi olmadığı görülmüş olup, idare tarafından yapılan demonstrasyon ve katalog incelemesine ilişkin olarak ihale işlem dosyası içerisinde de başka herhangi bir belge rastlanılamamış olup söz konusu değerlendirmede ihale komisyon üyesi olmayan bir kişinin de imzasının yer alması nedeniyle mevzuata uygun olmadığı anlaşılmış olmakla birlikte diğer taraftan idare tarafından 06.10.2015 tarihli belgede teklif edilen ürünün Teknik Şartname’ye uygun olduğunun belirtildiği ve söz konusu belgede komisyon üyesi olan Op. Dr. Bülent Çüçen’in imzasının yer aldığı, idarenin 14.12.2015 tarihli cevap yazısında da başvuru sahibi isteklinin teklif etmiş olduğu ürüne demonstrasyon yapıldığı ve söz konusu ürünün Teknik Şartname’ye uygun olduğunun belirtildiği, buradan hareketle 12.10.2015 tarihli “Yenikent Devlet Hastanesi Yöneticiliğine” başlıklı belgede her ne kadar komisyon üyesi olmayan Op. Dr. Musa Musaoğlu’nun imzası bulunmuş olsa da söz konusu aykırılığın esasa etkili olmadığı sonucuna varılmıştır.

İdarenin 14.12.2015 tarihli ve 949 sayılı yazısında “2015/94228 İKN’li 36 Kalem Tıbbi Cihaz Alımına ait 30. sıra numaralı kalemin 06.10.2015 tarihinde Yenikent Devlet Hastanesinde teknik üyeler eşliğinde demonstrasyonu yapılmış, yapılan demonstrasyon sonucunda cihazın teknik şartnameye uygun olduğu…” ibaresinin yer aldığı görülmüş olup, idare tarafından başvuru sahibi isteklinin teklif etmiş olduğu ürüne ilişkin olarak 06.10.2015 tarihinde demonstrasyon yapıldığı Teknik Şartname’ye uygun olduğunun da belirtildiğiancak 12.10.2015 tarihli belgede ise Teknik Şartname uygunluk beyannamesinde bütün Teknik Şartname maddelerinin işaretlenmediği gerekçesiyle İdari Şartneme’nin 7.5.6.2’nci maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Diğer taraftan mal alımı ihalelerinde, isteklilerin teklif ettikleri ürünlerin Teknik Şartname’de yer alan teknik kriterlere uygunluğunun belirlenmesi amacıyla, ürünün Teknik Şartname’nin her bir maddesi açısından gerekli kriteri sağladığını beyan eden “Teknik Şartnameye Cevap Belgesi” ile ürüne ait katalogların istenilmesinin mümkün olmakla birlikte, ilkinin yalnızca bir uygunluk beyanı olduğu, diğerinin ise ürünü genel olarak tanıtıcı olması ve ihalelere özel basılmaması nedeniyle Teknik Şartnamelerdeki bütün kriterlere ilişkin bilgi içermesinin beklenemeyeceği, ayrıca resmi niteliği olmayan söz konusu belgelerin hatalı veya/yanıltıcı bilgi verme ihtimalinin de bulunduğu göz önüne alındığında daha sağlıklı bir değerlendirmeye esas teşkil edebilecek olan demonstrasyonun da bahse konu belgeler haricinde istenilmesine mevzuatın imkân tanıdığı değerlendirilmiştir.

Dolayısıyla, incelenen ihalede teknik şartnameye cevap belgesi ve açıklamaları içeren doküman ile teknik bilgilerin yer aldığı katalogların isteklilerce sunulması istenilmiş, ayrıca ihale komisyonu tarafından gerekli görülmesi halinde demonstrasyon yapılacağı da belirtilmiştir. Söz konusu ihalede teklif veren isteklilerin ürünlerine demonstrasyon yapıldığının idarenin 14.12.2015 tarihli cevap yazısında belirtildiği dolayısıyla idare tarafından demonstrasyon sonucunda teklif etmiş olduğu ürünleri uygun bulunan isteklilerin katalog veya Teknik Şartname uygunluk beyannamesi uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği anlaşılmıştır.

Bu itibarla idare tarafından 06.10.2015 tarihinde demonstrasyon yapıldığı ve söz konusu ürünün ise Teknik Şartname ’ye uygun olduğunun belirtildiği ancak Teknik Şartname’ye cevap belgesinin tüm cevapları ve açıklamaları içermediği ve bunun da İdari Şartname’nin 7.5.6.2’nci maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Butik Medikal ve Yapı Malz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınmasına ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2)Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi