KİK Kararı: 2015/UH.II-3147

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2015/069
Gündem No : 36
Karar Tarihi : 25.11.2015
Karar No : 2015/UH.II-3147
Untitled

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Akelsan Elekronik Sistemler San. ve Tic. A. Ş.,

Tekstilkent Koza Plaza B Blok K:11 No: 36 Esenler/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Esenler Belediye Başkanlığı,

Birlik Mah. M.Akif İnan Cad. No: 6-8 Esenler/İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/98253 İhale Kayıt Numaralı “Belge Tarama ve İndeksleme , Dosya ve Evrak Düzenleme , Tasnif ve Arşivleme Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Esenler Belediye Başkanlığı tarafından 31.08.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Belge Tarama ve İndeksleme , Dosya ve Evrak Düzenleme , Tasnif ve Arşivleme Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Akelsan Elekronik Sistemler San. ve Tic. A. Ş. nin 14.10.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 03.11.2015 tarih ve 86766 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.11.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/2849 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuat hükümlerine uygun olarak açıklaması gerektiği, söz konusu isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının ilgili mevzuat hükümlerinde yer alan hususları taşıyıp taşımadığının incelenmesi gerektiği,

2. Hizmet Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 56’ncı maddesinin ikinci fıkrasında yer alan hüküm uyarınca “zarf açma ve belge kontrol tutanağında” yer almasına rağmen iş yeri görme belgesini teklif zarfında sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “ İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “ (1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1. Verilen hizmetin ekonomik olması,

2. Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3. Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

b) İhale, aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri yapılmaksızın sonuçlandırır.

c) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir.

(3) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına eşit veya bu değerin üzerinde olan ihalelerde, ikinci fıkranın (a) bendinin kullanılması zorunludur.

(4) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan, açık ihale, belli istekliler arasında ihale veya Kanunun 21 nci maddesinin (b), (c) ve (f) bentleri gereğince pazarlık usulü ile yapılan personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde, ikinci fıkranın (a), (b) veya (c) bendindeki seçeneklerden birinin kullanılması zorunludur.

(5) Aşağıdaki işlerin ihalelerinde ikinci fıkranın (b) bendinin kullanılması zorunludur.

a) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan ve Kanunun 21 nci maddesinin (a), (d) ve (e) bentleri gereğince pazarlık usulü ile yapılan personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihaleleri.

b) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri.

c) Kurum tarafından yayımlanan aşırı düşük teklif sorgulaması yapılamayacak alımlar listesinde yer alan işlerin ihaleleri.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “… 79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafındanilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir. Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir. Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.2.2.2. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.3. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.4. Ticaret Borsası Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.5. Toptancı Hal Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.6. Özel veya Münhasır Hak Sahibi Kuruluşların Uyguladığı Fiyatlar: İlgili mevzuatı uyarınca, belirli mal veya hizmetlerin kamuya sunulması konusunda lehine sınırlama bulunan kuruluşların tedarikçisi oldukları mallar veya sunucusu oldukları hizmetler için uyguladıkları fiyatlar ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.7. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılmasıdurumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir. İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, (Ek ibare: 12/06/2015-29384 R.G./3. md.) SM, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir. Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.2.2.8.İsteklinin Ortağı Olduğu Tüzel Kişiye Ait İşletmeden Mal Çekmesiyle Oluşan Emsal Bedel: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin ortağı olduğu tüzel kişiye ait işletmeden mal çekmesi veya satın alması durumunda söz konusu malın emsal bedeli ile değerlenmesi gereklidir. Emsal bedelinin tespitinde 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri esas alınır. Bu durumda, Vergi Usul Kanununa göre hesaplanan emsal bedeli gösteren ve istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından hazırlanarak imzalanan ve kaşelenen beyanın verilmesi yeterlidir. Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

Örneğin; 11.1.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2013”, 15.7.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2014” tür.

79.2.5. İşletme hesabına göre defter tutuluyor olması durumunda; yukarıda belirtilen tutanaklar, işletme hesabı defteri ve işletme hesap özeti kayıtlarına göre düzenlenir.

…

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir.

79.3.3. Kurumca hazırlanan “İşçilik Hesaplama Modülü” ne (www.ihale.gov.tr) adresinden ulaşılabilecek olup, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi bağlamında sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyeti hesabında işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.

79.3.4. Hizmet alım ihalelerinde herhangi bir sigorta giderinin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilmesi durumunda, isteklilerce sigorta acentelerinden alınan poliçe, fiyat teklifi veya sözleşmelerin ekine ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla sigorta hizmetini gerçekleştirebileceklerine ilişkin, ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlükleri tarafından imzalanmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınması zorunlu değildir. Sigorta giderinin tevsiki için sunulan belgenin işin süresinin tamamını kapsaması gerekmektedir.

79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır.” açıklamaları yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Belge Tarama ve İndeksleme , Dosya ve Evrak Düzenleme , Tasnif ve Arşivleme Hizmet Alımı İşi…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince ödeyeceği her türlü ulaşım, sigorta, vergi (KDV hariç) ve benzeri giderler ile resim ve harç giderleri teklif fiyata dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

“Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdari Şartname’nin ekinde birim fiyat teklif cetveli aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

Sıra No

Açıklama

Birimi

Miktarı

1

İmar ve Şehircilik Md.'nün Özel Yapım Klasörlerinin Temini, Değişimi ve Etiketlenmesi

adet

50.000

2

İmar ve Şehircilik Md.'nün Dsosyalarının Temini, Değişimi ve Etiketlenmesi

adet

15.000

3

Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünün Dosyalarının Temini Değişimi ve Etiketlenmesi

adet

50.000

4

Mali Hizmetler Müdürlüğünün Dosyalarının Temini Değişimi ve Etiketlenmesi

adet

300.000

5

Mali Hizmetler Müdürlüğünün Plastik Magazinlik Temini ve Etiketlenmesi

adet

20.000

6

Mali Hizmetler Müdürlüğü Mali Sicil Dosyalarının Birleştirilmesi

adet

275.000

7

A3-A4-A5 Dökümanlarının Taranması ve Görüntü İyileştirme Yapılması

adet

3.116.000

8

A0 Projelerinin Taranması

metre

60.000

9

Dökümanların Nitelenmesi, Adlandırılması ve İndekslenmesi

adet

3.116.000

10

Dijital Arşiv Kullanmayan Birimlerin DAYS Lisans Alımı

paket

1

11

e- expertiz Programının Alımı

paket

1

12

Compact Raf Sistemlerinin Alımı

santimetre

237.960

13

SP ve SDP Programa Entegrasyonu

paket

1

14

Server Yedekleme Ünitesi

adet

1

Dosya veya Evrak Düzenleme , Belge Tarama ve İndeksleme, Tasnif ve Arşivleme Hizmet Alımı İşi ile Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ve Lisansı Alım İşi Teknik Şartnamesi’nin “İşin Konusu” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu proje, Esenler Belediyesi’nin Birim Arşivinde bulunan arşiv dosyalarının fiziken düzenlenmesi, dosyalardaki dokümanların ve mimari proje paftalarının taranması, indekslenmesi, bilgisayar ortamına depolanması, mükerrer dokümanların ayıklanması ve imha işlemlerinin uygulanması sonucunda tekleştirilmesi, saklama süresi geçen evrakın imha listelerinin hazırlanması, arşiv için raf, dolap ve arşiv kutusu temini ve dosya tasnif sisteminin kuruma özgü güncel hali ile oluşturulması ile kullanılmakta olan mevcut belediye otomasyon modülüyle entegre arşiv sistemi lisansı alım işi Teknik Şartnamesi’dir.” düzenlemesi,

Yine söz konusu Şartname’nin “Kapsam” başlıklı 3’üncü maddesinde “Bu proje ile aşağıdaki işlemler yapılacaktır;

1.1. Belediyenin Kurum ve Birim Arşivlerinde Tasnif, Niteleme Dijitalleştirme ve indeksleme İşlemleri. Ek 1 - İş kalemleri birim fiyat cetveli)” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Amaç” başlıklı 4’üncü maddesinde “Bu şartnamenin amacı; Esenler Belediyesi birimlerinde bulunan ve yapılacak sayısal arşiv uygulaması için servis büro hizmetlerinin tanımlarını belirleyerek, belediyemiz müdürlüklerinin arşivlerindeki dosyaların düzenlenmesi, dosya tasnif sisteminin belirlenerek bilgisayar sistemine girilmesi, dosyalardaki mimari proje paftalarının ve belgelerin belediye bünyesinde hali hazırda kullanılmakta olan DAYS’ye taranarak yüklenmesi ve indekslenmesi işine ait hizmetlerin verimli ve fonksiyonel olacak şekilde satın alınması suretiyle arşiv sistemi modülü ile arşiv depolarında saklanan evrak, doküman, belge, dosya, klasör ve kutuların arşivcilik standartlarına göre düzenlenmesi, etiketlenmesi, fiziksel adreslemenin yapılarak arşiv depoları yerleşim planının hazırlanması ve gerek fiziksel gerekse dijital olarak bütün bilgi, belge, evrak ve dokümanların kullanıma hazır olarak idareye teslim edilmesini belgelerin elektronik ortamda güvenli bir şekilde arşivlenmesi, belge ve bilgiye hızlı ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada belgeye bağımlılığı azaltmayı amaçlamaktadır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İncelemeye konu ihalede 10 adet ihale dokümanı satın alındığı, 6 isteklinin ihaleye teklif sunduğu, 1 isteklinin teklifinin iş deneyim belgesi yetersiz olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerine yönelik olarak aşırı düşük tekliflerin tespitine esas sınır değer, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.1’inci maddesinde yer verilen “personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.” açıklaması uyarınca yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesi suretiyle belirlenmektedir.

İhale işlem dosyası kapsamında yapılan incelemede, yaklaşık maliyetin piyasa araştırması esas alınarak toplam 3.520.904,10 TL olarak belirlendiği, Kamu İhale Genel Tebliği’nin yukarıda yer verilen açıklamaları gereğince söz konusu ihalenin personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı niteliğinde olduğu ve bu hizmet alımlarında aşırı düşük teklif sorgulamasına esas sınır değerin yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar olduğu anlaşılmış olup, söz konusu ihalede olması gereken sınır değerin 2.708.387,76 TL olduğu, bu tutarın altında teklif sunan Koda Bilişim San. ve Tic. A. Ş., Sima Bilim Kültür Sanat Spor Sağlık ve Rehabilitasyon Merk. Org. Ltd. Şti., Dijital Arşiv Kültür Sanat ve Yazılım Hiz. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı, Akelsan Elek. Sis. San. ve Tic. A.Ş.nin teklifine ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasına karar verildiği, anılan isteklilere gönderilen 01.09.2015 tarihli yazılarda, yazı ekinde gönderilen ve ihale konusu işe ait ve aşağıdaki tabloda yer verilen

“

AŞIRI DÜŞÜK SORGU KALEMLERİ

Sıra No

Birim Fiyat İş Kalemi Adı ve Açıklaması

6

Mali hizmetler Müdürlüğü Emlak Sicil Dosyalarının bileştirmesi

7

A3-A4-A5 Dokümanların Taranması Ve Görüntü İyileştirme Yapılması

8

A0 projelerin taranması

9

Dokümanların Nitelenmesi, Adlandırılması ve İndekslenmesi

10

Dijital Arşiv Kullanmayan Birimlerin DAYS Lisans Alımı

11

e-Expertiz Programının Alımı

Sorgu Kalem No

AÇIKLAMA

6

İş Başlangıcından sicil dosyası oluşturuluncaya kadar;

a) İş uygulama yöntemi ve süreçleri.

b) Fiziki arşiv ve sistem entegrasyon yöntemi

c) Personel ve zaman programı

7

Dökümanların Taranması ve Görüntü iyileştirilmesi ile ilgili;

a) Tarama Yöntemi ve aşamaları iş uygulaması

b) İş uygulamaları, personel ve zaman programı

8

Proje Taranması;

a) Tarama Yöntemi ve aşamaları iş uygulaması

b) İş uygulamaları, personel ve zaman programı

9

Niteleme ve indeksleme ile ilgili olarak;

a) Belge ve Dosya/Klasör, niteleme alan adetleri

b) İş uygulamaları, personel ve zaman programı

10

Birim Kullanıcılarının Lisanslanması ile ilgili olarak;

1. Kendi Programınızı vermeniz durumunda;

a) DAYS Programının arayüzleri

b) Fiziki arşiv yönetimi sistemi ve arayüzleri

c) Mevcut programdan veri çekme yöntemi ve risk analiz raporu.

d) İş uygulamaları, personel ve zaman programı

2. Mevcut DAYS Programının kullanılması durumunda;

a) Lisans alım sözleşmesi

b) Proforma teklif/fatura

11

E- Expertiz Programı;

a)Program Sunum Detayları

b) Program Arayüzleri

c)Belge görüntüleme ve tahakkuk yöntemleri

d) İş uygulamaları, personel ve zaman programı

Not: Hizmet Alım Uygulama Yönetmeliği 59. medde çerçevesinde: teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1 ) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2 ) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3 ) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate
alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir

bileşenlerine ilişkin olarak 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 59’uncu maddesindeki hükümleri ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesindeki açıklamalara uygun açıklamalarının 3 iş günü içinde sunulmasının istendiği, açıklama sunan isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunduğu, bu itibarla ihalenin Koda Bilişim San. ve Tic. A. Ş. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi istekli Akelsan Elek. Sis. San. ve Tic. A. Ş.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

İddia konusu edilen hususlara ilişkin yapılan inceleme neticesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli Koda Bilişim San. ve Tic. A. Ş. tarafından aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında, söz konusu isteklinin kaşe ve imzasının yer aldığı aşırı düşük teklif açıklaması çerçevesinde idarece belirlenen önemli teklif bileşenlerine ilişkin olarak iş uygulamasına ve avantajlı koşullara yönelik açıklamaların yer aldığı bilgi ve belgeler, Koda Bilişim San. ve Tic. A. Ş. adına SGK tarafından düzenlenmiş tahakkuk fişleri ve anılan isteklinin AR-GE personel bilgilerinin yer aldığı belge, anılan istekli adına düzenlemiş mesleki eğitim kursları tip işbirliği protokolü ve eğitim hizmetleri protokolü, Y.M.M kaşe ve imzasının yer aldığı bahse konu istekliye ait ekipman listesi ve fatura örneklerinin sunulduğu, söz konusu belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği’nin yukarıda yer verilen açıklamaları bağlamında tevsik edici belge olarak kabul edilemeyeceği, dolayısıyla anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İşin yapılacağı yerin görülmesi” başlıklı 12’nci maddesinde “12.1. İşin yapılacağı yeri ve çevresini gezmek, inceleme yapmak, teklifini hazırlamak ve taahhüde girmek için gerekli olabilecek tüm bilgileri temin etmek isteklinin sorumluluğundadır. İşyeri ve çevresinin görülmesiyle ilgili bütün masraflar istekliye aittir.

12.2. İstekli, işin yapılacağı yeri ve çevresini gezmekle; işyerinin şekline ve mahiyetine, iklim şartlarına, işinin gerçekleştirilebilmesi için yapılması gerekli çalışmaların ve kullanılacak malzemelerin miktar ve türü ile işyerine ulaşım ve şantiye kurmak için gerekli hususlarda maliyet ve zaman bakımından bilgi edinmiş; teklifini etkileyebilecek riskler, olağanüstü durumlar ve benzeri diğer unsurlara ilişkin gerekli her türlü bilgiyi almış sayılır.

12.3. İstekli veya temsilcilerinin işin yapılacağı yeri görmek istemesi halinde, işin gerçekleştirileceği binaya ve/veya araziye girilmesi için gerekli izinler İdare tarafından verilecektir.

12.4. Tekliflerin değerlendirilmesinde, isteklinin işin yapılacağı yeri incelediği ve teklifini buna göre hazırladığı kabul edilir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;

1. Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

2. Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1. Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2. Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

c) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

ç) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar,

d) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

f) İsteklinin ortak girişim olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi

g) Alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilmesi halinde, alt yüklenici kullanacak olan isteklinin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündüğü işlerin listesi,

ğ) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge,

h) Bu bent boş bırakılmıştır.

7.2. İhaleye iş ortaklığı olarak teklif verilmesi halinde;

7.2.1. İş ortaklığının her bir ortağı tarafından 7.1. maddesinin (a) ve (b) bentlerinde yer alan belgelerin ayrı ayrı sunulması zorunludur. İş ortaklığının tüzel kişi ortağı tarafından, iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, bu ortak (ğ) bendindeki belgeyi de sunmak zorundadır.

7.3. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.4. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir.

7.4.2. İsteklinin ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yıl sonu bilançosu veya eşdeğer belgeleri.

a) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olan istekliler, yıl sonu bilançosunu veya bilançonun gerekli kriterleri sağlandığını gösteren bölümlerini,

b) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olmayan istekliler, yıl sonu bilançosunu veya bilançonun gerekli kriterleri sağladığını gösteren bölümlerini ya da bu kriterlerin sağlandığını göstermek üzere serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir tarafından standart forma uygun olarak düzenlenen belgeyi (Standart Form: KİK025.1/H)

sunmaları gerekmektedir.

Sunulan bilanço veya eşdeğer belgelerde;

a) Belli sürelerde nakit akışını sağlayabilmesi için gerekli likiditeye ve kısa dönem (bir yıl) içinde borç ödeme gücüne sahip olup olmadığını gösteren cari oranın (dönen varlıklar/kısa vadeli borçlar) en az 0,75 olması, (hesaplama yapılırken; yıllara yaygın inşaat maliyetleri dönen varlıklardan, yıllara yaygın inşaat hakediş gelirleri ise kısa vadeli borçlardan düşülecektir),

b) Aktif varlıkların ne kadarının öz kaynaklardan oluştuğunu gösteren öz kaynak oranının (öz kaynaklar/toplam aktif) en az 0,15 olması, (hesaplama yapılırken, yıllara yaygın inşaat maliyetleri toplam aktiflerden düşülecektir),

c) Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,50'den küçük olması,

ve belirtilen üç kriterin birlikte sağlanması zorunludur. Sunulan bilançolarda varsa yıllara yaygın inşaat maliyetleri ile yıllara yaygın inşaat hakediş gelirlerinin gösterilmesi

gerekir.

Yukarıda belirtilen kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

Bilanço veya bilançonun yukarıda belirtilen kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerinin ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylanmış olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen bilanço veya bilançonun yukarıda belirtilen kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerinin ise o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeleri düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir.

Yabancı ülkede düzenlenen yayımlanması zorunlu olmayan bilançoların veya bunların bölümlerinin ibraz edilmemesi durumunda, yukarıda belirtilen kriterlerin sağlandığı o ülke mevzuatına göre bu belgeleri düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış belge ile tevsik edilebilir.

Serbest meslek erbabı tarafından sunulan, ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve onaylanmış serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değerlere göre, son yıla ait toplam gelirin toplam gidere oranının veya son iki yıla ait gelir ve giderlerin parasal tutarlarının ortalaması üzerinden bulunacak oranın en az (1,25) olması şartı aranır. Serbest meslek kazanç defteri özetinin serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması gerekir.

İsteklinin ortak girişim olması halinde, ortakların her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı sunması ve yukarıda belirtilen kriterleri sağlaması zorunludur.

7.4.3. İstekli tarafından;

a) İhalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam ciroyu gösteren gelir tablosunun,

b) Taahhüt altında devam eden hizmet işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen hizmet işlerinin parasal tutarını gösteren ihalenin yapıldığı yıldan önceki yılda düzenlenmiş faturaların,

birinin sunulması yeterlidir.

Taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının hesabında, yurt içinde ve yurt dışında gerçekleştirilen işlerden elde edilen gelirlerin toplamı dikkate alınır.

Toplam cironun teklif edilen bedelin % 20'sinden, taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının ise teklif edilen bedelin % 12'sinden az olmaması gerekir. Bu kriterlerden herhangi birini sağlayan ve sağladığı kritere ilişkin belgeyi sunan istekli yeterli kabul edilir.

Bu kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

Gelir tablosunun, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen gelir tablosunun o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeyi düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir.

İş ortaklığı olarak ihaleye katılan isteklilerde; iş hacmine ilişkin kriterlerin, her bir ortak tarafından iş ortaklığındaki hissesi oranında sağlanması zorunludur.

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70'ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10'unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30'undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde, iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. İş ortaklığında teknolojik ürün deneyim belgesini sunan ortağın kendisine ait iş deneyim tutarına ilişkin asgari yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. Konsorsiyum ortağının teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde ise, belgeyi sunduğu kısım veya kısımlar için iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir.

7.5.2. Bu Madde boş bırakılmıştır.

7.5.3.

Tüm işlemler TS 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardı’na uygun olacaktır.

*İhaleye katılacak istekliler yapılan işlerin takibi ve geriye dönük kalite kontrolü amacıyla güncel ve geçerliliği devam eden ISO 9001 belgesine sahip olmalıdır.

ihalenin konusu olan belediye arşivine dair yapılacak işlerin güvenlik kriterlerine uygunluğunun sağlanabileceğini ispat amacıyla istekliler güncel ve geçerliliği devam eden ISO 27001belgesine sahip olmalıdır.

Kalite yönetim sistem belgesi Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme kuruluşlarının, Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. İhale tarihi veya bu tarihten önceki bir yıl içinde alınan teyit yazıları geçerlidir. Ancak, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir. Bu belgelerin ihale tarihinde geçerli olması yeterlidir.

İş ortaklıklarında, ortaklardan birinin istenilen belgeyi sunması yeterlidir.

7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:

Kamu veya Özel sektöre yapılmış her türlü evrak, belge veya dosyanın fiziksel olarak düzenlenip elektronik ortama aktarılmasına yönelik işler.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyasında yapılan inceleme neticesinde, 31.08.2015 tarihli KİK009.0/H numaralı teklif zarfı açma ve belge kontrol tutanağında “İş Yeri Görme Belgesi” başlıklı ayrı bir sütunun açıldığı, ihale üzerinde bırakılan istekli, Emi Grup Bilgi Tek. A. Ş. ve Moreum Bil. Tek. A. Ş.nin bahse konu belgeye ilişkin olarak açılan satırda “ yok” ibaresinin yer aldığı, diğer isteklilere ilişkin satırda ise “ var” ibaresinin yazılı olduğu tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerinin belirlendiği, başvuruya konu olan “iş yeri görme belgesinin” anılan Şartname’de sunulması gerekli olan belgeler arasında yer almadığı, bu itibarla ihaleye katılacak isteklilerin teklifleri kapsamında söz konusu belgeyi sunma zorunluluğunun olmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin ikinci iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Başvuru sahibinin 1’inci iddiası kapsamında yapılan değerlendirme inceleme sonucunda ulaşılan tespitler şu şekildedir.

Başvuru sahibi istekli Akelsan Elek. Sis. San. ve Tic. A. Ş. tarafından aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde;

Söz konusu isteklinin “Belge Tarama ve İndeksleme , Dosya ve Evrak Düzenleme , Tasnif ve Arşivleme Hizmet Alımı İşi” ne ilişkin olarak iş programının yer aldığı belge,

İdarece aşırı düşük teklif açıklaması istenen önemli teklif bileşenleri kapsamında belirlenen “e-Expertiz Programının Alımı” ve “Days Lisans Alımı”nayönelik anılan istekli adına düzenlenen fiyat tekliflerinin sunulduğu,

Ayrıca idarece aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında önemli teklif bileşeni olarak belirlenmemiş olan “compact raf sistemleri”, “Toyota Coralla Sedan 1.4 d-4d comfort extra mm”, “Sp ve SDP Programa Entegrasyonu”, “Server Yedekleme Ünitesi”, “Contex IQ44 MFP”, “Kodak i3400 A3 Tarayıcı Cat No: 1333756” ürünlerine ilişkin olarak fiyat tekliflerinin sunulduğu, ayrıca akaryakıt bayi fiyatı raporuna yer verildiği,

Yine idare tarafından önemli teklif bileşeni olarak belirlenmemiş olan birim fiyat teklif cetvelinin ilk 5 satırındaki hizmetler ile birlikte “masaüstü bilgisayar bakım onarım ve servis bedeli”, “dizüstü bilgisayar bakım onarım ve servis bedeli” ve “yazıcı bakım onarım ve servis bedeli” hizmetlerine ilişkin olarak fiyat teklifinin sunulduğu,

Meslek mensubunun kaşe ve imzasının yer aldığı stok/demirbaş tespit tutanağı ve fatura örnekleri, ayrıca fiyat tekliflerini onaylayan meslek mensuplarının TÜRMOB tarafından düzenlenen faaliyet belgelerinin sunulduğu,

İdare tarafından önemli teklif bileşen olarak belirlenen ve birim fiyat teklif cetvelinin 6, 7, 8 ve 9’uncu satırında yer alan hizmet kalemlerine yönelik yapılan aşırı düşük teklif açıklamasını ise söz konusu isteklinin kaşe ve imzasının yer aldığı bahsi geçen bileşenler açısından çalıştırılacak personel giderlerinin ve iş uygulamasına yönelik bilgilerin yer aldığı belge sunulmuştur.

İstekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında sunulan söz konusu belgelerden idarece önemli teklif bileşeni olarak açıklanması istenen ve birim fiyat teklif cetvelinin 6, 7, 8 ve 9’uncu kısmında yer verilen hizmetlere yönelik söz konusu istekli tarafından sunulan belgenin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer verilen tevsik edici belgeler kapsamında olmadığı, bu itibarla kamu ihale mevzuatına uygun açıklama sunmayan söz konusu istekliye ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Koda Bilişim San. ve Tic. A. Ş. ve Akelsan Elek. Sis. San. ve Tic. A. Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Dr. Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi