KİK Kararı: 2013/UM.II-4301

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/074
Gündem No : 3
Karar Tarihi : 20.11.2013
Karar No : 2013/UM.II-4301
BAŞVURU SAHİBİ:
Ogen Makina Otomasyon San.Tic.Ltd.Şti., ESKİŞEHİR MAJH. PIRLANTA SOK. NO:15 Y.DUDULLU İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Uşak Üniversitesi İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Izmir Yolu 8. Km Bir Eylül Kampusü 64200 UŞAK

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/34875 İhale Kayıt Numaralı "Kimya Laboratuarı Malzemeleri Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Uşak Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığıtarafından 18.04.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Kimya Laboratuvarı Malzemeleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ogen Makina Otomasyon San. Tic. Ltd. Şti.nin 15.05.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.05.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.06.2013 tarih ve 20040 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.06.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/2181 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalede teklif ettikleri cihazların, Teknik Şartnamede istenilen tüm şartları ve özellikleri karşıladığı bu itibarla tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının 4734 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuata aykırılık teşkil ettiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Kimya Laboratuvarı Malzemeleri Alımı

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü: Malın miktarı ve türü ekte yer almaktadır.

12 Kalem Malzeme Alımı Kimya Laboratuvarı Malzemeleri Alımı...”

Anılan Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde, “Teklif edilen malzemelere ait teknik bilgilerin yer aldığı katalog ihale teklif zarfı içerisinde ihale komisyonuna sunulmak zorundadır. Teknik Şartname cevabı yazılı olarak liste halinde ihale teklifi zarfı içerisinde ihale komisyonuna sunulmak zorundadır.” düzenlemelerinin yer aldığı görülmüştür

Alınacak cihazlara ilişkin düzenlenen Teknik Şartnamelerin tümünde “…- 2 yıl ücretsiz servis imkânı sağlamalıdır. 2 yıl cihaz garantisi verilmelidir.

• Servis en geç 1 hafta içerisinde hizmet vermeyi taahhüt etmelidir.

• 10 yıl yedek parça bulundurma garantisi olmalıdır.

• Cihazlar çalışır halde teslim edilmelidir ve cihazların çalıştırılması konusunda ücretsiz eğitim imkânı sağlanmalıdır

• Sistemin çalışır halde teslimi için her türlü yazılım ücretsiz temin edilmelidir …” düzenlemelerine yer verilmiştir.

• İdare tarafından başvuru sahibi teklifinin Teknik Şartnamelerde düzenlenen bu hususları, teknik şartname cevap yazısında tam olarak karşılanmadığı ya da cevaplandırılmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “ 57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması getirilmiştir.

İdare tarafından yukarıda yer alan Tebliğ maddesine aykırı olarak teknik şartnameye cevap yazısının nasıl hazırlanacağı ve sözkonusu cevap yazısında açıklanacak hususların neler olduğunun ihale dokümanında belirlenmediği görülmüştür.

Ayrıca, Teknik Şartnamede istenilen bu hususların ihale sonucu alınacak cihazların teknik özelliklerini belirleyecek kriterler olmadığı, başka bir ifadeyle sözkonusu cihazların teknik şartnamede yer alan kriterlere uygunluğunun tespitinde fayda sağlamayacağı sonucuna ulaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından verilen birim fiyat teklif mektubunun “Yukarıda ihale kayıt numarası ve adı yer alan ihaleye ilişkin ihale dokümanını oluşturan tüm belgeler tarafımızdan okunmuş, anlaşılmış ve kabul edilmiştir. Teklif fiyata dahil olduğu belirtilen tüm masraflar ve teklif geçerlilik süresi de dahil olmak üzere ihale dokümanında yer alan tüm düzenlemeleri dikkate alarak teklif verdiğimizi, dokümanda yer alan yükümlülükleri yerine getirmememiz durumunda uygulanacak yaptırımları kabul ettiğimizi beyan ediyoruz.” ibaresine yer verilerek imzalandığı ve yukarıda yer verilen Teknik Şartnamede istenilen şartların cihazların teknik özelliklerini belirleyecek kriterler olmadığı hususları dikkate alındığında, Teknik Şartnamede istenilen sözkonusu şartların başvuru sahibince zaten kabul edildiği ve teklif fiyatına dahil edildiği sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca, Teknik Şartname’nin sözleşmenin bir parçası olduğu hususu da dikkate alındığında, sözkonusu Teknik Şartname maddelerinde istenilen tüm şartları tedarikçinin sağlamak zorunda olduğu açıktır.

Bu itibarla, Teknik Şartnamelerde yukarıda yer verilen düzenlemelerin, başvuru sahibi istekli tarafından teknik şartname cevap yazısında tam olarak karşılamadığı ya da cevaplandırılmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer yandan, idare tarafından başvuru sahibi isteklinin teknik şartname cevap yazısında teknik özelliklerini sağlamadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı iddialarının değerlendirilmesini teminen akademik bir kuruluştan 28.06.2013 tarihli ve 84252536-101.01.03[.2181]-1578-12448 sayılı yazımız ile talep edilmiştir. Ayrıca anılan kuruluştan süresinde gerekçeli görüş verilmediğinden, yapılan şifahi görüşmeler ve 19.07.2013, 26.08.2013 ve 01.11.2013 tarihinde tekiden gönderilen yazılarla görüş talebimiz bildirilmiştir.

Bu talepler sonucunda, 07.11.2013 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan akademik kuruluşun aynı tarihli ve 910059511-45.01-1643-11580 sayılı yazısı ekinde yer alan görüşte; “… 1Numaralı Temel Akışkan Sürtünme Ölçümleri Cihazı:

…Ogen kataloğunda cihazın “uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu" belirten bir ifade yoktur; ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir…

…2- Numaralı Sürekli Karıştırmalı Tank Reaktör Cihazı:

-Teknik şartname 14. maddesinde düzeneğin boyutları ile ilgili istenilen şartı Ogen teknik şartnameye cevaplarındaki Md. 9 ile taahhüt ettiğini belirtmiştir.

-Ogen katalogunda cihazın uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu belirten bir ifade yoktur; ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir.

- Ogen teknik şartnameye cevaplarındaki Md. 4’te “reaktör kabı kapasitesinin 1,5-0,4 litre arasında ayarlanabilir olduğunu” taahhüt etmiştir. Katalogdaki 3000 ml hacim, reaktör kabının kapasitesi değildir; verilen hacim reaktan depolama tanklarının hacmidir.

- Ogen teknik şartnameye cevapların 4. maddesinde şartname 5. maddesindeki şartı taahhüt ettiğini belirtmiştir.

… 4 Numaralı Kütle Transferi ve Sıvı Yayılma Katsayısı Test Cihazı:

- Ogen kataloglarında cihazların uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu belirten bir ifade yoktur, ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir

5-Numaralı Tüp Reaktör Cihazı:

- Ogen kataloglarında cihazların uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu belirten bir ifade yoktur, ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir.

- Ogen teknik şartname 6. ve 10. maddelerindeki şartları taahhüt ettiğini teknik şartnameye cevaplar bölümündeki 6 ve 9. maddelerde ’’reaktör bobininin toplam uzunluğu 20 mt dir"… ... İfadeleriyle belirtmiştir

6- Numaralı Kimyasal Reaktör Servis Ünitesi:

- Teknik şartname 10. ve 11. maddelerindeki şartlar için Ogen teknik şartnameye cevaplarının 9. Maddesinde ”tüm sistem 2 yıl garantili olup, garanti süresinde olası gereklilik durumlarında en fazla 1 hafta içinde ücretsiz servis hizmeti verilecektir. Eğitim setini meydana getiren tüm donanımlara 10 yıl süreyle yedek parça temin garantisi verilmektedir” ifadesiyle taahhüt vermiştir.

- Ogen kataloglarında cihazların uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu belirten bir ifade yoktur, ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir.

- Teknik şartname 3. maddesinde istenilen şartı Ogen’in şartnameye cevaplarında Md, 3’te “sistem 3 farklı noktada PID kontrolör ile sıcaklık kontrolü yapmaktadır” ifadesiyle taahhüt edilmiştir.

8- Numaralı Bilgisayar Kontrollü Isı Değiştirici Servis Ünitesi:

- Teknik şartname Md. 10’daki ’’düzenek çalışma konusu olan eşanjörden geçen sıcak ve soğuk sıvıların (akışkanların) sıcaklık ve akış hızını ölçmek için gerekli aletlerle teçhiz edilmiş olmalıdır” şartının taahhüt edildiği Ogen’in şartnameye cevaplar bölümünde belirtilmemiştir.

- Teknik şartname Md. 11’deki ’’düzenekte çalışılacak eşanjörler hızlı ve etkin bir şekilde değiştirilebilmelidir” şartının taahhüt edildiği Ogen’in teknik şartnameye cevaplar bölümünde belirtilmemiştir.

- Ogen kataloglarında cihazların uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu belirten bir ifade yoktur, ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir.

- Teknik şartname 15. maddesindeki şart Ogen tarafından şartnameye cevapların 13. maddesinde ’’sistemin çalışır halde teslimi için her türlü yazılım ücretsiz temin edilecektir” ifadesiyle taahhüt edilmiştir.

10- sıra numaralı Akış Ölçer Gösterimi Ünitesi:

-Teknik şartnamede cihaz kalibrasyonu hakkında herhangi bir veri talep edilmemiştir…

11- Numaralı Toplu Distilasyon Kolonu Ünitesi:

- Ogen kataloglarında cihazların uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu belirten bir ifade yoktur, ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir.

- Teknik şartname 18. maddesindeki şart Ogen’in teknik şartnameye cevaplan Md. 11’de ’’yazılım, tüm proses parametrelerinde kendiliğinden çalışan, gerçek Windows sistemleriyle geliştirilmiş, esnek, açık ve çoklu kontrol özelliğine sahiptir” ve Md. 12’de “verilerin yönetimi, işlenmesi, karşılaştırılması ve saklanması sağlanabilmektedir” ifadeleriyle taahhüt edilmiştir.

12- Numaralı Sabit ve Akışkan Yataklar Cihazı:

- Ogen kataloglarında cihazların uluslararası standartlara uygun test yapabilir özellikte olduğunu belirten bir ifade yoktur, ancak Ogen bu şartı teknik şartnameye cevaplarındaki 1. madde ile taahhüt etmiştir.

DEĞERLENDİRMELER

İhale komisyonu raporunda Ogen için belirtilen eksikler üç ana grupta incelenmelidir.

…B) Münferit cihaz cevaplarında mevcut olduğu belirtilen eksikler:

1) 2 Numaralı cihaz için teknik şartname 3. maddesindeki “düzenekte yer alan ölçekteki tank reaktörü, reaktör davranışını göstermek için tasarlanmış olmalıdır’’ şartının eksik kabul edilmesi doğru bir karar olmamalıdır. Bu cihaz bir “sürekli karıştırmalı tank reaktörü” olarak teklif edilmiştir; reaktör tasarımı bizzat teklifin isminde mevcuttur. Sürekli karıştırmalı reaktörlerde isimden de anlaşılacağı üzere (reaktör ölçeğinden bağımsız olarak) reaksiyon kabına bir sıvı girişi ve bir sıvı çıkışı ile gerekli ölçüm olanakları olacaktır; bunlar teklif edilen cihazda mevcuttur. Dolayısıyla bu şartın Ogen’in teknik şartnameye verdiği cevaplarda ayrıca yazılmamış olması bir eksiklik olarak kabul edilmesi düşünülmemelidir.

2) 8 Numaralı cihaz için teknik şartname Md. 10’daki ’’düzenek çalışma konusu olan eşanjörden geçen sıcak ve soğuk sıvıların (akışkanların) sıcaklık ve akış hızını ölçmek için gerekli aletlerle teçhiz edilmiş olmalıdır” şartının şartnamede yer alması dahi gerekmez. Bir ısı değiştiricisi deney düzeneği, düzenekten akıtılacak akışkanların sıcaklık ve akış hızlarını ölçemediği takdirde zaten buna ısı değiştiricisi deney düzeneği denemez.

Akışkanların akış sırasındaki basınç kayıplarının ölçümü biraz daha incelikli bir işlem olduğundan bu ölçüme yönelik bir isteğin ayrıca şartnamede belirtilmiş olması beklenebilir, ancak söz konusu hız-sıcaklık ölçümlerinin yapılamıyor olması eşyanın doğasına aykırı bir durumdur. Bu şartın Ogen cevaplarında ayrıca belirtilmemiş olması bir eksiklik olarak kabul edilmemelidir.

C) Ogen cevaplarında yer almayan ve birden çok cihaz için belirtilen eksikler:

Bu grupta şartnamede mevcut olup bir kısım cihaz için açıkça yazılı olduğu halde bazı cihazlara ait Ogen cevaplarında belirtilmemiş olması nedeniyle eksiklik olarak kabul edilen dört kalem özellik vardır. Şartnamede yazıldığı biçimiyle bunlar aşağıya çıkarılmıştır.

• “Cihazların uluslararası standartlara uygun test yapabilir olmalıdır”…

…Yukarıdaki C1 maddesinde belirtilen isteğin bu alım kapsamı için şartnamede yer almış olması işin başında gereksiz ve anlamsız bir istek olarak kabul edilmelidir. Zira ihale kapsamındaki cihazların alım amacı “eğitime hizmet içi kullanım”dır. Cihazlarla topluma ve sektöre hizmet amaçlı analiz veya ölçüm yapılması söz konusu değildir. Cihazların arzulanan eğitim amaçlarına uygun olması temel ilke olmalıdır; öğrenciye eğitim verilmesi sürecinde cihazda değişik deney tasarımları ve kullanım biçimleri eğitici kişiler tarafından plânlanacaktır.

Şartnamedeki bu istemin gerektirdiği “uluslararası standartların neler olduğu da belli değildir. Cihazlar eğitim amaçlı olduğu için ve bu tür cihazlarla aynı zamanda analiz- ölçüm hizmeti de verilmesi amaçlanmış olması halinde dahi bu amaç açıkça yazılmamıştır; üstelik böyle bir amaç için aynı “cihaz başlığı” için çok fazla sayıda uluslararası standart analiz-ölçüm yöntemi varlığı da bir gerçektir. Bu isteme teklif veren tüm firmaların şartnamede sorulmuş olduğu olumlu cevap vermek durumunda kaldığı kabul edilmelidir. Dolayısıyla Ogen teklifindeki bazı cihazlarda sorulduğu için “evet” denilen bu istemin yer almaması eksiklik olarak kabul edilmemelidir…

…ihale komisyonu raporunda Ogen cihazlarının birçoğu için genel olarak belirtilen “bir cihaz kataloğunda bulunması gereken spesifikasyonlardan ziyade şartnameye cevap veriyor nitelikte ve şartnameye göre düzenlenmiş bir katalog izlenimi olması; genel olarak kataloglarda teknik verilerin olmaması veya yetersiz olması” biçimindeki ifadelerin bir ihalede kabul-ret kararı verilmesi için etkili olmaması gerektiği düşünülmektedir.

Yukarıda ayrıntılı olarak sunulan saptamalar ve değerlendirmelerin ışığında istem konusu incelemede Ogen firmasının ihale dışı bırakılması kararına haklı ve geçerli nedenlere itiraz etmiş olduğu ve itirazın kabul edilmesi gerektiği görüş ve kanaatine varılmıştır…” denilerek görüş verilmiştir.

Dolayısıyla, akademik kuruluştan alınan teknik görüş çerçevesinde, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Ogen Makina Otomasyon San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınarak ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi