KİK Kararı: 2013/UH.III-65

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/002
Gündem No : 15
Karar Tarihi : 07.01.2013
Karar No : 2013/UH.III-65
BAŞVURU SAHİBİ:
Polimatik Temizleme San. Tic. Ltd. Şti., ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ 12.CAD. NO:4 ERZİNCAN

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Erzincan Üniversitesi Sağlık, Kültür Ve Spor Daire Başkanlığı, Sümerbank Cad. Eski Sümerbank İplik Fabrikası 24100 ERZİNCAN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/137324 İhale Kayıt Numaralı "Erzincan Üniversitesinin Merkez Ve İlçe Birimlerindeki Öğrenci Ve Personeli İçin 2013 Yılı 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım Ve Sonrası Hizmetleri Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Erzincan Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığıtarafından 01.11.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Erzincan Üniversitesinin Merkez ve İlçe Birimlerindeki Öğrenci ve Personeli İçin 2013 Yılı 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Polimatik Temizleme San. Tic. Ltd. Şti. nin 30.11.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 04.12.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.12.2012 tarih ve 40874 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 10.12.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/4676 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Servis ekipmanlarının bakım ve onarım giderleri, Servis Aracı Kiralama Gideri, Mutfak ve Yemekhanelerin Boya ve Badana Giderleri ile Makine ve Ekipmanların her türlü bakım ve onarım giderlerine ilişkin oluşturulmuş teklif belgesinin üstünde muhasebecinin beyanının ve imzasının olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğu çünkü söz konusu giderlerin mal alımına ilişkin olmamasından dolayı muhasebecinin beyan ve onayını taşımasına gerek bulunmadığı,

2. İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesine konu işin bir sözleşme bedeli içermediği, 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılan bir ihaleye konu işe ilişkin olmadığından dolayı fatura, sözleşme ve diğer belgelerle birlikte sunulması gerektiği, dolayısı ile bu iş deneyim belgesinin mevzuata uygun olmadığıiddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartnamenin 2’nci maddesinde ihale konusu işin adının; “ Erzincan Üniversitesinin merkez ve İlçe birimlerindeki öğrenci ve personeli için 2013 yılı 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı ” olarakbelirlendiği görülmüştür.

Teknik Şartname’de işin konusu; “ Erzincan Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bağlı Erzincan merkez birimleri ile ilçe birimlerindeki yemekhanelerde öğrenci ve personele verilecek öğle yemeği ile ikinci öğretim öğrencileri için verilecek akşam yemeğinin malzemeli olarak yapımı, pişirilmesi, yemekhanelere taşınması, servisi ile servis sonrası temizlik hizmetlerini kapsamaktadır.” şeklinde,

Hizmetin tanımı ise; “ Hafta içerisinde yemek hizmeti alınacak olup, hafta sonları ve resmi tatil günlerinde yemek hizmeti alınmayacaktır. Günlük yemek yiyecek ortalama öğrenci ve personel sayısı öğle ve akşam, merkezde 1200-1400 öğün, eğitim-öğretim olmadığı dönemlerde 100 öğün olmak üzere 254.500 öğün, ilçelerde ise eğitim-öğretim döneminde günlük 400-600 öğün olmak üzere 75.500 öğün olarak toplam 330.000 öğündür. Bu sayılar tahmini olarak verilmiştir. Yemek yiyen kişi sayıları eksik veya fazla olabilir. İlçelerde eğiti-öğretim olmadığı günlerde/dönemlerde yemek hizmeti verilmeyecektir. Yemek hizmeti akademik takvime göre verilmektedir. Yemek, merkezde üniversite mutfağında pişirilecek ve merkez birimlere ve ilçelerdeki birimlere dağıtılacaktır. Ancak yüklenici isterse ilçelerdeki Meslek Yüksekokulları için vereceği yemek hizmetini bu ilçelerin Erzincan merkezden çok uzak olması ve yemek kalitesinin bozulabileceği düşünülerek bu ilçelerde kendileri mutfak kurarak yemek üretebilecektir. ” şeklindeverilmiştir.

Teknik Şartnamede ayrıca yemeğin ve malzemenin cinsi ve gramajının tablo olarak düzenlendiği, merkez birimleri ile ilçe birimlerinde yemek dağıtılacak yerlerin ve yemek pişirilecek mutfağa uzaklıklarının kilometre olarak tablo şeklinde verildiği, 4 çeşit yemek grubuna dahil yemek cinslerinin haftalık ve aylık olarak hangi sıklıkla verileceğine ilişkin tablo yer aldığı, Erzincan merkez ve Yalnızbağ Kampus alanı ile İlçe Meslek Yüksekokulları için satın alınacak toplam yemek sayılarının yine tablo şeklinde verildiği, Erzincan merkez ve ilçelerde bulunan mutfak ve yemekhanelerin kapalı alanlarının m2 olarak tablo şeklinde verildiği, yüklenici tarafından çalıştırılacak asgari personel sayı ve niteliklerinin Ocak, Şubat, Mart, Nisan, Mayıs, Haziran, Ekim, Kasım, Aralık ayları için ve yaz dönemi (Temmuz, Ağustos, Eylül) için ayrı ayrı olmak üzere tablo şeklinde verildiği, yükleniciye teslim edilecek demirbaş ve müstehlik malzeme listesi ile miktarlarına ilişkin tablo verildiği görülmüştür.

Sözleşme Tasarısının “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde işe başlama tarihi 02.01.2013; işi bitirme tarihi 31.12.2013olarak düzenlenmiştir.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesi de,

“ _25.1._Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri isteklilerce teklif edilecek fiyata dahil edilecektir.

_25.2._25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

_25.3._Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Yüklenicinin çalıştıracağı personelin; ücretleri, giyecek, yiyecek, taşıma giderleri; yemeğin malzemeleri, pişirilmesi, ısıtılması, dağıtılması, taşınması, servisi, bulaşıklarının toplanması ve temizlenmesine yönelik tüm giderler, tahlil giderleri, hizmetin sunulmasına ait elektrik, su, ilaçlama, LPG, doğalgaz v.s. giderler, Yüklenicinin yemek dağıtım aracı olarak sağlayacağı araçların her türlü giderleri, idarenin yükleniciye teslim edeceği makine ve ekipmanların bakım ve onarım giderleri, mutfak ve yemekhanelerin boya ve badana giderleri, işin teknik ve idari şartnameye uygun yürütülmesinde yapılacak tüm masraflar teklif fiyata dahildir.

_25.4._Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.” şeklinde düzenlenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğin 79’uncu maddesinde; “ 79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

…

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.5. İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan toplam birim maliyet tutarının,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.6. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyat tekliflerini kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) düzenlenmiş fiyat teklifini sunması yeterlidir.

79.4.2.7. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilen fiyat tarifelerinde belirtilen fiyatları kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan bir tarifeyi gösterir belgeyi sunması yeterlidir. (Örnek: Orman Genel Müdürlüğüne bağlı işletmeler tarafından satılan ürünlere ilişkin ilan edilmiş fiyatlar vb.)

79.4.2.8. İstekli tarafından açıklaması yapılacak girdinin fiyatının, kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen ilgili mala ilişkin asgari fiyatlara uygun olması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan asgari fiyatın belgelendirilmesi suretiyle açıklama yapılması yeterlidir.(Örnek: EPDK tarafından il bazında günlük olarak yayımlanan akaryakıt fiyatları vb.)

79.4.2.9. İstekli tarafından perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarının kullanılması halinde, ilgili mala ait sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan bir fiyatı gösteren mağaza veya market yönetimince onaylanmış kataloğu sunması yeterlidir.

79.4.2.10. İstekli tarafından ticaret borsalarında oluşan fiyatların kullanılması halinde, 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son işlem tarihinde gerçekleşen asgari fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılması yeterlidir.

79.4.2.11. İstekli tarafından yaş sebze ve meyve için, toptancı halinde oluşan fiyatların kullanılması halinde, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın, ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait asgari fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılması yeterlidir.

79.4.2.12. İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunulacaktır. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar,

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

İsteklinin satışlar üzerinden açıklama yapabilmesi için malın ticareti ile iştigal ediyor olması; maliyete dayalı açıklama yapabilmesi için ise, son geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alış yapmış olması gerekmektedir.

İsteklinin son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabilecektir.

79.4.2.13. İsteklinin ortağı olduğu tüzel kişiye ait işletmeden mal çekmesi veya satın alması durumunda söz konusu malın emsal bedeli ile değerlenmesi gereklidir. Emsal bedelinin tespitinde Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri esas alınır. Bu durumda, Vergi Usul Kanununa göre hesaplanan emsal bedeli gösteren ve istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından hazırlanarak imzalanan ve kaşelenen beyanın verilmesi yeterlidir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.14. Proforma fatura ve fiyat tekliflerinin, proforma fatura veya fiyat teklifine konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

79.4.2.15. Maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafından imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.

(79.4.2.4.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ve proforma fatura veren tedarikçi veya imalatçı tarafından, (79.4.2.5.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ile istekliye fiyat teklifini veren kişi tarafından imzalanarak kaşelenecek ancak bu tutanaklar proforma fatura veya fiyat teklifi ekinde idareye verilmeyecek ve düzenleyen meslek mensubu tarafından muhafaza edilecektir.

(79.4.2.12.) maddesine göre düzenlenen tutanaklar ise meslek mensubu ile ihaleye katılan istekli tarafından imzalanarak kaşelenecek ve açıklama ekinde idareye sunulacaktır.

Meslek mensubu, proforma fatura veya fiyat teklifi üzerindeki beyanı ile O-5, O-6, O-7 nolu tutanaklardaki beyanların doğruluğundan sorumludur.

Gerekli görülmesi durumunda ihaleyi yapan idare, proforma fatura ve fiyat tekliflerine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını, incelemek üzere muhafaza eden meslek mensubundan isteyebilir.

İhale komisyonunun, gerek meslek mensubundan istenen tutanaklar gerekse istekliler tarafından açıklama kapsamında ihale komisyonuna sunulan tutanaklar üzerinde yaptığı inceleme sonucunda sunulan proforma fatura / fiyat teklifi ile bu belgeler arasında uyumsuzluk olduğunu tespit etmesi durumunda teklif reddedilerek uyumsuzluğun niteliğine göre söz konusu belgeler mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilir ve gerekli olması halinde Cumhuriyet Savcılığına bildirim yapılır.

İhale komisyonunca yapılan inceleme sonucunda, yukarıda belirtildiği şekilde bir uyumsuzluk olduğu tespit edilmemekle birlikte, belgelerde yer alan bilgilerin ticari hayatın olağan durumu ve ekonomik verilerle ilgili genel bilgilerle uyumlu olmadığının değerlendirilmesi durumunda isteklinin teklifi reddedilmeyecek ancak proforma fatura ve fiyat teklifleri ile maliyet/satış tutarı tespit tutanakları mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilecektir.

79.4.2.16. İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak proforma fatura yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.

… ” açıklaması yer almaktadır.

İdare tarafından kâr hariç yaklaşık maliyetin 1.930.500,00 TL olarak hesaplandığı ve ihaleye katılan dört isteklinin tamamının bu tutarın altında kalması nedeniyle 07.11.2012 tarihli ve sırasıyla 9410, 9411, 9412 ve 9413 sayılı yazılar ile söz konusu isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, söz konusu yazıların eklerinde “örnek aylık menü” adı altında 22 günlük bir yemek menüsünün yer aldığı,

Anılan yazılarda, “ … personel ücretleri, giyecek, yiyecek, taşıma giderleri, yemeğin örnek aylık menü listesinin maliyet hesaplamaları (aylık menüdeki yemeklerin teknik şartnamedeki gramajlara uygun olarak maliyet açıklaması), teknik şartnamede belirtilen yemekhanelere göre yemeğin dağıtılması için dağıtım aracı olarak sağlayacağı araçların her türlü giderleri (yemekhanelerin öğün sayıları teknik şartnamede belirtilmiştir), yemekhaneler ile mutfağın temizlenmesine yönelik tüm giderler, hizmetin sunulmasına ait elektrik, su, ilaçlama, LPG, doğalgaz giderleri, idarenin yükleniciye teslim edeceği makine ve ekipmanların bakım ve onarım giderleri, mutfak ve yemekhanelerin boya ve badana giderleri, sözleşme giderleri (damga vergisi ve KİK payı, ihale karar pulu)… ” olarak, açıklama istenilen teklif bileşenlerinin belirtildiği görülmüştür.

Tortamışlar Nakliyat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin (1.808.400,00 TL), aşırı düşük teklif açıklama zarfının içerisinde teklif bileşenlerine ilişkin bilgi ve belge bulunmadığı gerekçesi ile,

Başvuru sahibi Polimatik Temizleme San. Tic. Ltd. Şti. (1.927.200,00 TL) ile Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taşı San. ve Tic. Ltd. Şti.nin (1.729.200,00 TL) tekliflerinin ise aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı,

İhalenin Erhazal Hazır Yemek Gıda Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. (1.643.400,00 TL) tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunarak bu istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale komisyonu kararında; başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmama gerekçesi olarak Erdemer Erzincan İç Dekorasyon Merkezi firmasından alınan Servis Ekipmanları ile birlikte her türlü bakım ve onarım işine ait teklif, ŞBS Group İnş. Tem. Sağlık İlaçlama, Yemek ve Gıda Enerji Day. Tük. Mal. San. ve Tic. Ltd. Şti.den alınan Servis Araç Kiralama işine ait teklif, Ev Yapı Dekorasyon – Özkan YILMAZ’dan alınan mutfak ve yemekhanelerin boya ve badana işine ait teklif ve Kelkit Havalandırma Yapı Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.den alınan Makine ve Ekipmanların her türlü bakım ve onarımına ait teklif üzerinde Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.5’inci maddesinde belirtilen meslek mensubu onayının ve ilgili beyanların bulunmadığı hususu yer almaktadır.

Yapılan incelemede; başvuru sahibi tarafından, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında “Taşımada kullanılacak arabaların ve idare tarafından teslim edilecek olan ekipmanlar ile firma tarafından temin edilecek malzemelerin bakım ve onarım” bedelinin tevsiki için Kelkit Havalandırma Yapı. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.den alınmış fiyat teklifinin sunulduğu,

“Mutfak, yemekhanelerin boyanması ve badanası” bedelinin tevsiki için Ev Yapı Dekorasyon Özkan YILMAZ’dan alınmış fiyat teklifinin sunulduğu,

“Personel taşıma” giderinin tevsiki için ŞBS Group İnş. Tem. Sağlık İlaçlama, Yemek ve Gıda Enerji Day. Tük. Mal. San. ve Tic. Ltd. Şti.den alınmış fiyat teklifinin sunulduğu,

“Mutfak makine ekipman malzeme kira” giderinin tevsiki için Erdemer Erzincan İç Dekorasyon Merkezi’nden alınmış fiyat teklifinin sunulduğu,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.5’inci maddesine göre teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi, satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekirken başvuru sahibi tarafından sunulan fiyat tekliflerinde gerekli meslek mensubu onayı ile maliyete yahut satışlara dayalı açıklama yapılması haline göre teklif üzerinde bulunması gerekli meslek mensubu beyanının bulunmadığı anlaşılmıştır.

Bu nedenle; başvuru sahibi tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmaması ve başvuru sahibinin teklifinin bu nedenle değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Bahse konu ihalede başvuru sahibinin, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu teklif fiyatlarından yukarıda yer verilenlerine ilişkin olarak mevzuata aykırılığı tespit edilen hususlar nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, buna rağmen ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığı iddiasıyla itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu anlaşılmaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde; “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunabilirler.

…

Başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak;

a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline,

b) İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,

_c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması**,** usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikayete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikayet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine, _

karar verilir...” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibinin şikâyet veya itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilmesinin ön koşulu ihale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğraması veya zarara uğramasının muhtemel olması gerekmektedir. Bahse konu ihalede başvuru sahibi tarafından, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu teklif fiyatlarından yukarıda yer verilenlerine ilişkin olarak mevzuata aykırılığı tespit edilen hususlar sabit olduğundan başvuru sahibinin bir hak kaybının olmadığı, aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan isteklilere ait tekliflerin değerlendirilmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına ilişkin süreçte korunması gereken herhangi bir hak veya menfaatinin bulunmadığı, dolayısıyla başvuru ehliyetinin olmadığı sonucuna varılmıştır. Bu itibarla, başvuru sahibinin ikinci iddiasının 4734 sayılı Kanunun 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince ehliyet yönünden reddi gerekmektedir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Başvuru konusu ihalede, Erhazal Hazır Yemek Gıda Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. (1.643.400,00 TL) tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunarak ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları incelendiğinde, İdari Şartname’nin 25.3.1’inci maddesi ve idarenin 07.11.2012 tarih ve 9410 sayılı aşırı düşük teklif açıklama talebi uyarınca aşırı düşük teklif kapsamında, çalıştırılacak personele ilişkin olarak yemek ve taşıma giderlerinin belgelere dayalı olarak açıklanması gerekirken söz konusu giderlere ilişkin bir maliyet öngörülmediği ve herhangi bir açıklama da yapılmadığı tespit edilmiştir.

Bu itibarla, anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının ihale komisyonu tarafından uygun bulunması işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı anlaşıldığından ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Öte yandan, başvuruya konu ihale Kamu İhale Kurulunun 07.01.2013 tarih ve 2013/UH.III-64sayılı kararı ile iptal edilmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru konusu ihalenin iptaline karar verilmesi gerekmekle birlikte incelemeye konu ihale, Kurulun 07.01.2013 tarih ve 2013/UH.III-64sayılı kararı ile iptal edildiğinden karar verilmesine gerek bulunmamaktadır.

Açıklanan nedenlerle;

Karar verilmesine yer olmadığına,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde, “ Servis ekipmanlarının bakım ve onarım giderleri, Servis Aracı Kiralama Gideri, Mutfak ve Yemekhanelerin Boya ve Badana Giderleri ile Makine ve Ekipmanların her türlü bakım ve onarım giderlerine ilişkin oluşturulmuş teklif belgesinin üstünde muhasebecinin beyanının ve imzasının olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğu çünkü söz konusu giderlerin mal alımına ilişkin olmamasından dolayı muhasebecinin beyan ve onayını taşımasına gerek bulunmadığı ” şeklinde dile getirdiği iddiası hakkında Kurulca, anılan ihalenin 07.01.2013 tarih ve 2013/UH.III-64 sayılı Kurul Kararı ile iptal edildiği anlaşıldığından, “ Karar verilmesine yer olmadığına ” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarına yönelik yapılan incelemede;

Erzincan Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen “ Erzincan Üniversitesinin Merkez ve İlçe Birimlerindeki Öğrenci ve Personeli İçin 2013 Yılı 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa teklifleri esas alınarak, 4 kap malzeme dâhil yemek pişirme, dağıtım ve sonrası için esas alınan 1.930.500,00 TL’lik tutara 115.500,00 TL kâr ilave edilme suretiyle toplam 2.046.000,00 TL olarak hesaplandığı;

Bahse konu ihalede (6) adet ihale dokümanı satın alındığı, 01.11.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 4 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarenin teklif değerlendirmesine göre, tüm tekliflerin geçerli teklif olarak kabul edildiği, geçerli teklif olarak belirlenen teklif bedellerinin;

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Erhazal Hazır Yemek Gıda Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.

1.643.400,00

Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taşı San. ve Tic. Ltd. Şti.

1.729.200,00

Tortamışlar Nakliyat San. ve Tic. Ltd. Şti.

1.808.400,00

Polimatik Temizleme San. Tic. Ltd. Şti.

1.927.200,00

Şeklinde verildiği, idarece tarafından kâr hariç yaklaşık maliyetin 1.930.500,00 TL olarak hesaplandığı ve ihaleye katılan dört isteklinin tamamının bu tutarın altında kalması nedeniyle söz konusu isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, açıklama sunan isteklilerden Tortamışlar Nakliyat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin “ aşırı düşük teklif açıklama zarfının içerisinde teklif bileşenlerine ilişkin bilgi ve belge bulunmadığı ” gerekçesi ile Polimatik Temizleme San. Tic. Ltd. Şti. ile Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taşı San. ve Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin ise aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin, aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunan 1.643.400,00 TL teklif bedelli Erhazal Hazır Yemek Gıda Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakılarak sonuçlandırıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca alınan karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi