KİK Kararı: 2013/UH.II-4841

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/080
Gündem No : 82
Karar Tarihi : 18.12.2013
Karar No : 2013/UH.II-4841
BAŞVURU SAHİBİ:
Kardelen Bilgisayar İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. Ve İhr. San. Ve Tic. Ltd. Şti., PALMİYE MAH. İSMET İNÖNÜ BULV. MERKON SİTESİ N BLOK NO:8/15 MERSİN

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Kamu Hastane Birliği Sağlık Bakanlığı Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu, Arifiye Mah. Kıbrıs Şehitleri Cad. No:37 26000 ESKİŞEHİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/78329 İhale Kayıt Numaralı "36 Ay Süre İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Eskişehir İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği tarafından 14.08.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “36 Ay Süre İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Kardelen Bilgisayar İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 10.10.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.10.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.11.2013tarih ve 33727sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.11.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/3900sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Kamu ihale mevzuatına göre demonstrasyonun ihale dokümanında bir yeterlilik kriteri olarak belirlenemeyeceği,

2. Yapılan demo sonucunda Teknik Şartname’nin 2.3.1, 4.3.2, 4.9.13, 4.6.13, 4.8.4, 4.8.32, 12.6.2, 11.30.2’inci maddeleri gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, demo komisyonun değerlendirmelerinin eksik olduğu ve eşitlik ilkelerine uymadığı, idare tarafından yapılan demoya ilişkin video kayıtlarının izlenerek başvurularının değerlendirmesi gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu işin adının “36 Ay Süre ile Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmet Alımı” olarak belirtildiği,miktarı ve türüne ise Şartname ekinde,

Sıra No

Açıklama

Birimi

Miktarı

1

Eskişehir Devlet Hastanesi Bilgi Yönetim Sistemi ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmeti

AY

36

2

Eskişehir Yunusemre Devlet Hastanesi Bilgi Yönetim Sistemi ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmeti

AY

36

3

Çifteler Devlet Hastanesi Bilgi Yönetim Sistemi ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmeti

AY

36

4

Sivrihisar Devlet Hastanesi Bilgi Yönetim Sistemi ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmeti

AY

36

5

Eskişehir İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Bilgi Yönetim Sistemi ve Bilgisayar Donanım, Yazılım Destek Personeli Hizmeti

AY

36

şeklinde yer verildiği, 19’uncu maddesinde teklif ve sözleşme türünün birim fiyat teklif ve sözleşme olacağının belirtildiği görülmüştür.

İdari Şartname’nin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35’inci maddesinde “ 35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.

35.1.1. Firmanın yapacağı tanıtım (DEMO) sonunda İhale Komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo için gereken her türlü yazılımsal ve donanımsal ekipmanı istekliler karşılayacaktır. İhale komisyonunun incelemesi sonucunda belge eksiği olmayan firmalar arasında; ihale gününden itibaren en az 5(beş) mesai günü içerisinde ihale komisyonunun belirlediği bir tarihte demo yapılacaktır. Birlik hastaneleri içerisinde idarenin göstereceği bir yerde demo yapılacaktır, her istekli için en az 1(bir)gün süre ayrılacaktır. DEMO süresinde İstekliden kaynaklı teknik sorun/sorunların çözümü için en fazla bir iş günü süre tanınacaktır. Demo ihale komisyonu huzurunda yapılacaktır. Demo esnasında; teknik şartnamede yer alan tüm maddelere uygunluk ve modüllerin tamamının işlevleri, yeterliliği ve modüllerden alınması gereken her türlü raporun değerlendirmesi yapılacaktır.

Değerlendirmede her modül için 100 üzerinden puan verilecek ve aşağıda belirlenen puan ağırlığı ile çarpılarak toplam puan elde edilecek (Örnek: poliklinik modülünden alınan 75 puanın, toplam puana etkisi 75x(5/100)=3,75 puan olacaktır. Sonucun küsüratlı çıkması durumunda, küsüratın ilk iki hanesi kabul edilecektir.) .

Değerlendirme kriterleri:

• Modüllerin işlevi ve yeterliliği: 30 puan

• Modüllerden alınması gereken raporların değerlendirilmesi: 30 puan

• Kullanım kolaylığı, görselliği ve hızı: 30 puan

• Veri güvenliği ve tutarlılığını sağlaması: 10 puan

Demoda teknik şartnameye uygun olmayan firmalar ihale dışı bırakılacaktır. Komisyon tarafından demo sırasında yeni veri girişi istenebilecek ve modüllerin işlevi değerlendirilecektir.Sağlık Net uygulamaları kapsamında test veri gönderimi ve geri bildirimi istenecektir. Demo değerlendirmesi 100(yüz) puan üzerinden yapılacaktır, bütün ihale komisyon üyeleri her istekli için 100(yüz) puan üzerinden puan vereceklerdir.

Puanlama yapılırken her bir modül Teknik Şartnamede yer alan maddeleri ne kadar içerdiğine, ilgili modülün ne kadar kolay kullanılabildiğine, hızlı veri girişi ve veri güvenliğini ne kadar sağladığına, ne kadar işlevsel olduğuna ve ne kadar görsel ara yüze sahip olduğuna bakılarak puan verilecektir. Aşağıda her bir modüle verilebilecek tavan puan belirtilmiştir. Yapılan demo için modüllere puan verilirken aşağıda gösterilen her bir modüle verilebilecek tavan puanın üzerinde puan verilemeyecektir, ancak yukarıda belirtilen kriterlere göre her bir modüle verilen puanlar tavan puandan sıfıra kadar azaltılabilecektir.” düzenlemelerine yer ver verildiği görülmüştür.

Yapılan incelemede, 01.07.2013 tarihinde ilan edilen inceleme konusu ihaleye ilişkin olarak başvuru sahibi isteklinin 10.07.2013 tarihiden EKAP üzerinden e-imza kullanarak ihale dokümanını indirdiği ve 14.08.2013 tarihinde yapılan ihaleye teklif verdiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi Kardelen Bilgisayar İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin yapmış olduğu şikayet başvurusundaki demonstrasyonun ihale dokümanında bir yeterlilik kriteri olarak belirlenemeyeceği yönündeki iddiasının ihale dokümanına yönelik olduğu anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanun’un 55 inci maddesinde,

“Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikâyetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir…” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi Kardelen Bilgisayar İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin idareye şikayet başvuru tarihi 10.10.2013’dir. İhale tarihi 14.08.2013 olması nedeniyle, anılan kanun hükmü gereği, ihale dokümanına yönelik yapılacak şikâyet başvurusunun 06.08.2013 tarihine kadar yapılması gerektiği, ancak söz konusu iddiayla ilgili bu sureye kadar herhangi bir şikâyette bulunulmadığı anlaşılmıştır.

Öte yandan, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında,

“İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden;

a) İstekli olabilecekler; ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının verilmesi, ön yeterlik ve/veya ihale ilanında veya ön yeterlik ve/veya ihale dokümanında yer verilen düzenlemeler ve/veya bu düzenlemeler ile idari uygulamalar arasındaki uyumsuzluklar,

b) Adaylar; belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihalelerde ön yeterlik başvurularının sunulması, değerlendirmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin idari işlem ve eylemler; belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ise kısa listeye alınmış olmaları kaydıyla ayrıca ihale daveti ve/veya ihale dokümanının gönderilmesi, ihale dokümanında yer verilen düzenlemeler ve/veya bu düzenlemeler ile idari uygulamalar arasındaki uyumsuzluklar,

c) İstekliler; yeterlik başvurularının veya tekliflerin sunulması, değerlendirilmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına ilişkin idari işlem veya eylemler,

hakkında başvuruda bulunabilir.

…” hükmü bulunmaktadır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikayet başvurusunda bulunabilecekler” başlıklı 3’üncü maddesinde” ,..(6) İlan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvuruları, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilmekte ise de bu tarihten önce ön yeterlik/ yeterlik başvurusunda bulunulması veya teklif verilmesi halinde, Kanunun 30 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca "Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, zorunludur.” hükmü uyarınca, ihaleye teklif veren isteklilerin teklif mektuplarında, ihale dokümanı içeriğini tamamen okuyup kabul ettiklerine dair beyanda bulunmaları ve tekliflerini buna göre vermiş olmaları nedeniyle, bu aşamadan sonra ihale ilanı veya ihale dokümanının içeriğine yönelik şikayet başvurusunda bulunulamaz.” açıklaması bulunmaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereği, ihale dokümanına yönelik şikâyet başvurusunda bulunulabilmek için “istekli olabilecek” sıfatına haiz olunması gerekmektedir. Başvuru sahibi, şikâyet başvurusunda bulunduğunda, ihaleye teklif vermiş olması nedeniyle “istekli” sıfatına sahiptir. Bu sebeple, başvuru sahibi isteklinin birinci iddiası bakımından şikâyet ehliyetinin de bulunmadığı anlaşılmıştır.

Belirtilen hususlar çerçevesinde, başvuru sahibinin 1’inci iddiasının ehliyet ve süre yönüyle reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35’inci maddesinde “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.

35.1.1. Firmanın yapacağı tanıtım (DEMO) sonunda İhale Komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo için gereken her türlü yazılımsal ve donanımsal ekipmanı istekliler karşılayacaktır. İhale komisyonunun incelemesi sonucunda belge eksiği olmayan firmalar arasında; ihale gününden itibaren en az 5 (beş) mesai günü içerisinde ihale komisyonunun belirlediği bir tarihte demo yapılacaktır… Demoda Teknik Şartname’ye uygun olmayan firmalar ihale dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi bulunmakta olup, söz konusu maddede atıf yapılan Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 2.3’ üncü maddesinde ;

2.3.1. Sağlık hizmet sunucularında hizmetin kesintiye uğramadan devam etmesi esasına dayanılarak bu proje kapsamında hizmet alım yöntemi ile alınacak olan ürünlerin, hizmetlerin teknik şartname uygunluğunun tespit edilmesi, ihale komisyonunca isteklilerin teklif etmiş oldukları ürünlerin uygunluğunun teyit edilebilmesi için uygulamalı demonstrasyon yapılacaktır. Teknik şartnamede belirtilmiş olan ürünler sözleşme sırasında üretilecek, geliştirilecek veya yapımı devam eden yazılımlar olmayacağından söz konusu demonstrasyonda bu modüllerin tamamının bitmiş ve çalışır durumdaki halleri gösterilecektir.

2.3.2. İsteklinin yapacağı yeterlilik demonstrasyonu sonunda İhale Komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmeleri sonrası teklifi geçerli sayılan en düşük fiyat teklifi veren firmadan başlanarak yapılacaktır.

2.3.3. Demo istenmiş olan isteklilerin demonstrasyona davet yazısında belirtilmiş olan tarih ve saatte demo yapmaları gerekmektedir. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilmiş olan mücbir sebepler dışında herhangi bir gerekçe ile ek süre verilmeyecektir… Değerlendirme: Firmanın yapacağı tanıtım (DEMO) sonunda İhale Komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo için gereken her türlü yazılımsal ve donanımsal ekipmanı istekliler karşılayacaktır. İhale komisyonunun incelemesi sonucunda belge eksiği olmayan firmalar arasında; ihale gününden itibaren en az 5(beş) mesai günü içerisinde ihale komisyonunun belirlediği bir tarihte demo yapılacaktır. Birlik hastaneleri içerisinde idarenin göstereceği bir yerde demo yapılacaktır, her istekli için en az 1(bir)gün süre ayrılacaktır. DEMO süresinde İstekliden kaynaklı teknik sorun/sorunların çözümü için en fazla bir iş günü süre tanınacaktır. Demo ihale komisyonu huzurunda yapılacaktır. Demo esnasında; teknik şartnamede yer alan tüm maddelere uygunluk ve modüllerin tamamının işlevleri, yeterliliği ve modüllerden alınması gereken her türlü raporun değerlendirmesi yapılacaktır.” düzenlemesi yer almakta ve maddenin devamında demo sürecine dair detaylı bilgilere yer verilmektedir. Anılan düzenlemelerden, idarece, geçerli teklif sahibi isteklilerin teklif ettikleri sistemlerin (yazılımların) Teknik Şartname’ye uygunluğunun belirlenmesi için ihalenin sonuçlandırılmasından önce demonstrasyon yapılmasının kararlaştırıldığı anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede, İdari Şartname’nin ve Teknik Şartname’nin yukarıda yer verilen maddeleri uyarınca en düşük geçerli teklif sahibinden başlamak üzere isteklilerin demo sürecine tabi tutulduğu, bu kapsamda sırasıyla; Kardelen Bilgisayar San. ve Ltd. Şti., Alpdata Bilgisayar Yaz. Don. Sis. ve Med.Paz.ve Tic. Ltd. Şti., Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. ve Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd Şti.’ye demoya davet yazılarının gönderildiği, anılan isteklilerden Kardelen Bilgisayar San. ve Ltd. Şti.’ye ait teklifin, yapılan demo neticesinde bu istekli tarafından teklif edilen sistemin Teknik Şartname’ye uygun bulunmaması Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd Şti.’ye ve Alpdata Bilgisayar Yaz. Don. Sis.ve Med.Paz.ve Tic. Ltd. Şti.ye ait tekliflerin ise, anılan isteklilerin demo davetine olumlu cevap vermemesi nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı; Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. nin yapılan demo neticesinde teklif ettiği sistemin Teknik Şartname’ye uygun bulunması üzerine ekonomik açıdan birinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan hususlar dikkate alındığında, idarece inceleme konusu ihalede isteklilerce teklif edilen sistemlerin teknik şartnameye uygunluğunun belirlenmesi amacıyla demonstrasyon yapılmasının kararlaştırıldığı ve gerçekleştirilen demo neticesinde teklif ettikleri sistemin Teknik Şartname’ye uygun bulunması sonrasında Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif olarak belirlendiği anlaşılmaktadır. Ayrıca, idarenin şikâyet başvurusuna verdiği cevapta, isteklilerce teklif edilen sistemlerin konusunda uzman olan ihale komisyonu üyelerince demo aşaması dâhil incelemeye tabi tutulduğu değerlendirilmesinin yapıldığı ve ihale komisyonunun 25 üyeden oluştuğu görülmektedir.

Netice itibariyle, demo yapılmasına ve demo kapsamında isteklilerce teklif edilen sistemlerin değerlendirmesine dair teknik belirlemenin, takdir ve sorumluluğunun idareye ait olduğu, ihale işlem dosyası üzerinden inceleme yapılması nedeniyle iddiaya ilişkin değerlendirmenin dosya muhteviyatı ile sınırlı olduğu, bu nedenle ihale komisyon üyelerince imza altına alınan ve değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinin belirtildiği bir tutanakla tutanağa bağlanan demonstrasyonun ihale dokümanına uygun bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin incelenmesinin fiilen mümkün olmadığı anlaşılmaktadır.

Bu itibarla, demo yapılmasına ve demo kapsamında isteklilerce teklif edilen sistemlerin değerlendirmesine dair teknik belirlemenin takdir ve sorumluluğunun idareye ait olduğu göz önünde bulundurulduğunda, idarece yapılan demo değerlendirmesi neticesinde başvuru sahibi istekli tarafından teklif edilen sistemin iddia konusu edilen teknik şartnamenin 2.3.1, 4.3.2, 4.9.13, 4.6.13 4.8.4, 4.8.32, 12.6.2, 11.30.2’inci maddelerine uymadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmış olup başvuru sahibi isteklinin ilgili iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi