KİK Kararı: 2013/UM.I-1081

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/016
Gündem No : 16
Karar Tarihi : 21.02.2013
Karar No : 2013/UM.I-1081
BAŞVURU SAHİBİ:
Nemkar Plastik Temizlik İnşaat Tekstil San. Ve Tic. Ltd. Şti., SANAYİ MAH. SANCAKLI CAD. GÜVENÇ SOK. NO:1 İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Konya Aile Ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü, Ögretmenevleri Mahallesi Larende Cad. No: 13 42040 KONYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/171062 İhale Kayıt Numaralı "Temizlik Ve Sarf Malzemesi Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Konya Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğütarafından 21.12.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Temizlik ve Sarf Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Nemkar Plastik Temizlik İnşaat Tekstil San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 14.01.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusuhakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 31.01.2013tarih ve 4176sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.01.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/587sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhalenin 1’inci kısmı için vermiş oldukları numuneler Teknik Şartname’ye uygun olmasına rağmen numunelerin 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesi esaslarına göre değerlendirilmediği,

2. Kesinleşen ihale kararı ve ihale komisyonunun kararında 1’inci kısım için verilmiş olan teklifin neden değerlendirme dışı bırakıldığının belli olmadığı, kesinleşen ihale kararının tebliğinin teklif mektuplarındaki beyana uygun olmadığı, idarece verilen cevapta da genel bir tabir kullanıldığı, kararda belirtilen naylon bardak 100'lünün Teknik Şartname’nin hangi maddesine uygun olmadığının belirtilmesi gerektiği ve ayrıca İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde ve alt maddelerinde yazılı hususlarda eksiklik tespit edilmişse teklifin değerlendirme dışı bırakılması ve aşırı düşük teklif açıklamasının istenmemesi gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İhale konusu işin İdari Şartnamesi’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlığı altındaki 7.5.6’ncı alt maddesinde numunelere ilişkin olarak “ Tedarik edilecek malların numuneleri ve teknik şartname ile ilgili açıklamaları ihale komisyonuna sunulmak üzere ihale tarihi ve saatinde hazır edilecektir. Numuneleri ihale tarihi ve saatinde hazır bulundurmayan istekliler ihale dışı bırakılacaktır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdari Şartname’nin yukarıda yer verilen düzenlemesinde, teklif edilecek malzemelerin Teknik Şartname’ye uygunluğunun teklif dosyasında sunulacak numuneler üzerinden yapılacağının belirtildiği, ancak sunulacak numunelerin değerlendirilmesinin ne şekilde yapılacağına ilişkin ayrıntılı düzenlemelere ihale dokümanında yer verilmediği görülmüştür. Buna karşılık istekliler tarafından ihale dokümanı satın alındıktan sonra ve idareye teklifler sunulmadan önce ihale dokümanında düzenlenmeyen bu konuyla ilgili olarak idareye yapılmış bir şikâyet başvurusunun olmadığı ve ihale komisyonu kararında numunesini sunmadığı için teklifi değerlendirme dışı bırakılan bir isteklinin bulunmadığı anlaşılmış olup, numune değerlendirmesiyle ilgili teknik belirlemenin idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu sonucuna varılmıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.

(3) İş ortaklığında teklif edilen mal esas alınarak ortaklardan biri, birkaçı veya tümü tarafından teklif edilen mala ilişkin olarak ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılan düzenleme çerçevesinde; numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulur. Konsorsiyumların katılabileceği ihalede, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafa yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenilen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda anılan Yönetmelik hükümleri ile Şartname düzenlemesi bir arada değerlendirildiğinde, idarelerin 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesine göre yapacakları yeterlik değerlendirilmesinde esas alınmak üzere isteklilerden teklif edecekleri mallara yönelik olarak numune talep edebilecekleri, ancak anılan durumun İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde düzenlenmesi gerektiği, şikâyete konu ihaleye ait İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde isteklilerin teklif edilecek mallara ilişkinTeknik Şartname ile ilgili açıklamalarını ve numunelerini birlikte sunmaları gerektiğinin düzenlendiği anlaşılmış olup, söz konusu açıklama ve numuneler yeterlik kriteri olarak belirlendiğinden, bunların isteklilerce sunulmamasının, eksik sunulmasının veya sunulan numunelerin Teknik Şartname’de istenilen kriterleri karşılamadığının anlaşılmasının teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektireceği sonucuna ulaşılmıştır.

Tüm bu açıklamalar doğrultusunda ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemeden, istekliler tarafından sunulan numunelere ilişkin idarece isteklilere gönderilen 09.01.2013 tarihli yazıda numunelerin değerlendirmesinin tamamlandığı ve tutanak ile teslim edilmiş numunelerin 11.03.2013 tarihi mesai bitimine kadar teslim alınması gerektiğinin belirtildiği anlaşılmış olup, idarece numune değerlendirmesine ilişkin yapılan işlemlerde mevzuata herhangi bir aykırılık bulunmamıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru sahibine gönderilen kesinleşen ihale kararında “ İl Müdürlüğümüz ve Müdürlüğümüze bağlı kuruluşlarımızın 2013 mali yılı (12 aylık) temizlik ve sarf malzemesi alımı ihalesi 21/12/2012 tarihinde saat 10.30’da 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre açık ihale usulü ile ihale edilmiştir. İhaleye kısmi teklif ile çıkıldığından; 1.kısım (temizlik malzemeleri ihalesi) ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren Ambalaj Dünyası Ali Nail Demirci’de kalmıştır. En avantajlı ikinci teklif sahibi bulunmamaktadır..” şeklinde ifadeye, ihale komisyonu kararında da “...İhaleye teklif veren bütün firmaların teklif zarfları içerisindeki belgelerin tam olduğu komisyonumuzca tespit edilmiştir. Yapılan fiyat değerlendirmesinde ihaleye teklif veren firmaların vermiş oldukları bütün teklifler komisyonumuzca aşırı düşük olarak değerlendirilmiş ve firmalara 24/12/2012 tarihinde aşırı düşük fiyat sorgulaması için yazı yazılmış ve firmaların sorgulamaya 31/12/2012 tarihi mesai bitimine kadar cevap vermeleri istenmiştir. Aşırı düşük fiyat sorgulamasına Nemkar Plastik Tem.San.Tic.Ltd.Şti. ve Ambalaj Dünyası Ali Nail Demirci süresi içerisinde cevap vermişlerdir. Aşırı düşük fiyat sorgulamasında cevabını belgelere dayandırmayan “Bolluca Teks.Tem.Kimya San.Tic.Ltd.Şti. ile aşırı düşük sorgulamasına cevap vermeyen Ertem Malz. Amb. Taah.Tic. ve Vektör Tem.Ltd.Şti. değerlendirme dışı bırakılmıştır. Aşırı düşük fiyat sorgulamasına verilen cevapları değerlendiren ihale komisyonu cevapları olumlu bulmuştur. İhaleye katılan firmaların ihale komisyonuna sunmuş oldukları malzeme numuneleri idarece hazırlanan teknik şartnameye göre değerlendirilmiştir. Yapılan değerlendirme ile firmaların vermiş oldukları fiyatlar dikkate alındığında, ihalenin 1.kısmı (temizlik malzemesi) için en avantajlı teklifi Ambalaj Dünyası Ali Nail Demirci’nin vermiş olduğuna komisyon üyelerince
Oybirliği ile karar verilmiştir. Temizlik malzemelerine en avantajlı ikinci teklif bulunmamaktadır…” şeklinde ifadelere yer verilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve Tebligat Esasları” başlıklı 6’ ncı maddesinde “(1)Bildirim ve tebligat iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılır. Ancak, dokümanın satın alındığına veya EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiğine ilişkin formda ya da başvuru veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, İdare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim de yapılabilir.

(2) İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatta, mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün, yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.

(3) Elektronik posta yoluyla veya faksla yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faksla yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir.

(4) Elektronik posta yoluyla yapılacak bildirimler, idarenin resmi elektronik posta adresi kullanılarak yapılır.

(5) İdare tarafından ortak girişimlere yapılacak bildirim ve tebligat yukarıdaki esaslara göre pilot veya koordinatör ortağa yapılır.

(6)İstekli olabilecekler ile aday ve istekliler tarafından idareyle yapılacak yazışmalarda elektronik posta ve faks kullanılamaz. Ancak, dokümanın posta veya kargo yoluyla satılmasının öngörülmesi halinde, dokümanın satın alınmasına ilişkin talepler idareye faksla bildirilebilir ” hükmüne yer verilmiştir.

İhale işlem dosyasının incelenmesinde başvuru sahibine ilişkin “EKAP üzerinden e-imza kullanılarak ön yeterlik ihale dokümanı indirilmesine ilişkin form”un üzerinde ihale ve şikâyet sürecinde idare tarafından “ Yukarıda belirtilen faks numarama bildirim yapılmasını kabul ediyorum ” kutucuğunun işaretlendiği, ancak birim fiyat teklif mektubunun 5’inci maddesinde ise “ Yukarıda yer alan elektronik posta adresime ve faks numarama tebligat yapılmasını kabul etmiyorum ” ifadesine yer verildiği anlaşılmıştır.

Yukarıdaki Yönetmelik maddesinde EKAP üzerinden e-imza kullanılarak doküman indirildiğine ilişkin formda ya da başvuru veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, idare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim de yapılabileceği hükme bağlanmış olmakla birlikte başvuru sahibinin anılan Yönetmelik maddesinde sayılan başvuru veya teklif mektubunda elektronik posta adresi ve faks numarasına bildirim yapılmasını kabul etmediği anlaşıldığından, idarece bu duruma rağmen faksla bildirim yapılması mevzuata uygun bulunmamıştır. Ancak diğer taraftan idarece faksla yapılan bildirimlerden başvuru sahibinin haberdar olduğu ve herhangi bir hak kaybının yaşanmadığı da anlaşıldığından söz konusu işlemin sonuca etkili olmadığı tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” başlıklı 65’inci maddesinde “(1) Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere, 64 üncü maddenin birinci fıkrası uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir.(2) İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır… ” hükmü yer almaktadır.

Söz konusu hüküm uyarınca idarece kesinleşen ihale kararı ile birlikte ihale komisyonu kararının da isteklilere bildirildiği anlaşılmış olup, ihale komisyonu kararında “ _Aşırı düşük fiyat sorgulamasına verilen cevapları değerlendiren ihale komisyonu cevapları olumlu bulmuştur. İhaleye katılan firmaların ihale komisyonuna sunmuş oldukları malzeme numuneleri idarece hazırlanan teknik şartnameye göre değerlendirilmiştir. Yapılan değerlendirme ile firmaların vermiş oldukları fiyatlar dikkate alındığında, ihalenin 1.kısmı (temizlik malzemesi) için en avantajlı teklifi Ambalaj Dünyası Ali Nail Demirci’nin vermiş olduğuna komisyon üyelerince
Oybirliği ile karar verilmiştir. Temizlik malzemelerine en avantajlı ikinci teklif bulunmamaktadır.” ş_eklinde yer alan ifadede başvuru sahibinin ihalenin 1’inci kısmına verdiği teklifin her ne kadar açık ve net olarak numunesinin uygun olmamasından dolayı değerlendirme dışı bırakıldığı belirtilmemiş olsa da, kararda aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunup, ihalenin 1’inci kısmı için ikinci avantajlı teklif sahibi konumunda olan başvuru sahibinin teklifinin ikinci avantajlı teklif olarak belirlenmeyip en avantajlı ikinci teklifin bulunmadığı yönünde yapılan belirlemeden başvuru sahibinin teklifinin numune değerlendirmesi sonucunda değerlendirme dışı bırakıldığını ortaya koyduğunun anlaşılmasının yanı sıra başvuru sahibinin 09.01.2013 tarihinde idareye yaptığı başvuruya istinaden idarece gönderilen 11.01.2013 tarihli cevap yazısında “..2012/171062 İKN’li Temizlik ve Sarf Malzemesi ihalesinde “Naylon Bardak 100’lü için vermiş olduğunuz numune ihale dokümanında yer alan Teknik Şartname’nin 21. sırasındaki belirtilen özelliklerde olmadığından vermiş olduğunuz teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadesine yer verilmiş olmasının 100’lü naylon bardak malzemesine ilişkin numunenin hangi gerekçeyle uygun bulunmadığını açıklar nitelikte olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer taraftan başvuru dilekçesinde yer alan İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde ve alt maddelerinde yazılı hususlarda eksiklik tespit edilmişse teklifin değerlendirme dışı bırakılması ve aşırı düşük teklif açıklamasının istenmemesi gerektiği yönündeki iddia yerinde görülmemiştir. Zira İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde isteklilerin teklif edilecek mallara ilişkinTeknik Şartname ile ilgili açıklamalarını ve numunelerini birlikte sunmaları gerektiğinin düzenlendiği anlaşılmış olup, söz konusu belgeler yeterlik kriteri olarak belirlendiğinden, belgelerin isteklilerce sunulmamasının, eksik sunulmasının veya sunulan belgelerde yer alan bilgilerin Teknik Şartname’de istenilen kriterleri karşılamadığının anlaşılmasının teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektireceği hususunun yanı sıra idarece aşırı düşük teklif sorgulaması veya numune değerlendirmesi yapılması hususunda hangi işleme öncelik verildiği açıkça anlaşılamamış olmakla birlikte, idarece numuneye ilişkin bir belirleme yapılmadan teklifi aşırı düşük bulunan isteklilere tekliflerini açıklamaları talebinde bulunulmuş olması ya da numune değerlendirmesinin yanında aşırı düşük teklif sorgulamasının da yapılmış olması halinin ihalenin sağlıklı sonuçlandırılmasını engelleyici bir aykırılık olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi