KİK Kararı: 2014/UY.I-903

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/013
Gündem No : 2
Karar Tarihi : 13.02.2014
Karar No : 2014/UY.I-903
BAŞVURU SAHİBİ:
Akustik İnş.Taah. San. Ve Tic. A.Ş., YEŞİLLİK CAD. NO:167 KAT:3 D:301 İZMİR

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Gündoğan Belediyesi Fen İşleri, Yukarı Mah. Atatürk Cad. 62 48965 MUĞLA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/160230 İhale Kayıt Numaralı "Gündoğan Beldesi Atatürk Caddesi Ve Şehit Uğur Öztop Caddesinin 3050 Ton Asfalt Betonu (Binder)Kaplama (Sıcak Karışım Asfaltı) İle Kaplanılması Yapım" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Gündoğan Belediye Başkanlığı Fen İşleriMüdürlüğü tarafından 03.12.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Gündoğan Beldesi Atatürk Caddesi ve Şehit Uğur Öztop Caddesinin 3050 Ton Asfalt Betonu (Binder) Kaplama (Sıcak Karışım Asfaltı) ile Kaplanılması Yapımİşi” ihalesine ilişkin olarak Akustik İnş. Taah. San. ve Tic. A.Ş.nin 02.01.2014tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 07.01.2014tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 15.01.2014tarih ve 1784sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.01.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/310sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği fiyat ile ihale konusu işin Teknik Şartname’de yazılı şartlar altında, fen ve sanat kurallarına göre yapılmasının mümkün olmadığı, işin piyasa rayiç fiyatları, işçilik ve nakliye giderleri dikkate alındığında firmanın teklifinin aşırı düşük olduğunun görüldüğü, idarece şikâyete verilen cevapta, söz konusu istekli tarafından sunulan açıklamaların Karayolları Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanan Yol, Köprü, Tünel, Bitümlü Kaplamalar, Bakım ve Trafik İşaretlerine ait Birim Fiyat Listesi’ne göre karşılaştırılıp uygun bulunduğunun belirtildiği, ancak açıklama kapsamında avantajlı koşullara (asfalt plentinin, makine ve nakliye grubunun olup olmadığı, varsa bu asfalt plentinin yapım yerine uzaklığı vb.) sahip olup olmadığı hakkında bilgi verilmediği,

- Açıklamada, sorgulamaya konu iş kalemlerine ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgelerin sunulması gerektiği,

- Açıklama kapsamında sunulan analizlerin ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya Teknik Şartname’ye, ihale dokümanında verilen işçilik saatleri ve malzemelerin (özellikle kullanılacak binder sıcak asfalta giren malzeme miktarları, nakliye mesafeleri ve işçilik saatlerinin) ilgili pozlardaki miktarlara uygun olmasının mümkün görülmediği,

- İş kalemlerine ait analizlerde yer alan işçilik fiyatlarının ancak ihale tarihinde yürürlükte olan saatlik asgari ücretin altında olarak verilebileceğinin görüldüğü,

- Sorgulamaya konu iş kalemine ilişkin analizler ile analizlere dayanak teşkil eden belgelerin tam olarak sunulmadığı,

- Söz konusu isteklinin açıklaması kapsamında kâr ve genel gider tutarlarının yeterli düzeyde olmadığı ve kâr ve genel gider tutarını yazmak suretiyle liste halinde belirtmediği, bu nedenlerle sunulan açıklamanın Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan düzenlemelere uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhale konusu iş, “Gündoğan Beldesi Atatürk Caddesi ve Şehit Uğur Öztop Caddesinin 3050 Ton Asfalt Betonu (Binder) Kaplama (Sıcak Karışım Asfaltı) ile Kaplanılması” olup birim fiyat teklif alınmak suretiyle ihale gerçekleştirilmiştir.

İncelenen yapım işi kapsamında 1 iş kaleminin yer aldığı, yaklaşık maliyetin 4 firmadan alınan tekliflerin ortalaması esas alınarak kâr dâhil toplam 593.225,00 TL olarak belirlendiği, ihaleye 3 isteklinin katıldığı, tüm tekliflerin geçerli olduğu, aşırı düşük teklif sınır değerinin 351.385,42 TL olarak hesaplandığı, sınır değerin altında teklif sunan tek istekli olan Gürşah Hafriyat İnş. San. Tic. Ltd. Şti.nden idarenin 06.12.2013 tarihli yazısı ile aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği ve sunduğu açıklamanın yeterli kabul edilerek ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Akustik İnş. Taah. San. ve Tic. A.Ş.nin de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

İdarenin aşırı düşük teklif açıklaması talebini içeren 06.12.2013 tarihli yazısında, “Yukarıda belirtilen iş kalemine ait birim fiyatlarınıza ilişkin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45’inci madde düzenlemeleri doğrultusunda açıklamaların yapılması gerekmektedir. Bu nedenle, yazımız ekinde verilen örnek analiz formatına uygun analizlerin ve alt analizlerinin, analizlere dayanak teşkil eden bütün bilgi ve belgelerin (proforma faturalar, teklif alma yazıları, yardımcı analizler vb. adılları ile teklifin değerlendirilmesinde dikkate aldığınız imalat süreci ile yapım yöntemini seçilen teknik çözümler ile işin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşulları da belgelendirmek suretiyle yapılacak yazılı açıklamaların sunulması” istenilmiştir. Yazı ekinde “örnek analiz formatı” bulunmaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 45’inci maddesinde “…45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin %80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin %80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı %80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde %80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda %15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının %3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dâhil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir…

45.1.3…Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

…

b) Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

45.1.4. İdare tarafından ihale dokümanı kapsamında;

a) Teklif birim fiyatlı işlerde; her bir iş kaleminin yapım şartlarına, tarif ve içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,

…

(Ek-Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının isteklilere verilmesi, isteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin verilen bu formata uygun olması gerekmektedir.

İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır.

45.1.5. İsteklilerin iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatları veya bu fiyatlardan daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için; hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları durumunda analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda; isteklilerin, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış “kar ve genel gider içermeyen birim fiyatların” üzerine, kendi belirledikleri “kar ve genel gideri” ilave ederek birim fiyatlarını oluşturmaları durumunda da; hangi kamu kurum ve kuruluşunun “kar ve genel gider hariç birim fiyatını” kullandıklarını ve kendi belirledikleri “kar ve genel gider” tutarını yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları halinde de, söz konusu iş kalemleri/iş grupları için analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda isteklilerin analiz düzenlemeleri zorunlu olmayan söz konusu iş kalemleri/grupları için (45.1.14) maddesinde belirtildiği şekilde, proforma fatura, teklif alma yazısı, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek: O-5, O-6, O-7) ve stok tespit tutanağı (Ek: O-8) sunmalarına da gerek bulunmamaktadır.

…

İlan veya davet tarihinde cari yıl birim fiyatın yayımlanmamış olması durumunda, istekli tarafından önceki yılın yayımlanmış birim fiyatları kullanılabilir.

…

45.1.8. Aşırı düşük teklifine ilişkin olarak yaptığı açıklamada sunduğu analizler, ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya teknik şartnameye uygun olmayan, analiz fiyat tutarları teklif fiyatların üzerinde olan isteklilere ait teklifler reddedilecektir. Analizler üzerinde yapılan incelemede; çarpım ve toplamlarda hesaplama hatası bulunması durumunda, analiz girdilerine ait fiyatlar esas alınarak, hesaplama hatası ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Bu şekilde düzeltilmiş analiz fiyatı, teklif fiyatın üzerinde olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

45.1.9. (Değişik: 20/8/2011-28031 R.G./ 16 md.) İş kalemleri/gruplarına ait analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde yer alan işçilik fiyatları ihale tarihinde yürürlükte olan saatlik asgari ücretin altında olamaz.

…

45.1.13. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanun’un 38’inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamada; sorgulamaya konu iş kalemlerine/gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklinin analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Çimento ve demir ürünleri için üreticinin ilan edilmiş fiyat tarifeleri

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

d. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

e. Ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanakları,

f. Stoğunda bulunan mallara ilişkin stok tespit tutanakları,

g. İdarece istenmesi durumunda yardımcı analizler vb.dir.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (45.1.13.1 – 45.1.13.8) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.) Yüklenicinin dışında üçüncü kişilerce inşaat mahalli dışında imal edilen ve esaslı başka bir işçilik veya malzeme katkısı yapılmaksızın yapıya monte edilen yapı elemanları için teklif edilen fiyatın, malzeme ve işçilik (gerekiyorsa nakliye de) fiyatlarının da belirtildiği proforma fatura veya fiyat teklifi ile belgelendirilmesi durumunda, bu iş kalemlerine ilişkin ayrıca analiz sunulması zorunlu değildir.” açıklamaları bulunmaktadır.

Yukarıda aktarılan Tebliğ açıklamaları uyarınca, idarelerce teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenirken, açıklama istenecek iş kalemlerinin neler olduğunu gösteren “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile açıklanması gereken iş kalemlerinde yer alan hangi imalât bileşenlerinin açıklanmasının isteneceğini gösteren “sıralı analiz girdileri listesi”nin hazırlanması ve açıklanması istenilmeyen analiz girdilerinin belirlenmesi gerekmektedir.

İncelenen ihalede idarece sıralı iş kalemleri listesinin ve sıralı analiz girdileri listesinin oluşturulmadığı, aşırı düşük teklif açıklama talebini içeren yazı ekinde açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin istekliye gönderilmediği anlaşılmıştır.

İhale konusu işin tek bir iş kaleminden oluştuğu dikkate alındığında, yaklaşık maliyetin %80’lik bölümünü oluşturan açıklama yapılması istenilen iş kalemlerinin yer aldığı “sıralı iş kalemleri/grupları listesi”nin oluşturulmasının gerekmediği, mevcut durumda da söz konusu iş kalemi için açıklama istenildiği anlaşılmıştır. Ancak, idare tarafından söz konusu iş kalemine ilişkin olarak aşırı düşük teklif açıklaması istenilirken açıklanması istenilen analiz girdilerini gösteren “sıralı analiz girdileri listesi”nin hazırlanmamasında ve açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin açıklama talep yazısı ekinde istekliye gönderilmemesinde mevzuata uyarlık bulunmadığı, açıklama istenilen iş kaleminin özel poz niteliğinde olduğu anlaşıldığından idarece, bu iş kaleminin analiz girdilerinin birim fiyat ve miktarları belirtilmeksizin açıklama talep yazısı ekinde istekliye verilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında, bir açıklama yazısının, toplam 10 analiz girdisinden oluşan genel fiyat analizinin, 2 yardımcı analizin, 3 nakliye gideri hesabının ve 2013 yılı TÜPRAŞ Asfalt Fiyatları Listesi’nin sunulduğu görülmekle birlikte, özel poz niteliği taşıdığından analiz girdileri belirli olmayan bu iş kalemi için idarenin analiz girdileri ile isteklinin analiz girdileri arasında karşılaştırma yapma ve isteklinin açıklamalarının mevzuata uygun olup olmadığını belirleme imkanı bulunmamaktadır.

Bu itibarla, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuatta belirlenen usule uygun şekilde yapılmadığı ve bu nedenle sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olup olmadığının sağlıklı bir şekilde değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, tespit edilen aykırılıklar giderilerek teklifi sınır değerin altında kalan istekliye yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece ihale konusu özel poz niteliğindeki iş kalemine ilişkin olarak “sıralı analiz girdileri tablosu”nun oluşturulması, açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin belirlenmesi ve teklifi sınır değerin altındaki istekliye açıklama istenilen iş kalemine ilişkin açıklama istenilecek ve istenilmeyecek analiz girdileri listelerinin yukarıda belirtildiği şekilde gönderilmek suretiyle yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi