KİK Kararı: 2014/UY.I-545

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/008
Gündem No : 58
Karar Tarihi : 27.01.2014
Karar No : 2014/UY.I-545
BAŞVURU SAHİBİ:
Ekin Teknoloji San. Ve Tic.A.Ş., HAYAT SEBLA EVLERİ C BLOK 1425. CD. NO : 32/90 KAT : 23 ÇUKURAMBAR ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Samsun Özel İdaresi İmar Ve İnşaat Daire Başkanlığı, Denizevleri Mahallesi Atatürk Bulvarı No:8 55030 SAMSUN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/119834 İhale Kayıt Numaralı "Samsun Kent Güvenlik Yönetim Sistemine 23 Nokta İlave Edilmesi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Samsun Özel İdaresi İmar ve İnşaat Daire Başkanlığıtarafından 23.09.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Samsun Kent Güvenlik Yönetim Sistemine 23 Nokta İlave Edilmesi” ihalesine ilişkin olarak Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş.nin 22.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.12.2013tarih ve 37952sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4407sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale komisyonu tarafından aşırı düşük teklif olarak değerlendirildikleri ve açıklama talep edildiği, aşırı düşük teklif açıklaması yaptıkları, ancak açıklamaların uygun bulunmadığı ve teklifin reddine karar verildiği, bu karara karşı idareye şikayet başvurusunda bulundukları, ancak şikayet başvurularının reddedildiği, Teknik Şartname’nin 3.4.2.6’ncı maddesi uyarınca teklif ettikleri ürünün 4 gb ram olmadığı belirtilmiş ise de ürünün teknik dokümanında bu konu ile ilgili bir bilgi bulunmamasına rağmen yapılan değerlendirmenin gerçeklikten ve hukuksal dayanaktan yoksun olduğu, önerilen ürün ve kapasitesi düşünüldüğünde belirtilen ram değerinin üzerinde olacağını anlamanın güç olmadığı, bunun teknik bir gereklilik olduğu, ürün ram slotlarının daha üst kapasiteli ram’leri desteklediği, Teknik Şartname’nin 3.4.2.10’uncu maddesinde kullanılan disk ve veri saklama tekniği ile ilgili bilgi olmadığının değerlendirme dışı bırakılma sebebi sayıldığı, verilen teknik doküman detaylı incelendiğinde cihaz üzerinde 9 adet 3,5” slot olduğu ve toplam kapasitesinin 54+9=63 slota (her slot 3 TB HDD desteklemektedir) kadar desteklendiğinin anlaşılacağı, 3,5” HDD teknolojisinde 7200 Rpm disklerin desteklendiğinin kolayca ulaşılacak bir bilgi olduğu, ayrıca veri saklama şeklinin dokümanın farklı yerlerinde RAID5/6 olarak belirtildiği, ayrıca bu konunun ihale komisyonunca anlaşılmaması halinde bilgi eksikliği olarak değerlendirilip bilgi sorulması gerekirken aksi yöndeki uygulamanın mevzuata aykırı olduğu, Kamu İhale Kanunu’nun 37.2’nci maddesinde eksik bilgilerin yazılı olarak isteneceğinin hükme bağlandığı, bu nedenle bilgi eksikliğinin tamamlatılmadan değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata ve Kurul kararlarına aykırı olduğu, Teknik Şartname’nin 3.21.1’inci maddesi uyarınca kameranın vandalproof olmadığının belirtildiği, kameraya vandalproof özelliğinin kullanılacak muhafaza ile sağlandığı, kullanılacak muhafazanın teklif dosyası ile sunulduğu, bu belgeler incelendiğinde vandalproof özelliğinin bulunduğunun anlaşılacağı, Teknik Şartname’nin 3.23.16’ncı maddesi uyarınca teklif edilen kamerada Türkçe dil desteğinin olmadığının belirtildiği, bu tarz üst düzey kameranın dünyanın bir çok ülkesinde kullanıldığı, yazılım eklemek ve güncelleme yapmak yoluyla dil desteğinin kolay ve ücretsiz bir şekilde eklenebildiği, bu ürün ile ilgili dil desteğinin hazır olduğu, dolayısıyla bu gerekçeler ile değerlendirme dışı bırakılmalarının Kamu İhale Kanunu’nun 37.2’nci maddesi ile Kurul kararlarına aykırı olduğu, Teknik Şartname’de yer alan düzenlemeler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulması gerektiği yönünde ihale dokümanında bir düzenleme bulunmadığı, bu hususların sözleşmenin uygulanması aşaması ile ilgili işlemler olduğu ve idare tarafından her zaman kontrol edilebilir nitelikte olduğu, kontrol ve kabul komisyonlarının da Teknik Şartname’ye uygun olmayan ürünlerin kabulünü gerçekleştirmeyeceği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuruya konu ihale Samsun İl Özel İdaresi İmar ve İnşaat Daire Başkanlığı tarafından Yapılan “Samsun Kent Güvenlik Yönetim Sistemine 23 Nokta İlave Edilmesi” yapım işidir.

Bahse konu ihalede 7 adet ihale dokümanı satın alınmış ve 23.09.2013 tarihinde yapılan ihaleye Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş. ve Mozaik Yazılım ve Bilişim Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti. olmak üzere 2 istekli katılmıştır.

İhale komisyonu iki isteklinin de teklifinin geçerli olduğunu, yaklaşık maliyet ve teklif fiyatlara göre sınır değerin 444.912,35 TL olduğunu belirleyerek, teklif fiyatı bu tutarın altında kalan başvuru sahibi Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş.den açıklama istemiştir.

Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş.nin açıklama sunmasını müteakip ihale komisyonu 22.10.2013 tarihli yazı ile istekliden “Firmanızın 02.10.2013 tarihinde idaremize vermiş olduğu savunma dosyanızda 4 adet proforma fatura sunulmuştur. Verilmiş olan proforma faturalarda kullanılacak olan malzemelerin özellikleri ve ürün bilgileri bulunmamaktadır. Kullanılacak olan ürünlerin işin teknik şartnamesine uygunluğunun kontrol edilebilmesi için açıklama istenilen iş kalemleri kapsamında kullanılacak olan malzemelerin ürün bilgilerinin ve teknik özelliklerinin de bulunduğu proforma faturalar, maliyet satış tespit tutanakları ile stok tespit tutanaklarının 31.10.2013 tarihi mesai bitimine kadar…” idareye sunulması gerektiğini bildirmiştir.

Başvuru sahibi istekli Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş. 31.10.2013 tarihli yazı ve ekinde yer alan açıklama istenilen iş kalemlerine ait analiz, alt analiz, proforma fatura, maliyet satış tespit tutanakları ve teknik dokümanlar ile açıklamalarını sunmuştur.

İhale komisyonu Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş.nin açıklamalarını sunmasını takiben aldığı 14.11.2013 tarihli ihale komisyonu kararında “Ekin Teknoloji San ve Tic. A.Ş.nin 31.10.2013 tarihinde verdiği yazılı açıklama; açıklama istenilen EÖ-1 poz nolu Dijital Kayıt Veri Depolama Ünitesi ile ilgili olarak Teknik Şartname’nin 3.4.2.6’ncı maddesinde “üzerinde en az 4 GB Ram olacaktır” hususu belirtilmesine rağmen açıklamada verilen malzemenin 1 GB Ram’e sahip olduğu, bunun da Teknik Şartname’yi karşılamadığı, 3.4.2.10’uncu maddesinde “Görüntüler 7200 rpm’lik SATA II ya da 15000 rpm’lik SCSI Hard Diskler üzerine kaydedilecek ve veri saklama tekniği olarak RAID 5 ya da RAID 6 kullanılacaktır” hususu belirtilmesine rağmen açıklamada verilen kayıt cihazı ile ilgili bu hususun belirtilmediği, 3.4.2.18’inci maddesinde “kayıt cihazının en az 1 adet Gbit Ethernet portu ve en az 1 adet USB portu olmalıdır” hususu belirtilmesine rağmen açıklamada verilen kayıt cihazı ile ilgili bu hususun belirtilmediği, açıklama istenilen EÖ-3 poz nolu Sabit Kamera ile ilgili olarak Teknik Şartname’nin 3.21.1’inci maddesinde “Kamera vandalproof olacaktır” hususu belirtilmesine rağmen açıklamada verilen sabit kamera ile ilgili bu hususun belirtilmediği, açıklama istenilen EÖ-5 poz nolu Hareketli kamera ile ilgili olarak Teknik Şartname’nin 3.23.16’ncı maddesinde “ Teklif edilen kameranın Türkçe menü desteği olmalıdır” hususu belirtilmesine rağmen açıklamada verilen hareketli kamera ile ilgili bu hususun belirtilmediği, bu nedenlerden dolayı açıklama istenilen malzeme özelliklerinin İdarece istenilen Teknik Şartnamedeki malzeme özelliklerini tamamen karşılamadığı, bu nedenle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına…” karar verildiği belirtilmiştir.

Bu itibarla başvuru sahibi isteklinin açıklamalarında açıklama istenilen EÖ-6 poz nolu iş kalemine ilişkin açıklamanın uygun bulunduğu, EÖ-1 poz nolu Dijital Kayıt Veri Depolama Ünitesi 24 TB ile ilgili olarak teklif edilen ürünün Teknik Şartnameyi karşılamadığı, EÖ-3 ve EÖ-5 poz nolu iş kalemleri için ise Teknik Şartnameyi sağlayan ürün teklif edip etmediğini gösteren bilgiler olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmaktadır.

Başvuruya konu ihalede EÖ-1 poz nolu Dijital Kayıt Veri Depolama Ünitesi 24 TB, EÖ-3 poz nolu Sabit Kamera, EÖ-5 poz nolu Hareketli Kamera ve EÖ-6 poz nolu Direk ve Sabitleme iş kalemlerinden açıklama istenilmiştir.

Açıklama istenilen iş kalemleri için idarece bir analiz hazırlanmadığı, iş kalemlerinin piyasa araştırması ile yaklaşık maliyetinin belirlendiği bildirilmiştir.

Başvuru sahibi istekli açıklama istenilen EÖ-1 poz nolu Dijital Kayıt Veri Depolama Ünitesi 24 TB iş kalemi için malzeme, işçilik ve nakliye girdileri içeren bir analiz sunmuş olup, analizde yer alan Dijital Kayıt Veri Depolama Ünitesi 24 TB girdisi için satış üzerinden düzenlenmiş maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunduğu, diğer malzeme ve işçilik girdilerinin Çevre ve Şehircilik Bakanlığı inşaat birim fiyatlarından kar oranı düşülmek suretiyle hesaplandığı, analize ayrıca nakliye girdisi eklendiği,

Açıklama istenilen EÖ-3 poz nolu Sabit Kamera iş kalemi için isteklinin malzeme ve işçilik ile nakliye girdileri içeren analiz verdiği, analizde yer alan sabit kamera girdisi için satış üzerinden düzenlenmiş maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunduğu, diğer malzeme ve işçilik girdilerinin Çevre ve Şehircilik Bakanlığı inşaat birim fiyatlarından kar oranı düşülmek suretiyle hesaplandığı, analize ayrıca nakliye girdisi eklendiği,

Açıklama istenilen EÖ-5 poz nolu Hareketli Kamera iş kalemi için isteklinin malzeme ve işçilik ile nakliye girdileri içeren analiz verdiği, analizde yer alan Hareketli Kamera girdisi için satış üzerinden düzenlenmiş maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunduğu, diğer malzeme ve işçilik girdilerinin Çevre ve Şehircilik Bakanlığı inşaat birim fiyatlarından kar oranı düşülmek suretiyle hesaplandığı, analize ayrıca nakliye girdisi eklendiği,

Açıklama istenilen EÖ-6 poz nolu Direk ve Sabitleme iş kalemi için isteklinin malzeme ve işçilik ile nakliye girdileri içeren analiz ve alt analizler verdiği, analizde yer alan Direk girdisi için Mitaş Poligon Demir Çelik Endüstri A.Ş. tarafından ihale konusu iş ve iş kalemi ile idare belirtilmek suretiyle satış üzerinden düzenlenmiş YMM mühür ve imzası ile onaylanmış proforma fatura ve bu proforma faturaya ait YMM tarafından satış üzerinden düzenlenmiş ve onaylanmış maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.5) sunulduğu, diğer malzeme ve işçilik girdilerinin Çevre ve Şehircilik Bakanlığı inşaat birim fiyatlarından kar oranı düşülmek suretiyle hesaplandığı, analize ayrıca nakliye girdisi eklendiği,

İstekli tarafından sunulan açıklamaların bu haliyle Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45’inci maddesinde yer alan “45.1.13.1. Tedarikçi veya imalatçılardan alınan ve birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının

altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

45.1.13.6. İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunulacaktır. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar,

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

İsteklinin satışlar üzerinden açıklama yapabilmesi için malın ticareti ile iştigal ediyor olması; maliyete dayalı açıklama yapabilmesi için ise, son geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alış yapmış olması gerekmektedir.

İsteklinin son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış olması ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabilecektir.” açıklamasına uygun olduğu,

İstekli tarafından sunulan maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) belgeleri ile proforma faturada ihale kayıt numarası ile idare, iş ve iş kalemine ve Teknik Şartname’ye atıfta bulunmak suretiyle açıklama yapıldığı, dolayısıyla isteklinin açıklamalarının bu çerçevede açıklama istenilen iş kalemlerine uygun olduğu dikkate alındığında idarece tesis edilen işlemin mevzuata uygun olmadığı, isteklinin teklifinin değerlendirmeye alınması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Ekin Teknoloji San. ve Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi