KİK Kararı: 2014/UM.III-2001

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/031
Gündem No : 12
Karar Tarihi : 07.05.2014
Karar No : 2014/UM.III-2001
BAŞVURU SAHİBİ:
Etkin Tıbbi Cihazlar Servis Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi, 1358 SOK. NO: 9/B ÖZDEN SİTESİ ALSANCAK İZMİR

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Aydın Halk Sağlığı Müdürlüğü, Efeler Mahallesi 1421 Sokak No: 1 09100 AYDIN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/195981 İhale Kayıt Numaralı "U Kollu Dijital Radyografik Görüntüleme Sistemi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Aydın Halk Sağlığı Müdürlüğütarafından 30.01.2014tarihinde açık ihale usulüile yapılan “U Kollu Dijital Radyografik Görüntüleme Sistemi” ihalesine ilişkin olarak Etkin Tıbbi Cihazlar Servis Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 17.03.2014tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.03.2014tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 07.04.2014tarih ve 11787sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.04.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/1380sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhalenin ilk oturumunda asil olarak görevlendirilen uzman üyenin yerine ihale komisyon kararında yedek uzman üyenin görev almış olmasının mevzuata aykırı olduğu, yedek uzman üyenin asil üyenin taşıması gereken özellikleri haiz olmadığı,

2. Demonstrasyon sonucunda cihazın Teknik Şartname'nin 6.1.1., 6.1.6 ve 6.5.3'üncü maddelerine aykırı olduğunun görüldüğü halde cihazın uygun bulunması işleminin mevzuata aykırı olduğu,

3. İdari Şartname'nin 7.5.6'ncı maddesinde demonstrasyonun cihazın halen kullanıldığı bir hastanede yapılması gerektiği düzenlenmesine rağmen istekli tarafından cihazın Atatürk Devlet Hastanesine geçici kurulumunun yapılarak demonstrasyon işleminin gerçekleştirildiği, bu durumun doküman düzenlemelerine aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Aydın Halk Sağlığı Kurumu tarafından 30.01.2014 tarihinde açık ihale usulü ve birim fiyat teklif almak suretiyle gerçekleştirilen radyografik görüntüleme sistemi alımına ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: U Kollu Dijital Radyografik Görüntüleme Sistemi

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü:

5 ADET

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yerler:

Aydın Merkez Verem Savaş Dispanseri

Kuyucak İlçe Entegre Hastanesi

Sultanhisar İlçe Entegre Hastanesi

Karpuzlu İlçe Entegre Hastanesi

Köşk Toplum Sağlığı Merkezi” düzenlemesi yer almaktadır.

30.01.2014 tarihinde yapılan ihalenin ilk oturumunda tutulan tutanaklarda uzman üye sıfatı ile Elektrik Mühendisi Cafer Ağlamaz’ın imzasının bulunduğu, ancak ihale komisyon kararının ilk oturumda alınmadığı, en düşük geçerli teklifi veren Kral Medikal – Hüseyin Kemal Bostanlı’ya 10.02.2014 tarihli demonstrasyon yazısının tebliğ edildiği, 24.02.2014 tarihinde demonstrasyon işleminin gerçekleştirildiği ve cihazın Teknik Şartname’ye uygun olduğunun belirlenerek aynı tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İhale yetkilisince onaylanan 31.12.2013 tarihli yazıda ihalede görev alacak asil ve yedek üyelerin belirlendiği, şikâyet başvurusuna konu edilen hususta uzman üye olarak Elektrik Mühendisi Cafer Ağlamaz’ın, yedek üye olarak ise Sağlık Memuru Röntgen Teknisyeni Ercan Kul’un belirlendiği görülmüştür.

Şikâyet başvurusu üzerine idare tarafından alınan 21.03.2014 tarihli kararda “…Cafer Ağlamaz, ihalemize teknik şartname hazırlama safhasında ve ihale işlemlerinde bulunması maksadı ile Kuzey Kamu Hastaneler Birliğinden görevlendirilmesi talep edilmiş, Birlik tarafından yapıla görevlendirmede de kendilerinin de personel ihtiyacı bulunduğundan personelin 27-31 Ocak 2014 tarihleri arasında görevlendirilmesi uygun görülmüştür.

İhalemiz 30.01.2014 tarihinde 10:00’da yapılmış olup işin uzmanı olarak ihaleye iştirak eden Elektrik Mühendisi Cafer Ağlamaz’ın en düşük fiyatı veren Hüseyin Kemal Bostanlı Kral Medikal firması hakkındaki olumsuz düşüncelerinden dolayı karar hemen alınamamış ve Teknik Şartname’nin 13. Maddesi gereğince demo çalışması firmadan talep edilmiştir.

…

21.02.2014 tarihinde İlimiz Atatürk Devlet Hastanesi Radyoloji Bölümüne kurulan cihaz üzerinde yapılan demonstrasyon çalışmasına raporda imzası bulunmayan bir çok kişi katılmış olup (firmanızdan da Hasan Hüseyin Çelik iştirak etmiştir) cihazın teknik şartnameye birebir uygunluğu yerinde görülmüştür. Cafer Ağlamaz’ın görev süresi dolduğundan ve Kuzey Kamu Hastaneleri Birliği ile yapılan şifai telefon görüşmelerinde de yeniden görevlendirilme ya da görev süresinin uzatılması imkanı olmadığından söz konusu demo çalışmasına iştiraki sağlanamamıştır.” ifadelerine yer verilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde 5’inci maddesinde “…

5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir.

…

5.10. İhale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.” açıklaması yer almaktadır.

İnceleme konusu ihalede, ihale komisyonunun mevzuata uygun olarak görevlendirildiği, asil uzman üye olarak görevlendirilen Cafer Ağlamaz’ın görevlendirme yazısında görev tarihinin 27-31 Ocak 2014 olarak belirtildiği, ihale işlem dosyasında yer alan belgeler üzerinde yapılan inceleme neticesinde anılan şahsın, ihale ilk oturumda sonuçlandırılamadığı için görevlendirmesinin sona ermesi nedeniyle ihale işlemlerinin devamında yer almadığı, yedek üye olarak belirlenen Röntgen Teknisyeni Ercan Kul’un komisyona katılımının sağlandığı, yedek üyenin gerek demonstrasyon tutanağında gerek ihale komisyonu kararında imzasının bulunduğu görülmüştür.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri bir arada değerlendirildiğinde; tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin görev ve yetki sahibi olan ihale komisyonunda uzman iki kişinin görevlendirilmesi zorunluluğunun, ihale konusu işe ilişkin teknik değerlendirmelerin ve alım konusu malın Teknik Şartname’ye uygunluğunun tespitinin ihale komisyonu tarafından yapılabilmesine ilişkin olduğu dikkate alındığında, gerek tekliflerin değerlendirilmesinde, gerek demonstrasyonun gerçekleştirilmesinde uzman üyelerin görev almaları önem arz etmektedir.

İhale komisyonunun görevlendirilmesine ilişkin mevzuat hükümlerinde, komisyonda yer alan asil ve yedek üyelerin aynı özelliklere haiz olması gerektiği belirtilmiş olup, asil ve yedek üyelerin eğitim durumları, unvan ve görev tanımları gibi niteliksel özellikleri konusunda belirleme yapılmadığı göz önüne alındığında, söz konusu hususun eğitim, diploma, görev unvanı vb. anlamda değil, uzman üye veya mali işlerden sorumlu üye olması anlamında değerlendirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. Dolayısıyla ihale komisyonunda asil olarak görevlendirilen bir uzman üyenin yedeği olarak belirlenen üyenin de işin uzmanı niteliğinde olması gerekmektedir.

İhale konusu alımın dijital radyografik görüntüleme sistemi olduğu ve alım yapılan birimlerin radyoloji birimleri olduğu dikkate alındığında, röntgen teknisyeninin yedek üye olarak belirlenmesi işleminde mevzuata aykırılık olmadığı, başka bir kurumda görevli kişinin söz konusu ihalede uzman üye olarak dört günlüğüne görevlendirilmesi ancak ihale işlemlerinin uzaması ve görevlendirmenin uzatılmaması nedeniyle ihale komisyonu üyeliğinden ayrılma durumunda kalması üzerine, yerine görevlendirilen yedek üyenin de uzman üye olarak değerlendirilebileceği ve ihale işlemlerinin devam ettirilebileceği anlaşılmıştır. Bununla birlikte, komisyonda görev alan radyoloji uzmanı unvanına sahip diğer uzman üyenin ihale sürecinin tamamında görev aldığı hususu da dikkate alındığında üye değişimi sebebiyle teknik değerlendirmenin etkilenmediği sonucuna varıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir.

2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İnceleme konusu ihaleye ait Teknik Şartname’nin 6.1.1’inci maddesinde “Röntgen tüpü ve dedektör motorize hareketli U kola monteli olup, U kol yere monteli bir statife bağlı olacaktır. U kolun tüm hareketleri motorize olacaktır. Bu hareketler ve aşağıdaki maddelerdeki tüm hareketler operatör tarafından, dedektör üzerindeki butonlar ile yapılabildiği gibi sistem hafızasındaki organ programlarının seçilmesi ile sistem tarafından otomatik olarak yapılabilecektir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin 6.1.6’ncı maddesinde “Kollu Statif üzerinde çarpmaya ve hasara karşı koruyucu en az 6 adet sensör olmalıdır. Bu 6 adet sensörün en az 3 adeti Flat Panel Dedektör’ ün de tüm çarpmalara karşı korunması amacıyla Flat Panel Dedektör üzerinde olmalıdır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin 6.5.3’üncü maddesinde “Teklif edilen Röntgen jeneratörü yüksek frekans tekniği ile veya DC konvertor teknolojisi ile çalışan, en modern teknik yeniliklere sahip mikro işlemci kontrollü bir sistem olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen cihazın Teknik Şartname’nin yukarıda yer verilen maddelerini karşılamadığı, demonstrasyon sonucunda bu uygunsuzlukların tespit edildiği halde cihazın uygun görülerek isteklinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği iddia edilmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ihaleye katılımda yeterlik kurallarını düzenleyen 10’uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine ilişkin birinci fıkrasının (b) bendinin dokuz numaralı alt bendinde, ihale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinde de “Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.” hükmü yer almaktadır.

Teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında “demonstrasyon” veya “numune değerlendirmesi” yoluyla yapılabilmektedir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın ürünün Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olacağı açıktır.

Gerek İdari Şartname’de gerekse Teknik Şartname’de demonstrasyon istenebileceğinin düzenlendiği, 10.02.2014 tarihli yazı ile demonstrasyon isteminin istekliye yazılı olarak bildirildiği, demonstrasyonun 24.02.2014 tarihinde ikisi ihale komisyonu üyesi üç uzman önünde yapıldığı ve demonstrasyon tutanağının tutulduğu, söz konusu tutanakta uzman üyelerin imzalarının yer aldığı görülmüştür.

Diğer yandan, tutulan demonstrasyon tutanağında ihale komisyonunun iki uzman üyesi dahil dört üyesinin imzalarının yer aldığı tespit edilmiş olmakla birlikte, ihale komisyonunda görev almayan bir uzmanın (röntgen teknisyeni) daha imzasının tutanakta yer aldığı tespit edilmiştir.

Tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin görev ve yetkinin münhasıran ihale komisyonuna ait olduğu, iki uzman üyenin ihale komisyonunda görevlendirilmesi zorunluluğunun yapılacak teknik değerlendirmelerin ihale konusu işe ilişkin teknik kriterlerin yer aldığı şartnamelere uygunluğunun tespitinin ihale komisyonu tarafından gerçekleştirilmesi gereğinin bir sonucu olduğu açıktır. İnceleme konusu ihalede komisyon kararına esas demonstrasyın kararında ihale komisyonunda yer almayan bir kişinin görev almış olmasının Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “ihale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinin dördüncü fıkrasında yer alan değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonların kurulamayacağı hükmüne aykırılık taşıdığı anlaşılmıştır. Söz konusu aykırılık nedeniyle ihale komisyonu üyelerinden oluşturulacak bir komisyon tarafından yeniden demonstrasyon işleminin gerçekleştirilmesi gerekmekle birlikte, aşağıda incelenen iddia kapsamında varılan sonuç itibariyle, bu işleme gerek bulunmadığı anlaşılmıştır.

3 ) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İnceleme konusu ihalede demonstrasyon istenmesine ilişkin olarak İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “…e) İhale komisyonu gerek gördüğünde Teklif edilen teknik şartnameye uygunluğunu araştırmak için ihale tarihinden sonra 10 iş günü içerisinde firmanın belirleyeceği cihazın halen kullanıldığı bir kurumda demonstrasyon yapılacaktır.

Firma demonstrasyonu nerede yapacağını teklifinde belirtecektir. Demonstrasyon gün ve saati firmalara yazılı olarak bildirilecektir.

Demonstrasyon için tüm masraflar teklif veren firmalar tarafından karşılanacaktır. Şartnamede istenen özelliklerin ve yan donanımlarının görülebilmesini sağlamak amacı ile her türlü alt yapı, malzeme ve aksesuar firma tarafından tedarik edilecektir. Demonstrasyonda teklif edilen cihaz teklif edilen özellikleri ile birlikte gösterilecektir. Şartnamede belirtilen özelliklerden bir veya birkaçını göstermeyen firmaların teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır. Söz konusu düzenlemeye Teknik Şartname’de de aynı şekilde yer verilmiştir.

İhale komisyonu tarafından alınan 21.02.2014 tarihli kararda “…Teklif mektuplarının değerlendirilmesi sonucu ekonomik açıdan en avantajlı 1. teklif olan Hüseyin Kemal Bostanlı firmalarına ait teklifin teknik açıdan değerlendirilmesi için demonstrasyon çalışmasına karar verilmiş olup, firmayla gerekli yazışmalar yapılmıştır. Bu yazışmalar sonucunda 21.02.2014 Cuma günü Atatürk Devlet Hastanesi Radyoloji birimine kurulan cihazın demonstrasyon çalışması yapılmış, yapılan bu çalışma tutanakla belgelenmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin şikâyeti üzerine alınan kararda ise söz konusu husus ile ilgili olarak “…Firma iş yoğunluğumuzu göz önünde bulundurarak ihale komisyonunu cihazın halen kurulu olduğu bir yerde demo çalışmasını yapmak yerine bizim uygun bulduğumuz bir yere cihazı kurarak çalışma yapabilecekleri beyanında bulunmaları üzerine bizim de cihazı daha fazla kişiye gösterebilme imkanımız doğduğundan tarafımızdan kabul edilmiştir.” ifadeleri bulunmaktadır.

İhale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan teklif dosyası incelendiğinde, demonstrasyon taahhütnamesinde “İhale komisyonu cihazın kurulmuş halini görmek isteyebilir. Bu aşamada firmamız daha önceden kurmuş olduğu cihazların herhangi birinde ihale komisyonuna göstermek üzere tüm masraflar firmamıza ait olmak üzere demonstrasyonu sağlayacaktır.” ifadeleri yer almaktadır.

İhaleye katılan diğer istekli olan başvuru sahibi tarafından sunulan demonstrasyon taahhütnamesinde ise demonstrasyonun yapılacağı yer olarak İstanbul Taksim GOP Eğitim ve Araştırma Hastanesi’nin gösterildiği, masrafların firma tarafından karşılanacağı ve teklif edilen cihazın teklif edilen özellikleri ile birlikte gösterileceği belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen doküman düzenlemesinde demonstrasyonun firmanın belirleyeceği bir yerde masraflar firmaya ait olmak üzere yapılacağı, ancak demonstrasyonun nerede yapılacağının teklifte belirtileceği düzenlemesinin açık olduğu, isteklilerin teklif dosyaları kapsamında demonstrasyonun nerede yapılacağına ilişkin bilgiye yer vermelerinin istenildiği anlaşılmıştır. Nitekim başvuru sahibinin teklif dosyasında doküman düzenlemesine uygun bir şekilde demonstrasyon yerini belirttiği, ancak ihale üzerinde kalan istekli tarafından demonstrasyonun gerçekleştirileceği yere ilişkin olarak muğlak ifadelere yer verildiği görülmüştür.

İdarelerin teklif değerlendirmelerini doküman düzenlemelerine göre yapmalarının esas olduğu, dolayısıyla isteklilerin sunmuş oldukları tekliflerinde yer alan tüm bilgi ve belgelerin doküman düzenlemelerine uygun olması gerektiği açıktır. İstekli tarafından sunulan teklif zarfında yer alan demonstrasyon taahhütnamesinin belirsizlik içermesi ve idare ile demonstrasyon yapılması kararı üzerine doküman düzenlemesine aykırı olarak cihazın bir hastaneye geçici olarak kurulumunun sağlanması ile demonstrasyon işleminin gerçekleştirilmesinin, değerlendirmenin ihale dokümanında yer alan düzenlemeler çerçevesinde yapılmaması sonucunu doğurduğu, dolayısıyla uygulamanın saydamlığı, güvenilirliği ve eşit muameleyi etkileyici olduğu anlaşılmıştır.

Diğer yandan başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde, söz konusu düzenleme nedeniyle bazı firmaların hali hazırda kullanılan cihaz teklif edemedikleri gerekçesiyle ihaleye iştirak etmediklerinin belirtildiği, ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede, yaklaşık maliyetin piyasada ihale konusu alım alanında faaliyet gösteren dört firmadan alınan teklifler esas alınarak hesaplandığı, söz konusu firmalardan yalnızca birinin ihaleye katıldığı, 7 firmanın doküman aldığı ancak ihaleye iki firmanın katıldığı hususları da dikkate alındığında, söz konusu düzenlemenin ihaleye teklif verilmesini etkileyebileceği de belirlenmiştir.

İdare tarafından demonstrasyonun kesinleşen ihale dokümanında yer alan açık düzenlemeye uygun şekilde gerçekleştirilmesi gerekmekle birlikte, ihale üzerinde kalan istekli Kral Medikal – Hüseyin Kemal Bostanlı’nın sunmuş olduğu teklif dosyasında yer alan demonstrasyon taahhütnamesinde cihazın halen kurulu olduğu ve demonstrasyonun gerçekleştirileceği yerin belirtilmemiş olması ve dokümana yönelik herhangi bir şikâyet başvurusunun bulunmadığı ve dokümanın kesinleşmiş olduğu hususları göz önünde bulundurulduğunda, her ne kadar ikinci iddia kapsamında yapılan inceleme neticesinde demonstrasyon işleminin yenilenmesi gerektiği sonucuna varılsa da, istekli tarafından demonstrasyon konusunda doküman düzenlemesine uygun bir teklif verilmediği, dolayısıyla isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği neticesine varılmıştır.

Diğer yandan, başvuru konusu ihalede 25.03.2014 tarihinde ihale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalandığı görülmektedir. Konuyla ilgili olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İdareye şikâyet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinin beşinci fıkrasında “…İdareye şikâyet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz…” hükmü yer almaktadır.

İnceleme konusu ihalede, kesinleşen ihale kararının 03.03.2014 tarihinde iadeli taahhütlü posta yolu ile gönderildiği, söz konusu kararın başvuru sahibine 06.03.2014 tarihinde tebliğ edildiği, başvuru sahibinin 17.03.2014 tarihinde şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarece 21.03.2014 tarihli karar ile şikâyetin uygun bulunmadığı, kararın istekliye 28.03.2014 tarihinde tebliğ edildiği ve isteklinin 07.04.2014 tarihinde itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu görülmüş olup, şikâyet süreci sonuçlanmadan ihale üzerinde bırakılan istekli ile mevzuata aykırı şekilde sözleşme imzalandığı, öte yandan, 4734 sayılı Kanun’un 56’ncı maddesinin üçüncü fıkrası kapsamında, bekleme sürelerine uyulmaksızın sözleşme imzalanmasının 54’üncü maddede sayılan kararlardan birinin alınmasına engel teşkil etmeyeceği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Kral Medikal – Hüseyin Kemal Bostanlı’nın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Esasta
Oybirliği, gerekçede oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KISMEN FARKLI GEREKÇE

İncelenen ihalede, başvuru sahibinin itirazen şikayet dilekçesinde yer alan iddiaları kapsamında Kurul çoğunluğunca, ihale üzerinde bırakılan Kral Medikal – Hüseyin Kemal Bostanlı’nın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiğigerekçesi ile “** düzeltici işlem belirlenmesine”** karar verilmiştir.

İnceleme konusu ihalede demonstrasyon istenmesine ilişkin olarak İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “…e) İhale komisyonu gerek gördüğünde Teklif edilen teknik şartnameye uygunluğunu araştırmak için ihale tarihinden sonra 10 iş günü içerisinde firmanın belirleyeceği cihazın halen kullanıldığı bir kurumda demonstrasyon yapılacaktır.

Firma demonstrasyonu nerede yapacağını teklifinde belirtecektir. Demonstrasyon gün ve saati firmalara yazılı olarak bildirilecektir.

Demonstrasyon için tüm masraflar teklif veren firmalar tarafından karşılanacaktır. Şartnamede istenen özelliklerin ve yan donanımlarının görülebilmesini sağlamak amacı ile her türlü alt yapı, malzeme ve aksesuar firma tarafından tedarik edilecektir. Demonstrasyonda teklif edilen cihaz teklif edilen özellikleri ile birlikte gösterilecektir. Şartnamede belirtilen özelliklerden bir veya birkaçını göstermeyen firmaların teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır. Söz konusu düzenlemeye Teknik Şartname’de de aynı şekilde yer verilmiştir.

Anılan kararda, ihale üzerinde kalan istekli Kral Medikal – Hüseyin Kemal Bostanlı’nın sunmuş olduğu teklif dosyasında yer alan demonstrasyon taahhütnamesinde cihazın halen kurulu olduğu ve demonstrasyonun gerçekleştirileceği yerin belirtilmemiş olması ve dokümana yönelik herhangi bir şikâyet başvurusunun bulunmadığı ve dokümanın kesinleşmiş olduğu hususları göz önünde bulundurulduğunda, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından demonstrasyon konusunda doküman düzenlemesine uygun bir teklif verilmediği, dolayısıyla isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, Diğer yandan, tutulan demonstrasyon tutanağında ihale komisyonunun iki uzman üyesi dahil dört üyesinin imzalarının yer aldığı tespit edilmiş olmakla birlikte, ihale komisyonunda görev almayan bir uzmanın (röntgen teknisyeni) daha imzasının tutanakta yer aldığı, komisyon kararına esas demonstrasyon kararında ihale komisyonunda yer almayan bir kişinin görev almış olmasının Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “ihale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinin dördüncü fıkrasında yer alan değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonların kurulamayacağı hükmüne aykırılık taşıdığı, söz konusu aykırılık nedeniyle ihale komisyonu üyelerinden oluşturulacak bir komisyon tarafından yeniden demonstrasyon işleminin gerçekleştirilmesi gerekmekle birlikte, incelenen diğer iddia kapsamında varılan sonuç itibariyle, bu işleme gerek bulunmadığı ifade edilmektedir.

İdari Şartnamenin 7.5.6’ncı maddesinde yer alan düzenlemelerden, ihaleye teklif veren isteklilerce teklif ettikleri ürünlere ilişkin olarak ihale dökümanında belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla ihale komisyonu tarafından gerek görüldüğü taktirde demonstrasyon yapılacağı anlaşılmaktadır.

Söz konusu ihalede, tutulan demonstrasyonun tutanağında ihale komisyonunun iki uzman üyesi dahil dört üyesinin imzalarının yer aldığı, ihale komisyonu kararında da söz konusu değerlendirmelere yer verildiği, bu haliyle tüm komisyon üyelerinin bu hususta bilgi sahibi olduğu anlaşılmıştır. Bu durumda, söz konusu ihalede, demonstrasyonun yapılması işleminin yerine getirilmiş olduğu ve bu aşamadan sonra teklif edilen ürünlere ilişkin yeniden demonstrasyonun yapılmasına gerek bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, başvuru sahibinin itirazen şikayet dilekçesinde belirttiği iddiaları kapsamında Kurul çoğunluğunca “** düzeltici işlem belirlenmesine** ” niteliğindeki verilen kararın, Kral Medikal – Hüseyin Kemal Bostanlı’nın teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin kısmına katılmakla beraber, ihale komisyonu üyelerinden oluşturulacak bir komisyon tarafından yeniden demonstrasyon işleminin gerçekleştirilmesi gerektiğine ilişkin Kurul çoğunluğunun karar gerekçesine katılmıyorum.

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi