KİK Kararı: 2013/UH.II-3729 (23 Eylül 2013)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/062
Gündem No : 17
Karar Tarihi : 23.09.2013
Karar No : 2013/UH.II-3729
BAŞVURU SAHİBİ:
Gülümse Yemek Gıda Hayvancılık İnş.Tur.İth.İhr.San.Tic.Ltd.Şti., HANLIKÖY MAH. TALİP SK. NO : 17 SAKARYA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sapanca İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü- Milli Eğitim Bakanlığı Müsteşarlık, Rüstempaşa Mahallesi Ersin Caddesi /Kaymakamlık Binası 2 54600 SAKARYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/96051 İhale Kayıt Numaralı "Muazzez Sabri Gündoğar Ortaokulu (19) Öğrenci Ve Bilgin Özkaynak İlkokulunda (130) Öğrenciye Toplam (149) Öğrenciye Yemek Verme İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Sapanca İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 26.07.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Muazzez Sabri Gündoğar Ortaokulu (19) Öğrenci ve Bilgin Özkaynak İlkokulunda (130) Öğrenciye Toplam (149) Öğrenciye Yemek Verme İşi” ihalesine ilişkin olarak Gülümse Yemek Gıda Hayvancılık İnş. Tur. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti.nin 21.08.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.08.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.08.2013 tarih ve 27895 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.08.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/3117 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında sunulan proforma fatura ve fiyat teklifleri ile diğer bilgi ve belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşımadığı, söz konusu belgeler üzerinde bulunması gereken meslek mensubu beyanlarının anılan Tebliğ’e uygun olmadığı, işçilik hesaplamaları yapılırken aşçı ve servis elemanı gibi ayrımları yapmadan her okula birer servis elemanı yazılması nedeniyle doğru hesaplama yapılmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru konusu ihale, açık ihale usulü ile birim fiyat teklif almak suretiyle kısmi teklife kapalı olarak gerçekleştirilen “Muazzez Sabri Gündoğar Ortaokulu (19) Öğrenci ve Bilgin Özkaynak İlkokulunda (130) Öğrenciye Toplam (149) Öğrenciye Yemek Verme İşi” ihalesidir.

Kuruma gönderilen ihale işlem dosyası içerisinde yer alan bilgi ve belgelerin incelenmesinden; 26.07.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye iki isteklinin katıldığı, idarenin 29.07.2013 tarihli ve 2350 sayılı yazısı ile kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren Sakarya Elit Yemek Gıda Tem. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, 13.08.2013 tarihli ihale komisyonu kararında adı geçen isteklinin açıklamalarının uygun görülerek ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli olarak belirlendiği görülmektedir.

Konuyla ilgili olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

(2) İhale komisyonu;

a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

(3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.

(4) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.

79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.4.2.6. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyat tekliflerini kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) düzenlenmiş fiyat teklifini sunması yeterlidir.

79.4.2.7. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilen fiyat tarifelerinde belirtilen fiyatları kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan bir tarifeyi gösterir belgeyi sunması yeterlidir. (Örnek: Orman Genel Müdürlüğüne bağlı işletmeler tarafından satılan ürünlere ilişkin ilan edilmiş fiyatlar vb.)

79.4.2.8. İstekli tarafından açıklaması yapılacak girdinin fiyatının, kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen ilgili mala ilişkin asgari fiyatlara uygun olması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan asgari fiyatın belgelendirilmesi suretiyle açıklama yapılması yeterlidir.(Örnek: EPDK tarafından il bazında günlük olarak yayımlanan akaryakıt fiyatları vb.)

…

79.4.2.10. İstekli tarafından ticaret borsalarında oluşan fiyatların kullanılması halinde, 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son işlem tarihinde gerçekleşen asgari fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılması yeterlidir.

79.4.2.11. İstekli tarafından yaş sebze ve meyve için, toptancı halinde oluşan fiyatların kullanılmasıhalinde, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın, ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait asgari fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılması yeterlidir.

…

79.4.2.14. Proforma fatura ve fiyat tekliflerinin, proforma fatura veya fiyat teklifine konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

…

79.4.2.19. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin aşırı düşük teklif sorgulamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 3 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasına cevap verilecek ve teklifler değerlendirilecektir.

…

79.4.2.24. Yemek hizmet alımı ihalelerinde, çalıştırılacak personelin giyim gideri ile su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü giderleri için yapılacak açıklamalara ilişkin olarak isteklilerden belge sunmaları istenmeyecektir. İhale komisyonu ayrıca, bu girdiler dışındaki girdilerden de belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit edebilecektir.

…

79.5. Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda; (79.4.2.) maddesine uygun açıklamada bulunmayan, açıklamaları teknik şartnameye aykırı hususlar içeren veya teklif tutarı, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderleri, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde ise asgari işçilik maliyeti ve ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri gerekçeleri belirtilmek suretiyle reddedilecektir.

…” açıklaması yer almaktadır.

Başvuru konusu ihaleye ait Teknik Şartname ekinde günlük olarak verilen gıdaların kalori değerleri ve yiyecek ve içecek miktarlarına ilişkin liste, 5 haftalık örnek menü ile menülerde yer alan yemeklerin birer porsiyonlarının içine giren yiyecek gramaj listesi bulunmaktadır.

Bununla birlikte, idarece hazırlanan gramaj listelerinde malzeme bazında gramaj belirlemesi yapıldığı, örnek menüde yer alan yemeklerin hangi malzeme ile kaç gr üzerinden hazırlanacağına ilişkin belirleme yapılmadığı, “yiyecek ve içecek miktarları listesi” nde yer alan gramajlar ile “yiyecek gramaj listesi” nde yer alan gramajların farklılıklar taşıdığı (Örneğin “yiyecek ve içecek miktarları listesi” nde “makarna” için 60 gr, “şehriye” için 6 gr, “tarhana” için 20 gr, “domates” için 30 gr, “yoğurt” için 100 gr öngörülmüşken, “yiyecek gramaj listesi” nde “makarna” için 50 gr, “şehriye” için çorbada 15 gr, pilavda 10 gr, “tarhana” için 10 gr, “domates” için yemeklerde 50 gr, çorbalarda 20 gr, salatada 150 gr, “yoğurt” için kap yemek olarak 200, bazı yemeklerin yanında 80, çorbalarda 50, cacıkta 100 gr öngörüldüğü), örnek menüde 5’inci haftanın 5’inci günü için “ayran” verilmesi öngörülmesine karşın gramaj listelerinde “ayran” ın gramajına ilişkin bilgiye yer verilmediği görülmektedir.

Bu itibarla başvuru konusu ihalede her bir yemek çeşidine ilişkin olarak ilgili bileşenlere ve gramajlara yer verilmemesi nedeniyle, ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasındaki yemek içeriklerinin kontrolünün mümkün olmadığı değerlendirildiğinden, isteklilerce sunulacak teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilebilmesi için, idarece bir haftalık, 10 günlük veya idarece belirlenecek herhangi bir süreyi içerir bir yemek listesinin aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında isteklilere verilmesi, söz konusu listeye ek olarak öngörülen yemeklerin içeriğindeki yemek bileşenlerinin gramajları ile belirlenmesi gerektiği anlaşılmıştır. Bu nedenle de, idarece aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında örnek yemek menüsü oluşturularak, söz konusu yemeklerin bileşenleri ve bu bileşenlere ilişkin gramajların istekliye sunularak, aşırı düşük teklif sorgulamasını yeniden yapması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında bir haftalık, 10 günlük veya idarece belirlenecek herhangi bir süreyi içerir bir yemek listesi hazırlanarak, bu listede yer alan yemeklerin bileşenleri ve bu bileşenlerin gramajlarına ilişkin bilgi ve belgelerin istekliye sunularak aşırı düşük tekliflerin sorgulanması aşaması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle, “ ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında sunulan proforma fatura ve fiyat teklifleri ile diğer bilgi ve belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşımadığı, söz konusu belgeler üzerinde bulunması gereken meslek mensubu beyanlarının anılan Tebliğ’e uygun olmadığı, işçilik hesaplamaları yapılırken aşçı ve servis elemanı gibi ayrımları yapmadan her okula birer servis elemanı yazılması nedeniyle doğru hesaplama yapılmadığı ” şeklinde belirtilen iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca, idarece aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında bir haftalık, 10 günlük veya idarece belirlenecek herhangi bir süreyi içerir bir yemek listesi hazırlanarak, bu listede yer alan yemeklerin bileşenleri ve bu bileşenlerin gramajlarına ilişkin bilgi ve belgelerin istekliye sunularak aşırı düşük tekliflerin sorgulanması aşaması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi hususlarında “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde belirttiği iddialar kapsamında yapılan incelemeye göre;

İhale işlem dosyası içerisinde yer alan bilgi ve belgelerin incelenmesinden; 26.07.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye iki isteklinin katıldığı, idarenin 29.07.2013 tarihli ve 2350 sayılı yazısı ile kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren Sakarya Elit Yemek Gıda Tem. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, 13.08.2013 tarihli ihale komisyonu kararında adı geçen isteklinin açıklamalarının uygun görülerek ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Başvuru konusu ihaleye ait Teknik Şartname ekinde günlük olarak verilen gıdaların kalori değerleri ve yiyecek ve içecek miktarlarına ilişkin liste, 5 haftalık örnek menü ile menülerde yer alan yemeklerin birer porsiyonlarının içine giren yiyecek gramaj listesi bulunmaktadır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu bilgi ve belgeler incelendiğinde; iddia edilenin aksine proforma faturalar ile işçilik maliyetinin hesabında Kamu İhale Genel Tebliği’nin“ Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi ” başlıklı 79’uncu maddesine aykırılık tespit edilmemekle birlikte; “ yiyecek ve içecek miktarları listesi ”nde “ yoğurt ” için çorbalarda 50 gr belirlemesi yapılmasına karşın söz konusu isteklinin yemek maliyet analizlerinde “ kilis çorbası ” içerisinde yer alan malzemelerden “ yoğurt ”un 30 gr olarak öngörüldüğü tespit edilmiştir.

Bununla birlikte, idarece hazırlanan gramaj listelerinde malzeme bazında gramaj belirlemesi yapıldığı, örnek menüde yer alan yemeklerin hangi malzeme ile kaç gr üzerinden hazırlanacağına ilişkin belirleme yapılmadığı, “ yiyecek ve içecek miktarları listesi ”nde yer alan gramajlar ile “ yiyecek gramaj listesi ”nde yer alan gramajların farklılıklar taşıdığı (örneğin “yiyecek ve içecek miktarları listesi”nde “makarna” için 60 gr, “şehriye” için 6 gr, “tarhana” için 20 gr, “domates” için 30 gr, “yoğurt” için 100 gr öngörülmüşken, “yiyecek gramaj listesi”nde “makarna” için 50 gr, “şehriye” için çorbada 15 gr, pilavda 10 gr, “tarhana” için 10 gr, “domates” için yemeklerde 50 gr, çorbalarda 20 gr, salatada 150 gr, “yoğurt” için kap yemek olarak 200, bazı yemeklerin yanında 80, çorbalarda 50, cacıkta 100 gr öngörüldüğü), örnek menüde 5’inci haftanın 5’inci günü için “ ayran ” verilmesi öngörülmesine karşın gramaj listelerinde “ ayran ”ın gramajına ilişkin bilgiye yer verilmediği görülmektedir. İhale dokümanındaki söz konusu eksiklikler uyumsuzluklar nedeniyle kamu ihale mevzuatına uygun sağlıklı bir aşırı düşük teklif sorgulama süreci gerçekleştirilmesi mümkün olmadığından ve bahse konu ihale dokümanı üzerinden ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olup olmadığına ilişkin değerlendirme yapılamayacağından ihalenin iptal edilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, ihale dokümanındaki yukarıda belirtilen eksiklikler uyumsuzluklar nedeniyle kamu ihale mevzuatına uygun sağlıklı bir aşırı düşük teklif sorgulama süreci gerçekleştirilmesi mümkün olmadığından ve bahse konu ihale dokümanı üzerinden ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olup olmadığına ilişkin değerlendirme yapılamayacağından “ İhalenin iptaline” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncemiz ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ Düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyoruz.

Kazım ÖZKAN

II. BAŞKAN

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle, “ ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında sunulan proforma fatura ve fiyat teklifleri ile diğer bilgi ve belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşımadığı, söz konusu belgeler üzerinde bulunması gereken meslek mensubu beyanlarının anılan Tebliğ’e uygun olmadığı, işçilik hesaplamaları yapılırken aşçı ve servis elemanı gibi ayrımları yapmadan her okula birer servis elemanı yazılması nedeniyle doğru hesaplama yapılmadığı ” şeklinde belirtilen iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca, idarece aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında bir haftalık, 10 günlük veya idarece belirlenecek herhangi bir süreyi içerir bir yemek listesi hazırlanarak, bu listede yer alan yemeklerin bileşenleri ve bu bileşenlerin gramajlarına ilişkin bilgi ve belgelerin istekliye sunularak aşırı düşük tekliflerin sorgulanması aşaması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi hususlarında “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Sapanca İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “ Kemalettin Samipaşa Ortaokulu (149) Öğrenci ve Sapanca İlkokulunda (17) Öğrenciye Toplam (166) Öğrenciye Öğle Yemeği Sulu Gıda Hazırlama ve Dağıtım Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin, K. Samipaşa Ortaokulunda 149 öğrenci için 174 iş günü süreli ve Sapanca İlkokulunda 17 öğrenci için 174 iş günü süreli yemek alımı için 2,546 TL birim fiyat üzerinden toplam 73.538,66 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede (3) adet ihale dokümanı satın alındığı, 26.07.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 2 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece tekliflerin denetimine ilişkin yapılan inceleme uyarınca, iki teklifin de geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu tekliflere ilişkin teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Sakarya Elit Yemek Gıda Temiz. Turizm Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.

60.078,72

Gülümse Yemek Gıda Hayv. İnş. Turz. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti.

61.282,22

Şeklinde verildiği, idarece, Sakarya Elit Yemek Gıda Temiz. Turizm Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, anılan isteklinin 05.08.2013 tarihinde aşırı düşük teklif açıklamasını idareye sunduğu, idarece sunulan teklif açıklamasının uygun bulunduğu ve ihalenin bu istekli üzerinde bırakılarak sonuçlandırıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen tüm teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ Düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi