KİK Kararı: 2013/UH.II-2387

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/040
Gündem No : 59
Karar Tarihi : 05.06.2013
Karar No : 2013/UH.II-2387
BAŞVURU SAHİBİ:
Çelikler Temizlik İnşaat Tekstil Gıda Taah. San. Ve Tic. Ltd. Şti, GIDA TOPTANCILAR SİTESİ G BLOK NO:5/B DİYARBAKIR

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Aile Ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü Aile Ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Müsteşarlık, Valılık Ek Bınası Kat:3 DİYARBAKIR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/6737 İhale Kayıt Numaralı "Kuruluş Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı Ve Servis Hizmetleri." İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Diyarbakır Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü tarafından 18.02.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Kuruluş Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleri” ihalesine ilişkin olarak Çelikler Temizlik İnşaat Tekstil Gıda Taahhüt San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 26.04.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 14.05.2013tarih ve 16743sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.05.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/1814sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İdarece ihalenin 1’inci kısmına ilişkin verdikleri aşırı düşük teklif açıklamasının kabul edilmesi gerektiği,

2. İhalenin 1’inci kısmı üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığı,iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Kuruluş mutfağında, yemek pişirme yoluyla mamul yemek alımı, dağıtımı ve servis hizmetleri.

b) Miktarı ve türü: Hizmetin miktarı ve türü ekte yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Erkek Yetiştirme Yurdu mutfağında hazırlanarak pişirilen yemekler il içinde 5 (beş) Km. mesafedeki Kadın Konukevi ile Bakım ve Sosyal Rehabilitasyon Merkezine yüklenici tarafından taşınarak servis edilecektir. Diyarbakır Çocuk ve Gençlik Merkezinde kuruluşun kendi mutfağı kullanılacaktır…” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdare tarafından ihalenin 2 kısma ayrılarak kısmi teklife açık olarak ihale edildiği, başvuru sahibi istekli tarafından her iki kısmada teklif verildiği, ancak anılan isteklinin Diyarbakır Çocuk ve Gençlik Merkezine ilişkin kısmına aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin şikâyetinin ihalenin 1’inci kısmı olan “Erkek Yetiştirme Yurdu mutfağında hazırlanarak pişirilen yemeklerin il içinde 5 (beş) Km. mesafedeki Kadın Konukevi ile Bakım ve Sosyal Rehabilitasyon Merkezine yüklenici tarafından taşınarak servis edilmesi” işine ilişkin olduğu anlaşılmıştır.

İdarece sözkonusu kısma ilişkin yapılan değerlendirme sonucunda, kârsız yaklaşık maliyetin altında teklif veren altı isteklinin tekliflerinin aşırı düşük olduğu tespit edilmiş ve söz konusu isteklilerden örnek menüde belirlenen bileşenler ile teklifte diğer önemli olduğu bileşenler belirtilerek söz konusu bileşenlerin ayrıntılı açıklanması istenilmiş, sözkonusu altı istekliden sadece başvuru sahibi ve ihale üzerinde bırakılan istekliler tarafından açıklama sunulduğu görülmüştür.

İhale komisyonunun 12.04.2013 tarihinde aldığı kararda, başvuru sahibi isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında sunduğu proforma faturalarda yer alan birim fiyatlarla yemek maliyet çizelgesinde yer alan girdi maliyet fiyatlarının birbiriyle uyumlu olmadığı, yemek taşıma giderleri için aylık 150,00-TL bedel öngördüğü, ancak sözkonusu gider ilişkin açıklayıcı belge sunulmadığı, erkek yetiştirme yurdunda çalışacak personel maliyeti ile maliyet analiz cetvelinde toplamın hatalı hesaplandığı ve maliyet hesabı (normal yemek, kahvaltı ve ara öğün) 10 aylık rasyon sayısının çarpım ve toplamlarının yanlış hesaplandığı belirtilerek açıklamasının uygun bulunmadığı anlaşılmıştır.

İdare tarafından başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasını kabul edilmeme gerekçeleri incelendiğinde,

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü yer almaktadır.

İdarece yemek taşıma giderinin aşırı düşük teklif açıklama yazısında önemli teklif bileşeni olarak kabul edildiği görülmüştür. Başvuru sahibi isteklinin yemek taşıma giderleri için aylık 150,00-TL bedel öngördüğü anlaşılmakla birlikte 4734 Kanun’un 38’inci maddesine aykırı olarak belgelendirmediği anlaşıldığından, anılan isteklinin teklifinin idarece değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu anlaşılmıştır.

Diğer yandan, sunduğu proforma faturalarda yer alan birim fiyatlarla yemek maliyet çizelgesinde yer alan girdi maliyet fiyatlarının birbiriyle uyumlu olmadığı ve maliyet analiz cetvelinde toplamın hatalı hesaplandığı gerekçesiyle açıklamasının kabul edilmediği anlaşılmakla birlikte, bu farklılığı oluşturan girdi fiyatlarının hangilerinin olduğunun açıkça belirtilmediği, bu uyumsuzluğun anılan isteklinin teklif bedelinin açıklamasına engel teşkil edip etmediği konusunda bir belirleme yapılmadığı,

Ayrıca, erkek yetiştirme yurdunda çalışacak personel maliyetinin hatalı hesaplandığı belirtilmekle birlikte bu hatanın neden kaynaklandığı konusunda herhangi belirlemenin ya da hesaplamanın yapılmadığı

Tüm bunlara ilaveten, maliyet hesabı (normal yemek, kahvaltı ve ara öğün) 10 aylık rasyon sayısının çarpım ve toplamlarının yanlış hesaplandığı belirtilerek açıklamasının uygun bulunmadığı belirtilmekle birlikte, idarece 10 aylık rasyon sayısının neye göre belirlendiği, anılan isteklinin açıklamasında yaptığı bu hatanın teklif ettiği bedeli nasıl etkilediği konusunda herhangi bir açıklayıcı bir bilgi belgenin ihale işlem dosyasında yer almadığı anlaşılmıştır.

Her ne kadar, idarece başvuru sahibi isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını kabul edilmeme gerekçelerinden, yukarıda yer alanların idareden sorulması gerekmekte ise de, başvuru sahibi isteklinin yemek taşıma giderine ilişkin açıklamasının 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesine aykırılık teşkil ettiği anlaşıldığından, anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında idarenin diğer uygun bulmama gerekçelerine ilişkin tespit yapılmamıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, yemek taşıma giderleri için işin süresi boyunca 4.187,70-TL bedel öngördüğü, ihale konusu işte çalışacak aracın yakıt tüketimini 0,11 lt/km olduğunun belirtildiği, ancak açıklamasında 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesine aykırı olarak sözkonusu tüketim miktarını belgelendirmediği anlaşıldığından, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

4734 sayılı Kanun’un 55’inci maddesinde ihale süreci içerisinde idareye yapılacak şikâyet başvuruları üzerine on gün içinde idarece bir karar alınmaması veya alınan kararın istekli tarafından uygun bulunmaması halinde, on günlük sürenin bitimini veya kararın bildirim tarihini izleyen on gün içinde, Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusunda bulunulabileceği ve idarelerce bu süre içerisinde sözleşme imzalanamayacağı hüküm altına alınmıştır.

Başvuruya konu ihalede şikâyetçinin 26.04.2013 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, idare tarafından şikâyetin verilmesini izleyen on gün içerisinde şikâyet hakkında bir karar alınmaması üzerine, şikâyetçinin 14.05.2013 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile süresi içinde itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu anlaşılmış olup, idare tarafından Kuruma yapılacak itirazen şikâyet başvurusu için öngörülen on günlük itirazen şikâyet süresi beklenilmeden 30.04.2013 tarihinde 4734 sayılı Kanun’un 55’inci maddesine aykırı olarak sözleşmenin imzalandığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, ihalenin şikâyete konu birinci kısmında geçerli teklif kalmadığı tespit edildiğinden, ihalenin anılan kısmının iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin birinci kısmının iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde “ İdarece ihalenin 1’nci kısmına ilişkin verdikleri aşırı düşük teklif açıklamasının kabul edilmesi gerektiği, ihalenin 1’nci kısmı üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığı ” şeklinde belirtilen iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca, “ idare tarafından yaklaşık maliyet hesaplanırken ihale konusu işte kullanılacak temizlik malzeme giderlerinin hesaba katılmadığı, ihalede dokümanında söz konusu malzeme miktarlarının yer almadığı dikkate alındığında, isteklilerin sunduğu temizlik malzemesi miktarlarının ihale konusu işin yapılmasında yeterli olup olmadığının tespitinin yapılmasının mümkün olmadığı, aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı yapılamayacağı ” gerekçesine dayanılarak “ ihalenin 1inci kısmının iptaline” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Müsteşarlık tarafından gerçekleştirilen “ Kuruluş Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleri Alımı ” ihalesinin şikayete konu 1 inci kısmının yaklaşık maliyetinin piyasa araştırması sonucu elde edilen fiyatlar esas alınarak toplam 462.351,78 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede 8 adet ihale dokümanı satın alındığı, 18.02.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihalenin birinci kısmına 6 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece, 9 teklifin idarece geçerli teklif olarak kabul edildiği , bu teklif bedellerinin;

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

DEĞİŞİM HAZIR YEMEK TEMİZLİK İNŞAAT OTOMASYON HAYVANCILIK SANAYİ ve DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

323.076,00

GÜLZAR GIDA TEMİZLİK GÜV. TUR. İNŞ. SAN. ve TİC. A.Ş.

333.748,00

ACB GIDA TEMİZLİK VE BAKIM MED. OTOMASYON SAN. ve TİC. LTD. ŞTİ

352.155,00

TAŞ-TEM SOS. HİZ. İNŞ. KONF. ÖZEL GÜV. HİZ. SAĞ. HİZ. TAAH. TİCARET LTD. ŞTİ.

362.877,00

ÇELİKLER TEM. İNŞ. TEK STİL GIDA TAAH. SAN. ve TİC. LTD. ŞTİ.

363.473,00

TURKUAZ YEMEKHANE TEMİZLİK GÜVENLİK HİZMETLERİ ve GIDA SANAYİ TİCARET LTD.ŞTİ.

395.708,00

Şeklinde verildiği,

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan belgelere göre, idare tarafından ihalenin 2 kısma ayrılarak kısmi teklife açık olarak ihale edildiği, başvuru sahibi istekli tarafından her iki kısmada teklif verildiği, söz konusu kısma ilişkin yapılan değerlendirme sonucunda, kârsız yaklaşık maliyet olan 420.319,80-TL’nin altında teklif veren altı isteklinin tekliflerinin aşırı düşük olduğu tespit edilmiş ve söz konusu isteklilerden örnek menüde belirlenen bileşenler ile teklifte diğer önemli olduğu bileşenler belirtilerek söz konusu bileşenlerin ayrıntılı açıklanmasının istenildiği, söz konusu altı istekliden sadece başvuru sahibi ve ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından açıklama sunulduğu,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen ““ ihalenin 1inci kısmının iptaline” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi