KİK Kararı: 2014/UH.II-2826

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/055
Gündem No : 8
Karar Tarihi : 13.08.2014
Karar No : 2014/UH.II-2826
BAŞVURU SAHİBİ:
Bilmed Bilgisayar Ve Yazılım Anonim Şirketi, DEĞİRMEN SOK. ŞAŞMAZ SİTESİ A BLOK CEMAL BEY İŞ MERKEZİ NO: 11 K: 5 KOZYATAĞI İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Samsun İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği, Adalet Mah.100. Yıl Bul. No: 232 Kat: 1 55060 SAMSUN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2014/25922 İhale Kayıt Numaralı "Samsun İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Ve Bağlı Sağlık Tesislerinin Hbys Tam Otomasyon Yazılım Hizmeti" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Samsun İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliğitarafından 09.04.2014tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Samsun İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği ve Bağlı Sağlık Tesislerinin HBYS Tam Otomasyon Yazılım Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Bilmed Bilgisayar ve Yazılım A.Ş.nin 10.07.2014tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.07.2014tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.07.2014tarih ve 22919sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.07.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/2205sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1 ) İdarece her bir isteklinin teklifinin demonstrasyon yapılmak suretiyle değerlendirilmesi gerektiği, ancak idarece aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak tekliflerin değerlendirildiği, bu durumun mevzuata aykırı olduğu,

İdare tarafından sunulması istenilmeyen belgelerin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, ayrıca demonstrasyon yaptırılmış olsa idi söz konusu belgelerin demonstrasyon sırasında idareye sunulmuş olacağı,

Aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin ihale komisyonu kararının taraflarına bildirilmemiş olmasının mevzuata aykırı olduğu,

İhale komisyonunca 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi ile anılan Yönetmelik’in 59’uncu maddesine aykırı olarak eşik değerin yarısına yakın fiyat teklifi veren firma üzerinde ihalenin bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı,

2. İhale komisyonunca Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 59, 60 ve 61’inci maddelerine aykırı olarak fiyat dışı unsurlar dikkate alınmadan ihalenin sonuçlandırılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

09.04.2014 tarihinde yapılan ihaleye 7 isteklinin katıldığı, 6 isteklinin teklifi aşırı düşük teklif olarak değerlendirilerek aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, bu isteklilerden başvuru sahibi istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının yetersiz bulunduğu ve bu gerekçeyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği, diğer 5 istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamaları yeterli bulunarak sırasıyla en düşük fiyat teklif veren 3 isteklinin demonstrasyon yapmaya davet edildiği, bu isteklilerden Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Enerji San. ve Tic. Ltd. Şti.nin belirlenen gün ve saatte demonstrasyon yapmaya gelmediği ve teklifinin bu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği, Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. ile Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından yapılan demonstrasyonun uygun bulunduğu, ihalenin Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. üzerinde bırakıldığı, Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

İhale ilan tarihi itibariyle yürürlükte olan 4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde, ihale komisyonunun verilen teklifleri Kanun’un 37’nci maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, verilen hizmetin ekonomik olması, teklif sahibinin hizmetin temini işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar ve teklif edilen hizmet işinin özgünlüğü hususlarında yapılacak açıklamaları değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracağı hüküm altına alınmıştır.

İhale ilan tarihinde yürürlükte olan Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4’üncü maddesinde “Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.” açıklamasının bulunduğu, başvuru konusu ihaleye ilişkin olarak idarece hazırlanan yaklaşık maliyet hesabı incelendiğinde, yaklaşık maliyetin büyük bir bölümünün yazılım maliyetinden oluştuğu, dolayısıyla şikayete konu ihalenin kamu ihale mevzuatı anlamında personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alımı niteliği taşıdığı, ancak istikrar kazanmış Kurul kararları doğrultusunda, personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde de idare tarafından hazırlanan yaklaşık maliyetin kârsız tutarının altında kalan teklif sahiplerinden açıklama istenilmesi gerektiği tespit edilmiştir.

İdare tarafından hazırlanan yaklaşık maliyet hesabı incelendiğinde, her bir hastanede çalışacak personel için ihale dokümanındaki düzenlemeler doğrultusundaişçilik maliyetinin hesaplandığı, yine her bir hastanede kullanılacak yazılım maliyeti için piyasadan fiyat teklifi alınarak hesaplamanın yapıldığı, her bir hastane için bulunan işçilik ve yazılım maliyeti toplamına %5 oranında firma karı eklenerek toplam yaklaşık maliyete ulaşıldığı anlaşılmış, yapılan hesaplama sonucunda kâr dahil toplam yaklaşık maliyetin 3.603.694,79 TL olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

Toplam yaklaşık maliyet tutarından idare tarafından öngörülen % 5 oranında firma karı düşüldüğünde ise kâr hariç yaklaşık maliyetin 3.432.090,27 TL olduğu belirlenmiş, bu tutarın altında fiyat teklifi veren 6 isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiği anlaşılmış, idare tarafından da bu 6 istekliye aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldığı anlaşıldığından idarece tesis edilen işlemde mevzuata aykırılığın bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

İdare tarafından aşırı düşük teklif sahibi isteklilere gönderilen 18.04.2014 tarihli yazılarda “…vermiş olduğunuz teklif aşırı düşük olarak değerlendirilmiş olup idaremiz tarafından aşağıda belirtilen kriterlere göre Kamu İhale Kanunu’nun 38. Maddesi gereği teklif fiyatınızın ayrıntılı açıklamalarının yazımızın tebliğinden itibaren 5 iş günü içinde yapılması hususunda bilgilerinize rica ederim.” ifadelerine yer verildiği, yazıda açıklama istenilen maliyet bileşenlerinin işçilik maliyeti, HBYS yazılım maliyeti, Lisans maliyetleri (varsa), sözleşme genel gider maliyeti, firma kârı olarak belirtildiği görülmüştür.

İhale ilan tarihinde yürürlükte olan Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde “…79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.

79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

… 79.6. Aşırı düşük teklifine ilişkin olarak istenen sürede açıklama yapmasına rağmen teklifi reddedilen isteklilere, açıklamalarının yeterli görülmeme nedenlerinin kesinleşen ihale kararı ile birlikte bildirilmesi zorunludur.” açıklamaları yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde,

Anılan istekli tarafından işçilik maliyetinin sözleşme giderleri hariç 1.155.411,11 TL olarak hesaplandığı, buna dayanak teşkil edecek hesaplamalara açıklama kapsamında yer verildiği görülmüştür.

HBYS yazılım maliyeti için ise sözleşme giderleri hariç 1.655.118,00 TL bedel öngörüldüğü, ancak açıklama kapsamında bu bedele nasıl ulaşıldığını gösteren açıklayıcı bir bilgiye ve bu bedele dayanak teşkil edecek nitelikte herhangi bir belgeye yer verilmediği görülmüş, anılan Tebliğ’in 79’uncu maddesinde aşırı düşük teklif açıklamalarında yer verilmesi gereken belgelere ve bu belgelerin taşıması gereken kriterlere ilişkin açıklamalara yer verilmiş olup başvuru sahibi tarafından idarece önemli bir maliyet bileşeni olarak belirlenen yazılım maliyetine ilişkin olarak herhangi bir belgeye açıklama kapsamında yer verilmemiş olmasının anılan Tebliğ’in 79.4.1’inci maddesine aykırı olduğu anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin 3.2’nci maddesinde “Yüklenici, sistemlerine uygun Veri Tabanı Yönetim Sistemi lisanslama giderlerini, ilgili Sağlık tesisi adına sözleşme süresince karşılayacaktır. Sağlık tesisi adına kayıtlı veri tabanı lisans belgesini idareye sunacaktır. Birliğe bağlı tesislerinde mevcut olan veri tabanı lisansı/lisans bilgileri, EK 2 de verilmiştir. Yüklenici EK 2’de belirtilen VTYS Lisanslarını kullanabilecektir. VTYS lisansı olmayan sağlık tesisleri için VTYS lisansını sözleşme süresince yüklenici temin edecektir.” düzenlemesine yer verilmiş olup, başvuru sahibi tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında lisans maliyetinin HBYS yazılım maliyetinin içerisinde olduğunun belirtildiği, dolayısıyla tutarı ayrıca belirtilmemiş olsa da lisans maliyeti için de bir bedel öngörüldüğü, ancak açıklama kapsamında lisans maliyetine dayanak teşkil edecek nitelikte anılan Tebliğ’in 79.4.2.3’üncü maddesinde sayılan belgelerden herhangi birine yer verilmediği görülmüştür.

Bu itibarla, belgelere dayalı olmadan yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının idarece yetersiz bulunarak başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı Teknik Şartnamesi’nin “Demonstrasyon” başlıklı 12’nci maddesinde demoya en düşük teklifi veren 1’inci ve 2’nci isteklilerin sırayla çağrılacağı, ekonomik açıdan en uygun teklifi veren 1’inci ve 2’nci istekli firmanın demosunun komisyon tarafından kabul edildiği takdirde diğer istekli firmaların demoları yapılmadan ihalenin sonuçlandırılacağı hususu düzenlenmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

Anılan mevzuat hükümleri uyarınca ihalede yeterlik kriteri olarak belirlenen kriterlerin ihale ilanı ve İdari Şartname’de belirtilmesi gerektiği açık olup, bahse konu ihalede İdari Şartname’de ve ihale ilanında yeterlik kriteri olarak Teknik Şartname’de belirtilen demonstrasyon yapılması hususunun belirtilmediği anlaşılmıştır. Bu itibarla, şikâyete konu ihalede İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen demonstrasyonun tekliflerin değerlendirilmesi ve isteklilerin yeterliğinin belirlenmesi aşamasında dikkate alınmaması gerektiği sonucuna varılmış, başvuru sahibi tarafından iddia edildiği gibi öncelikle demonstrasyon yapılması, bundan sonra aşırı düşük teklif sorgulamasına geçilmesinin mümkün olmadığı anlaşılmıştır. İdare tarafından ise anılan Teknik Şartname maddesine uygun bir şekilde teklifi geçerli olarak belirlenen isteklilerden en düşük teklifi veren istekliye demonstrasyon yaptırıldığı, daha sonra ikinci isteklinin demonstrasyona davet edildiği, bu isteklinin belirtilen gün ve saatte demonstrasyon yapmadığı, bunun üzerine üçüncü istekliye demonstrasyon yaptırıldığı belirlenmiş, başvuru sahibi isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması yetersiz bulunduğu gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüş, dolayısıyla teklifi değerlendirme dışı bırakılan istekliye demo yaptırılmamasında mevzuata aykırılığın bulunmadığı anlaşılmıştır.

Anılan Tebliğ’in 79.6’ncı maddesinde aşırı düşük teklif açıklamalarının yeterli görülmeme nedenlerinin kesinleşen ihale kararı ile birlikte bildirilmesinin zorunlu olduğu belirtilmiş olup, aşırı düşük teklif açıklaması sunan isteklilerden sadece başvuru sahibinin açıklamasının yetersiz bulunduğu ve 27.06.2014 tarihli ihale komisyon kararında anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının hangi gerekçeyle yetersiz bulunduğunun ifade edildiği görüldüğünden, başvuru sahibinin “aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin ihale komisyonu kararının taraflarına bildirilmemiş olmasının mevzuata aykırı olduğu” iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Ayrıca, başvuru sahibince iddia konusu edilen 4734 sayılı Kanun’un son fıkrasında ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 59’uncu maddesinin son fıkrasında yer alan “…ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir.” hükmünün ihale ilan tarihi itibariyle yürürlükte olmadığı anlaşılmıştır. İdarece yapılan değerlendirmenin ihale tarihinde geçerli olan mevzuata uygun olarak yapıldığı görülmüştür.

2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 60’ncı maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği, 61’inci maddesinde ise fiyat dışı unsurlar ve bu unsurlara yönelik düzenlemelere yer verildiği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin 35’inci maddesinde ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, teklif edilen fiyatların en düşüğü olarak belirlendiği ve herhangi bir fiyat dışı unsur belirlenmediği görüldüğünden, idarece de şikâyete konu ihalede sadece fiyat esasına göre değerlendirmenin yapıldığı anlaşıldığından, idarece tesis edilen işlemde anılan Yönetmelik maddelerine aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi