KİK Kararı: 2013/UH.III-2951 (17 Temmuz 2013)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/048
Gündem No : 48
Karar Tarihi : 17.07.2013
Karar No : 2013/UH.III-2951
BAŞVURU SAHİBİ:
Trak Yemek Temizlik Gıda Tic. Ltd. Şti., BABADEMİRTAŞ MAH. TEKKEKAPI CAD. NO : 8/1-2-3 EDİRNE

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü Edirne İl Emniyet Müdürlüğü, Şükrüpasa Mahallesi Şehit Üsteğmen Ahmet Altun Caddesi No: 2 22030 EDİRNE

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/25243 İhale Kayıt Numaralı "Yemek Hizmeti (Malzeme Dahil)" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Edirne İl Emniyet Müdürlüğütarafından 25.04.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Yemek Hizmeti (Malzeme Dahil)” ihalesine ilişkin olarak Trak Yem. Tem. Gıd. Tic. Ltd. Şti.nin 13.06.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.06.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 26.06.2013 tarih ve 21442 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.06.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/2358 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan 2 isteklinin açıklamalarının uygun bulunmaması gerektiği, isteklilerce belirlenen fiyatların piyasa fiyatlarını yansıtmadığı, sunulan belgelerin gerçeği yansıtıp yansıtmadığının incelenmesi gerektiği, söz konusu istekliler tarafından akaryakıt, ekipman, personel, temizlik malzemesi, elektrik, su, gaz ve ilaçlama giderlerinin mevzuata uygun şekilde açıklanmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

_a)_İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde ise,

“…79.4.İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1.İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2.İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1.İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.” açıklaması,

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “ _25.1._Sözleşmenin Uygulanması Sırasında İlgili Mevzuatı Gereğince Yapılacak Ulaşım Yemek Dağıtımı, Sigorta, Vergi, Resim ve Her Türlü Harç Giderleri Teklif Edilecek Fiyata Dahildir.

_25.2._25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

_25.3._Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Teknik şartnamede belirtilen Laboratuar Muayene giderleri yükleniciye aittir.__” düzenlemesi yer almaktadır.

İhaleye 4 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca 2 isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, söz konusu isteklilerin açıklamaları uygun görülerek ihalenin Also Gıd. İnş. Tur. Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak Ektirici İnş. Tem. Taş Gıd. Sağ. Hiz. İç. ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin belirlendiği anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen Kanun hükmü ve Tebliğ açıklaması birlikte değerlendirildiğinde; ihale komisyonunca tekliflerin 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesine göre değerlendirilmesinin ardından aşırı düşük tekliflerin ve bu tekliflerde önemli olan bileşenlerin belirlenmesinin zorunlu olduğu ve teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklama istenmesi gerektiği hususunun açık ve tereddüde yer vermeyecek bir şekilde hüküm altına alındığı anlaşılmaktadır.

Mevzuatın söz konusu hükümleri çerçevesinde; başvuruya konu ihalede, teklif fiyatı aşırı düşük olarak kabul edilen iki istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazıları incelendiğinde, idarece teklifte önemli görülen ve açıklaması istenen önemli bileşenlerin net olarak belirtilmediği, örnek yemek menüsüne yer verilmediği,sorgulama yazılarında yer verilen ifadenin “Teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler (yemek yapımında kullanılacak malzemeler. Sebze, meyve, et, ekmek, kahvaltılık ürünler vb.) Pişirme gideri, taşıma gideri (taşıma ekipmanları dahil), servis (dağıtım), gideri için yapılacak açıklamalarda belgelendirme istenmemektedir.)” şeklinde olduğu, aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilerin açıklamaları kapsamında belirledikleri menülerin, malzeme çeşitlerinin ve bunlara ilişkin miktarların farklılık gösterdiği tespit edilmiştir.

Bu itibarla idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının, her öğün için birer haftalık örnek yemek menülerinin oluşturularak ve gerek görülmesi halinde tekliflerde önemli olduğu tespit edilen diğer bileşenlerin de açık şekilde belirtilmesi suretiyle yeniden yapılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının, her öğün için birer haftalık örnek yemek menülerinin oluşturularak ve gerek görülmesi halinde tekliflerde önemli olduğu tespit edilen diğer bileşenlerin de açık şekilde belirtilmesi suretiyle yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle, “ aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan 2 isteklinin açıklamalarının uygun bulunmaması gerektiği, isteklilerce belirlenen fiyatların piyasa fiyatlarını yansıtmadığı, sunulan belgelerin gerçeği yansıtıp yansıtmadığının incelenmesi gerektiği, söz konusu istekliler tarafından akaryakıt, ekipman, personel, temizlik malzemesi, elektrik, su, gaz ve ilaçlama giderlerinin mevzuata uygun şekilde açıklanmadığı ” şeklinde belirtilen iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca, “ düzeltici işlem belirlenmesine” kararverilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü Edirne İl Emniyet Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “ Yemek Hizmeti (Malzeme Dahil) Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması esas alınarak toplam 888.318,75 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede (6) adet ihale dokümanı satın alındığı, 25.04.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 4 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece tekliflerin denetimine ilişkin yapılan inceleme uyarınca, bir isteklinin teklifinin “ Teklif mektubunun usulüne uygun olmaması” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, geriye kalan 3 teklifin geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Also Gıd. İnş. Tur. Tic. A.Ş.

532.991,25

Ektirici İnş. Tem. Taş Gıd. Sağ. Hiz. İç. ve Dış Tic. Ltd. Şti.

662.201,25

Trak Yem. Tem. Gıd. Tic. Ltd. Şti.

748.341,25

Şeklinde verildiği, başvuruya konu ihalede, teklif fiyatı aşırı düşük olarak kabul edilen başvuru sahibi haricindeki iki istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan iki istekli tarafından sunulan açıklamaların kabul edilerek ihalenin bu iki istekli üzerinde bırakıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen tüm teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi