KİK Kararı: 2014/UH.II-69

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/002
Gündem No : 9
Karar Tarihi : 06.01.2014
Karar No : 2014/UH.II-69
BAŞVURU SAHİBİ:
Şırnak Tavukçuluk Gıda Tarım Ürünleri İnş. Ve Nak. İşleri San. Tic. Ltd. Şti., BAHÇELİ EVLER MAH. SİİRT CD. İLHAN KARDEŞLER AP. KAT : 1 ŞIRNAK

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Şırnak Üniversitesi Rektörlüğü, Yeni Mahalle Cudi Caddesi Yeni Toki Lojmanları Bk-13/6 73000 ŞIRNAK

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/148460 İhale Kayıt Numaralı "242632 Öğün 4 (Dört) Çeşit Öğlen Yemeği Pişirilmesi Servisi Ve Servis Sonrası Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Şırnak Üniversitesi Rektörlüğütarafından 11.11.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “242632 Öğün 4 (Dört) Çeşit Öğlen Yemeği Pişirilmesi Servisi ve Servis Sonrası Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Şırnak Tavukçuluk Gıda Tarım Ürünleri İnş. ve Nak. İşl. San. Tic. Ltd. Şti.nin 27.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.12.2013tarih ve 38402sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4468 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata aykırı olduğu iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

21.11.2013 tarihinde yapılan ihaleye 8 isteklinin katıldığı, bu isteklilerden 6 isteklinin teklifinin geçerli teklif olarak değerlendirildiği ve kâr hariç yaklaşık maliyetin altında teklif veren 2 isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulduğu, Seç-San Yemek Hizmetleri Otomasyon İletişim Otomotiv Gıda Hayvancılık San. ve Tic. Ltd. Şti.nin süresi içerisinde aşırı düşük teklif sorgulamasını sunmadığı ve bu gerekçeyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Abdülmecit İlçi’nin aşırı düşük teklif açıklamasını sunduğu ve sunulan açıklamanın idarece yeterli kabul edilerek ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu işin “242632 Öğün 4 (dört) Çeşit Öğlen Yemeği Pişirilmesi Servisi ve Servis Sonrası Hizmet Alımı” olarak belirlendiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde ihale komisyonunun verilen teklifleri aynı Kanun’un 37’nci maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, verilen hizmetin ekonomik olması, teklif sahibinin hizmetin temini işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar ve teklif edilen hizmet işinin özgünlüğü hususlarında yapılacak açıklamaları değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracağı hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

…79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

…79.4.2.16. İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak proforma fatura yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.

…79.5. Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda; (79.4.2.) maddesine uygun açıklamada bulunmayan, açıklamaları teknik şartnameye aykırı hususlar içeren veya teklif tutarı, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderleri, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde ise asgari işçilik maliyeti ve ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri gerekçeleri belirtilmek suretiyle reddedilecektir.” açıklamaları yer almaktadır.

İdarece aşırı düşük teklif sahibi isteklilere gönderilen 12.11.2013 tarihli yazılarda “…İdarenin belirlemiş olduğu teknik şartnamesinde yer alan yemeklerden oluşan menüye ve teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlere açıkça yer vermek suretiyle açıklamanın istenilmesi ve açıklamanın komisyonumuza tebliğ tarihinden itibaren 3 (üç) iş günü içerisinde savunmanızın verilmesi hususunu bilgilerinize ve gereğini rica ederim” ifadelerine yer verildiği belirlenmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından 13.11.2013 tarihli yazının ekinde aşırı düşük teklif açıklamasının sunulduğu görülmüştür.

Yapılan incelemede, Teknik Şartname’nin “Öğle Yemeğinin Grupları” başlıklı bölümünde “a) I. Grup Yemekler (A): Etli yemekler ( haşlama et, kebap türleri, rosto vb. ) köfte ( kuru köfte, kadınbudu köfte, dalyan köfte vb. ) parça etli kuru baklagiller veya mevsimine göre konserve, dondurulmuş taze sebzeler ya da taze sebze yemekleri ( nohut, kuru fasulye, bezelye, patlıcan musakka vb. ) etli dolma ve sarmalar, tavuk, hindi ve işlenmiş ürünleri, balık, ciğer gibi yemeklerdir.

b) 2.Grup Yemekler ( B,C ) : Pirinç pilavı, makarna ( kıymalı, peynirli veya fırında ), börekler ( peynirli, patates, kıymalı ) zeytinyağlı dolma ve yemekler, pilakiler, sebze kızartmaları gibi yemeklerdir.

c) 3.Grup Yemekler ( D ) : Çeşitli çorbalar

d) 4.Grup Yemekler ( E, F, G, H, I ) :

Çeşitli hamur işi tatlıları ( cevizli – fıstıklı baklava, kadayıf, irmik helvası vb.) sütlü tatlılar ( muhallebi, keşkül, krem şokola, sütlaç, dondurma vb.) meyve tatlıları(ayva ve kabak tatlısı gibi tatlılar),aşure.

Mevsimine göre meyve çeşitleri ( elma, armut, portakal, mandalina, muz vb.)

Kompostolar ( elma, erik, üzüm, çilek, kayısı, ayva vb.)

Salatalar (mevsim salataları ile çeşitli salatalar )

Yoğurt, ayran, cacık

Meşrubatlar ( meyve suyu, gazlı içecekler, limonata vb.)” düzenlemesinin bulunduğu, aynı maddede yemeklerin (et yemekleri, pilavlar, börekler, salatalar, çorbalar vs) genel olarak haftada kaç kez verileceğin belirtildiği,

Anılan Şartname’nin “Malzeme Miktarları” başlıklı bölümünde “1- Günlük iaşelerin hazırlanmasında gramajlar esas alınacak olup; etli yemeklerde et miktarı %70 veya %80, sebze miktarı ise % 20 veya %30 oranında olacaktır. Sebze yemeklerinden etli olması belirtilen veya et olması gerekli olanlarda ise sebze miktarı %70 veya %80, et miktarı ise %20 veya %30 oranında olacaktır. Yemeklere gereken su miktarı ise bu oranlara dâhil edilmeyecektir.

2-Yemeğin içine girecek malzeme miktarlarında herhangi bir eksiklik tespit edilirse durum bir tutanakla tespit edilecektir.” düzenlemesinin bulunduğu görülmüştür.

Ancak, ihale dokümanı kapsamında yemeklerin içerisinde yer alan malzeme türlerinin ve bu malzemelerin gramajlarının ayrıntılı bir şekilde belirtilmediği anlaşılmıştır.

Bu itibarla, ihale konusu işkapsamında hazırlanacak yemeklere ilişkin olarak ihale dokümanında, yemeklerin içerisinde yer alan malzemeler ve bu malzemelerin miktarları ayrıntılı bir şekilde belirtilmediğinden, sağlıklı bir şekilde ve eşit şartlarda istekliler tarafından tekliflerin hazırlanmasının ve sunulan tekliflerin değerlendirilmesinin mümkün olmadığı, bu durumun 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden biri olan eşit muamele ilkesinin incelemeye konu ihalede uygulanabilmesini olanaksız hale getirdiği anlaşıldığından ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle “ ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata aykırı olduğu ” şeklinde dile getirilen iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca alınan kararda “ ihale konusu iş _kapsamında hazırlanacak yemeklere ilişkin olarak ihale dokümanı kapsamında, yemeklerin içerisinde yer alan malzemeler ve bu malzemelerin miktarları ayrıntılı bir şekilde belirtilmediğinden ve örnek yemek menüsü verilmediğinden, sağlıklı bir şekilde ve eşit şartlarda istekliler tarafından tekliflerin hazırlanmasının ve sunulan tekliflerinin değerlendirilmesinin mümkün olmadığı, bu durumun 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden biri olan eşit muamele ilkesinin incelemeye konu ihalede uygulanabilmesini olanaksız hale getirdiği anlaşıldığı_ ” şeklinde yer alan gerekçeye dayanılarak “** İhalenin iptaline** ” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Şırnak Üniversitesi Rektörlüğü tarafından gerçekleştirilen “ 242632 Öğün 4 (Dört) Çeşit Öğlen Yemeği Pişirilmesi Servisi ve Servis Sonrası Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin daha önceki yıllarda yapılan alımlarda gerçekleşen fiyatlar, piyasa rayiçleri ile diğer idarelerin fiyatları esas alınarak toplam 1.307.786,48 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede (12) adet ihale dokümanı satın alındığı, 11.11.2013tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 8 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece şikayete konu ihaleye yönelik tekliflerin denetimine ilişkin yapılan inceleme uyarınca, bir isteklinin teklifinin “ Geçici teminatı bulunmadığı” gerekçesiyle ve bir isteklinin teklifinin de “ Teklif ettiği birim fiyat ile toplam fiyatın uyumlu olmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması sonrasında kalan 6 teklifin de geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu tekliflere ilişkin teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Seç-San Yemek Hizmetleri Otomasyon İletişim Otomotiv Gıda Hayvancılık San. ve Tic. Ltd. Şti.

849.212,00

Abdülmecit İLÇİ

1.023.907,04

Şırnak Tavukçuluk Gıda Tarım Ürünleri İnş. ve Nak. İşl. San. Tic. Ltd. Şti.

1.091.844,00

Alparslan TURHAN

1.167.059,92

Muzaffer ALTINTAŞ

1.334.476,00

Özdoğanlar Petrol İnşaat Temizlik Gıda Özel Sağlık Ve Sosyal Hizmetler San. Tic. Ltd. Şti.

1.455.792,00

Şeklinde verildiği, kâr hariç yaklaşık maliyetin altında teklif veren 2 isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, Seç-San Yemek Hizmetleri Otomasyon İletişim Otomotiv Gıda Hayvancılık San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin süresi içerisinde aşırı düşük teklif sorgulamasını sunmadığı ve bu gerekçeyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Abdülmecit İlçi’nin aşırı düşük teklif açıklamasını sunduğu ve sunulan açıklamanın idarece yeterli kabul edilerek ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihaleye verilen tüm teklif bedellerinin ikisi haricinde diğerleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuru sahibinin iddiası kapsamında, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ İhalenin iptaline” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi