KİK Kararı: 2014/UH.III-2469

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/042
Gündem No : 47
Karar Tarihi : 25.06.2014
Karar No : 2014/UH.III-2469
BAŞVURU SAHİBİ:
Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti., ATATÜRK BULVARI NO:169/68 KAVAKLIDERE ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğü Erişkin Hastanesi Başhekimliği, Adnan Saygun Cad. 06100 ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2014/42002 İhale Kayıt Numaralı "Çağrı Merkezi Hizmeti Alımı (15 Kullanıcılı) 7 Aylık" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğü Erişkin Hastanesi Başhekimliğitarafından 12.05.2014tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Çağrı Merkezi Hizmeti Alımı (15 Kullanıcılı) 7 Aylık” ihalesine ilişkin olarak Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti.nin 23.05.2014tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.05.2014tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.06.2014tarih ve 17537sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.05.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/1821sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1 ) İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifi ekindeki Ticaret Sicili Gazetesinin son durumu yansıtmadığı ve vekâlet bilgilerinin eksik ve kusurlu olduğu, dolayısıyla söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

2 ) İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin kârsız yaklaşık maliyetin %58,73 altında olduğu, söz konusu ihalenin personel çalıştırılmasına dayalı olduğu ve 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi gereğince ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gerektiği,

3 ) Şikâyet başvurusu üzerine cevabın ihale yetkilisi yerine yetkisiz kişi olan satın alma müdürü tarafından verildiği, bu durumun şikâyet dilekçesinde belirtilen hususların yeterince incelenmediğini ve idarenin hukuka aykırı davrandığını gösterdiği iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

…

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,” düzenlemesi yer almıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli olarak belirlenen Assistt Rehberlik ve Müşteri Hizmetleri A.Ş. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan Türkiye Ticaret Sicili Gazeteleri incelendiğinde; 03.02.2014 tarih ve 8499 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yönetim kurulu üyelerinin, 02.10.2012 tarihli ve 8165 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ortaklık yapısının, 03.12.2012 tarihli ve 8206 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde değeri 2.500.000,00TL’ye kadar olan işlemlerde Ali Dülgeroğlu’nun şirketi temsil ve ilzama yetkili olduğunun belirtildiği görülmüştür.

Assistt Rehberlik ve Müşteri Hizmetleri A.Ş. ile ilgili olarak www.ticaretsicil.gov.tr adresinden yapılan sorgulamada, şirketin ortaklık yapısı ve yönetimindeki görevlilerin durumuna ilişkin olarak teklif dosyası kapsamında sunulan belgelerdeki bilgilerde bir değişiklik bulunmadığı tespit edilmiştir. Bu itibarla anılan istekli tarafından sunulan Türkiye Ticaret Sicili Gazetelerinin şirketin ortaklık yapısı ve yönetimindeki görevlilerin son durumunu gösterdiği anlaşılmıştır.

Ayrıca teklif dosyası kapsamında 2.500.000,00TL’ye kadar olan işlemlerde şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan Ali Dülgeroğlu’na ait imza beyannamesi ile teklif mektubunu imzalayan Ömer Yıldız’ın, Ali Dülgeroğlu tarafından vekil tayin edildiğine dair vekâletname ile Ömer Yıldız’a ait imza beyannamesi sunulduğu, vekâletnamede Ömer Yıldız’ın ihalelere katılmaya yetkili olduğunun da belirtildiği görülmüştür.

Anılan istekli tarafından teklif vermeye yetkili olduğunu göstermek üzere sunulan belgelerde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı görüldüğünden, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Her türlü ulaşım sigorta, vergi, resim ve harç giderleri istekliye ait olacaktır

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’de “1 - Çağrı Merkezi Özellikleri

1.1. Çağrı Merkezi Yazılımı’nın Çoklu Erişim Kanalları üzerinden yönetim kabiliyeti olacaktır.

1.2. Çağrı Merkezi Yazılımı altyapı bileşenleri (ACD, CTI, IVR, VR gibi) üreticileri tarafından yayınlanmış en son güncel sürümlere sahip olmalıdır.

1.3. Çağrı Merkezi Yazılımı bileşenleri (ACD, CTI, IVR, VR gibi) aynı marka olacak ya da ACD üreticisi firma tarafından birlikte çalışılabilirlikleri (interoprebality) uyumluluk açısından sertifiye edilecektir.

1.4. Çağrı Merkezi Yazılımı altyapısı tüm ACD özelliklerine sahip olacaktır. Gelen Bildirimler Çağrı Operatörleri’nin iş yoğunluğuna ve yeteneğine, türlerine ve bölümlere göre eşit dağılım esasına veya ACD istatistiklerinden elde edilen performans verilerine göre gruplanabilecek ve bu gruplara yönelik kuyruklar oluşturulabilecektir.

1.5. Çağrı Merkezi Yazılımı’nda kullanılan ACD ürünü donanım tabanlı olup CTI (Bilgisayar Telefon Entegrasyonu) ve IVR (Etkileşimli Sesli Yanıt Sistemi) sistemlerinin devre dışı kaldığı durumlarda Çağrı Operatörleri’nin çağrı almaya devam edebildiği ACD (Otomatik Çağrı Dağıtma Sistemi) üretici firma tarafından hizmetin devamı için sunmalıdır.

…

1.11. Ses Kayıt Sistemi (VR) aynı zamanda ekran görüntüsü kaydetme özelliğine sahip olacaktır.

1.12. Ses Kayıt Sistemi VR en az 1 (Bir) yıllık kayıtları saklayabilecek, ayrıca DVD veya benzeri ortamlarda yedekleri alınabilecektir ve saklanabilecektir.

1.13. Kayıtları, dinlemek için ayrı bir yazılım veya donanıma gerek olmadan dinlenebilecektir. Ayrıca yüklenici firma kayıtlara ulaşabilecek bir ekran tanımlayarak sadece yetki verilen kullanıcılar tarafından ve yetki seviyeleri dahilinde idarece dinlenebilecektir.

1.14. Çağrı Merkezi, kapsamlı ve esnek bir Bilgisayar Telefon Entegrasyonu (CTI) altyapısına sahip olacak, tüm Çağrı Merkezi yazılımları tam bir entegrasyon içerisinde çalışacaktır. Bunun için gerekli her türlü lisans ve benzeri uygulamalar kullanıcı sınırlaması olmaksızın sağlanacaktır.

1.15. Takım Lideri, gerek gördüğünde Çağrı Operatörü’nün konuşmakta olduğu hatta katılarak dinleyebilecek ya da sözlü müdahalede bulunabilecektir.

1.16. Firma, sistemin Çağrı Merkezi, Çağrı Operatörleri ile işleyişin başarısının ölçülebilmesi için gerekli kalite kriterlerinin belirlenmesinde etkin olması amacıyla gerekli raporlamaları sağlamalıdır.

1.17. Gelen Çağrıların bekleme esnasında, kişilerin ne kadar süre bekleyecekleri ve hangi sırada çağrılarının kabul edileceği bilgisinin kişiye sesli olarak verilebilmesi sağlanmalıdır.

1.18. Çağrı Merkezi yazılımından kaynaklanan herhangi bir sorundan dolayı hizmetin aksaması durumunda yüklenici en geç 2 saat içinde Çağrı Merkezini çağrı alabilir duruma getirecektir.

…

3 – Güvenlik ve Gizlilik

…

3.6.Çağrı Merkezi hizmetleri 7 gün 24 saat esasına göre çalışması planlanacaktır. İdarenin öngörmesi durumunda 7/24 çalışması sağlanacaktır.” düzenlemeleri yer almıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü bulunmaktadır.

Başvuruya konu ihalede idarece yaklaşık maliyetin piyasa araştırması yapılarak 126.000,00 TL olarak belirlendiği, ihaleye iki isteklinin katıldığı, iki isteklinin teklifinin de geçerli olarak belirlendiği, 13.05.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin 73.409,00 TL teklif veren Assistt Rehberlik ve Müşteri Hizmetleri A.Ş. üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak 112.000,00 TL teklif veren başvuru sahibi Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti.nin belirlendiği görülmüştür.

İhaleye konu çağrı merkezi hizmeti işinin 7 gün 24 saat esasına göre çalışmasının planlandığı, bu durumun alınacak hizmetin hangi sürelerde yapılacağını gösterdiği, ihalenin personel alımından bağımsız olarak 15 kullanıcıyı içerecek şekilde çağrı sistemi hizmetinin yürütülmesi işi olduğu, ihale dokümanında personele yönelik bir düzenleme de bulunmadığı, dolayısıyla ihalenin personel çalıştırılmasına dayalı bir iş mahiyetinde olmadığı, ayrıca birim fiyat teklif cetveline göre tekliflerin ay üzerinden verileceği ve ihale dokümanında teklif fiyata dâhil olan giderlerin açıkça gösterilmediği, Teknik Şartname’de sadece işin ne şekilde yürütüleceğinin açıklandığı anlaşılmaktadır. Bu çerçevede teklif fiyatta yer alan önemli bileşenlerin bütün istekliler için eşit koşullarda belirlenerek Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesine uygun olarak aşırı düşük teklif fiyatı sorgulaması yapılmasının mümkün olmadığı dikkate alındığında, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin İdari Şartname’nin 35.1’inci maddesi uyarınca en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

3 ) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Şikâyet başvurusu üzerine inceleme” başlıklı 10’uncu maddesinin dördüncü fıkrasında “İnceleme, ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabilir. Bu inceleme sonucunda, ihale yetkilisi tarafından gerekçeli bir karar alınır.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikâyetin sonuçlandırılması” başlıklı 7’nci maddesinin birinci fıkrasında “Şikâyet başvuruları üzerine idare tarafından yapılacak inceleme ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabilir. İhale komisyonu üyeleri de raportör olarak görevlendirilebilir. Yapılacak inceleme sonucunda, ihale yetkilisi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış kişi tarafından gerekçeli olarak ikinci fıkrada belirtilen kararlardan biri alınır.” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemelerine göre, şikâyet başvurusuna yönelik incelemenin, ihale yetkilisi veya ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör ya da ihale komisyonu tarafından yapılabileceği, bu inceleme sonucunda ise ihale yetkilisi tarafından gerekçeli bir karar alınacağı anlaşılmaktadır.

İncelenen ihalede şikâyet üzerine başvuru sahibine gönderilen cevap yazısının satın alma müdürü Rıza Çelikoğlu tarafından imzalandığı, Rıza Çelikoğlu’nun ihale komisyonu üyesi olduğu, ayrıca ihale işlem dosyası içerisinde ihale yetkilisi Ömer Uğur tarafından imzalanmış aynı mahiyette bir cevabi yazının da bulunduğu görülmüştür.

Başvuru sahibine gönderilen cevabi yazıda ihale yetkilisinin imzasının bulunmadığı görülmüş olmakla birlikte, söz konusu cevabi yazının içerik itibariyle aynısının ihale yetkilisince de imzalanmış olduğu görüldüğünden, şikâyet başvurusunun cevaplandırılmasında kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi