KİK Kararı: 2014/UH.II-12

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2014/001
Gündem No : 12
Karar Tarihi : 02.01.2014
Karar No : 2014/UH.II-12
BAŞVURU SAHİBİ:
Danış Müt. Yemekçilik Tem. Gıda Pet. Otomosyan. Tar. San. Tic. Ltd. Şti., VEYSEL KARANİ MAH. KYRTALAN CAD. NO:16 SİİRT

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Batman Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışma Vakfı, Kültür Mahallesı Dıyarbakır Caddesı 1 72000 BATMAN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/113846 İhale Kayıt Numaralı "Vakfımıza Kayıtlı 1.000 Kişiye (Yaklaşık 275 Aile) Günde Bir Öğün Sıcak Yemek (Bir Çeşit Sıcak, Bir Çeşit Kuru, 1 Adet Ekmek Ve Haftada Bir Gün Meyve Veya Tatlı) Olmak Üzere 320 Gün Süreyle 320.000 Adet Yemek Hazırlama Ve Evlere Araçlarla Dağıtım" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Batman Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfıtarafından 20.09.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Vakfımıza Kayıtlı 1.000 Kişiye (Yaklaşık 275 Aile) Günde Bir Öğün Sıcak Yemek (Bir Çeşit Sıcak, Bir Çeşit Kuru, 1 Adet Ekmek ve Haftada Bir Gün Meyve veya Tatlı) Olmak Üzere 320 Gün Süreyle 320.000 Adet Yemek Hazırlama ve Evlere Araçlarla Dağıtımı” ihalesine ilişkin olarak Danış Müt. Yemekçilik Tem. Gıda Pet. Otom. Tar. San. Tic. Ltd. Şti.nin 11.11.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.11.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.12.2013tarih ve 37417sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.12.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/4335sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen isteklilerin tekliflerine ilişkin sunmuş oldukları aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı, bu çerçevede bahse konu isteklilerin;

1. Teknik Şartname’de belirtilen yemek listesine ait gramajlara uygun çiğ girdi miktarlarının hesaplanmadığı, kuru gıdaların eksik hesaplandığı, et haşlamaya ilişkin olan et miktarının yemek niteliğine ve yapılabilirliğine aykırı hesaplandığı,

2. İdari Şartname’nin “Hizmetin Görülmesi ve Personelle ilgili Yüklenicinin Yükümlülükleri” başlıklı 47.3’üncü maddesinin “Hizmetin Görülmesi ile ilgili Yükümlülükler” başlıklı A bendinin 4 ve 5’inci maddelerinde belirtilen gider kalemleri için Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun bir açıklama sunmadıkları, bakım-onarım gideri içinde işçilik gideri de yer aldığı dikkate alındığında proforma fatura ile açıklama yapılmasının mümkün olmadığı,

3. İdarece en az 2000 adet sefertası kullanılması öngörülmüşken, bu gidere ilişkin eksik sayı üzerinden ve mevzuata aykırı açıklama yapıldığı,

4. İhale konusu işte çalıştırılması öngörülen 4 araç ve araçların giderine ilişkin belgelerin eksik ve Kamu İhale Genel Tebliği’ne aykırı olduğu, şoförlerin ücretlerine (fazla mesai, hafta sonu çalışması, yol ve yemek gideri) ilişkin belgelendirme yapılmadığı, ihale konusu işte çalıştırılması öngörülen 4 araç ve araçların giderine ilişkin olarak, araç gideri, motorlu taşıtlar vergisi, zorunlu trafik sigortası, periyodik bakım gideri, akaryakıt tüketim gideri, lastik gideri gibi hususlarda belgelendirme yapılmadığı, araç giderine ilişkin yapılan açıklamaların bu haliyle eksik ve Kamu İhale Genel Tebliği’ne aykırı olduğu,

5. Sigorta giderine ilişkin olarak sunulan fiyat tekliflerinin, poliçeleri düzenleyen acentenin genel müdürlüğü veya bölge müdürlüğünce teyit edildiğine dair belgelerin sunulmadığı, tek başına fiyat teklifi ile açıklama yapılmasının mevzuata aykırı olduğu,

6. Çalışacak personelin yol ve yemek giderine ilişkin hesaplama yapılmadığı, belgelerin sunulmadığı,

7. İdari Şartname’nin “Hizmetin Görülmesi ve Personelle ilgili Yüklenicinin Yükümlülükleri” başlıklı 47.3’üncü maddesinin “Hizmetin Görülmesi ile ilgili Yükümlülükler” başlıklı A bendinde yer alan hizmetin görülmesi ile ilgili yükümlülüklerin tamamını karşılar nitelikte belgeye dayalı olmadan, öngörüde bulunarak açıklama yapıldığı, ilgili maddenin alt bentlerindeki giderlerin Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olacak şeklide açıklanmadığıiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Yüklenicinin mutfağında yürütüleceği anlaşılan şikâyete konu ihalede, yaklaşık maliyette en fazla %20 yüklenici kârı olduğundan hareketle, kârsız yaklaşık maliyet idarece 1.733.333,33.-TL olarak belirlenmiş, bu aşamaya kadar teklifi geçerli olan ve teklif bedeli belirlenen tutarın altında kaldığı görülen 6 istekliden 30.09.2013 tarihli yazılarla tekliflerine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması sunmaları istenilmiştir. İdarece belirlenen süre içerisinde 3 isteklinin açıklama sunduğu, sunulan açıklamalardan 2’sinin idarece uygun görüldüğü anlaşılmaktadır.

İdarenin aşırı düşük teklif sahiplerinden tekliflerine ilişkin yazılı ve belgeye dayalı açıklama talep ettiği konusu yazılarda, önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği ancak 8 günlük örnek bir menünün verildiği görülmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde işin gerektiği gibi yapılmasına imkân verecek sorumlu bir teklif hazırlanıp hazırlanmadığının tespit edilmesi için diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanlarıbelirlenerek, bu tekliflerinönemli olduğu düşünülenbileşenleri hakkında açıklama isteneceği hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4’üncü maddesinde “İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklaması yapılarak, personel çalıştırılmasına dayalı olsun ya da olmasın, tüm hizmet alımı ihalelerinde idarelerin aşırı düşük teklifleri tespit etme, bu tekliflerde önemli olduğunu düşündükleribileşenleri belirleme ve bu bileşenler hakkında açıklama isteme ödevine bir kez daha vurgu yapılmıştır.

Bu çerçevede, idarece teklifi oluşturan önemli maliyet bileşenleri de belirtilerek yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerekmektedir.

Ancak, yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasının mümkün olup olmadığının tespiti için, ihale dokümanı da incelenmiş ve bu çerçevede mevcut dokümanla ihalenin sonuçlandırılamayacağı anlaşıldığından, ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Şöyle ki, ihale dokümanı incelendiğinde, şikâyete konu alıma ilişkin düzenlenen tek sayfadan ibaret Teknik Şartname’nin “Yemeklerde kullanılacak Gıdaların Gramaj Listesi” başlığı altında 23 kalem üzerinden düzenlendiği, “1.000 Kişiye (Yaklaşık 275 Aile) Günde Bir Öğün Sıcak Yemek (Bir Çeşit Sıcak, Bir Çeşit Kuru, 250 Gr Bir Adet Ekmek ve Haftada Bir Gün Meyve veya Tatlı) Olmak Üzere 320 Gün Süreyle Yemek Hazırlama ve Evlere Yüklenici Firma Araçları İle Dağıtımı” olarak tanımlanan başvuruya konu hizmet alımında, isteklilerin sağlıklı teklif vermelerini ve tekliflerin eşit şartlarda ve objektif değerlendirilmesini temin etmeye yönelik yemek terkip ve rasyonlarının da belirtildiği bir doküman verilmediği anlaşılmaktadır.

Dolayısıyla, çiğ girdi miktarlarının her bir yemek için ayrı ayrı belirlendiği bir Teknik Şartname’ye ihale dokümanında yer verilmediği ve bu aykırılığın tekliflerin eşit şartlarda değerlendirilmesini ortadan kaldırdığı gibi, sözleşmenin de mevcut ihale dokümanı ile sağlıklı yürütülemeyeceği anlaşıldığından ihalenin iptali gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde aşırı düşük teklif açıklama konu ettiği iddiaları kapsamında Kurul çoğunluğunca alınan kararda “ İdari Şartname’nin Hizmetin Görülmesi ve Personelle ilgili Yüklenicinin Yükümlülükleri” başlıklı 47.3 üncü maddesinin “Hizmetin Görülmesi ile ilgili Yükümlülükler” başlıklı A bendinde yer alan ve teklif fiyata dâhil edilmesi gereken maliyet unsurlarının büyük bir çoğunluğunun isteklilerce sadece öngörüde bulunularak hesaplanması gereken nitelikte unsurlar olduğu, yüklenici mutfağı kullanılmak suretiyle gördürülecek şikâyete konu alımda kullanılacak temizlik malzemesi, elektrik, su, tüpgaz miktarı, mutfağın olası bakım ve onarım gideri gibi maliyet bileşenlerinin her bir istekli için değişkenlik göstermesinin mümkün olduğu ve bu maliyet unsurlarının her birinin hesabında, maliyetin tamamının şikâyete konu ihaleye dâhil edilmesinin de doğru olmayacağı, yüklenici mutfağı kullanılmak suretiyle yemek temin edilmesi ve pişirilen yemeğin belli adreslere dağıtılması niteliğindeki ihalelerde idarece önemli teklif bileşenlerin ayrıştırılmasının ve hangi bileşenlere ilişkin belgeye dayalı ayrıntılı açıklama sunulması gerektiğinin isteklilere bildirilmesinin büyük önem arzettiği, aksi takdirde ihalenin sağlıklı sonuçlandırılması mümkün olmadığı gibi bu durumun şikâyet ve itirazen şikâyet başvurularına da sebebiyet vererek, ihale sürecinin uzamasına ve ihtiyacın zamanında temin edilmesine engel olduğu görülmektedir.” şeklinde yer alan gerekçeye dayanılarak “** İhalenin iptaline** ” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Batman Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı tarafından gerçekleştirilen “ Vakfımıza Kayıtlı 1.000 Kişiye (Yaklaşık 275 Aile) Günde Bir Öğün Sıcak Yemek (Bir Çeşit Sıcak, Bir Çeşit Kuru, 1 Adet Ekmek ve Haftada Bir Gün Meyve veya Tatlı) Olmak Üzere 320 Gün Süreyle 320.000 Adet Yemek Hazırlama ve Evlere Araçlarla Dağıtım Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması yapılmak suretiyle 2.080.000,00.-TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede (31) adet ihale dokümanı satın alındığı, 20.09.2013tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 11 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece şikayete konu ihaleye yönelik tekliflerin denetimine ilişkin yapılan inceleme uyarınca, bir isteklinin teklifinin “ İş deneyim belgesinin uygun olmadığı” gerekçesiyle ve bir isteklinin teklifinin de “ Geçici teminat mektubunun uygun olamdığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması sonrasında kalan 9 teklifin de geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu tekliflere ilişkin teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

İhsan Müjdeci

732.800,00

Vezir Yemekçilik Tarım Gıda Hayv. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.

1.008.000,00

Biter Kervan Yemek Üretim Sağlık Gıda Ürünl. İnş. Tem. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.

1.024.000,00

Hizmet Yemek İmalatı Gıda ve Temizlik Hiz Tic. Ltd. Şti.

1.168.000,00

Bardakçılar Kuyumc. Gıda Petr. Yemek Ürt. Özel Güv. Tem. Hizm. Dinl. Tesisl. Tarım Tur. Oto. İnş. Nakl. Taah. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.

1.270.400,00

Seç-San Yemek Hizm. Otom. İletişim Oto. Gıda Hayv. San. ve Tic. Ltd. Şti.

1.625.600,00

Danış Müt. Yemek. Tem. Gıda Petr. Ürünl. Otom. Tarım San. ve Tic. Ltd. Şti. ŞİKÂYETÇİ

1.734.400,00

Öndersan İnş. Nak. Elekt. Yemek Temz. San. Tic. Ltd. Şti. ŞİKÂYETÇİ

1.888.000,00

Halitsan Müt. Gıda Besi. Tem. Tur. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.

1.920.000,00

Şeklinde verildiği, 9 isteklinin teklifinin geçerli kabul edildiği, bu isteklilerden 6 sının teklifinin kârsız yaklaşık maliyetin altında olduğu ve bu isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, 3 isteklinin açıklama sunmadığı, açıklama sunan 3 isteklinin açıklamalarının uygun kabul edilerek ihalenin Vezir Yemekçilik Tarım Gıda Hayv. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı, Bardakçılar Kuyumc. Gıda Petr. Yemek Ürt. Özel Güv. Tem. Hizm. Dinl. Tesisl. Tarım Tur. Oto. İnş. Nakl. Taah. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihaleye verilen tüm teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuru sahibinin iddiaları kapsamında, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ İhalenin iptaline” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi