KİK Kararı: 2014/UY.III-115

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/002
Gündem No : 61
Karar Tarihi : 06.01.2014
Karar No : 2014/UY.III-115
BAŞVURU SAHİBİ:
Teknotel Elektronik Müh. San. Tic. Ltd. Şti., YENİSAHRA MAH. MİMAR SİNAN CAD. NO:6/A İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Adana Büyükşehir Belediyesi Ulaşım Daire Başkanlığı, Belediye Evleri Mahallesi Turgut Özal Bulvarı No:232 01160 ADANA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/129448 İhale Kayıt Numaralı "Adana Büyükşehir Belediyesi Ulaşım Dairesi Başkanlığı Akıllı Trafik Yönetim Sistemleri Kurulması" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Adana Büyükşehir Belediye Başkanlığı Ulaşım Daire Başkanlığıtarafından 11.10.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Adana Büyükşehir Belediyesi Ulaşım Dairesi Başkanlığı Akıllı Trafik Yönetim Sistemleri Kurulması” ihalesine ilişkin olarak Teknotel Elektronik Müh. San. Tic. Ltd. Şti.nin 22.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 12.12.2013tarih ve 38930sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4556sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, örnek analiz formatlarının aşırı düşük teklif açıklaması istenilen isteklilere gönderilmeksizin savunmaların değerlendirilme imkanı bulunmadığı, açıklama istenilecek iş kalemlerine ilişkin birim fiyat analizlerine göre savunma istenilmediği, analizlere göre değil teklif fiyatının düşük olması nedeniyle isteklinin savunmasının uygun bulunduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Adana Büyükşehir Belediye Başkanlığı Ulaştırma Daire Başkanlığı tarafından 11.10.2013 tarihinde açık ihale usulü ve birim fiyat teklif almak suretiyle gerçekleştirilen akıllı trafik yönetim sisteminin kurulması yapım işine ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin

a) Adı: Adana Büyükşehir Belediyesi Ulaşım Dairesi Başkanlığı Akıllı Trafik Yönetim Sistemleri Kurulması

b) Yatırım proje no'su/kodu:

c) Miktarı (fiziki) ve türü: Yapım işinin miktarı ve türü ekte yer almaktadır.

ç) Yapılacağı yer: Adana” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. İstekliler tekliflerini, her bir iş kaleminin miktarı ile bu iş kalemleri için teklif edilen birim fiyatlarının çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden vereceklerdir; ihale sonucu, ihale üzerine bırakılan istekliyle her bir iş kaleminin miktarı ile iş kalemleri için teklif edilen birim fiyatların çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden teklif birim fiyat sözleşme imzalanacaktır” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin ekinde ise aşağıda yer verilen tablo bulunmaktadır.

Sıra No

İş Kalemi No

Açıklama

Birimi

Miktarı

1

1

Akıllı Kavşak Kontrol Cihazı (Montaj dahil)

Adet

160

2

2

Akıllı Sinyalize Kavşak Kurulumu ( Sayım Kameraları, Direkler ve Her Türlü Montaj Dahil )

Adet

63

3

3

Trafik İzleme Kamerası ( Direk ve Montaj Dahil )

Adet

106

4

4

Trafik İzleme ve Yönetim Sunucusu (Bilgisayar, Montaj ve Devreye Alınması Dahil )

Adet

1

5

5

Trafik Yönetim Yazılımı

Adet

1

6

6

Trafik İzleme Yazılımı

Adet

1

İnceleme konusu ihaleye ait birim fiyat teklif cetveli standart formunun aşağıdaki şekilde olduğu tespit edilmiştir:

A

B

Sıra No

Iş Kalemi No

İş Kaleminin Adı ve Kısa Açıklaması

Ölçü Birimi

Miktarı

Teklif Edilen Birim Fiyat

Tutarı

1

1

Akıllı Kavşak Kontrol Cihazı (Montaj dahil)

Adet

160

2

2

Akıllı Sinyalize Kavşak Kurulumu ( Sayım Kameraları, Direkler ve Her Türlü Montaj Dahil )

Adet

63

3

3

Trafik İzleme Kamerası ( Direk ve Montaj Dahil )

Adet

106

4

4

Trafik İzleme ve Yönetim Sunucusu (Bilgisayar, Montaj ve Devreye Alınması Dahil )

Adet

1

5

5

Trafik Yönetim Yazılımı

Adet

1

6

6

Trafik İzleme Yazılımı

Adet

1

TOPLAM TUTAR(K.D.V Hariç)

İhale komisyonu tarafından tutulan 21.10.2013 tarihli tutanakla Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş. tarafından verilen 3.386.000,00 TL tutarındaki teklifin idare tarafından hesaplanan 3.858.956,34 TL tutarındaki sınır değerin altında kaldığı ve aşırı düşük teklif olarak tespit edildiği, birim fiyat teklif cetvelinde yer alan iş kalemlerinin yaklaşık maliyet içindeki payları sıralanarak ilk üç iş kaleminin yaklaşık maliyetin % 93’ünü oluşturduğu ve sorgulanması gerektiğinin belirlendiği ve söz konusu kalemler için aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesine karar verildiği görülmüştür.

İstekli tarafından 08.11.2013 tarihinde sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının idarece uygun bulunarak bu durumun 12.11.2013 tarihinde tutanak altına alındığı, 12.11.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin açıklaması uygun bulunan Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

Anılan istekliye tebliğ edilen 22.10.2013 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “…ayrıntılı belgeye dayalı olarak (analizlerin ve dokümanların) yazılı açıklamalarının yapılarak, en geç 08.11.2013 tarihinde mesai bitimine kadar idaremize ulaştırılması…” ifadesine yer verildiği, anılan yazının ekine yalnızca açıklama istenilen iş kalemleri listesinin eklenildiği, açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin sorgulama yazısı ekinde bulunmadığı tespit edilmiştir. Bununla birlikte, aşırı düşük teklif sorgulaması ekinde ve isteklilere verilen ihale dokümanında örnek analiz formatının bulunmadığı belirlenmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere İdarece yapılacak işlemler” başlıklı 38’inci maddesinde “38.1. İdare, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranını tespit edecektir. Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenecektir. Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanacak ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile 1 den farklı olması dikkate alınmayacaktır…” açıklaması,

Aynı Tebliğ’in “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45’inci maddesinde ise “…45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.

…

45.1.3. İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmeyecektir. Analizler ve hesap cetveli, Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

a) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

b) Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri

sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

45.1.4. İdare tarafından ihale dokümanı kapsamında;

a) Teklif birim fiyatlı işlerde; her bir iş kaleminin yapım şartlarına, tarif ve içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,

b) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; iş kalemleri ve/veya iş gruplarının yapım şartlarına bağlı kalınarak, her iş kalemi/iş grubunun içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,

(Ek-Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının isteklilere verilmesi, isteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin verilen bu formata uygun olması gerekmektedir.

İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır…” açıklaması yer almaktadır.

İdare tarafından hazırlanan yaklaşık maliyet hesabına ilişkin belgeler incelendiğinde, ihale konusu alanda faaliyet gösteren üç firmadan alınan fiyat tekliflerinin birim fiyat teklif cetvelinde yer alan her kalem için ortalaması alınarak hesaplandığı, ihale onay belgesinin ekinde yalnızca hesap cetvelinin yer aldığı, sıralı iş kalemleri listesinin ve sıralı analiz girdileri tablosunun yer almadığı, bununla birlikte ihale dokümanı kapsamında yer alan Akıllı Trafik Yönetim Sistemleri Yapım İşi Teknik Şartnamesi’nde kullanılacak malzemelerin ve yazılımın teknik özelliklerine yer verildiği, yapım işine ilişkin herhangi bir birim fiyat tarifinin yer almadığı tespit edilmiştir.

Diğer taraftan, idare tarafından hazırlanan birim fiyat teklif cetvelinde yer alan kalemlerin, iş kalemi değil iş grubu şeklinde düzenlendiği ve belirtilen şekilde fiyat teklifleri alınarak yaklaşık maliyet hesabına dahil edildiği, söz konusu iş grupları iş kalemlerine ayrıştırılarak malzeme, işçilik gibi girdileri gösterir analizlerin hazırlanmadığı görülmüştür.

İstekliye tebliğ edilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısının ekinde yalnızca üç iş grubunun sorgulama kapsamında olduğunu gösterir listenin verildiği, açıklama istenilmeyecek analiz girdileri ile örnek analiz formatının verilmediği belirlenmiştir.

İdarece aşırı düşük teklif açıklaması istenilen iş kalemlerinin ayrıntılı olarak tarif edilmediği, ayrıca açıklama istenilen üç iş kaleminin iş grubu şeklinde oluşturulduğu göz önüne alındığında, idare tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olarak iş kalemlerinin belirlenerek açıklama istenilen iş kalemlerine ait ayrıntılı analizler ve bu analizler esas alınarak oluşturulması gereken “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanmaksızın açıklama istenilmesi mevzuata uygun bulunmamıştır. Bu itibarla idarece açıklama istenilecek iş kalemlerinin yaklaşık maliyetin %80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına göre belirlenmesi, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece Tebliğ’in 38.1’inci maddesine göre oluşturulması gereken sıralı analiz girdileri listesinin oluşturulması, sıralı analiz girdileri listesi kullanılarak tutarı kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdilerinin tespit edilmesi, açıklama istenilecek ve istenilmeyecek analiz girdilerinin oluşturulması, açıklama istenilmeyecek iş kalemleri/gruplarının belirlenmesi ve bahse konu hususlar belirlenip hazırlandıktan sonra bu hususlara uygun bir şekilde teklifi sınır değerin altında kalan istekliden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece mevzuata uygun bir şekilde aşırı düşük teklif açıklama istemi kapsamında gerekli belgelerin hazırlanıp teklifi sınır değerin altında kalan istekli Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş.den tekrar aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi