KİK Kararı: 2014/UH.II-2456

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/042
Gündem No : 31
Karar Tarihi : 25.06.2014
Karar No : 2014/UH.II-2456
BAŞVURU SAHİBİ:
Canem Yemek Üretim Gıda Hayvancılık Nakliye Taahhüt İnşaat Turizm Ticaret Ve Sanayi Limited Şirketi, KERİMBEY MAH. ATATÜRK BULVARI NO: 372 SAMSUN

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Ondokuz Mayıs Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Rektörlük Binası Kurupelit Kampüsü 55139 SAMSUN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2014/42370 İhale Kayıt Numaralı "3 Kısım Yemek Hizmeti" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ondokuz Mayıs Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığıtarafından 14.05.2014tarihinde açık ihale usulüile yapılan “3 Kısım Yemek Hizmeti(1. Kısım)” ihalesine ilişkin olarak Canem Yemek Üretim Gıda Hayvancılık Nakliye Taahhüt İnşaat Turizm Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 06.06.2014tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.06.2014tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.06.2014tarih ve 19049sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.06.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2014/1931sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle,başvuru konusu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nin belirlendiği, anılan isteklinin idare tarafından iki kez aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulduğu, ilk açıklamasına ilişkin olarak "Teknik Şartname'de belirtilen bazı hususların dikkate alınmadığı, yemek üretiminde kullanılan malzemelerin birim fiyatlarının belirtilmediği" şeklinde gerekçe belirtilerek 23.05.2014 tarihinde yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, idarenin Teknik Şartname'ye uygun olmayan açıklamayı doğrudan reddetmesi gerekirken, isteklinin yeniden açıklama sunması için süre vermesinin mevzuata uygun olmadığı, ayrıca anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu proforma faturaların mevzuata uygun düzenlenmediği, Teknik Şartname'de öngörülen gramajlar ile isteklinin öngördüğü gramajların uyumlu olmadığı, 200 cc içme suyu maliyetinin hesaplanmadığı, doğalgaz ve LPG giderinin teklif fiyatına dahil edilmediği, masa örtüsü, tuzluk, biberlik gibi giderlerin hesaplanmadığı, sözleşmenin uygulanması aşamasında ortaya çıkacak masraflar için fiyat öngörülmediği, personel maliyeti hesaplanırken asgari ücret artış oranının dikkate alınmadığı, gıda zehirlenmeleri ve laboratuvar tetkik masraflarının açıklanmadığı iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu işin adının “3 Kısım Yemek Hizmeti Alımı” şeklinde belirtildiği,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklif verilebilecek kısımların listesi ekte belirtilmiştir. Bu İhaledeki kısım sayısı 3 dır. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir; İstekliler, Birim Fiyat Teklif Mektubu ve eki cetveldeki bilgi ve açıklamalara göre tekliflerini vereceklerdir. Teklifler kısım kısım değerlendirilecektir. Tekliflerin değerlenmesi aşamasında her bir kısmın toplam tutarı dikkate alınacaktır.” düzenlemesinin yer aldığı,

İhalenin şikâyete konu 1’inci kısmının “Yeşilyurt Demir Çelik MYO Kampüsü Yemek Hizmeti Alımı” na ilişkin olduğu görülmüştür.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi sonucunda, söz konusu ihalenin 1’inci kısmına 5 teklif verildiği, idarece hesaplanan kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nden idarenin 15.05.2014 tarihli ve 1498 sayılı yazısı ile aşırı düşük teklif açıklaması istendiği,

Bahse konu yazıda “…1’inci kısım “Yeşilyurt Demir Çelik MYO Kampüsü Yemek Hizmeti Alımı” İşi birim fiyat teklif mektubu incelendiğinde, aşırı düşük teklif verdiğiniz tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 38’inci, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 59’uncu maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 79’uncu maddesi uyarınca 3 Kısım Yemek Hizmeti Alımı ihalesinden 1’inci kısım “Yeşilyurt Demir Çelik MYO Kampüsü Yemek Hizmeti Alımı İşi” için avantajlı koşullarınızın belgelendirilmek suretiyle tebliğ tarihinden itibaren 4 iş günü içinde tarafımıza bildirilmesini rica ederim.” ifadelerinin yer aldığı,

23.05.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu belgelerin incelendiği, ihale komisyonunca Teknik Şartname’de belirtilen bazı hususların dikkate alınmadığı, yemek üretiminde kullanılan malzemelerin birim fiyatlarının belirtilmediği gibi eksikliklerin tespit edildiği,

Bunun üzerine idarenin 23.05.2014 tarihli ve 1586 sayılı yazısında “…Yeşilyurt Demirçelik MYO. Kampüsü Yemek Hizmeti Alımı İşi için ilgi (c) yazınız ekinde alınan aşırı düşük teklife ilişkin savunma belgeleri incelendiğinde, teknik şartnamede belirtilen bazı hususların dikkate alınmadığı (örnek, yemek maliyet tabelalarında tereyağı yerine margarin belirtilmesi) yemek üretiminde kullanılan malzemelerin birim fiyatlarının belirtilmediği vb. eksiklikler tespit edilmiştir.

Yukarıda belirtilen hususlar ve teknik şartname dikkate alınarak savunmanın yeniden hazırlanması, ayrıca her bir maliyet tabelası ile ilgili faturaların ayrıştırılarak eklerine eklenmesi, avantajlı koşullarınızı belgelendirmek suretiyle fiyatların güncellenerek tebliğ tarihinden itibaren 4 iş günü içinde tarafımıza bildirilmesi hususunda gereğini rica ederim”. ifadelerine yer verilerek yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istendiği,

Anılan isteklinin ikinci aşırı düşük teklif açıklamasında “14.05.2014 tarihli ve 2014/42370 İKN’li Yemek Hizmeti Alımı İhalesi sonucunda firmamızdan istemiş olduğunuz ortalama yemek maliyetleri ve ürün faturalarını tarafınıza sunmuştuk. Ama bu hazırlamış olduğumuz maliyet hesaplamalarını yaparken tereyağı yerine margarin ve sebze yemeklerinde yemeklik zeytinyağı kullanmamız gerekirken ayçiçekyağı kullanarak hesap yapmıştık. Bu yanlışlıkları düzelterek maliyet hesaplarının son halini ve faturaları bilginize sunuyoruz.” ifadelerine yer verildiği,

02.06.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile sunulan açıklamaların yeterli olduğu kanaatine ulaşılarak, ihalenin Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin “Amaç ve Kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “Ondokuz Mayıs Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığınca ihalesi yapılacak olan Çevre ilçelerde mevcut okullarda öğrenci ve personele yüklenici tarafından verilecek öğle ve akşam yemeği işidir.

a) 1.grup yemek: Çorba çeşitleri

2.grup yemek: Etli veya Tavuklu yemekler

Et yemekleri

Parça etli yemekler

Köfteler

Etli Sebze yemekleri

Etli Dolmalar ve Sarmalar

Tavuk yemekleri

3.grup yemek: Tahıldan yapılanlar

Pirinç Pilavı

Makarna ve Kuskus

Erişte Pilavı

Bulgur Pilavı

Salatalar, Zeytinyağlılar, Börekler, Zeytinyağlı Sarmalar ve Dolmalar

Zeytinyağlı Sebze yemekleri

Zeytinyağlı Barbunya Pilaki

Fasulye Piyazı

Börek

Zeytinyağlı Dolmalar

Salata vb. yemekler

4.grup yemek:

Taze meyveler

Hoşaf ve kompostolar

Turşu

Helvalar

Sütlü ve şerbetli tatlılar

Yoğurt, Cacık, ayran

Öğle ve akşam yemeklerinde 1.grup yemeklerin (çorbalar) her gün, 2. 3. ve 4. grup yemeklerin seçmeli olarak yer aldığı tabldotun sunumu ve servisi…iş ve işlemlerinde teknik şartları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.” düzenlemesine,

“Verilecek Yemeğin Şekli” başlıklı 2’nci maddesinde “(1) Öğrenci ve personele öğle 11:00-13:00 saatleri arası ve akşam yemeklerinde (ikili öğretim varsa)17:00-19:00 saatleri arası, hijyenik şartlarda taze ekmek, Sağlık Bakanlığı’ndan onaylı 250 cc’lik kapalı pet bardaklarda doğal kaynak suyu ve 4 (dört) çeşit yemek verilir. İdarenin yemekhanesinde sunulan tabldot hizmetinde çorba hariç (1.grup) 2. 3. ve 4. grup yemeklerde seçmeli menü istenecektir. İdarenin yemekhanesinde sunulan yemeklerin servis saatleri idarece değiştirilebilir. Servis saatleri içinde verilen hizmette sürekliliğin sağlanması ve çeşitlerde tükenme olmaması esastır.

…(3) Yüklenici firma, OMÜ Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Merkez Mutfağı’nda uygulanmak üzere hazırlanıp web sitesinde yayınlanan yemek listelerine uymakla yükümlüdür.” düzenlemesine,

“Yemek Üretiminde Kullanılacak Malzemeler” başlıklı 3’üncü maddesinde “(8) Yüklenici firma aşağıda yazılı gramajlara uymakla yükümlüdür.

ETLİ YEMEK ÇEŞİTLERİ KEMİKLİ VE ÇİĞ ET MİKTARI PİŞMİŞ ET MİKTARI

köfteler 100-110 gr 80-90 gr

parça veya kuşbaşı et yem. 120 gr 100 gr

etli sebze yemekleri 60 gr 40 gr

etli kurubaklagiller 60 gr 40 gr

etli dolma ve sarmalar 60 gr 40 gr

et döner 150 gr 120 gr

TAVUKLU YEMEK ÇEŞİTLERİ ÇİĞ TAVUK ETİ MİKTARI PİŞMİŞ TAVUK MİKTARI

tavuk haşlama 280-300 gr 250-260 gr

fırın tavuk 380-420 gr 350-400 gr tavuk pane 120 gr 100 gr

tavuk şinitzel 150 gr 120 gr

tavuk sote 100 gr 90 gr

akdağ köfte 100 gr 80 gr

tavuk döner 120 gr 100 gr

DİĞER GIDALAR GRAMAJ

meyveler 150-200 gr

yoğurt 200 gr

cacık 200 gr

kabuklu meyveler 250 gr

tulumba tatlısı 90-100 gr

baklava 90-100 gr

şekerpare 90-100 gr

kadayıf 150 gr

revani 150 gr

turşu 100-150 gr

komposto 200 gr

TAHILDAN YAPILAN YEMEKLER GRAMAJ

pirinç 70 gr

bulgur 60 gr

makarna-kuskus 60 gr” düzenlemesine yer verildiği,

Anılan Şartname’nin 4’üncü maddesinde idarenin gerek gördüğü takdirde yemek numunelerinin analizlerini resmi bir laboratuvara yaptıracağının ve masrafının yükleniciden tahsil edileceğinin, 5’inci maddesinde salon, mutfak, lavabo vb. alanların yüklenici firma tarafından temizleneceğinin ve temizlik malzemelerinin yüklenici tarafından temin edileceğinin, ayda bir kere haşere ve kemirgenlere karşı ilaçlama yapılacağının, 6’ncı maddesinde yüklenicinin personelin kıyafetini temin edeceğinin, yemekhanelerde firma ve personel hatasından kaynaklanacak her türlü kaza, yangın vb. durumlardan kaynaklanan zararların yüklenici tarafından tazmin edileceğinin, personel ücretlerinin, doğalgaz ve LPG giderlerinin yüklenici tarafında karşılanacağının belirtildiği tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında teklif fiyata dahil olacak giderler” başlıklı 78’inci maddesinde “78.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları; ağırlıklı olarak personel çalıştırılmasına dayanan, çalıştırılacak personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı hizmetlerdir.

78.2. Malzemeli veya malzemesiz temizlik, malzemesiz yemek, özel güvenlik, sayaç okuma ve kesme-açma, hasta ve ziyaretçi yönlendirme, tıbbi sekreterlik, veri işleme ve otomasyon sisteminin işletimi hizmetleri gibi hizmetler personel çalıştırılmasına dayalı olup, bu tebliğde personel çalıştırılmasına dayalı olan/olmayan hizmetler arasında sayılmayan işlerin personel çalıştırılmasına dayalı olup olmadığı yukarıda yer verilen tanıma göre idarelerce değerlendirilecektir.” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “… 79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklaması bulunmaktadır.

İncelemeye konu ihaleye ilişkin Teknik Şartname incelendiğinde, yemeklerin çorbalar, etli veya tavuklu yemekler, tahıldan yapılanlar, meyve veya tatlılar olmak üzere 4 ayrı gruba ayrıldığı, öğle ve akşam yemeklerinde 1’inci grup yemeklerin her gün, diğer gruptaki yemeklerin ise seçmeli olarak verileceğinin belirtildiği, ancak günlük ya da haftalık yemek menüsüne yer verilmediği görülmüştür.

Bunun yerine yüklenicinin idarenin internet sitesinde yayımlanan yemek listelerine uymakla yükümlü olduğuna ilişkin düzenleme yapılarak, idarenin yemek çeşitlerini daha sonra belirleyeceği ve yükleniciye bildireceği anlaşılmıştır. Zira idarenin internet sitesi üzerinden yapılan incelemede de (http://sks.omu.edu.tr/index.php/bslnm/gn-ymk) aylık yemek listesinin yayımlandığı tespit edilmiştir.

Teknik Şartname’nin 8’inci maddesinde yer alan gramaj listesinde ise yalnızca ana çiğ girdi gramajlarına yer verildiği (örneğin etli sebze yemeklerinde çiğ et miktarı), yemek yapımında kullanılacak diğer malzemelerin çeşitlerinin ve miktarlarının belirtilmediği anlaşılmıştır.

Ayrıca idarenin 15.05.2014 ve 23.05.2014 tarihli aşırı düşük teklif açıklaması talep yazılarının ekinde de örnek yemek listesinin bulunmadığı belirlenmiştir.

Diğer yandan ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamasının Teknik Şartname’de belirtilen bazı hususların dikkate alınmadığı gerekçesiyle idare tarafından yeniden açıklama talep edilmesinin mevzuata uygun olup olmadığı incelendiğinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.

Anılan mevzuat hükümleri ve açıklamaları uyarınca, teklif dosyası kapsamında sunulması gereken belgelerde eksiklik bulunması halinde, söz konusu eksik belgelerin idarece tamamlattırılması mümkün olmayıp, yalnızca sunulan belgelerdeki bilgi eksiklikleri tamamlattırılabilecektir. Dolayısıyla teklif dosyası kapsamında sunulmayan aşırı düşük teklif açıklamalarında belge ya da bilgi eksikliği bulunması halinde bahse konu eksikliklerin 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesi çerçevesinde tamamlanması imkânı bulunmamaktadır.

Bu itibarla incelemeye konu ihalede, idarenin Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.ne 21.05.2014 tarihinde sunduğu aşırı düşük teklif açıklamasındaki eksiklikleri 23.05.2014 tarihli ve 1586 sayılı yazısı ile tamamlattırması mevzuata aykırı bulunmuştur.

Yukarıda yer verilen tespitler bir arada değerlendirildiğinde, ihale dokümanında yemek malzemelerinin çeşitleri ve miktarları konusunda belirsizlik bulunduğu, idarenin aşırı düşük teklif açıklaması talep yazısında teklifte önemli olan bileşenlerin açıkça belirtilmediği, bu nedenle aşırı düşük teklif sorgulamasının hangi kriterlere göre yapılacağının belli olmadığı göz önüne alındığında, tekliflerin 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden “eşit muamele” ilkesi çerçevesinde değerlendirilmesinin mümkün olmadığı anlaşıldığından, ihalenin 1’inci kısmının iptal edilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin 1’inci kısmının iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde “ başvuru konusu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nin belirlendiği, anılan isteklinin idare tarafından iki kez aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulduğu, ilk açıklamasına ilişkin olarak "Teknik Şartname'de belirtilen bazı hususların dikkate alınmadığı, yemek üretiminde kullanılan malzemelerin birim fiyatlarının belirtilmediği" şeklinde gerekçe belirtilerek 23.05.2014 tarihinde yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, idarenin Teknik Şartname'ye uygun olmayan açıklamayı doğrudan reddetmesi gerekirken, isteklinin yeniden açıklama sunması için süre vermesinin mevzuata uygun olmadığı, ayrıca anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu proforma faturaların mevzuata uygun düzenlenmediği, Teknik Şartname'de öngörülen gramajlar ile isteklinin öngördüğü gramajların uyumlu olmadığı, 200 cc içme suyu maliyetinin hesaplanmadığı, doğalgaz ve LPG giderinin teklif fiyatına dahil edilmediği, masa örtüsü, tuzluk, biberlik gibi giderlerin hesaplanmadığı, sözleşmenin uygulanması aşamasında ortaya çıkacak masraflar için fiyat öngörülmediği, personel maliyeti hesaplanırken asgari ücret artış oranının dikkate alınmadığı, gıda zehirlenmeleri ve laboratuvar tetkik masraflarının açıklanmadığı ” şeklinde belirtilen iddiaları kapsamında Kurul çoğunluğunca, ihale dokümanında yemek malzemelerinin çeşitleri ve miktarları konusunda belirsizlik bulunduğu, idarenin aşırı düşük teklif açıklaması talep yazısında teklifte önemli olan bileşenlerin açıkça belirtilmediği, bu nedenle aşırı düşük teklif sorgulamasının hangi kriterlere göre yapılacağının belli olmadığı göz önüne alındığında, gerek aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulan isteklilerce sunulan açıklamaların, gerekse aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulmayan isteklilerce sunulan tekliflerin 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden “eşit muamele” ilkesi çerçevesinde değerlendirilmesinin mümkün olmadığı anlaşıldığından, “** ihalenin 1’inci kısmının iptaline** ”karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Ondokuz Mayıs Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen “ 3 Kısım Yemek Hizmeti ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması sonuçları esas alınarak toplam 465.000,00 TL olarak, şikâyete konu 1’inci kısmın yaklaşık maliyetinin 125.000,00 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede 12 adet ihale dokümanı satın alındığı, 14.05.2014 tarihinde gerçekleştirilen ihalenin 1 nci kısmına 5 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece şikayete konu ihalenin birinci kısmına yönelik tekliflerin denetimine ilişkin yapılan inceleme uyarınca, beş teklifin de geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu tekliflere ilişkin teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.

96.250,00

Canem Yemek Üretim Gıda Hayvancılık Nakliye Taahhüt İnşaat Turizm Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi

108.000,00

Yazgülü Yem. Dağ. İkram Hiz. Tur. Tic. San. Ltd. Şti.

114.750,00

Altıntaş Yemek Fabrikası- Muzaffer Altıntaş

115.000,00

Mis Yemek Fabrikası- Sezgin Geçkin

147.500,00

Şeklinde verildiği,

Söz konusu ihalenin 1’inci kısmına 5 teklif verildiği, idarece hesaplanan kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.’den idarenin 15.05.2014 tarihli ve 1498 sayılı yazısı ile aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, 02.06.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile sunulan açıklamaların yeterli olduğu kanaatine ulaşılarak, ihalenin Tanem Yem. Lok. Hiz. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede 1 nci kısma ilişkin verilen teklif bedellerinin biri haricinde diğerleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuru sahibinin iddiaları kapsamında, ihalenin birinci kısmında yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, Kurul çoğunluğunca verilen karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi