KİK Kararı: 2013/UH.II-987

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/014
Gündem No : 35
Karar Tarihi : 14.02.2013
Karar No : 2013/UH.II-987
BAŞVURU SAHİBİ:
Gençocak Yemekhane Temizlik Servis Hizmetleri İnşaat Nakliyat Turizm Bilişim Yazılım Tic. Ltd. Şti., İSKENDERPAŞA MAH. DERVİŞOĞLU SOK. YAKUPOĞLU İŞ MERKEZİ NO : 44 TRABZON

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Memnune Evsen Huzurevi Yaşlı Bakım Ve Rehabilitasyon Merkezi, Veysel Mahallesi Merkez BAYBURT

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/167417 İhale Kayıt Numaralı "Malzemeli Mamul Yemek Hizmet Alımı (Malzemeli Kuruluşun Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı Ve Servis Hizmetleridir.)" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Memnune Evsen Huzurevi Yaşlı Bakım Ve Rehabilitasyon Merkezitarafından 11.12.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Malzemeli Mamul Yemek Hizmet Alımı (Malzemeli Kuruluşun Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı Ve Servis Hizmetleridir.)” ihalesine ilişkin olarak Gençocak Yemekhane Temizlik Servis Hizmetleri İnşaat Nakliyat Turizm Bilişim Yazılım Tic. Ltd. Şti.nin 24.12.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 25.12.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.01.2013tarih ve 481sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.01.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/103sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan isteklinin yapmış olduğu aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İncelenen ihalenin, Bayburt Memnune Evsen Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü tarafından, açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Malzemeli Mamul Yemek Hizmet Alımı” ihalesi olduğu, ihale konusu işin, 3 çeşit sabah kahvaltısı (25.185 adet), 3 çeşit öğlen yemeği (28.959 adet), 3 çeşit akşam yemeği (25.550 adet), 2 çeşit ara öğün (21.900 adet) ve 5 çeşit özel gün menüsünden (1.440 adet) oluştuğu anlaşılmıştır.

İdare tarafından, ihale üzerinde bırakılan istekli olan Birtat Hay. Gıd. Ür. Lok. Hiz. İnş. İth. İhr. Tic. Ltd. Şti.ne gönderilen 13.12.2012 tarih ve 1874 sayılı yazıda; “…Teklifinizde önemli olduğunu tespit ettiğiniz bileşenlerle ilgili ayrıntıları tebliğ tarihinden itibaren 3 (üç) gün içinde ihale komisyonuna teslim etmeniz gerekmektedir. ” hususlarının belirtildiği görülmüştür. Söz konusu yazı uyarınca, idarenin, isteklinin tespit ettiği önemli bileşenlere ilişkin açıklama istediği anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin 25’inci maddesinde “ 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. 25185 adet sabah kahvaltısı, 28959 adet öğle yemeği, 25550 akşam yemeği, 21900 adet ara öğün ve 1440 adet Özel Gün Menüsü yemek teklif fiyata dahildir.
25.3.2. Yemeklerin kuruluşta pişirildiği ve bu hizmetin sunulması işiyle ilgili olarak çalışan personelin tüm mesaisini kuruluşta geçirdiği hallerde, hizmetin sunulmasıyla görevli;
(2) aşçı,
(2) servis elemanı,
(2) bulaşıkçı personelin
işçilik giderleri (işçi ücreti, sigorta prim giderleri, yemek, yol) teklif fiyata dahildir.
Ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışan (3) personele çalışılan her gün için günlük ücretine ilaveten ayrıca bir günlük ücret ödenecek olup, teklif fiyata dâhildir.
Kuruluş mutfağında çalışacak personele işin gereği giyecek ayni olarak verilecektir.
25.3.3. Yılbaşı, bayram, davet, toplu yapılan doğum günleri vs. gibi özel günlerde yılda on iki defa olmak üzere, kuruluşta bakılan sayısının iki katına kadar kişinin yararlanacağı ?Özel Gün Menüsü? (en az beş çeşit olmak üzere 1-Kuruyemiş, 2-Kuru pasta 3-Yaş pasta, 4-Meyve, 5-İçecekler vs.) teklif fiyata dâhildir.

_25.4._Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır. ” düzenlemesi bulunmaktadır.

Teknik Şartname’nin “Yemek Çeşitleri ve Öğün Sayıları” hakkındaki düzenlemesinde, örnek yemek çeşitlerine, hangi öğünde kaç kap yemek verileceğine ilişkin düzenleme yapıldığı, Şartname’nin “Pişirme” başlıklı 4 üncü maddesinde gramajların ekte belirtilen gıda rasyonuna uygun olacağının belirtildiği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli olan Birtat Hay. Gıd. Ür. Lok. Hiz. İnş. İth. İhr. Tic. Ltd. Şti. tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, isteklinin Teknik Şartname’de öngörülen örnek yemek listesinden seçtiği yemekler için maliyet analizi yaptığı anlaşılmıştır. Bu analiz içinde yer alan yemek malzemelerinin fiyatlarını tevsik etmek üzere istekli tarafından, üç adet proforma fatura sunulmuştur. Ancak bu proforma faturalar üzerinde, Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.4 üncü maddesinde yer alan “….Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” veya “ Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ifadelerine yer verilmediği görülmüş olup, proforma faturaların mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir. Benzer şekilde isteklinin, mikser ve tost makinesi bedelini tevsik etmek üzere sunduğu proforma faturada da anılan ifadelerin bulunmadığı görülmüştür. Öte yandan isteklinin ekmek giderini maliyetine dahil ettiği anlaşılmasına rağmen bu gideri tevsik edici bir belge sunmadığı anlaşılmış olup, açıklamanın bu yönüyle de mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiş, sonuç olarak başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

Öte yandan söz konusu ihalede, idarece yaklaşık maliyetin en fazla % 20 kar öngörülerek belirlenebileceği göz önüne alındığında, karsız yaklaşık maliyet tutarı olan (545.050,70 TL/1,20) 454.208,92 TL’nin altında teklif veren Gençocak Yem. Tem. Ser. Hizm. İnş. Nak. Tur. Bil. Yaz. Tic. Ltd. Şti., Kölemenoğlu Gıd. Mad. San. İnş. Taah. Tur. Nak. Hayv. Tem. ve Ser. Hizm. Tic. Ltd. Şti., Polimatik Tem. San. Tic. Ltd. Şti. ve Pegasus Gıd. Mad. Tur. İnş. Taah. ve Tic. Ltd. Şti.ne aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve ihalenin sorgulama yapıldıktan sonra sonuçlandırılması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Birtat Hay. Gıd. Ür. Lok. Hiz. İnş. İth. İhr. Tic. Ltd. Şti.nin değerlendirme dışı bırakılması ve teklifi karsız yaklaşık maliyetin altında kalan isteklilere sorgulama yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle “ ihale üzerinde bırakılan isteklinin yapmış olduğu aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı ” şeklinde dile getirdiği iddiası kapsamında Kurulca, Birtat Hay. Gıd. Ür. Lok. Hiz. İnş. İth. İhr. Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi hususunda “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Memnune Evsen Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi tarafından gerçekleştirilen “ Malzemeli Mamul Yemek Hizmet Alımı (Malzemeli Kuruluşun Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleridir.)” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması esas alınarak toplam 545.050,70 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede (7) adet ihale dokümanı satın alındığı, 11.12.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 7 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarenin teklif değerlendirmesine göre, tüm tekliflerin geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu teklif bedellerinin;

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

BİRTAT HAYV GID ÜRÜN LOK HİZ İNŞ İTH İHR TİC LTD ŞTİ.

278.591,95

ÖZŞİRİN İNŞ. GIDA. SAN TUR. NAK. HAY. TEM. VE Y.TİC. LTD. ŞTİ

292.207,84

GENÇOCAK YEM. TEM. SER HİZM.İNŞ.NAK.TUR.BİL YAZ. TİC. LTD. ŞTİ.

332.296,60

KÖLEMENOĞLU GIDA MADDELERİ SANAYİ İNŞAAT TAAHHÜT TURİZM NAKLİYAT HAYVANCILIK TEMİZLİK VE SERVİS HİZMETLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ.

359.887,20

POLİMATİK TEMİZLEME SAN.TİC.LTD.ŞTİ.

439.779,00

PEGASUS GIDA MADDELE Rİ TURZ. İNŞ. TAAH TM.YM.VE GÜ.HTLŞ

449.859,00

YILDIRIM YEMEK GÜVEN LİK TEMİZLİK HİZ VE TİC. LTD. ŞTİ.

464.823,62

Şeklinde verildiği, idarece, Birtat Hay. Gıd. Ür. Lok. Hiz. İnş. İth. İhr. Tic. Ltd. Şti.’den aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan istekli tarafından sunulan açıklamaların uygun bulunarak ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi