KİK Kararı: 2014/UH.II-233

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/004
Gündem No : 25
Karar Tarihi : 13.01.2014
Karar No : 2014/UH.II-233
BAŞVURU SAHİBİ:
Doyaş Yemek Gıda Ve Servis Hizm. San. Tic. A.Ş., RÜZGARLIBAHÇE MAH. ŞEHİT NECATİ ÖZGEL SK. NO : 1 KAT : 3 ATA İŞ MERKEZİ İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Prof.Dr.Fahrettin Kerim-Nilüfer Gökay Huzurevi Yaşlı Bakım Ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü, Çılehane Yolu Üzerı 51 İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/136642 İhale Kayıt Numaralı "Malzeme Dahil Yemek Hazırlama Ve Dağıtım" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Prof. Dr. Fahrettin Kerim-Nilüfer Gökay Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğütarafından 04.11.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım” ihalesine ilişkin olarak Doyaş Yemek Gıda ve Servis Hizm. San. Tic. A.Ş.nin 02.12.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.12.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.12.2013tarih ve 39405sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4636sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan istekli ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamalarında;

1. Teknik Şartname’de yer verilen makine ve ekipmanların maliyetine ilişkin sunulan belgelerin muhasebe usul ve esaslarına uygun hazırlanmadığı, söz konusu açıklamalarda yer verilen amortisman verilerinin gerçek verilere dayanmadığı,
2. Yemekhane, mutfak ve benzeri yerlerin bakım onarım giderlerinin bulunmadığı,
3. Sunulan proforma fatura ve fiyat teklifleri ekindeki maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının muhasebe usul ve esaslarına uygun hazırlanmadığı,
4. İhale konusu iş kapsamında çalışacak personel için Teknik Şartname’de belirlenen sayı ve vasıfların dikkate alınarak ve asgari ücret artışları da hesaplanarak maliyete dâhil edilmediği,
5. Yemek analiz bedeline yer verilmediği,
6. İş sağlığı ve iş güvenliği maliyetlerinin belgeye dayalı olarak açıklanmadığı,
7. İdarece aşırı düşük teklif sorgulama yazılarının ekinde örnek menü verilmemesi nedeniyle aşırı düşük teklif açıklaması sunan tüm isteklilerin kendi insiyatiflerine göre belirleme yapmalarına fırsat verildiği, farklı menüler üzerinden yapılan sübjektif kriterlere göre aşırı düşük sorgulamasına verilen farklı cevapların ihale komisyonu tarafından objektif olarak değerlendirilmesinin mümkün olmadığı, ayrıca aşırı düşük teklif açıklamasında esas alınacak gramajlara ait her hangi bir bilginin Teknik Şatname’de bulunmaması nedeniyle aşırı düşük teklif açıklamalarının firmaların kendi insiyatifleri doğrultusunda olduğu söz konusu durumun Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olmadığı,
8. İdari Şartname’nin 25.3.3 üncü maddesinde belirtilen özel gün menüsünde miktar belirlenmemesi nedeniyle, maliyet hesabında her isteklinin farklı miktarlar kullanmasına yol açacak şekilde idari işlem tesis edildiği, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında söz konusu menünün kaç öğün olarak hesaplanacağının belirtilmediği, ayrıca söz konusu menü için gıda maddelerinin gramajlarına ait bilginin Teknik Şartnamede bulunmaması nedeniyle söz konusu maliyet giderine uygun açıklama sunulmasının mümkün olmadığı,
9. İdari Şartname’nin 47.29 uncu maddesinde yer alan “Kamp ve gezilerde de gerektiğinde yüklenici firma elemanları görevlendirilecektir. Kamplara ve gezilere görevlendirilecek yüklenici firma elemanları varsa istekliler arasından seçilecek, kendilerinden istekli olduklarına dair dilekçe istenecektir. Bu durumdaki görevlilere de Harcırah Kanunu çerçevesinde idare tarafından ödeme yapılacaktır.” düzenlemesine uygun açıklama sunulmadığı,
10. Özel gün menüsünün yaklaşık maliyet tespitinde dikkate alınmadığı, bu maliyetin birim fiyat teklif cetvelinde iş kalemi olarak belirtilmediği, istekliler tarafından söz konusu özel gün menüsünün maliyetinin belirlenmesi için kuruluşta bakılan kişi sayısına ilişkin ihale dokümanında düzenleme bulunmaması nedeniyle isteklilerin tekliflerini sağlıklı veriler çerçevesinde hazırlaması ve idarenin teklifleri ve sonrasında aşırı düşük teklif açıklamalarını nesnel ve eşit şartlarla değerlendirmesine imkân bulunmadığıiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinin (a) bendinde işin adının “Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım” olarak düzenlendiği, anılan maddenin (c) bendinde işin miktarının “49.275 adet kahvaltı, 48.910 adet ara ögün ve 120.343 adet ana öğün'ün Kuruluşun mutfağında, yemek pişirme yoluyla mamul yemek alımı, dağıtımı ve servis hizmetleridir.” şeklinde belirlendiği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan diğer giderler” başlıklı 25.3 üncü maddesinde “ 25.3.1.

49.275 adet kahvaltı, 48.910 adet ara öğün, 120.343 adet ana öğün olmak üzere toplam 218.528 adet/öğün yemek teklif fiyata dahildir.

25.3.2. Yemeklerin kuruluşta pişirildiği ve bu hizmetin sunulması işiyle ilgili olarak aylık (26) gün üzerinden fiilen çalışan personelin tüm mesaisini kuruluşta geçirdiği hallerde, hizmetin sunulmasıyla görevli;

(1) aşçı, (1) aşçı yardımcısı, (8) servis elemanı, (2) bulaşıkçı personelin, işçilik giderleri [(işçi ücreti, sigorta prim giderleri, yemek, yol, giyim, ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışma (14,5 gün)] teklif fiyata dâhildir.

Kuruluş mutfağında çalışacak personele aşağıda cinsi ve miktarı yazılı olan giyecek ayni olarak verilecektir.

1-Aşçı ve aşçı yardımcısı için her birine ayrı ayrı 2şer adet aşçı önlüğü, 2şer adet pantolon, 2şer adet kısa kep, 2şer adet terlik,

2- Her bir servis elemanına 2şer adet pantolon, 2şer adet yelek, 2şer adet ayakkabı

3-Her bir bulaşıkçıya 2şer adet iş önlüğü, 2şer adet pantolon, 2şer adet terlik,

25.3.3. Yılbaşı, bayram, davet, toplu yapılan doğum günleri vs. gibi özel günlerde yılda on iki defa olmak üzere, kuruluşta bakılan sayısının iki katına kadar kişinin yararlanacağı Özel Gün Menüsü (en az beş çeşit olmak üzere 1-Kuruyemiş, 2-Kuru pasta 3-Yaş pasta, 4-Meyve, 5-İçecekler vs.) teklif fiyata dâhildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

Bu iş için; iş kazaları ve meslek hastalıkları sigorta prim oranı % (2) dir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Anılan Şartname’nin 47.8‘inci maddesinde “ Firmaya bildirilen yemek, yiyecek ve kişi sayısı bir tutanakla teslim edilecektir. Yüklenici firmanın hak edişleri bu tutanaklarla tespit edilen öğün ve kişi sayısına göre hesaplanacaktır.” düzenlemesi ile 47.32’nci maddesinde “ İdare tarafından yılda on iki defa “özel gün” yapılamaması ve yüklenici tarafından faturada özel gün için bir bedel öngörülmesi ve ödenmesi durumunda, yapılamayan özel günlerin menüsüne ilişkin tutar, yüklenici firmanın bir sonraki hak edişinden kesilecek, yapılamayan özel günlere ilişkin yüklenici firma tarafından faturada bir bedel öngörülmemesi halinde hak edişten kesinti yapılmayacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “İşin tanımı” başlıklı 2’nci maddesinde “ A- Yemek Çeşitleri ve Öğün Sayıları:1 (bir) adet kahvaltı, 1 (bir) adet öğle, 1 (bir) adet akşam yemeği ile 1 (bir) adet ara öğün (ikindi) pişirilmesi, servisi ve servis sonrası hizmetlerinin yürütülmesi işidir. Öğünler ve örnek yemek çeşitleri aşağıdaki tablolarda belirtilen sayıda uygulanacaktır. ” düzenlemesi,

Söz konusu Şartname’nin “Şartname ve ekleri” başlıklı 5’inci maddesinde “ Bu teknik şartname beş maddeden ibaret olup, şartname eki olan “Gıda Rasyonu” ve “Gıda Malzemelerinin Özellikleri Listesi” Kurumun web sitesinden temin edilecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde, ihale komisyonun verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendireceği, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, komisyonun; verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, teklif edilen işin özgünlüğü hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendireceği, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği, ihale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük tekliflerin geçerli teklif olarak dikkate alınacağı hükme bağlanmıştır.

Ayrıca bu hususa Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğin 59’uncu maddesinde de yer verilmiş ve aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonunun bu düzenlemeyi esas alması gerektiği hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4 üncü maddesinde “ İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.” açıklaması bulunmaktadır.

Yapılan incelemede, başvuruya konu ihaleye 8 isteklinin teklif verdiği, 5 isteklinin teklifinin geçerli teklif olarak değerlendirildiği, teklif bedelleri idarece belirlenen karsız yaklaşık maliyet olan 877.184,12 TL’nin altında kalan 3 istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, sunulan açıklamaların Kamu İhale Mevzuatı çerçevesinde uygun olarak değerlendirilerek, ihalenin Karanfil Yemek Emlak Temizlik İnşaat Otomotiv San. Tic. Ltd. Şti.nin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İncelemeye konu malzeme dâhil yemek hazırlama ve dağıtım hizmeti alımı ihalesinin Teknik Şartnamesinde alımı yapılacak yemek gruplarının 13+ yaş kahvaltı, 13+ yaş ara öğün ve 13+ yaş ana öğün olmak üzere 3 grup olarak belirlendiği, ihaleye ait Teknik Şartname’de tüm yemek gruplarını oluşturan yemek çeşitlerine yer verildiği ancak söz konusu öğün gruplarına ilişkin olarak örnek menü oluşturulmadığı anlaşılmıştır. Teklifi aşırı düşük teklif olarak belirlenen isteklilere gönderilen sorgulama yazılarında “ teklifinizi oluşturan bileşenler ile ilgili ayrıntıların kamu ihale mevzuatına uygun olarak en geç 19.11.2013 mesai bitimine (16.30) kadar ihale komisyonuna sunulmak üzere hazırlanarak idaremize teslimi hususunda ” şeklinde ifadeye yer verildiğinden, ihale komisyonunca işin niteliğine göre önemli teklif bileşenlerinin tespit edilmediği ve örnek menü üzerinden sorgulama yapılmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden Teknik Şartname’de yer alan yemek grupları için örnek menü oluşturularak daha önce açıklama istenilen isteklilerin tamamından yeniden açıklama istenilmesi gerekmektedir..

Diğer taraftan, İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25.3’üncü maddesinde, yılbaşı, bayram, davet, toplu yapılan doğum günleri vs. gibi özel günlerde yılda on iki defa olmak üzere, kuruluşta bakılan sayısının iki katına kadar kişinin yararlanacağı özel gün menüsünün (en az beş çeşit olmak üzere 1-Kuruyemiş, 2-Kuru pasta, 3-Yaş pasta, 4-Meyve, 5-İçecekler vs.) teklif fiyata dâhil olduğunun belirtildiği, bununla birlikte özel gün menüsü maliyetinin yaklaşık maliyetin tespitinde dikkate alınmadığı, bu maliyetin birim fiyat teklif cetvelinde iş kalemi olarak belirlenmediği ve istekliler tarafından söz konusu özel gün menüsü maliyetinin belirlenebilmesi için kuruluşta bakılan kişilerin sayısına ilişkin ihale dokümanında bir veri olmadığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, ihale dokümanında yer alan belirsizlikler nedeniyle isteklilerin tekliflerini sağlıklı veriler çerçevesinde hazırlamalarına ve idarenin teklifleri ve sonrasında aşırı düşük teklif açıklamalarını nesnel ve eşit şartlarda değerlendirmesine imkân bulunmadığı anlaşıldığından ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi