KİK Kararı: 2013/UH.I-3927 (9 Ekim 2013)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/065
Gündem No : 74
Karar Tarihi : 09.10.2013
Karar No : 2013/UH.I-3927
BAŞVURU SAHİBİ:
Evrensel Hazır Gıda Özel Sağlık Spor İşletmeciliği Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi, ALİ NİHAT TARLAN CAD. ERTAŞ SOK. ERTAİ İŞHANI NO:6/B İÇERENKÖY/ İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Kocaeli Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Eskı Istanbul Yolu 10. Km Prof.Dr.Bakı Komsuoglu Bulvarı KOCAELİ

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/73902 İhale Kayıt Numaralı "Yemek Hizmeti (Malzeme Dahil) Alımı Ve Dağıtımı İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğütarafından 26.07.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Yemek Hizmeti (Malzeme Dahil) Alımı ve Dağıtımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Evrensel Hazır Gıda Özel Sağ. Spor İşlet. San. ve Tic. A.Ş.nin 15.08.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.08.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 28.08.2013tarih ve 27740sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.08.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/3103sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, aşırı düşük sorgulaması kapsamında yemek çeşitleri maliyetinin yemek üretim reçeteleri esas alınarak açıklanmasının talep edildiği fakat yemek üretim reçetelerinin eksik olduğu, bu durumun da aşırı düşük teklif açıklamasını etkilediği dolayısıyla aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı olarak yapılabilmesini engellediği iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru konusu ihalede yaklaşık maliyetin %3 kâr marjı öngörülmek suretiyle 4.284.693,91 TL olarak belirlendiği, 4.159.897,00 TL olarak hesaplanan kârsız yaklaşık maliyetin altında kalan dokuz istekliden aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği tespit edilmiştir.

Aşırı düşük teklif sorgulamasında teklifi aşırı düşük teklif kapsamında değerlendirilen isteklilerden tüm yemek grupları için işçilik maliyeti, malzeme maliyeti, portör maliyeti, demirbaş maliyeti, elektrik, doğalgaz ve su maliyetleri, mali mesuliyet sigortası maliyetine ilişkin açıklamaların 13.08.2013 tarihine kadar sunulmasının talep edildiği görülmüştür.

Başvuru sahibi istekli Evrensel Hazır Gıda Özel Sağ. Spor İşlet. San.ve Tic. A.Ş.ninidareye şikayet aşamasında, aşırı düşük teklif sorgulama yazısını 14.08.2013 tarihinde tebellüğ ettiği dolayısıyla idarenin belirttiği tarih olan 13.08.2013 tarihine kadar aşırı düşük teklif açıklamasını sunamayacağını bu nedenle kendisine Teknik Şartname’de reçetesi bulunan örnek menü verilmesi suretiyle yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasını talep ettiği tespit edilmiştir. Bahse konu istem üzerine, idarenin başvuru sahibi istekliye ek süre vererek aşırı düşük teklif açıklamasını talep ettiği ayrıca Teknik Şartname’nin Ek–2, Ek-3 ve Ek-4’üncü kısmında bir aylık yemek menüsünün ve Ek-9 kısmında yemek üretim reçetelerinin yer aldığını belirttiği tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde uyulacak esaslar, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde açıklanmıştır. Anılan Tebliğin 79.4’üncü maddesinde; “ İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklaması yer almaktadır.

Söz konusu ihalede idare tarafından aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlere yönelik bir belirlemenin yapıldığı görülmektedir. Birer aylık yemek listelerinin Teknik Şartname’nin Ek–2, Ek-3 ve Ek-4’üncü kısmında yer aldığı, anılan Şartname’nin Ek-9’uncu kısmında ise yemek üretim reçetelerine yer verildiği fakat yemek listeleri içerisinde yer alan kıymalı kapuska, pilav üstü et kavurma, piliç roti ve garnitür, spagetti bolonez, kıymalı/patatesli gül böreği ve burma kadayıfın yemek üretim reçetelerinin anılan Şartname’nin Ek-9’uncu kısmında bulunmadığı anlaşılmıştır. Fakat bu durumun isteklilerin sağlıklı bir şekilde teklif hazırlamalarını engellemediği düşünülmektedir. Zira söz konusu ihalede 16 adet teklif sunulduğu ve söz konusu tekliflerden tamamının idarece geçerli olarak kabul edildiği tespit edilmiştir. Burada önemli olan husus tekliflerin oluşturulmasını etkilemeyecek bir unsur olan bazı reçete eksikliklerinin aşırı düşük teklif açıklamasında bir belirsizliğe sebep olup olmayacağıdır. Somut olayda teklifi aşırı düşük olarak değerlendirilen isteklilerden örnek menü verilmesi suretiyle değil de aylık yemek listesinin verilmesi yöntemiyle bir açıklama talep edildiği, bu durumun ise eksik olan yemek üretim reçeteleri sebebi ile bazı yemek türlerinin maliyetlerinin açıklanmasında belirsizliğe sebebiyet vererek aşırı düşük teklif açıklamasının sağlıklı bir şekilde yapılmasını engelleyeceği anlaşılmıştır. Bu bağlamda reçetesi bulunmayan yemek çeşitlerinin tekliflerin hazırlanmasını etkilemeyeceği açıkça görülse dahi söz konusu olan bu durumun isteklilerin sağlıklı bir aşırı düşük teklif açıklaması yapmalarına engel oluşturacağı tespit edilmiştir.

İhale konusu işe ait Teknik Şartname’nin Ek–2, Ek-3 ve Ek-4’üncü kısmında idarenin bahsettiği şekilde bir örnek menünün yer almadığı, söz konusu kısımlarda “Bir Aylık Normal Hasta ve Personel Kahvaltı Listesi, Hasta ve Personel Yemek Listesi ve Diyet Kahvaltı ve Yemek Listesi” olmak üzere üç adet yemek listesinin yer aldığı tespit edilmiş olup bahse konu yemek listelerinin örnek menü kategorisinde değerlendirilemeyeceği anlaşılmıştır. 4734 sayılı Kanun’un 38 inci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4 üncü maddesinde; teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, teklifin tamamı üzerinden değil sadece teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklama istenmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır. Bu durumda idarece reçetesi olan yemek çeşitleri esas alınmak suretiyle örnek bir menü oluşturulması ve söz konusu örnek menüye aşırı düşük teklif sorgulaması talep yazısında yer verilmek suretiyle tekrar aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirtilen işlemin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu anlaşıldığından, idarece Teknik Şartname’nin Ek-9’uncu kısmında yer alan yemek üretim reçeteleri esas alınmak suretiyle anılan Şartname’nin Ek–2, Ek-3 ve Ek-4’üncü kısmında yer verilen yemek listelerindeki yemek çeşitlerinden bir örnek menü oluşturularak teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili açıklama istenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde “ aşırı düşük sorgulaması kapsamında yemek çeşitleri maliyetinin yemek üretim reçeteleri esas alınarak açıklanmasının talep edildiği fakat yemek üretim reçetelerinin eksik olduğu, bu durumunda aşırı düşük teklif açıklamasını etkilediği dolayısıyla aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı olarak yapılabilmesini engellediği ” şeklinde belirtilen iddiaları hakkında Kurul çoğunluğunca idarece Teknik Şartname’nin Ek-9’uncu kısmında yer alan yemek üretim reçeteleri esas alınmak suretiyle anılan Şartname’nin Ek–2, Ek-3 ve Ek-4’üncü kısmında yer verilen yemek listelerindeki yemek çeşitlerinden bir örnek menü oluşturularak ihale komisyonunca teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili açıklama istenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi hususlarında “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “ Yemek Hizmeti (Malzeme Dahil) Alımı ve Dağıtımı Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa rayiçleri, ihaleyi gerçekleştiren kurum tarafından belirlenen fiyatlar ve KİK işçilik modülü esas alınarak toplam 4.284.693,91 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede (25) adet ihale dokümanı satın alındığı, 26.07.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 16 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece tekliflerin denetimine ilişkin yapılan inceleme uyarınca, bir isteklinin teklifinin “ Geçici Teminat Mektubu Yetersiz Olduğu ” gerekçesiyle, bir isteklinin teklifinin “ Birim Fiyat Teklifi Usulüne Uygun Olmadığı ” gerekçesiyle ve bir isteklinin teklifinin de “ İş Deneyim Belgesi Eksik Olduğu ” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması sonrasında kalan 13 teklifin de geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu tekliflere ilişkin teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Evrensel Hazır Gıda Özel Sağ. Spor İşlet. San.ve Tic. A. Ş.

2.926.000,00

Beyaz Saray İnş. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.

2.976.630,00

Fesleğen Tem. Bil. Yem Gıda Org. Tur. San. Tic. Ltd. Şti.

3.418.700,00

Karanfil Yem. Em. Tem. İnş. Oto. San. Tic. Ltd. Şti.

3.570.500,00

Aydeniz Yem. Tem. Güv. Teks. Bil. Med. ve Sağ. Hiz. Ltd. Şti.

3.676.790,00

Uslu Yem. Tem. Nak. İnş. ve Otom. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.

3.694.000,00

Baytekin İnş. Tem. Gıda Yem. Üretim Nak. Güv. ve Bilg. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.

3.700.300,00

Özol Yem. Tem. Güv. San. Tic. Ltd. Şti.

3.853.450,00

Eren Tabldot Tic. A. Ş.

3.982.200,00

Çelikler Tem. İnş. Teks. Gıda Taah. San. Tic. Ltd. Şti.

4.160.750,00

Vurallar Tem. Tekstil Gıda ve Day. Tük. San. Tic. Ltd. Şti.

4.168.300,00

Apaydın Gıda Ürün. San. Tic. Ltd. Şti.

4.186.500,00

Bengi Tem. İnş. Gıda Bil. İşl. Sos. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.

4.339.900,00

Şeklinde verildiği, sekiz istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, bunların dördünün açıklama sunmadığı için tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, açıklama sunan dört isteklinin açıklamalarının uygun kabul edildiği ve ihalenin de açıklaması uygun görülen Fesleğen Tem. Bil. Yem Gıda Org. Tur. San. Tic. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen teklif bedelleri biri hariç yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ Düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi