KİK Kararı: 2014/UH.II-3825

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/078
Gündem No : 34
Karar Tarihi : 26.11.2014
Karar No : 2014/UH.II-3825
Untitled

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.,

Bağlıca Mah. Hilal Cad. No:31 Etimesgut/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ordu İli Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği,

Bucak Mah. İbni Sina Cad. No:18 ORDU

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2014/67990İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kiralama Hizmeti” İhalesi

KURUMCA YAPILAN İNCELEME:

Ordu İli Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği tarafından 12.08.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kiralama Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin 15.10.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.10.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.11.2014 tarih ve 37240 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.11.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/3234 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idareye yapmış oldukları şikâyet başvurusunun kesinleşen ihale kararı alınmadan yapıldığından bahisle reddedildiği, ancak şikayet için sürenin kesinleşen ihale kararının tebliğinden itibaren değil demonstrasyon tutanağında durumun fark edildiği tarihten itibaren başlayacağı, demonstrasyon tutanağında imzası bulunan üyelerin demonstrasyona tam zamanlı olarak iştirak etmedikleri, demonstrasyon esnasında komisyon üyelerinin bazılarının yanlı tavırları sebebiyle diğer üyelerin etki altında kaldığı ve demonstrasyonunu yapmış oldukları modüllerin yanlı komisyon üyeleri tarafından eksik ya da yok sayıldığı, ayrıca kendilerine demo senaryosunun 15.09.2014 tarihinde teslim edildiği ve demo yapmaları için 15 günlük süre verildiği, aynı tarihte demo senaryosu alan Sisoft firmasının ise demoya hazırlık için bir aylık süresinin olduğu, bu durumun eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil ettiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu işin adının “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kiralama Hizmeti” olarak belirtildiği, miktarı ve türüne ise “30 kalem 36 aylık hastane bilgi yönetim sistemi kiralama hizmeti” şeklinde yer verildiği, 19’uncu maddesinde teklif ve sözleşme türünün birim fiyat teklif ve sözleşme olacağının belirtildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İdareye şikâyet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinin birinci fıkrasında; “Şikâyet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Ön inceleme konuları ve ön inceleme üzerine yapılacak işlemler” başlıklı 16’ncı maddesinin birinci fıkrasında; “Başvurular öncelikle;

…

c) Başvurunun süresinde yapılıp yapılmadığı,

…

yönlerinden sırasıyla incelenir.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından, demonstrasyon tutanağında imzası bulunan üyelerin demonstrasyona tam zamanlı olarak iştirak etmedikleri, demonstrasyon esnasında komisyon üyelerinin bazılarının yanlı tavırları sebebiyle diğer üyelerin etki altında kaldığı ve demonstrasyonunu yapmış oldukları modüllerin yanlı komisyon üyeleri tarafından eksik ya da yok sayıldığı, ayrıca kendilerine demo senaryosunun 15.09.2014 tarihinde teslim edildiği ve demo yapmaları için 15 günlük süre verildiği, aynı tarihte demo senaryosu alan Sisoft firmasının ise demoya hazırlık için bir aylık süresinin olduğu, bu durumun eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil ettiği iddia edilmektedir. Yapılan incelemede başvuru sahibi istekli tarafından demonstrasyon işleminin 29.09.2014-02.10.2014 tarihleri arasında gerçekleştirildiği, 10.10.2014 tarihinde kayıt altına alınan tutanak ile aykırılıkların tespit edildiği, başvuru sahibinin ilgili iddialarına ilişkin şikâyet süresinin söz konusu hususların öğrenilmesinden itibaren başlayacağı, bu çerçevede demonstrasyon tutanağının ihale komisyonu üyelerince imza altına alınıp, bir nüshasının firma yetkilisince imza karşılığı alındığı 10.10.2014 tarihini izleyen on gün içinde idareye şikâyet başvurusunda bulunulması gerektiği, başvuru sahibinin bu süre zarfında 15.10.2014 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunduğu anlaşıldığından şikayet başvurusunun süresi içerisinde yapıldığı anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’inci maddesinde “…7.1.h.2. İsteklilerin teklifleri değerlendirildikten sonra ekonomik açıdan en avantajlı geçerli tekliften başlamak üzere ihalenin teknik şartnamesinin "Demonstrasyon" başlığı altında düzenlenen hükümleri doğrultusunda ihale komisyonunca demonstrasyon yapılacaktır. Demonstrasyon senaryosunda belirtilen tüm hususları karşılamayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 12’inci maddesinde “12.1. Tüm İstekliler Demonstrasyonda Mobil Uygulama Modülünden (ve/veya bu şartnamede tamamlanması için ilave süre belirtilen hususlardan) Muaf Tutulacaktır.

12.2. İstekliler teklif ettikleri mimaride demo gerçekleştireceklerdir.

12.3. Demo, idarenin isteklilere bildirdiği demo senaryosuna uygun olarak gerçekleştirilmek üzere; istekli tarafından sağlanacak en az 200.000 tekil hasta arşiv kaydıyla gerçekleştirilecektir. İstekli tarafından sağlanan veriler; gerçek kişi bilgilerini ifşa etmeyecek şekilde karıştırılmış olmalıdır.

12.4. Demo, İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır.

12.5. İdare Demo senaryosunu, teknik şartname hükümlere aykırı olmayacak şekilde hazırlayacak ve Demo nun bu senaryoya göre icra edilmesini talep edecektir. Bu durumda ilgili senaryolar, Demo talep edilen tüm isteklilere resmi olarak bildirilecektir.

12.6. İdare tarafından sağlanacak olan internet erişimi, kesintisiz güç kaynakları vb. ihtiyaçlar isteklinin Demo gününden en az 2 iş günü öncesinde isteklinin kullanımına sunulacaktır.

12.7. Demo ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları İhale komisyonunun vermesi şartı ile İdare gerek gördüğü uzman veya teknik personeli Demoya çağırabilecektir.

12.8. İstekli, Demo mekânında aynı anda en fazla 5 (beş) kişi bulunduracaktır.

12.9. Demo senaryosunun icra edilmesi için gerekli olan bilgisayar, yazıcı, bağlantı kabloları İstekli tarafından sağlanacaktır.

12.10. İstekli, Demo saatinden en az 1 saat öncesine kadar tüm hazırlıklarını tamamlamış ve sistemi çalışır duruma getirmiş olacaktır.

12.11. Demo sonucunu gösterir tutanakla isteklilerin teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına göre değerlendirme yapılacak ve karşılamayan firma ihale dışı bırakılacak ve tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, İdari ve Teknik Şartname’nin yukarıda yer verilen maddeleri uyarınca en düşük geçerli teklif sahibinden başlamak üzere iki isteklinin demonstrasyon sürecine tâbi tutulduğu her iki isteklinin de demoya iştirak ettiği, yapılan demonstrasyon neticesinde Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen sistemin demonstrasyon senaryosunun “Laboratuvar Modülü” başlıklı bölümünün 107 ve 108’inci maddelerini, “Bilgi Yönetim, İstatistik ve Raporlama İşlemleri Modülü” başlıklı bölümünün 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 33, 34, 41 ve 42’inci maddelerini ve “HBYS arıza takip modülü” bölümünde yer alan maddelerin ise tamamını yapılan tekrarlara rağmen karşılamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu gerekçelerin 10.10.2014 tarihinde tutulan ve ihale komisyonunda yer alan 5 üyenin tamamının imzası ile tutanağa bağlandığı tespit edilmiştir.

Netice itibariyle, demonstrasyon yapılmasına ve demonstrasyon kapsamında isteklilerce teklif edilen sistemlerin değerlendirmesine dair teknik belirlemenin takdir ve sorumluluğunun idareye ait olduğu, incelemenin ihale işlem dosyası üzerinden yapılması nedeniyle iddiaya ilişkin değerlendirmenin dosya muhteviyatı ile sınırlı olduğu, bu nedenle ihale komisyonu üyelerince imza altına alınan ve değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinin belirtildiği bir tutanağa bağlanan demonstrasyonun ihale dokümanına uygun bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin incelenmesinin fiilen mümkün olmadığı anlaşılmaktadır.

Bu itibarla, demonstrasyon yapılmasına ve demonstrasyon kapsamında isteklilerce teklif edilen sistemlerin değerlendirmesine dair teknik belirlemenin takdir ve sorumluluğunun idareye ait olduğu göz önünde bulundurulduğunda, idarece yapılan demonstrasyon değerlendirmesi neticesinde başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı ve başvuru sahibi isteklinin ilgili iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Demonstrasyon süreci kapsamda idare tarafından sırasıyla; Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. ve Sisoft Sağ. Bil. Sist. Ltd. Şti.ye 15.09.2014 tarihinde demoya davet yazılarının gönderildiği, Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin demo tarihlerinin 29.09.2014-30.09.2014 olarak, Sisoft Sağ. Bil. Sist. Ltd. Şti.nin demo tarihlerinin ise 01.10:2014-02.10.2014 olarak belirlendiği,

Ancak 2 günlük demonstrasyon süresinin ihale komisyonunca yeterli olmadığının değerlendirildiği ve demonstrasyon süresinin 4 güne çıkarıldığı, konuya ilişkin Sisoft Sağ. Bil. Sist. Ltd. Şti.ye 01.10.2014 tarihli yazıyla demonstrasyon tarihlerinin 13.10.2014-16.10.2014 olarak değiştirildiğinin bildirildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi istekliye 15.09.2014 tarihinde demoya davet yazısının tebliğ edildiği ve bu yazıda demo tarihinin 29.09.2014-30.09.2014 olarak belirtildiği, başvuru sahibi isteklinin demo hazırlık süresine ilişkin herhangi bir itirazda bulunmadığı, ek süre talep etmediği, her iki istekliye de demonstrasyona hazırlık için yeterli süre verildiği, demonstrasyon sürelerinin önce 2 gün olarak belirlendiği ancak daha sonra bu süre yeterli bulunmayarak 4 günde çıkarıldığı, aynı gün içerisinde iki demonstrasyon yapılmasının fiilen mümkün olmadığı anlaşıldığından Sisoft Sağ. Bil. Sist. Ltd. Şti.nin demonstrasyon tarihlerinin 13-16.10.2412 tarihlerine ertelendiği, söz konusu durumun herhangi bir istekliye avantaj sağlamadığı ve rekabeti engellemediği değerlendirildiğinden başvuru sahibi isteklinin ilgili iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi