KİK Kararı: 2015/UM.I-2971

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2015/065
Gündem No : 50
Karar Tarihi : 05.11.2015
Karar No : 2015/UM.I-2971
Untitled

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Doz Sosyal Hizmetler Teknik Destek ve İşletme Hizmetleri İnşaat Taahhüt Ticaret Limited Şirketi,

İstasyon Cad. Murat 3 Apt. Kat: 1/4 DİYARBAKIR

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı,

Gürsel Mah. İmrahor Cad. No: 33 Kağıthane/İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/91052 İhale Kayıt Numaralı “Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığına 100000 Adet Arşiv Kutusu Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı tarafından 24.08.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığına 100.000 Adet Arşiv Kutusu Alımı” ihalesine ilişkin olarak Doz Sosyal Hizmetler Teknik Destek ve İşletme Hizmetleri İnşaat Taahüt Ticaret Limited Şirketinin 03.09.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.09.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.09.2015 tarih ve 78532 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.09.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/2430 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde “ … 7.5.6. İstekliler ihale saatinden önce teklif edeceği ürüne ait numuneyi idareye teslim edecektirler” düzenlemesi, Teknik Şartname’nin “Numune Testi” başlıklı 3.2’nci maddesinde “…Arşiv kutularının Teknik Şartnameye uygun test sonuçları İhale dosyasında bulunacaktır.” düzenlemesinin yer aldığı, ihale komisyonu kararında “…istenen belgelerden 11 numaralı belge olan Teknik Şartnameye uygun numune ve test sonucunun bulunmadığı…” gerekçesi değerlendirme dışı bırakıldıklarının belirtildiği, değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olan 11 numaralı belgenin ne olduğunun ve İdari Şartname’de yer alan yeterlik kriterlerinden hangisinin karşılığı olduğunun belirtilmediği, İdari Şartname’de yeterlilik kriteri olarak istenmeyen anılan test sonucunun (analiz raporunun) teklif kapsamında sunulmasının zorunlu olmadığı, söz konusu neden ile değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğu, ihale dokümanına şikayette bulunmadıklarını fakat 4734 sayılı Kamu İhale Kanun'un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince, başvurularının süre yönünden reddedildiği,

Analiz raporu sunduğu anlaşılan ve teklifi değerlendirilme dışı bırakılmayan firmalara ait analiz rapor tutanaklarında, Teknik Şartname’nin “Özellikler” başlıklı 1.2’nci maddesinde yer alan “…Kutuda kullanılan perçin, çıt çıt ve halka paslanmaz nikel olacaktır…”düzenlemesinin göz önünde bulundurulmadığı ve anılan düzenlemeye ilişkin testin yapılmadığı, fakat “Kutu dış yüzeyi an az 15 mikron mat selefon ile kaplanarak dış yüzeyi ile selefon arasındaki kırışıklık ve hava kabarcığı oluşmayacaktır.”düzenlemesinde yer alan “selefon”’a ait testin (analizin) yapıldığı, test sonucu (analiz raporu) sunan ve teklifi geçerli kabul edilen isteklilerin de test sonucunda analizi yapılmayan eksik maddelerin olduğu,

Teklifi ve numunesi geçerli bulunan Arşivist Dizayn Arşiv Küt. Sis. Bil. Ltd. Şti.nin idareye sunduğu numunenin, Teknik Şartname’nin fiziksel niteliklerine uygun olmadığı ve ölçülerde hatalar olduğu halde uygun bulunarak onay verildiği,

İhale komisyonu kararında ve teklif verenler listesinde adı geçen Aktif Matbaa Reklam Hizmetleri firmasının ihale dokümanını EKAP’tan indirmediği ve elden satın almadığı halde teklifinin kabul edildiği, bu durumun ihalenin iptalini gerektirdiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu alımın adının “Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığına 100.000 Adet Arşiv Kutusu Alımı” şeklinde belirtildiği, miktarına ve türüne Şartname ekinde,

Sıra No

Açıklama

Birimi

Miktarı

1

Arşiv Kutusu

adet

100.000

şeklinde yer verildiği, anılan Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı7.5’inci maddesinde “…7.5.6. İstekliler ihale saatinden önce teklif edeceği ürüne ait numuneyi idareye teslim edecektirler” düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.

Teknik Şartname’nin “Etiketleme, Numune Testi, Ambalajlama” başlıklı 3’üncü maddesinde “…3.1-Etiketleme

Her iç ve dış ambalaj üzerine en az aşağıdaki bilgiler kalıcı ve okunaklı olacak şekilde basılmış veya etiketlenmiş olacaktır.

-Firmanın ticari unvanı ve adresi veya kısa adı ve adresi veya varsa tescilli markası,

-Malzemenin adı,

-Tipi, boyu

-Boyutları, (Kapalı halde en, boy ve yükseklik olarak)

-içerisindeki arşiv kutusu adedi ( sadece dış ambalajda bulunacaktır.),

-Parti numarası,

-İmal tarihi (ay yıl olarak)

- Sözleşme tarihi ve numarası

3.2- Numune Testi

Arşiv kutularının 2 adedi nem geçirmeyecek şekilde streçlenmek, şrinklenmek, polietilen bir torbaya konulmak veya polietilen kaplanmış ambalaj kağıdı ile sargılanmak suretiyle ambalajlanacaktır. Arşiv kutularının teknik şartnameye uygun test sonuçları İhale dosyasında bulunacaktır.

…” düzenlemesine yer verilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinin ikinci fıkrasında “Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmüne yer verilmek suretiyle, ihalelerde tekliflerle birlikte sunulması istenilen yeterlik belgelerinin İdari Şartnamenin “ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” bölümünde belirtilmesi gerektiği ifade edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir...” hükmü bulunmaktadır.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in 13’üncü maddesinde “Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır. Numune alınmak suretiyle kabule konu mallar için malın niteliğine göre yeter sayı ve evsafta numune alınması ve muhafazası idarenin sorumluluğundadır. Muayeneye sunulan malın önce bütünü incelenerek gerek görülür ise yeter sayıda numunesi saklı tutulur. Numune, mühürlü durumda, özelliklerinin bozulmasına fırsat vermeden ihale dokümanında belirlenen süre ile alıkonulur.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden, mal alımı ihalelerinde isteklilerin teklif ettikleri ürünlerin Teknik Şartname’de yer alan teknik kriterlere uygunluğunun belirlenmesi amacıyla, ürünün Teknik Şartname’nin her bir maddesi açısından gerekli kriteri sağladığını beyan eden “Teknik Şartname’ye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” ile ürüne ait katalogların/fotoğrafların istenilmesi mümkün olmakla birlikte, ilkinin yalnızca bir uygunluk beyanı olduğu, diğerinin ise ürünü genel olarak tanıtıcı olması ve ihalelere özel basılmaması nedeniyle yüksek olasılıkla teknik şartnamelerdeki bütün kriterlere ilişkin bilgi içermediği, kaldı ki resmi niteliği olmayan söz konusu belgelerin hatalı/yanıltıcı bilgi verme ihtimalinin bulunduğu da göz önüne alındığında daha sağlıklı bir değerlendirmeye esas teşkil edebilecek olan ürüne ait numunelerin de bahse konu belgeler haricinde istenilmesine imkân tanınmıştır.

Bu kapsamda, mal alımı ihalelerinde teklif edilen ürünün Teknik Şartname’ye uygunluğuna ilişkin değerlendirmenin idarelerce sadece muayene ve kabul aşamasında yapılabileceği gibi, muayene kabul aşaması ile birlikte tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında da numune değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği, ihale dokümanında düzenlenmiş olması koşuluyla bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu ister belgeler üzerinden, ister numuneler üzerinden isterse demonstrasyon yoluyla tespit edilsin, idarenin teklif edilen ürünün teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına muayene ve kabul aşamasında bakması mevzuat gereği olup, değerlendirmenin yapıldığı aşamadan bağımsız olarak teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idarelere ait olduğu, bu sorumluluğun yüklenici tarafından teslim edilecek malın ihale dokümanına uygun olup olmadığını değerlendirme hususunda muayene ve kabul komisyonlarına yüklenen ve idari ve/veya cezai tedbirlerin uygulanmasını doğurabilecek sorumluluğu ortadan kaldırmayacağı açıktır.

Yapılan incelemede tüm isteklilerden 24.08.2015 tarihinde teklif zarfı ile birlikte numunelerin teslim alındığı görülmüştür. İhale komisyonu kararında Doz Sosyal Hizm. Teknik Destek ve İşlt. Hizm. İnş. Ltd. Şti. ve Kom Dış Ticaret Restorasyon Hizm. A.Ş. firmalarının “11 numaralı belge olan Teknik Şartnameye uygun numune ve test sonucunun bulunmadığı” gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, 11 numaralı belgeye zarf açma ve belge kontrol tutanağı ekinde “11) teknik şartnameye uygun numune ve test sonucu…” şeklinde yer verildiği görülmüştür. Söz konusu ihalede tekliflerin değerlendirilmesinin nasıl yapıldığı hususunda 16.10.2015 tarihli ve 2135 sayılı yazı ile idareden açıklama talep edilmiş, idarenin 20.10.2015 tarihli ve 3831 sayılı yazısında; tekliflere ilişkin değerlendirmenin Teknik Şartname’de istenilen belge olan test sonuçlarına göre yapıldığı belirtilmiştir. Bu doğrultuda teklif kapsamında test sonucu vermeyen başvuru sahibi olan Doz Sosyal Hizm. Teknik Destek ve İşlt. Hizm. İnş. Ltd. Şti. ve Kom Dış Ticaret Restorasyon Hizm. A.Ş. firmalarının tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihaleninde Arşivist Dizayn Arşiv Kütüphane Belge Bilgi Yön. ve Bilişim Sis. Ltd. Şti. firması üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

Şikâyete konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde isteklilerin ihale saatinden önce teklif edeceği ürüne ait numuneyi idareye teslim edeceklerine dair düzenlemeye yer verilmiş, fakat Teknik Şartname’de geçen test sonuçlarının teklif kapsamında sunulacağına ilişkin herhangi bir düzenleme yapılmadığı görülmüştür.

Anılan mevzuat hükümleri, doküman düzenlemeleri ve yapılan tespitler bir arada değerlendirildiğinde başvuru sahibinin Teknik Şartname düzenlemeleriyle istenilen arşiv kutularının teknik şartnameye uygun test sonuçları teklif dosyası kapsamında sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu belgelerin istenmesine ilişkin düzenlemelere İdari Şartname’de yer verilmediği dolayısıyla Teknik Şartname’deki düzenlemeler ile istenen test sonuçları sunulmasının bahse konu ihale açısından bir yeterlik kriteri olarak aranamayacağı, yapılacak işe ilişkin tevsik edici belgelerin ancak sözleşmenin imzalanması aşamasında istenebileceği ve anılan test sonucunun teklif dosyası kapsamında sunulmamasının değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak belirlenemeyeceği hususları bir arada değerlendirildiğinde başvuru sahibinin teklifinin Teknik Şartname’de istenen test sonuçlarını sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan başvuru sahibinin iddiaları arasında; analiz raporu sunduğu anlaşılan ve teklifi değerlendirilme dışı bırakılmayan firmalara ait analiz rapor tutanaklarında, Teknik Şartname’nin “Özellikler” başlıklı 1.2’nci maddesinde “…Kutuda kullanılan perçin, çıt çıt ve halka paslanmaz nikel olacaktır…” düzenlemesi göz önünde bulundurulmadığı ve anılan düzenlemeye ilişkin testin yapılmadığı, fakat “Kutu dış yüzeyi an az 15 mikron mat selefon ile kaplanarak dış yüzeyi ile selefon arasındaki kırışıklık ve hava kabarcığı oluşmayacaktır.” düzenlemesinde yer alan selefona ait testin (analizin) yapıldığı, test sonucu (analiz raporu) sunan ve teklifi geçerli kabul edilen isteklilerin test sonucunda analizi yapılmayan eksik maddelerin olduğu iddiası yer alsa da söz konusu belgeye “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” kapsamında İdari Şartname’de yer verilmediği dolayısıyla Teknik Şartname’deki düzenlemeler ile istenen test sonuçları sunulmasının bahse konu ihale açısından bir yeterlik kriteri olarak aranamayacağı, muayene kabul aşamasında söz konusu belgenin istenebileceği ve değerlendirmenin bu aşamada yapılması gerektiği sonucuna varılmış, başvuru sahibinin bu konudaki iddiası yerinde görülmemiştir.

Diğer taraftan başvuru sahibinin iddiaları kapsamında yer alan; Arşivist Dizayn Arşiv Küt. Sis. Bil. Ltd. Şti.nin idareye sunduğu numunenin, Teknik Şartname’nin fiziksel niteliklerine uygun olmadığı ve ölçülerde hatalar olduğu iddiasına yönelik yapılan incelemede İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde “ … 7.5.6. İstekliler ihale saatinden önce teklif edeceği ürüne ait numuneyi idareye teslim edecektirler”düzenlemesinin bulunduğu, anılan Şartname’de isteklilerin ihale saatinden önce teklif edeceği ürüne ait numuneyi idareye teslim edecekleri belirtilmiş, bu doğrultuda tüm isteklilerden 24.08.2015 tarihinde teklif zarfı ile birlikte numunelerin teslim alındığı görülmüştür. Bu kapsamda söz konusu ihalede teklif edilen numunelerin tutanak ile kayıt altına idarelerce alınması ve değerlendirme işlemlerinin yapılacağı açık olup bu konudaki nihai sorumluluğun da idarelere ait olduğu anlaşıldığından, tüm isteklilere ilişkin numune değerlendirmelerinin tutanağa bağlanarak ihalenin sonuçlandırılması gerektiği neticesine varılmıştır.

Başvuru sahibinin, Aktif Matbaa ve Reklam Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. firmasının ihale dokümanını EKAP’tan indirmediği ve elden satın almadığı ancak teklifinin kabul edildiği iddiasına ilişkin yapılan incelemede, anılan firmanın ihale dokümanını EKAP’tan indirmediği ve elden satın almadığı, fakat anılan isteklinin 24.08.2015 tarihinde şikayete konu ihaleye teklif verdiği, sehven teklif zarfının teslim alındığı, ancak idarece yapılan incelemede anılan isteklinin ihale dokümanı satın almadığı ve indirmediği tespit edilerek isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.2.2’nci maddesinde “… Ancak, ihale komisyonu tarafından başvuru veya teklif zarflarının 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olup olmadığı incelenecek ve yapılan bu inceleme sonucunda başvuru veya teklif zarfı açılan aday veya isteklilerin doküman satın alıp almadıkları, idare tarafından düzenlenen ve bir nüshası idarede bulunan Ön yeterlik/ihale dokümanının satın alındığına ilişkin formlardan kontrol edilerek doküman satın almadığı halde başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği anlaşılanların başvuru veya teklifleri 4734 sayılı Kanunun 28 inci maddesindeki “… İhale ve ön yeterlik dokümanı idarede bedelsiz görülebilir. Ancak, ön yeterlik veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı satın almaları zorunludur.” hükmü çerçevesinde anılan Kanunun 37 inci maddesi uyarınca değerlendirme dışı bırakılacaktır.” açıklaması gereği idarece doküman satın almadığı veya indirmediği halde teklif verdiği anlaşılan Aktif Matbaa ve Reklam Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. firmasının teklifi değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olduğu sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

İdari Şartname’de yer verilmeyen, Teknik Şartname’deki düzenlemeler ile istenen test sonuçları sunulmasının bahse konu ihale açısından bir yeterlik kriteri olarak aranamayacağı, bu doğrultuda yapılacak işe ilişkin tevsik edici belgelerin ancak sözleşmenin imzalanması aşamasında istenebileceği ve anılan test sonucunun teklif dosyası kapsamında sunulmamasının değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak belirlenemeyeceği hususları bir arada değerlendirildiğinde Kom Dış Ticaret Restorasyon Hizm. A.Ş.nin teklifinin Teknik Şartname’de istenen test sonuçlarını sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi olan Doz Sosyal Hizm. Teknik Destek ve İşl. Hizm. İnş. Ltd. Şti. ve Kom Dış Ticaret Restorasyon Hizm. A.Ş. firmalarının tekliflerinin değerlendirmeye alınması, tüm isteklilerin teklif zarfı ile birlikte sunduğu numunelere ilişkin değerlendirmenin tutanakla kayıt altına alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Dr. Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi