KİK Kararı: 2014/UM.I-2239

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/038
Gündem No : 14
Karar Tarihi : 04.06.2014
Karar No : 2014/UM.I-2239
BAŞVURU SAHİBİ:
İbrahim Hakkı Subaşı, ATATÜRK BULVARI NO:169/68 KAVAKLIDERE ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İstanbul Üniversitesi Sosyal Tesisleri, I.Ü. Rektörlük Ana Giriş Kapısı Yanı P.T.T Üstü İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/186838 İhale Kayıt Numaralı "38 Kalem Muhtelif Temizlik Malzemesi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Sosyal Tesisleri Müdürlüğü tarafından 09.01.2014tarihinde açık ihale usulüile yapılan “38 Kalem Muhtelif Temizlik MalzemesiAlımı” ihalesine ilişkin olarak Park Servis İç Dış Tic. ve Müh./İbrahim Hakkı Subaşı’nın 12.02.2014tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 03.03.2014tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.03.2014tarih ve 7848sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.03.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/965sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. 14.01.2014 tarihli tek sayfa ve eki olmayan kesinleşen ihale kararı ile başvuruya konu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiklerine ilişkin bildirim yapıldığı, idarece sözleşme imzalamaya davet edilmeyi beklerken Kamu İhale Kurumu internet sitesinden başka bir şirket ile sözleşme imzalandığının görüldüğü, idarenin kendilerine tebliğ edilen kesinleşen ihale kararının yerine yeni bir ihale kararı alarak bu kararı sözleşme imzalanan şirkete tebliğ ettiğinin anlaşıldığı, söz konusu kesinleşen ihale kararının ise kendilerine idare ile yapılan telefon görüşmesi üzerine 10.02.2014 tarihinde faks yoluyla tebliğ edildiği, kendilerine farklı, sözleşme imzalanan şirkete farklı kesinleşen ihale kararı gönderilerek ihaleye yönelik şikayet başvurusunda bulunma haklarının ellerinden alındığı, bu nedenle ihale işlemlerinin iptal, imzalanan sözleşmenin ise feshedilmesi gerektiği, ayrıca söz konusu işlemleri gerçekleştiren idare görevlileri hakkında gerekli işlemlerin yapılması için idarenin üst idaresine bildirim yapılması gerektiği,

2. 10.02.2014 tarihinde faks yoluyla tebliğ edilen kesinleşen ihale kararı ekinde yer alan ihale komisyonu kararında, tekliflerinin 38’inci kalem için sunulan numunenin Teknik Şartname’ye uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği, ancak Teknik Şartname uyarınca kimyasal, fiziksel ve laboratuvar incelemesi gerektiren bu işlemin bir günde nasıl ve hangi yöntemle yapıldığının anlaşılamadığı, idarece düzenlenmiş numune değerlendirme raporu bulunup bulunmadığının bilinmediği, varsa dahi bu raporun hangi kriterlere göre düzenlendiğinin anlaşılamadığı, ayrıca eşit muamele ilkesi gereği ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu numunelerin de kendi numuneleri için yapılan incelemeye tabi tutulması gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuruya konu ihalede, 09.01.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibi Park Servis İç Dış Tic. ve Müh./İbrahim Hakkı Subaşı ile Martı Kağıt Gıda Tem. Teks. İnş. San. Tic. Ltd. Şti.nin 38’inci kalem için sundukları numunelerin Teknik Şartname’ye uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılarak ihalenin Servis İstanbul Satış Dağıtım A.Ş. üzerinde bırakıldığı ve ihale üzerinde bırakılan istekli ile 30.01.2014 tarihinde sözleşme imzalandığı tespit edilmiştir. Ancak başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin olarak alınan söz konusu ihale komisyonu kararının başvuru sahibine bildirilmesine ilişkin 14.01.2014 tarihli kesinleşen ihale kararında, ihalenin başvuru sahibi Park Servis İç Dış Tic. ve Müh. üzerinde bırakıldığının belirtildiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi itirazen şikâyet dilekçesinde, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiklerine ilişkin 14.01.2014 tarihli kesinleşen ihale kararı ekinde ihale komisyonu kararının yer almadığını ve daha sonra alınan yeni bir ihale kararı ile ihalenin başka bir istekli üzerinde bırakıldığını iddia etmektedir.

İdarenin başvuru sahibinin şikâyet başvurusuna verdiği cevapta, başvuruya konu ihalenin 09.01.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile Servis İstanbul Satış Dağıtım A.Ş. üzerinde bırakıldığı, ancak 14.01.2014 tarihli kesinleşen ihale kararında ihale üzerinde bırakılan isteklinin sehven başvuru sahibi Park Servis İç Dış Tic. ve Müh. olarak belirtildiği, daha sonra yapılan hatanın farkına varılarak düzeltilmiş kesinleşen ihale kararlarının isteklilere yeniden gönderildiği hususlarına yer verildiği görülmüştür.

Başvuru sahibinin 08.01.2014 tarihli ihale dokumanı satın alma formunda “İhale ve şikâyet sürecinde idare tarafından yukarıda belirtilen elektronik posta/faks numarasına bildirim yapılmasını kabul ediyorum.” seçeneğini işaretleyerek formda yer verdiği faks numarasına tebligat yapılmasını kabul ettiği tespit edilmiştir.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemede, sehven yazılan kesinleşen ihale kararının 09.01.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile birlikte 15.01.2014 tarihinde, düzeltilmiş kesinleşen ihale kararının ise 10.02.2014 tarihinde, başvuru sahibinin ihale dokümanı satın alma formunda belirttiği faks numarasına gönderildiğine ilişkin faks iletim raporlarının yer aldığı tespit edilmiştir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikayetin sonuçlandırılması” başlıklı 7’nci maddesinde, elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, elektronik posta veya faksın gönderildiği tarih ile gönderilen yazı içeriğini de gösteren belgelerin ihale işlem dosyası içerisinde muhafaza edilmesi ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde bu belgelerin ihale işlem dosyası kapsamında Kuruma gönderilmesi gerektiği ve bu çerçevede, elektronik posta yoluyla yapılan bildirimlerde elektronik postanın bilgisayar çıktısının, faks ile yapılan bildirimlerde ise iletim raporu ile birlikte gönderilmiş olan metnin faks makinesinin hafızasından çıkarılan örneğinin idare yetkilisi tarafından imzalanmasının usulüne uygun bildirim yapıldığının ispatı açısından önem arz ettiği belirtilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının aksine ihale süreci içerisinde başka bir ihale komisyonu kararı alınmadığından ve 09.01.2014 tarihli ihale komisyonu kararında ihalenin başka bir istekli üzerinde bırakıldığı açıkça belirtildiğinden, başvuru sahibine 15.01.2014 tarihinde tebliğ edilen kesinleşen ihale kararı ekinde 09.01.2014 tarihli ihale komisyonu kararına yer verildiğinin idarece İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in 7’nci maddesinde açıklandığı şekliyle belgelendirilmesi halinde, başvuru sahibinin itirazen şikâyet konusu yaptığı hususların 15.01.2014 tarihinde farkına varmış olması gerektiğinin kabul edilmesi gerekeceğinden, söz konusu durumunun açıklığa kavuşturulabilmesi amacıyla idareden ek belge ve bilgi talep edilmiştir.

İdare tarafından gönderilen ve 20.05.2014 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan yazıda, başvuru sahibine 15.01.2014 tarihinde tebliğ edilen kesinleşen ihale kararı ekinde ihale komisyonu kararına yer verildiği ifade edilmekle birlikte, söz konusu tebligatın İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in 7’nci maddesinde yapılan açıklamalara uygun şekilde belgelendirilemediği tespit edildiğinden, başvuru sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiklerine ilişkin 14.01.2014 tarihli kesinleşen ihale kararı ekinde ihale komisyonu kararına yer verilmediği yönündeki iddiasına itibar etmek gerekmiştir. Bu bakımdan, kesinleşen ihale kararının sözleşmenin imzalandığı 30.01.2014 tarihinden önce usulüne uygun olarak başvuru sahibine tebliğ edilmediğinin kabul edilmesi gerekmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun “Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi” başlıklı 41’inci maddesinde, ihale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamayacağı; “Sözleşmeye davet” başlıklı 42’nci maddesinde, 41’inci maddede belirtilen sürelerin bitimini, ön mali kontrol yapılması gereken hallerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde bırakılan istekliye, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususunun bildirileceği; “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinin üçüncü fıkrasında, kanunda belirtilen sürelere ve usule uyulmadan sözleşme imzalanmış olmasının itirazen şikayet başvurusunun incelenmesine ve 54’üncü maddede sayılan kararlardan birinin alınmasına engel teşkil etmeyeceği hüküm altına alınmıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” başlıklı 65’inci maddesinin birinci fıkrasında, kesinleşen ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere 64’üncü maddenin birinci fıkrası uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirileceği hükmüne yer verilmiştir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikâyet başvuru süresi” başlıklı 4’üncü maddesinde “(9) Kesinleşen ihale kararında tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine yer verilmemesi halinde, tekliflerinin değerlendirmeye alınmama ya da uygun görülmemesine karşı yapılacak şikâyet başvurusunda, istekliler kararın gerekçelerinin bildirilmesiyle şikâyet konusundan haberdar olduklarından sürenin hesabında kesinleşen ihale kararının bildirim tarihinin değil, karar gerekçelerinin bildirildiği tarihin esas alınması gerekmektedir.

(10) İhale sonucunun gerekçesiz olarak bildirilmesi durumunda usulüne uygun olarak ihale sonucu bildirilmiş olmayacağından, idarenin bu aşamadan sonraki işlemleri usulüne uygun olarak gerçekleştirebilmesi ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi dışındaki bütün isteklilere tekliflerinin uygun bulunmama gerekçesini ayrıca bildirmesi ile mümkün olacaktır. Bu durum ihale sürecinin uzamasına neden olacağından idarelerce kesinleşen ihale kararında gerekçenin bildirilmesi önem arz etmektedir.” açıklamalarına yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve yapılan tespitler doğrultusunda, kesinleşen ihale kararının ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşmenin imzalanmadan önce başvuru sahibine usulüne uygun olarak tebliğ edilmediği anlaşılmakla birlikte, aşağıda ikinci iddia kapsamında yapılan inceleme neticesinde başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı tespit edildiğinden, başvuru sahibinin kesinleşen ihale kararının usulüne uygun olarak tebliğ edilmemesi nedeniyle bir hak kaybına uğramadığı sonucuna varılmıştır. Bu bakımdan, ihale süreci içerisinde gerçekleştirilen, ancak esasa etkili bir aykırılık doğurmayan mevzuata aykırı işlemler gerekçesiyle, idare ile ihale üzerinde bırakılan istekli Servis İstanbul Satış Dağıtım A.Ş. arasında 30.01.2014 tarihinde imzalanan sözleşmenin feshedilmesine gerek bulunmamaktadır.

Diğer taraftan ihale üzerinde bırakılan isteklinin ticaret ünvanının Servis İstanbul Satış Dağıtım A.Ş., başvuru sahibinin ticaret ünvanının ise Park Servis İç Dış Tic. ve Müh. olduğu dikkate alındığında, kesinleşen ihale kararının yazımında yapılan hatanın iki isteklinin isim benzerliği nedeniyle meydana geldiği kanaatine varıldığından, söz konusu işlemleri gerçekleştiren idare görevlileri hakkında idareye veya idarenin üst idaresine bildirim yapılmasına gerek bulunmamaktadır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde, isteklilerin her mal kalemi için numune getireceklerine ve getirilen numunelerin üzerine hangi kaleme ait olduğunun silinmeyecek şekilde yazılacağına ilişkin düzenleme yapıldığı görülmüştür.

Teknik Şartname’de, havluların yapılış şekline göre: rulo halinde, katlanmış tabaka halinde (V şeklinde, M şeklinde, C şeklinde, N şeklinde, Z şeklinde veya yerleştirileceği dispenser'e göre değişik şekillerde düzgün katlanmış tabakalar halinde) ve 22 cmx150 cm sensörlü makineye uygun koli içi 6 adet olmak üzere üç tür olduğuna ilişkin düzenleme yapılmıştır.

Uygun olmayan numunelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin 09.01.2014 tarihli tutanakta, başvuru sahibinin teklifinin ihalenin 38’inci kalemi olan “Havlu (22 cmx150 cm, koli içi 6 adet, sensörlü makineye uygun)” için sunulan numunenin eninin 24,5 cm olması ve sensörlü makineye uygun olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı belirtilmiştir.

İdari Şartname’de yapılan düzenleme uyarınca istekliler tarafından ihalenin 38’inci kalemi için sunulan numuneler üzerinde yapılması gereken değerlendirmelerin, söz konusu malların niteliği gereği kimyasal, fiziksel ve laboratuvar incelemesini gerektirmediği açık olduğundan, başvuru sahibinin aksi yöndeki iddiasına itibar edilmemiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesi ile Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde, ihaleye katılacak isteklilerden ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak istenebilecek bilgi ve belgeler ile bunların istenmesine ve değerlendirilmesine ilişkin esaslara yer verilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in 26’ncı maddesinin ikinci fıkrasında, yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

Başvuruya konu ihalede İdari Şartname’de isteklilerin yeterliklerinin tespitinde kullanılacak kriterler arasında numune değerlendirmesine yer verildiği, istekliler tarafından teklif edilen malların Teknik Şartname’ye uygunluklarının sunulan numuneler üzerinden yapıldığı ve ihalelerde yapılan numune değerlendirmesine ilişkin işlemlerin idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu göz önüne alındığında, ihalenin 38’inci kalemi için sunduğu numuneler üzerinden yapılan değerlendirmeler esas alınarak teklifi değerlendirme dışı bırakılan başvuru sahibinin idare tarafından gerçekleştirilen numune değerlendirmesinin mevzuata aykırı olduğu yönündeki iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi