KİK Kararı: 2013/UH.III-2586

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/043
Gündem No : 77
Karar Tarihi : 19.06.2013
Karar No : 2013/UH.III-2586
BAŞVURU SAHİBİ:
Technopolis Araştırma Ve İnovasyon Danışmanlığı Ltd. Şti., AKTERA PLAZA MUSTAFA KEMAL MAH. 2133. SOK. 5/7 ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Enerji Ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı, Bahçelıevler Mahallesı Inönü Bulvarı 27 06100 ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/31931 İhale Kayıt Numaralı "Enerji Ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığıtarafından 16.04.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Technopolis Araştırma ve İnovasyon Danışmanlığı Ltd. Şti.nin 24.04.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 02.05.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 10.05.2013 tarih ve 16390 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 10.05.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/1779 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

73,28 puan ve 183.000 TL fiyat teklifi ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi oldukları, söz konusu ihalede, danışman fiyat teklifini etkileyebilecek önemli bir maliyet bileşeni bulunmadığı, ancak belirlenen 600.000 TL tutarındaki yaklaşık maliyetin otel gideri dışarda tutulduğunda danışman için günlük 6.556 TL’ye denk geldiği, bunun da benzer kamu işlerinde görülmemiş yükseklikte olduğu, aynı şekilde ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin de yüksek olduğu, idare tarafından belirlenen yaklaşık maliyetin sağlıklı ve doğru bir şekilde belirlenmediği, idare tarafından idare ile birebir çalışacak danışman sayısının belirlenmesi hususunda çelişki olduğu, idarenin teknik şartnamede tanımladığı 90 gün hususuyla yanlış yönlendirmede bulunduğu, idarenin hatasından kaynaklı olarak söz konusu ihalede kamu zararı oluştuğu,
İdarenin teknik değerlendirmesini objektif kriterlere göre yapmadığı konusunda şüphe bulunduğu, teknik değerlendirmeye yeterli süre ayırmadığı, değerlendirmeyi ihale günü tamamlamış olmasının bunu gösterdiği, ancak mevzuatta teknik değerlendirmenin ihale günü sonuçlandırılması gerektiği şeklinde bir düzenleme olmadığı, ayrıca idare tarafından ihale tarihinden önce sunum istendiği gibi, ihale tarihinde de sunum istendiği, başvuru sahibi tarafından ihale tarihinden önce yapılan sunum üzerine ihale tarihinde ikinci bir sunum yapılması gerekmediği idare tarafından sözlü olarak bildirildiği halde şikâyete verilen cevapta tüm isteklilerden ikinci bir sunum istendiğinin belirtildiği, ayrıca ikinci sunum için çok kısa bir süre ayrıldığı, sunum ile sonuçların açıklandığı saat arasında çok az vakit olduğu göz önüne alındığında, idare tarafından her istekli için 45 dakika ayırılarak detaylı bir değerlendirme yapılması imkânının bulunmadığının açık olduğu, bununla birlikte, sağlıklı değerlendirme için gerekli ortamın ihale komisyonu tarafından yaratılmadığı, sunulan iş bitirme belgelerine rağmen bu kadar düşük puan verilmesinin mümkün olmadığı, idareye yapılan ilk sunuma ve ihale tarihindeki ikinci sunuma katılan üyelerin farklı olduğu, bu üyelerin yapmış oldukları değerlendirmelerin ve vermiş oldukları puanların sonuç değerlendirmesini sübjektif olarak etkilemiş olabileceği,
İstekliler tarafından talep edilmesine rağmen, teknik değerlendirme tablosunun (a), (b) ve (c) bölümleri için talep edilen puanların bildirilmediği, ihale sonucu ile birlikte isteklilere gönderileceği belirtilmekle beraber gönderilmediği, dolayısıyla hangi bölümden kaç puan alındığı bilgisine ulaşılamadığı, (b) bölümündeki değerlendirme kriterlerinden tam puan almış olmaları gerektiği ancak alıp almadıkları bilgisine sahip olmadıkları, eğer tam puan verilmediyse Teknik Şartname düzenlemelerinin yanıltıcı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından 16.04.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı İşi”ne ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde, “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı İşi

b) Miktarı ve türü:

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı İşi

1 adet danışmanlık hizmeti alımı işi.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 19’ncu maddesinde “19.1. İstekliler tekliflerini, götürü bedel üzerinden vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerinde bırakılan istekli ile toplam bedel üzerinden götürü bedel sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi,

Mezkur Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinde “25.1. Ulaşım, sigorta vergi, resim ve harç vb. giderleri teklif fiyata dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Ortak Akıl Çalıştayı” başlıklı 3.11’inci maddesinde “İç ve dış paydaşların görüşlerini almak üzere düzenlenecek ortak akıl çalıştayının iç paydaşlarla (öncesinde yaklaşık 60 kişilik bir ekip ile 1 gün ve sonrasında 20 kişiden oluşacak üst düzey yöneticiler ile 1 gün olmak üzere) 2 gün ve dış paydaşlarla (yaklaşık 80 kişi) 1 gün olmak üzere paydaş toplantısı şeklinde Ankara’da düzenlenmesi esas olup bu kapsamda Durum Analizi çalışması yapılacaktır. İdarenin kişi sayılarında makul değişiklikler yapma hususunda takdir yetkisi saklıdır. Ortak Akıl Çalıştayı’nın organizasyonunun tamamını sağlamak , çalıştaylar sırasında moderatör olarak yer almak ve sonuçlarını raporlamak yüklenicinin sorumluluğundadır. Organizasyona ilişkin hususlarda idarenin görüşü ve onayının alınması zorunludur.” düzenlemesi, anılan maddenin dipnotunda ise; “Organizasyon; Ankara sınırları içerisinde 5 yıldızlı bir otelin çalıştaya uygun salonunda/salonlarında gerçekleştirilecek olup Çalıştay katılımcılarına yapılacak ikramlar ile öğle yemekleri organizasyona dahil; katılımcıların yol ve konaklama giderleri dahil değildir. Toplantılara ilişkin gerekli araç-gereç ve doküman yüklenici tarafından karşılanacaktır.” düzenlemesi,

Mezkur Şartname’nin “İş Akış Planı ve Süreleri” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1.1. Projenin toplam süresi, işe başlama tarihinden itibaren 5 aydır. Yapılacak işin tüm aşamaları “İş Akış Çizelgesi”ne uygun olarak gerçekleştirilecektir. İdareden kaynaklanan nedenlerden oluşabilecek gecikme süreleri kadar ek süre Yükleniciye verilecektir. Bu konuda İdarenin takdir yetkisi saklıdır. İdarenin İş Akış Çizelgesinde makul değişiklikler yapma hususunda takdir yetkisi saklıdır.” düzenlemesi yer almaktadır. Aynı maddenin devamında bulunan iş akış çizelgesinde danışmanla çalışılacak iş günü sayısının 90 gün olarak düzenlendiği görülmüştür.

Aynı Şartname’nin “Personel Yeterliliği” başlıklı 8’nci maddesinde “8.1. Yüklenici; 1 (bir) Proje Yöneticisi (Anahtar Teknik Personel), 2 (iki) Uzman (Teknik Personel), olmak üzere en az 3 (üç) kişilik proje ekibini çalıştıracaktır. Yüklenici, proje ekibine ait bilgileri ve iş tecrübelerini kanıtlayan belgeleri teklifleri ile birlikte İdareye sunacaktır. Değişiklik nedeniyle proje ekibine katılacak kişilerin nitelikleri, değiştirilecek kişinin niteliklerine eşit ya da daha üstün olmalıdır. Yüklenici, İdarenin yazılı onayı olmadan proje ekibinde kişi ve sayı olarak değişiklik yapamaz.”

8.2. Yüklenici, projede görevlendirmeyi planladığı Danışmanları (Proje Yöneticisi, Uzman) muayene kabul sürecinin tamamlanmasına kadarki sürede “İş Akış Çizelgesine” uygunluğu İdarece onaylanacak olan “Proje Planına” göre görevlendirecektir. Yüklenici danışmanları İş Akış Çizelgesinde belirtilen süre boyunca tam zamanlı olarak İdare ofislerinde çalışacak şekilde görevlendirecek proje süresi boyunca kendilerine başka bir görev verilmeyecektir.

8.3. Yüklenici, 1 (bir) personelini Proje Yöneticisi olarak atamak, İş Akış Çizelgesinde belirtilen süre boyunca projenin tamamında tam zamanlı olarak idarede bulunmasını sağlamak ve projeyle ilgili tüm süreçlerde İdarenin muhatap kabul edebileceği tek isim olarak bildirmekle yükümlüdür.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibinin ilk iddiasının, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin ihale konusu iş için yüksek olduğu, idare tarafından Teknik Şartname’de düzenlenen iş akış planı ve danışmana yönelik düzenlemelerin çelişkili olduğu, idarenin yanış yönlendirmede bulunduğu ve ihalenin bu teklif fiyatı üzerinden karara bağlanmasının kamu zararına yol açacağına ilişkin olduğu görülmüştür.

Yukarıda yer verilen doküman düzenlemelerinde de görüleceği üzere, idarenin ihale konusu işin biri proje yöneticisi olan anahtar teknik personel, ikisi uzman teknik personel olmak üzere üç personel tarafından yürütülmesini öngördüğü ve doküman düzenlemelerini buna göre oluşturduğu, ihale dokümanının tamamında, işin tek personel, 90 gün üzerinden gerçekleştirileceğine dair bir düzenlemenin olmadığı, dolayısıyla personel ve çalışmanın yürütüleceği gün konusunda isteklileri tereddüte düşürecek bir doküman düzenlemesine yer verilmediği anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’nci maddesinde “(1) İdareler, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit ederler. Bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabilir.

(2) Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde;

a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar,

b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,

c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar,

ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar,

d) İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar,

Esas alınır.

(3) İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.

(4) Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verilir. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ve proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İdare tarafından yaklaşık maliyetin yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemesine uygun bir şekilde piyasada bu alanda faaliyet gösteren firmalardan alınan fiyat teklifleri esas alınarak oluşturulduğu, bu kapsamda beş firmadan fiyat teklifi alındığı ve piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen bir teklifin dikkate alınmayarak diğer dört teklif üzerinden yaklaşık maliyetin hesaplandığı görülmüştür.

Bu açıdan, isteklinin idarenin tereddüte düşürücü nitelikte doküman düzenlemelerine yer verdiği ve kamu zararı oluştuğuna dair iddiası yerinde bulunmamıştır.

Başvuru sahibinin 2’nci ve 3’ncü iddialarına ilişkin olarak:

Başvuru konusu işe ait İdari Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’ncu maddesinde, “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir.

30.2. İhale komisyonunca, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:

30.2.1. İhale komisyonunca bu Şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.

30.2.2. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp kaşelenmesi veya mühürlenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

30.2.3. İhale konusu işin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir.

30.2.4. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’nci maddesinde, “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

31.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin, ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir.

31.4. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

31.5. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif alınan ihalede, birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesi,

Mezkur Şartname’nin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35 inci maddesinde “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.

35.1.1. Teknik Teklif Değerlendirmesi Puanlama Kriterleri

Benzer Ölçek Ve Nitelikteki İşlerde Deneyimleri - Toplam: 30 Puan

•Daha önce yapılmış olan kamu ve özel sektör kuruluşlarına özgü stratejik yönetim, stratejik plan, yeniden yapılandırma, süreç analizi, stratejik önceliklerin belirlenmesi ve stratejik yol haritasının belirlenmesi çalışma sayısı:5 Puan

•Daha önce enerji sektöründe gerçekleştirilmiş olan çalışma sayısı: 5 Puan

•Daha önce yapılmış olan enerji sektörüne ilişkin çalışmaların niteliği/kapsamı:5 Puan

•Daha önce yapılmış olan enerji sektörüne ilişkin çalışmaların ölçeği/büyüklüğü:5 Puan

İş İçin Önerilen Yöntem Ve Çalışma Planı İle Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uyumluluğu-Toplam:45 Puan

•Proje Yaklaşımının Projeye Uygunluğu:15 Puan

•Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uygunluğu:15 Puan

•Teknik Şartnameye Yönelik Cevaplar:15 Puan

Yönetici Kadrosu Ve Teknik Personel- Toplam:25 Puan

•Proje Yöneticisinin Yeterliliği/İş tanımına uygunluğu:15 Puan

•Uzman Personelin Yeterliliği/İş tanımına uygunluğu:10 Puan

TOPLAM: 100 Puan

Teklif Toplam Puanı Hesaplama Formülü:

TTP = (Fmin/F) * (%30) + (TP/100) * (%70)

TTP = Teklif Toplam Puanı

F = Teklif Fiyatı

Fmin = Teklifler İçindeki En Düşük Fiyat

TP = Teklifin Toplam Teknik Puanı

Not: Hesaplamalarda sayılara yuvarlama yapılmayacaktır.

Teknik değerlendirme:

1.Teknik değerlendirme, her bir isteklinin teknik puan değerlendirme kriterleri çerçevesinde komisyona yapacağı 15 dakikalık sunum ve 10 dakikayı geçmeyecek soru – cevap bölümü ile başlayacaktır.

2.Söz konusu sunumlar esnasında ihale salonunda sadece ihale komisyonu ve sunumu yapan istekli firma personeli bulunacaktır.

3. Sunumlardan sonra istekli firma ihale salonundan çıkartılacak ve ihale komisyonu 15 dakikalık değerlendirme yapacaktır. Bu esnada komisyon üyeleri bireysel olarak “ETKB 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı Teknik Değerlendirme Tablosu Tablo-3 (Komisyon Üyesi)” tablosunu dolduracaktır.

4.Bütün sunumlar ve komisyon üyelerinin değerlendirmeleri tamamlandıktan sonra komisyon üyeleri tarafından doldurulan tablolar elektronik ortama aktarılarak istekli firma bazında “ETKB 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı Teknik Değerlendirme Tablosu Tablo-4 (İstekli Firma)” tablosunda birleştirilecektir.

5.İstekli teknik puanının hesaplanmasında “teknik puan değerlendirme tablosu”nda yer alan her bir alt kriter için 7 komisyon üyesi tarafından verilen puanların aritmetik ortalaması esas alınacaktır. İsteklinin toplam teknik puanı alt kriterler için hesaplanacak ortalama puanların toplamından oluşacaktır.

6.İsteklilerin toplam teknik puanları “ETKB 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı Teknik Değerlendirme Tablosu Tablo-5 (Sonuç)” tablosunda birleştirilecektir.

35.2. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin birden fazla istekli tarafından verilmiş olması halinde; Teklif fiyatı daha düşük olan isteklinin teklifi ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenecektir. Teklif fiyatlarının eşit olması halinde ise 35.1.1. maddesindeki fiyat dışı unsurların öncelik sıralaması esas alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenecektir.

…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “İşin Süresi” başlıklı 4 üncü maddesinde “4.1.1.Projenin toplam süresi, işe başlama tarihinden itibaren 5 aydır. Yapılacak işin tüm aşamaları “İş Akış Çizelgesi”ne uygun olarak gerçekleştirilecektir. İdareden kaynaklanan nedenlerden oluşabilecek gecikme süreleri kadar ek süre Yükleniciye verilecektir. Bu konuda İdarenin takdir yetkisi saklıdır. İdarenin İş Akış Çizelgesinde makul değişiklikler yapma hususunda takdir yetkisi saklıdır.

…

4.1.3. Yüklenici; sözleşmenin ardından işe başlamadan önce, proje süresince kullanacağı kaynakları, iş adımlarını ve bu iş adımları için öngördüğü süreleri içeren bir “Proje Planı” hazırlayarak idarenin onayına sunacaktır. Yüklenici Proje Planında ayrıca kendi ofisinde ve Bakanlıkta gerçekleştireceği işleri açıklayarak; bu aşamalarda birlikte çalışması gerektiğini düşündüğü Bakanlık ile bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşları personelinin sayı ve niteliklerini de İdareye sunacak ve İş Akış Çizelgesinin (1.a) adımı (SPE' nin ilk toplantısı ilave bilgi ve açıklamalar yapılması ile metodoloji üzerine müzakereler) neticesinde idare onayı ile Proje Planı kesinlik kazanacaktır… ” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Firma Özellikleri ve Teknik Değerlendirme Kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde, “ 7.1 İsteklinin;

Halihazırda kamu veya özel sektör kuruluşlarına özgü stratejik planlama, stratejik yönetim, yeniden yapılandırma veya benzer iş tanımı kapsamındaki projeleri geliştirme konusunda faaliyet gösteriyor olması,
Kendi iş payı olarak ihale konusu iş veya benzeri işe ilişkin lokal, ulusal veya uluslararası en az bir projeyi gerçekleştirmiş olması gerekmektedir.
İsteklinin projelerine ilişkin;
Detaylı proje tanımı, projenin süresi, kaç personel ile geliştirildiği, toplam harcanan adam/gün sayısı, projenin hangi aşamaları içerdiği bilgilerini teknik değerlendirmeye esas olmak üzere teklifinin ekinde İdareye sunması,

İhale tarihi itibarı ile tamamladığı ya da devam etmekte olan iş ve müşterilerine ilişkin referans listesini teklifinin ekinde İdareye sunması gerekmektedir.

Tekliflerin değerlendirilmesinde kalite (teknik) ve fiyata dayalı değerlendirme yöntemi kullanılacaktır. İsteklilerin teklifleri teklif toplam puanı hesaplama formülüne göre değerlendirilerek puanlanacaktır. Teklif toplam puanı en yüksek olan istekli ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenecektir. Teklif toplam puanının eşit olması halinde fiyat tekliflerinden düşük olanı, fiyat tekliflerinin de eşit olması durumunda teknik puan değerlendirme kriterlerinden maksimum puan sıralaması esas alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi belirlenecektir.
Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da (teknik değerlendirme ile) dikkate alınarak belirlenecektir. İhale tarihinde yapılacak olan teknik değerlendirmeye esas olacak kriterler aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:

Tablo 2: ETKB 2015-2019 Stratejik Planı Hazırlık Çalışmaları Danışmanlık Hizmeti Alımı Teknik Değerlendirme Tablosu

TEKNİK TEKLİF DEĞERLENDİRMESİ PUANLAMA KRİTERLERİ

KRİTER

TEKNİK ŞARTNAMENİN İLGİLİ MADDESİ

MAKSİMUM PUAN

BENZER ÖLÇEK VE NİTELİKTEKİ İŞLERDE DENEYİMLERİ

a.1.

Daha önce yapılmış olan kamu ve özel sektör kuruluşlarına özgü stratejik yönetim, stratejik plan, yeniden yapılandırma, süreç analizi, stratejik önceliklerin belirlenmesi ve stratejik yol haritasının belirlenmesi çalışma sayısı

7.2

a.2.

7.2

a.3.

7.2

a.4

Daha önce enerji sektöründe gerçekleştirilmiş olan çalışma sayısı

7.2

a.5

Daha önce yapılmış olan enerji sektörüne ilişkin çalışmaların niteliği/kapsamı

7.2

a.6

Daha önce yapılmış olan enerji sektörüne ilişkin çalışmaların ölçeği/büyüklüğü

7.2

İŞ İÇİN ÖNERİLEN YÖNTEM VE ÇALIŞMA PLANI İLE ORGANİZASYON YAPISININ İŞ TANIMINA UYUMLULUĞU

b.1.

Proje Yaklaşımının Projeye Uygunluğu

14.4

b.2.

Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uygunluğu

7.1

b.3.

Teknik Şartnameye Yönelik Cevaplar

1.1

YÖNETİCİ KADROSU VE TEKNİK PERSONEL

c.1.

Proje Yöneticisinin Yeterliliği/İş tanımına uygunluğu

8.5

c.2.

Uzman Personelin Yeterliliği/İş tanımına uygunluğu

8.6

TOPLAM:

100

Teklif Toplam Puanı Hesaplama Formülü:

TTP = (F min/F) * (%30) + (TP/100) * (%70)

TTP = Teklif Toplam Puanı

F = Teklif Fiyatı

F min = Teklifler İçindeki En Düşük Fiyat

TP = Teklifin Toplam Teknik Puanı” düzenlemesi,

Mezkur Şartname’nin “Personel Yeterliliği” başlıklı 8’inci maddesinde “8.1. Yüklenici; 1 (bir) Proje Yöneticisi (Anahtar Teknik Personel), 2 (iki) Uzman (Teknik Personel), olmak üzere en az 3 (üç) kişilik proje ekibini çalıştıracaktır. Yüklenici, proje ekibine ait bilgileri ve iş tecrübelerini kanıtlayan belgeleri teklifleri ile birlikte İdareye sunacaktır. Değişiklik nedeniyle proje ekibine katılacak kişilerin nitelikleri, değiştirilecek kişinin niteliklerine eşit ya da daha üstün olmalıdır. Yüklenici, İdarenin yazılı onayı olmadan proje ekibinde kişi ve sayı olarak değişiklik yapamaz.

8.4. Yüklenicinin; stratejik planın hazırlanması işi kapsamında idarenin ihtiyacı doğrultusunda her türlü desteği sağlaması esastır.

8.5. Proje yöneticisinde aranacak özellikler:

8.5.1. Üniversitelerin mühendislik, siyasal bilgiler, iktisat, işletme veya iktisadi ve idari bilimler fakültelerinden mezun olmak ya da endüstri mühendisliği, iktisadi ve idari bilimler, siyasal bilgiler alanlarından birinde yüksek lisans yapmış ve ileri düzeyde İngilizce biliyor olmak,

8.5.2. En az 5 yıllık iş deneyimine sahip olmak ve en az 1’i Kamu Kurumunda geliştirilmiş şartıyla benzer iş tanımı kapsamında en az 2 projede proje yöneticisi olarak görev almış olmak.

8.6. Uzmanda aranacak özellikler:

8.6.1. Üniversitelerin mühendislik, siyasal bilgiler, iktisat, işletme veya iktisadi ve idari bilimler fakültelerinden mezun olmak ya da endüstri mühendisliği, iktisadi ve idari bilimler, siyasal bilgiler alanlarında bir anabilim dalında veya benzeri alanlarda yüksek lisans yapmış ve ileri düzeyde İngilizce biliyor olmak,

8.6.2. En az 3 yıllık iş deneyimine sahip olmak ve daha önce benzer iş tanımı çerçevesinde en az 1 projede süreç analizi ve tasarımı çalışmalarının yürütümü amacıyla Uzman olarak görev yapmış olmak.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Diğer Hükümler” başlıklı 14’üncü maddesinde,

“14.1. Yüklenici tarafından sağlanacak hizmet süresince sözleşme konusu işler İdarenin belirleyeceği sayıda uzman personelin katılımı ile birlikte yapılacaktır.

14.2. Teklif değerlendirme komisyonu tekliflerin değerlendirilmesi sırasında gerekli gördüğü durumlarda İstekliden yazılı veya sözlü açıklamaları ve bunlarla ilgili belgeleri isteyebilir.

14.3. Sözleşme konusu işin yapılabilmesi amacıyla kullanılması gerekli olan tüm yazılım ve donanım ürünleri Yüklenici tarafından sağlanacaktır.

14.4. İstekliler proje yaklaşımları ile ilgili sunumlarını gerçekleştirmek için idareye başvuracak ve en geç ihale tarihinden 1 iş günü öncesine kadar idare ile uzlaşılmış bir program çerçevesinde sunumlarını yapmış olacaklardır. Söz konusu sunumlar, İdare tarafından puantaja esas olacak teknik değerlendirmede dikkate alınacaktır.

(Anılan şartname maddesine ait dipnotta ‘Teknik teklif değerlendirmesi puanlama kriterleri tablosuna göre değerlendirme yapılacağı ve sunumların 30 dakikayı aşmayacak şekilde gerçekleştirileceği’ düzenlenmiştir)

14.5. Ayrıca teknik değerlendirmenin yapılabilmesi için tüm istekliler, teknik değerlendirme zarfı içerisinde benzer iş kapsamındaki işlere ait iş deneyimlerini gösteren belgelerini, sözleşmelerini, şartnamelerini, faturalarını, raporlarını, yayınlanmış dokümanlarını, çalıştaylara ilişkin belgelerini, proje planlarını, yönetici kadrosu ve teknik personele ilişkin CV ve kurumda çalıştıklarına dair kanıtlayıcı belgelerini ve toplam harcanan adam.gün sayısını, organizasyon yapısının iş tanımına uygunluğunu gösteren belgelerini idareye sunmak zorundadırlar.

14.6. Yüklenici “Aylık İlerleme Raporu” içeriğinde; proje süresi boyunca kaydedilen gelişmelere ilave olarak İş Akış Çizelgesinde belirtilen çalışmalar sonucunda analize müsait her adımı raporlamak ve söz konusu raporu Türkçe 2 (iki) nüsha basılı olarak ve elektronik ortamda idareye teslim etmek zorundadır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Aynı Şartname’nin ekinde, “Detay Teknik Değerlendirme Tablosu” yer almaktadır. Anılan tablo, fiyat dışı unsur olarak belirlenmiş olmakla birlikte, Danışmanlık Hizmet Alım Yönetmeliği’nde yer alan “Teknik Teklif Değerlendirmesi Puanlama Kriterleri Tablosu”nda yer alan ana başlıklar çerçevesinde oluşturulmuştur. Bununla birlikte Şartname’nin 4’üncü maddesinde yer alan “İş Akış Tablosu”nda işin yapılma aşaması için öngörülen süre 90 gün olarak düzenlenmiştir.

İnceleme konusu danışmanlık hizmet alım ihalesinin açık ihale usulü ile 16.04.2013 tarihinde yapıldığı, İdari Şartname’nin 35’nci maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği düzenlemesine yer verildiği, fiyat dışı unsurlara % 70 oranında, fiyat teklifine ise % 30 oranında ağırlık verildiği görülmüştür.

Teklif veren iki isteklinin tekliflerinin iş deneyim belgelerinin mevzuata uygun olmaması sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı inceleme konusu ihalede, beş isteklinin geçerli teklif verdiği, ihale günü olan 16.04.2013 tarihinde fiyat dışı unsurların değerlendirilebilmesi için tüm isteklilere teklif dosyalarının alınış sırasına göre 25 dakika süre verilerek teknik sunum yapmaları istendiği, komisyon üyelerince bireysel ve genel puanlamalara geçilerek isteklilerin teknik puanlarının elde edildiği, tüm istekliler huzurunda alınan teknik puanların açıklandığı, daha sonra muhafaza altına alınmış olan fiyat teklifleri açılarak yaklaşık maliyet ve tekliflerin açıklandığı, teknik puan ve fiyat teklifleri Teknik Şartname’de yer alan formüle göre hesaplanarak toplam puanların elde edildiği ve tüm isteklilerin yeterlik dosyalarının ayrıntılı incelemesine geçilmek üzere oturumun kapatıldığı anlaşılmıştır.

İhale komisyonu tarafından alınan ve aynı tarihte ihale yetkilisince onaylanan 22.04.2013 tarihli ihale komisyon kararına göre, isteklilerin sunmuş oldukları fiyat teklifleri ile teknik değerlendirmeler sonucunda alınan teknik puanlar ve toplam puanlar belirtildiği, isteklilere tebliğ edilen kesinleşen ihale kararında, teknik değerlendirme tablosunda yer alan başlıklar altında alınan teknik puanların her bir kısım için ayrı ayrı değil, toplam olarak belirtildiği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından, fiyat dışı unsur olarak belirlenen teknik değerlendirmelerin ihale günü yapıldığı, isteklilere sunumlarını yapabilmeleri için 45 dakika gibi kısa bir süre verildiği, bu sürede sunum, değerlendirme ve puanlama yapılmasının mümkün olmadığı, ihale komisyonu üyelerince isteklilerce sunulan dokümanların okunup değerlendirilmesinin bu kadar kısa sürede mümkün olmadığı iddiasına başvuru kapsamında yer verilmiştir.

İnceleme konusu ihaleye ait Teknik Şartname’nin yukarıda yer verilen 14.4’ncü maddesinde, isteklilerin proje yaklaşımları ile ilgili sunumlarını gerçekleştirmek üzere idareye başvuracakları ve en geç ihale tarihinden 1 iş günü öncesine kadar idare ile uzlaşılmış bir program çerçevesinde 30 dakikayı geçmeyecek şekilde sunumlarını yapmış olacakları, söz konusu sunumların idare tarafından puantaja esas olarak detay teknik değerlendirme tablosu çerçevesinde teknik değerlendirmede dikkate alınacağı düzenlemesine yer verilmiştir.

Açık ihale usulü kullanılmak suretiyle yapılan inceleme konusu hizmet ihalesinde, ihale tarihi 16.04.2013 olarak belirlenmiş, ancak Teknik Şartname’nin anılan maddesinde, ihale tarihinden önce sunum yapılacağı belirtilmiştir. Konuyla ilgili olarak, ihaleyi gerçekleştiren idareden 28.05.2013 tarihli ve 10517 sayılı yazı ile isteklilerin ihale tarihinden önce sunum yapıp yapmadıkları, yaptılar ise bu sunumlara ilişkin idarece tutanak tutulup tutulmadığı, söz konusu sunumların puanlamaya nasıl esas teşkil ettiği ve her istekli tarafından kaç sunum yapıldığı hususlarına ilişkin bilgi istenmiştir.

Kurum kayıtlarına alınan 03.06.2013 tarih ve 1667 sayılı cevabi yazıda “İsteklilerce ihale tarihinden önce bir ve ihale tarihinde bir olmak üzere toplam iki sunum gerçekleştirilmiş olup, sunumlara ilişkin katılım formu düzenlenmiştir. İhale günü söz konusu sunumlar puanlamaya esas teşkil etmiş ve … söz konusu sunumlar ihale tarihinde puanlamaya esas teşkil etmiştir” ifadelerine yer verilmiştir.

İdarece gönderilen cevabi yazı ekindeki tutanaklardan ve ihale işlem dosyasında yer alan belgelerden, isteklilerin doküman alma, birinci ve ikinci sunum tarihleri ile teklif tarihlerinin aşağıdaki şekilde olduğu belirlenmiştir:

İstekli

Doküman Alma / İndirme Tarihi

Birinci Sunum Tarihi

İkinci Sunum Tarihi

Teklif Tarihi

Deloitte Dan. A.Ş.

22.03.2013

15.04.2013 14:00

16.04.2013 16:15

16.04.2013

Technopolis Ar. ve İnovasyon Danş. Ltd. Şti.

09.04.2013

12.04.2013 15:30

16.04.2013 17:45

16.04.2013

McKinsey Danışmanlık Hiz. Ltd. Şti.

01.04.2013

12.04.2013 09:30

16.04.2013 14:45

16.04.2013

Faststrateji Danışmanlık Proje Eğ. Ltd. Şti.

05.04.2013

15.04.2013 10:00

16.04.2013 17:00

16.04.2013

Workcube E-İş Sistemleri San. ve Tic. A.Ş. & Vezir Ar. Eğitim Yayın ve Dan. Ltd. Şti. Ortak Girişimi

29.03.2013

12.04.2013 11:30

16.04.2013 15:30

16.04.2013

Price Waterhouse Coopers Dan. Hizm. Ltd. Şti.

28.03.2013

12.04.2013 13:30

16.04.2013 14:00

16.04.2013

A.T. Kearney Yönetim Danışmanlık A.Ş.

15.04.2013

15.04.2013 16:00

16.04.2013 18:30

16.04.2013

İdarece belirlenen ve isteklilere tebliğ edilen sunum tarihlerinin değerlendirilmesi neticesinde, isteklilerce yapılan ilk sunumlar için ikinci sunuma kıyasla daha fazla süre tanındığı, dolayısıyla teknik değerlendirmeye ihale tarihi öncesinde yapılan ilk sunumların esas teşkil ettiği anlaşılmıştır. Nitekim, idare tarafından şikâyet başvurusu üzerine verilen kararda “Bilindiği üzere … 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 19’uncu maddesi gereği açık ihale usulü kullanılmış olup, ihalenin salahiyeti açısından teamül gereği teknik değerlendirme için ayrı bir gün belirlenmemesi ve ihalenin tek oturumda sonuçlandırılması bir gerekliliktir.

İhale komisyonu tarafından ihale öncesi, teknik değerlendirmeye esas teşkil edecek sunumlar her bir istekliden talep edilmiş olup, önceden belirlenmiş gün ve saatte ve yaklaşık 1,5 saat süren sunumlar istekliler tarafından gerçekleştirilmiştir. Söz konusu ayrıntılı sunumların yapıldığı toplantılardan birisi de başvuru sahibi ile 12.04.2013 tarihinde saat 15:30’da gerçekleştirilmiştir.

… Şartnameye uygun biçimde tüm isteklilerin proje yaklaşımlarına ilişkin sunumları detaylı olarak dinlenmiştir. İdare kayıtlarında her bir istekli için gerçekleştirilen toplantı, toplantı imza tutanakları ile resmi olarak da kayıt altına alınmıştır.

…

İdare tarafından tüm isteklilere, ihale günü 15 dakika sunum ile 10 dakika soru-cevap kısımlarının bulunduğu kısa toplantıların gerçekleştirilerek isteklilerin ikinci kez dinleneceği açıklanmıştır. Bu hususa ilişkin her bir istekli tarafından gerçekleştirilen bahsi geçen 1,5 saatlik toplantılar sonrasında İhale Komisyonu tarafından, isteklilere ihale günü yapılacak olan sunumların süre kısıtı nedeniyle sadece teknik değerlendirmeye baz olabilecek temel hususları içerecek şekilde hazırlanması uyarısında bulunulmuştur…” ifadelerine yer verilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’ncu maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır.” hükmü yer almakta olup, istekli olabileceklere ihale saatine kadar tekliflerini sunma imkânı tanınmıştır.

İnceleme konusu ihaleye ait doküman düzenlemelerinde ihale tarihinden bir gün öncesine kadar idareye başvurularak idarenin belirleyeceği bir tarihte sunum yapılacak olmasına ilişkin düzenleme açıkça mevzuata aykırılık içermektedir. Öte yandan idarenin şikâyet başvurusuna verdiği cevabi yazıdan da anlaşılacağı üzere, ihale tarihinde yapılması planlanan ikinci sunumlar teknik değerlendirmeye baz olabilecek temel hususları içerek şekilde kısa tutulacaktır, dolayısıyla teknik değerlendirmelerin daha uzun süre tanınan ilk sunumlar üzerinden gerçekleştirilmesi öngörülmüştür.

Bununla birlikte, idarenin cevabi yazısında değindiği şekilde, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 19’ncu maddesinde düzenlenen açık ihale usulü ile yapılan ihalelerde teklif değerlendirmelerinin ihale günü sonuçlandırılması gibi bir gereklilik bulunmamaktadır.

Başvuru sahibinin itirazen şikâyet dilekçesinde yer alan iddialardan bir diğeri, teknik değerlendirmeyi yapmak üzere toplantılara katılan ihale komisyonu üyeleri ile değerlendirme toplantısına katılan ve puanlamaları gerçekleştiren ihale komisyon üyelerinin farklı olduğu, bu farklılıktan ötürü objektif değerlendirmenin yapılmamış olduğu şeklindedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’ncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’nci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.

5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

…

5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz....” açıklaması yer almaktadır.

İhale işlem dosyası kapsamındaki belgelerin incelenmesinden, ihale komisyonunun 7 asil ve 7 yedek üye olarak görevlendirildiği belirlenmiştir.

İhale işlem dosyası kapsamında bulunan tutanakların ve belgelerin incelenmesinden, ihaleye teklif veren 7 istekliden 5’inin geçerli teklif sahibi olarak belirlendiği, söz konusu isteklilerle ihale tarihinde yapılan sunumlar neticesinde tutulan puanlama tutanaklarının ikisi yedek beşi asil 7 kişilik ihale komisyonu tarafından hazırlandığı anlaşılmıştır. Diğer yandan ihale komisyonunun ilk belirlenmesinde yedi komisyon üyesinin ikisi mali hizmetler uzmanı olarak belirlenmişken, değerlendirme tutanaklarını imza altına alan ve komisyon kararını alan komisyonun üç üyesinin mali üye tespit edilmiştir. Bu açıdan, Kamu İhale Genel Tebliği’nin yedek komisyon üyelerinin asil üyelerin taşıdığı nitelikleri taşıması gerektiğine ilişkin açıklamasına aykırı bir işlem tesis edildiği belirlenmiştir.

Öte yandan teknik değerlendirmeye esas teşkil edecek ihale tarihinden önce yapılan ilk sunumlara katılan komisyon üyelerinin ve sayılarının her bir istekli için farklılık arz ettiği, puanlamanın yapıldığı ihale tarihindeki ikinci sunumlara katılan komisyon üyeleri aynı olsa da, bu sunumlara katılarak puan veren bazı komisyon üyelerinin isteklilerin ilk sunumlarına katılmadığı halde ikinci kısa sunumlar üzerinden değerlendirme yaptığı belirlenmiştir. İlk sunumlara katılmaksızın ikinci kısa sunumlara katılan komisyon üyelerinin değerlendirmelerini objektif biçimde ve isteklilerin tüm bilgi ve belgeleri üzerinden incelemelerini gerçekleştirerek yapmaları olanağı bulunmadığı değerlendirilmiştir.

Bununla birlikte, ihale komisyonu görevlendirmelerine ilişkin belgelerde ismi asil ya da yedek üye olarak belirlenmemiş bir idare personelinin de 3 isteklinin ilk sunum toplantısına katılmış olduğu tespiti edilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde ayrıca, ihale komisyonu tarafından yapılan puanlamanın sübjektif olduğu iddialarına yer verilmiştir. İsteklilerin teknik açıdan değerlendirilmesine ilişkin aşağıda yer alan tespitler yapılmıştır:

İhale dokümanında yer alan teknik değerlendirme tablosunun “(a) – Benzer Ölçek ve Nitelikteki İşlerde Deneyimleri” başlıklı kısmı aşağıdaki şekildedir:

DETAY TEKNİK DEĞERLENDİRME TABLOSU

a. BENZER ÖLÇEK VE NİTELİKTEKİ İŞLERDE DENEYİMLERİ

a.1.

Hiç olmayan: 0 puan

1-3 arası: 3 puan

4 ve üzeri: 5 puan

a.2.

Hiç olmayan: 0 puan

Kapsam olarak uluslararası çalışmaları içeren: en fazla 3 puan

Ulusal değerlendirme yapılan çalışma için: en fazla 5 puan

a.3.

Eşik değer altında olanlar için: en fazla 3 puan

Eşik değer üstünde olanlar için: en fazla 5 puan

a.4.

Daha önce enerji sektöründe gerçekleştirilmiş olan çalışma sayısı

Hiç olmayan: 0 puan

1-3 arası: en fazla 3 puan

3 ve üzeri: en fazla 5 puan

a.5

Daha önce yapılmış olan enerji sektörüne ilişkin çalışmaların niteliği/kapsamı

Hiç olmayan: 0 puan

Kapsam olarak uluslararası çalışmaları içeren: en fazla 3 puan

Ulusal değerlendirme yapılan çalışma için: en fazla 5 puan

a.6

Daha önce yapılmış olan enerji sektörüne ilişkin çalışmaların ölçeği/büyüklüğü

Eşik değer altında olanlar için: en fazla 3 puan

Eşik değer üstünde olanlar için: en fazla 5 puan

Teknik Şartname’nin 7.2’nci maddesinde, isteklinin projelerine ilişkin değerlendirmenin yapılarak fiyat dışı unsur olarak belirlenen kriterler üzerinden teknik puanının hesaplanmasına esas teşkil etmek üzere, ihale tarihi itibari ile tamamladığı ya da devam etmekte olan iş ve müşterilerine ilişkin referans listesini teklifinin ekinde idareye sunması gerektiği düzenlemesine yer verilmiştir.

İş deneyim belgesinin, inceleme konusu ihalede yeterlik kriteri olarak istenildiği göz önüne alındığında, fiyat dışı unsur olarak belirlenen teknik kriterlerin ilk başlığı olan “Benzer Ölçek ve Nitelikteki İşlerde Deneyimleri” kriterini değerlendirmek üzere, isteklilerden referans listesi istenilmesinin, mevzuatta düzenlenme şekli, düzenleyici kurumlar, değerlendirme esasları gibi esaslı unsurlarıyla düzenlenmemiş bir belge üzerinden objektif değerlendirme yapılabilmesi noktasında Kamu İhale Kanunu’nun 5’nci maddesinde yer alan rekabet ve eşit muamele ilkelerini zedeleyecek nitelik taşıyan bir düzenleme olduğu anlaşılmıştır.

Diğer yandan, teknik değerlendirme tablosunun (a) “Benzer Ölçek ve Nitelikteki İşlerde Deneyimleri” kısmına ilişkin değerlendirme tablosunun dipnotlarında; “ Çalışma; bu maddede istekli tarafından belgelendirilecek olan projeleri ifade etmektedir.

Nitelik yönünden incelenecek olan belgeler, isteklinin seçerek sunacağı yalnızca bir proje üzerinden değerlendirilecektir.

Ulusal Çalışma: Ülkemizde Bakanlıklar düzeyinde ya da bütün ülkeyi etkileyecek konularda yapılan çalışmaları ifade etmektedir.

Ölçek/büyüklük yönünden incelenecek olan belgeler, isteklinin seçerek sunacağı yalnızca bir proje üzerinden değerlendirilecektir.

Çalışma; bu maddede istekli tarafından belgelendirilecek olan projeleri ifade etmektedir.

Nitelik yönünden incelenecek olan belgeler, isteklinin seçerek sunacağı yalnızca bir proje üzerinden değerlendirilecektir

Ulusal Çalışma: Ülkemizde Bakanlıklar düzeyinde ya da bütün ülkeyi etkileyecek konularda yapılan çalışmaları ifade etmektedir.

Ölçek/büyüklük yönünden incelenecek olan belgeler, isteklinin seçerek sunacağı yalnızca bir proje üzerinden değerlendirilecektir.” ifadeleri yer almaktadır.

İhale komisyonu üyelerince yapılan teknik puanlama aşağıdaki tabloda özetlenmiştir:

Deloitte

Technopolis
(B.S.)

Mc Kinsey

Fast strateji

Workcube

& Vezir

Benzer ölçek ve nitelikteki işlerde deneyimleri

(Maksimum 30 puan)

Üye 1

Üye 2

Üye 3

Üye 4

Üye 5

Üye 6

Üye 7

İş İçin Önerilen Yöntem ve Çalışma Planı ile Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uygunluğu

(Maksimum 45 puan)

Üye 1

Üye 2

Üye 3

Üye 4

Üye 5

Üye 6

Üye 7

Yönetici Kadrosu Ve Teknik Personel

(Maksimum 25 puan)

Üye 1

Üye 2

Üye 3

Üye 4

Üye 5

Üye 6

Üye 7

Toplam Ortalama Teknik Puan

94,42

68,57

92,57

52,00

53,14

İsteklilere ait teknik değerlendirme tabloları incelendiğince, (a) kısmına ilişkin komisyon üyelerince verilen puanların birbirine çok yakın, çoğunlukla da aynı olduğu, projeler üzerinden sayısal veriler ve kapsamlar dikkate alınarak puanlama yapıldığı, bu açıdan yapılan değerlendirmenin objektif olarak sonuçlara yansıtıldığı görülmüştür.

İhale dokümanında yer alan teknik değerlendirme tablosunun “(b) - İş İçin Önerilen Yöntem Ve Çalışma Planı İle Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uyumluluğu” başlıklı kısmı ile “(c) - Yönetici Kadrosu Ve Teknik Personel” aşağıdaki şekildedir:

b. İŞ İÇİN ÖNERİLEN YÖNTEM VE ÇALIŞMA PLANI İLE ORGANİZASYON YAPISININ İŞ TANIMINA UYUMLULUĞU

b.1.

Proje Yaklaşımının Projeye Uygunluğu

Yetersiz: 0 puan

Kısmen uygun/yeterli: 1-7 puan

Uygun/yeterli: 8-15 puan

b.2.

Firmanın Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uygunluğu

Uygun olmayan: 0 puan

Kısmen uygun: 1- 7 puan

Uygun: 8- 15 puan

b.3.

Teknik Şartnameye Yönelik Cevaplar

Yetersiz: 0 puan

Kısmen uygun/yeterli: 1-7 puan

Uygun/yeterli: 8- 15 puan

c. YÖNETİCİ KADROSU VE TEKNİK PERSONEL

c.1.

Proje Yöneticisinin Yeterliliği-İş tanımına uygunluğu

Yetersiz: 0 puan

Kısmen uygun/yeterli: en fazla 7 puan

Uygun/yeterli: en fazla 15 puan

c.2.

Uzman Personelin Yeterliliği-İş tanımına uygunluğu

Yetersiz: 0 puan

Kısmen uygun/yeterli: en fazla 5 puan

Uygun/yeterli: en fazla 10 puan

Yukarıda yer verilen Teknik Değerlendirme Tablosunun (b) ve (c) kısımlarındaki kriterler ile ilgili olarak, ihaleyi gerçekleştiren idareden 28.05.2013 tarihli ve 10517 sayılı yazı ile anılan kısımlara ait puanlamaya esas teşkil eden “yetersiz”, “kısmen uygun/yeterli” ve “uygun/yeterli” tanımlamalarının hangi kriterleri içerdiği, isteklilerin (b) ve (c) kısımlarına ilişkin puanlamaları yapılırken bu tanımlamalar çerçevesinde verilen puanların isteklilerin teklif dosyaları kapsamında sunmuş oldukları belgeler ve yapmış oldukları sunumlardan hangileri esas alınarak verildiği konularında ayrıntılı bilgi ve belge istenmiştir.

Kurum kayıtlarına alınan 03.06.2013 tarih ve 1667 sayılı cevabi yazıda “Bu kapsamda teknik şartnamede ekinde yer alan ‘Detay Teknik Değerlendirme Tablosu’nun ‘b- İş İçin Önerilen Yöntem ve Çalışma Planı ile Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uyumluluğu’ ile ‘c- Yönetici Kadrosu ve Teknik Personel’ kısımlarının puanlanmasında, ihale komisyon üyeleri, isteklilerin ihale gününden önce ve ihale günü yapmış oldukları sunumlar ile teknik şartnamenin 14.5. maddesi gereği sunulması gereken tüm bilgi ve belgeleri dikkate alarak değerlendirmişlerdir.

Detay Teknik Değerlendirme Tablosu’nun ‘b- İş İçin Önerilen Yöntem ve Çalışma Planı ile Organizasyon Yapısının İş Tanımına Uyumluluğu’na ilişkin yapılan değerlendirmede; isteklinin organizasyon yapısının kurumsallaşma düzeyi, yurtiçi ve yurtdışı iş yapabilme kabiliyeti, çalışan personel sayısı/niteliği, isteklinin enerji sektörüne olan hakimiyet derecesi, bünyesinde oluşturulan konusunda uzmanlaşmış çalışma grupları (Enerji çalışma grubu, strateji çalışma grubu vb.) Detay Teknik Değerlendirme Tablosu’nun ‘c- Yönetici Kadrosu ve Teknik Personel’e ilişkin yapılan değerlendirmede ise projede çalışması öngörülen proje yöneticisi ve teknik personelin konuya hakimiyet, sunum kabiliyeti, daha önce görev yaptığı projelerin enerji sektörü ile ilişkisi dikkate alınmıştır. Böylece her bir komisyon üyesinin, bireysel, şeffaf ve objektif bir şekilde yaptıkları değerlendirmelerin sonucunda vermiş oldukları puanların ortalaması alınarak teklif puanlar belirlenmiştir.” İfadeleri yer almaktadır.

Anılan yazının ekinde, isteklilerin ihale tarihinden önce yapmış oldukları sunumlara ilişkin tutanaklar ile Teknik Değerlendirme Detay Tablosu ve isteklilerin yapmış oldukları sunumların çıktıları ile sunmuş olduğu değerlendirmeye esas diğer belgeler (proje yöneticisi ve personelin özgeçmişler, referansları vb.) sunulmuştur.

İdareler tarafından, teknik kriterlere ilişkin puanlamalara esas teşkil edecek ölçülerin ihale dokümanında belirtilmesi, bu kriterler ışığında istekli tarafından sunulan belgeler üzerinden, eşit muamele ilkesi gözetilerek, objektif, gerekçeli ve kanıtlanabilir nitelikte puanlama yapılması bir gerekliliktir. Değerlendirme kriterlerinden sayısal hale dönüştürülme imkânı bulunan belge tutarlarının objektif olarak değerlendirilebilmesi için, verilecek puanın alt ve üst limitleri için gerekli tutarların belirlenmiş olması gerekmektedir. İhale komisyon üyelerinin takdir yetkisini kullanabilecekleri kriterlerde ise bu yetkinin isteklinin sunduğu bilgi ve belgelere bağlı kalarak, objektif ve eşit muamele ilkesi çerçevesinde kullanılması bir zorunluluktur.

Değerlendirmeye esas teşkil etmesi açısından isteklilerden istenilen sunumlar üzerinden puanlama yapılacağı düzenlemesi, ihale komisyon üyelerine takdir yetkisi tanımaktadır ve bu yetkinin kullanılması esnasında mümkün mertebede objektif ve belgeler üzerinden değerlendirme yapılması gerekmektedir. Ayrıca, ihale mevzuatında tanımlanmamış bir yol olan ihale tarihinden önce sunum yapılması ve bu sunum üzerinden puanlamanın yapılması hususu, objektif değerlendirmeyi zorlaştıracak, denetlenebilir ve kesin bilgi içermeme ihtimalinden dolayı güvenilirlik ilkesini zedeleyecektir.

Bu açıdan bakıldığında, Teknik Değerlendirme Tablosunun (a) bölümü haricinde yapılan puanlamalarda, komisyon üyelerinin daha fazla takdir hakları bulunmasından ötürü üyelerin aynı istekliye verdiği puanlar arasında farklılıklar bulunduğu, bu farklılıkların da objektif değerlendirme yapılmadığı şüphesi doğuracak büyüklükte olduğu anlaşılmıştır. Şöyle ki, 45 puanlık (b) bölümünde, bir üyenin 19 puan verdiği istekliye diğer bir üyenin 31 puan verdiği görülmüştür. Bir diğer istekli ise bir üyeden tam puan almışken diğer bir üyeden 37 puan almıştır. Teknik şartname düzenlemeleri ve değerlendirme kriterleri incelendiğinde, bahsi geçen (b) bölümü için puan belirlemeleri “yetersiz”, “kısmen uygun / yeterli” ve “uygun / yeterli” olmak üzere belirlendiği, ancak hangi durumda yeterli, hangi durumda kısmen yeterli sayılacağına ilişkin bir belirlemenin dokümanda yer almadığı, idareden bu konuda istenilen açıklamaya verilen cevapta da somut bir belirlemenin ortaya konulmadığı, organizasyon yapısının kurumsallaşma düzeyi, iş yapabilme kabiliyeti, personel niteliği, sektöre hakimiyet derecesi gibi kalitatif ve kişiden kişiye değişebilir şekilde tarif edildiği görülmüştür.

Benzer şekilde, teknik değerlendirme tablosunun 3’ncü kısmı olan “(c)- Yönetici Kadrosu ve Teknik Personel” kısmı için de ihale komisyonu üyelerince verilen puanlar arasında ciddi farklılıklar bulunmaktadır. Bir istekli için 25 puan üzerinden bir üye 22 puan verirken, diğer bir üye 12 puan vermiştir. Bu kısma ilişkin olarak da ihale dokümanında somut bir belirleme yapılmadığı, konuya hakimiyet, sunum kabiliyeti, daha önce görev yapılan projelerin enerji sektörü ile ilişkisi gibi hususlar üzerinden değerlendirmeler yapılmıştır.

Puanlamaya ilişkin düzenlenen tutanaklarda ise verilen puanların yanında “uygun bulunmuştur”, “kısmen uygun bulunmuştur” “deneyimi yetersiz” gibi muğlak ifadelerin yer aldığı, çoğunlukla da değerlendirme kısımlarının boş bırakıldığı, dolayısıyla puan farklılıklarının isteklilerin teknik açıdan değerlendirildiği bir rapor ya da başkaca bir belge ya da bilgiye dayandırılmadığı tespit edilmiştir.

Yukarıda açıklandığı üzere, isteklilerin ihale tarihinden önce yaptıkları ve teknik değerlendirmeye esas teşkil eden sunumlara katılmayan üyelerin, ihale tarihinde yapılan ve daha kısa tutulan ikinci sunumlara katılarak puanlama yapmaları hususu isteklilere üyelerce verilen puanların farklılaşmasında bir etmen olarak belirtilmesi gereken bir diğer önemli aykırılıktır.

Neticede, isteklilerden referans ve sunum istenerek bunların değerlendirmeye esas olarak alınmasına ilişkin doküman düzenlemeleri, ihale tarihinden önce değerlendirmeye esas toplantıların yapılmış olması, ihalenin aynı gün sonuçlandırılmaya çalışılması sebebiyle değerlendirmenin yeterli hassasiyette yapılmadığı izlenimi, isteklilerin yapmış olduğu sunumlara katılan komisyon üyelerinin her istekli için farklı olması, bununla birlikte isteklilerin ilk sunumlarına katılan komisyon üyeleri ile ihale tarihinde değerlendirmeyi yapan komisyon üyelerinin farklı olması, ihale komisyon kararını imza altına alan komisyonun teşkilinde yapılan mevzuata aykırılık ve teknik değerlendirmelerdeki farklılıkların dayandırılabildiği belirli bir kriter veya rapor bulunmaması şeklinde özetlenebilecek aykırılıklardan ötürü, ihale sürecinin bu haliyle tamamlanma imkanı bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KİK Kararı: 2013/UH.III-2586

Hukuk Asistanı ile Kararları Analiz Edin

Karar Bilgileri

10 Milyon+ Karar Arasında Arayın

Profesyonel Hukuk AraçlarınaHemen Erişin