KİK Kararı: 2013/UH.I-3683 (18 Eylül 2013)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/060
Gündem No : 63
Karar Tarihi : 18.09.2013
Karar No : 2013/UH.I-3683
BAŞVURU SAHİBİ:
Erkaraca Gıda İnşaat Tekstil Dayanıklı Tük. Mal. Sosyal Hizmetler Ve Organizasyon Turizm Taşımacılık Lpg Petrol Ürün.Pazarlama San. Ve Tic. Ltd. Şti., CUMHURİYET MAH. SANAYİ CAD. NO:58 DENİZLİ

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Çal İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, Hükümet Konağı Kat 2 20700 DENİZLİ

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/84817 İhale Kayıt Numaralı "2013-2014 Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul/Ortaokul Öğrencilerine Öğle Yemeği Hazırlama Ve Dağıtım İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Çal İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 22.07.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “2013-2014 Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul/Ortaokul Öğrencilerine Öğle Yemeği Hazırlama ve Dağıtım İşi” ihalesine ilişkin olarak Erkaraca Gıda İnşaat Tekstil Dayanıklı Tük. Mal. Sosyal Hizmetler ve Organizasyon Turizm Taşımacılık Lpg Petrol Ürün. Pazarlama San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 19.08.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.08.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.09.2013tarih ve 28098sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.08.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/3141sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunmayarak idare tarafından tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ancak aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği bu nedenle maliyet unsurlarının kendileri tarafından belirlendiği, açıklamalarının bone, maske, personel taşımada kullanılacak araç, ilaçlama ve numune alma giderlerinin açıklanmadığı gerekçesiyle kabul edilmemesinin yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister

İhale komisyonu;

_a)_İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde ise,

“…79.4.İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1.İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2.İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1.İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.” açıklaması,

İhaleye ilişkin İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde,

_“2.1._İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 2013-2014 öğretim yılı Taşımalı ilkokul/Ortaokul öğrencilerine öğle yemeği hazırlama ve dağıtım işi

b) Miktarı ve türü: Hizmetin miktarı ve türü ekte yer almaktadır...” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde,

_“25.1._ilgili mevzuaat gereğince yapılacak ulaşım sigorta vergi resim ve harç giderleri isteklilerce teklif edilecek fiyata dahil edilecektir.

_25.2._25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

_25.3._Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

_25.4._Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konuişin malzemeli yemek alımı olduğu ve idare tarafından 23.07.2013 tarihli yazı ile teklifi aşırı düşük olarak belirlenen üç istekliden açıklama istenildiği, isteklilerden Erkaraca Gıda inş. Teks. Day. Tük. Mal. Sos. Hiz. ve Org. Turz. Taş. Ltd. Şti. ile Çankallar Oto Doğ. Oto Boy. Lok. ve Unlu Mamul. San. Tic. Ltd. Şti. ne ait açıklamaların uygun bulunmaması, Bintat Haz. Yem. Tic. Ltd. Şti. nin açıklama yapmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin Özata Gıda Soğuk Hava Tes. Sos. Hiz. San.ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan Kanun hükmü ve Tebliğ açıklaması birlikte değerlendirildiğinde; ihale komisyonu tarafından tekliflerin 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesine göre değerlendirilmesinin ardından aşırı düşük tekliflerin ve bu tekliflerde önemli olan bileşenlerin belirlenmesinin zorunlu olduğu ve teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, sadece teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklama istenmesi gerektiği hususunun açık ve tereddüde yer vermeyecek bir şekilde hüküm altına alındığı anlaşılmaktadır.

İdare tarafından isteklilere tebliğ edilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında, “…teklif mektubunuz ihale komisyonumuzca idari şartnamemizin 33.1. maddesi gereğince aşırı düşük bulınmuştur. Teklifinizin idari şartnamenin ilgili maddesine göre değerlendirmesinin yapılarak 3(üç) iş günü içerisinde Müdürlüğümüze bildirilmesi..” ifadelerinin yer aldığı, söz konusu yazıda önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği, bu nedenle aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilerin açıklamaları kapsamında belirledikleriteklif bileşenlerininfarklılık gösterdiği ve örnek menülerde yer alan yemeklerin tümüne ilişkin gramajların Teknik Şartname’de yer almadığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nuneşit muamele ilkesi gereği, aşırı düşük teklif sorgulamasının tüm istekiler için eşit koşullarda yapılması ve sunulan açıklamaların objektif kriterlere göre değerlendirilmesi gerektiği dikkate alındığında idarece teklifteki önemli bileşenlerin tespit edilmesi suretiyle aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi gerekmektedir.

Bu itibarla aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda önemli teklif bileşenlerinin belirtilerek ve Teknik Şartname’de gramaj bilgileri yer alan yemeklerden oluşturulacak bir örnek menü ileisteklilere gönderilmesi, isteklilerce sunulan açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar çerçevesinde değerlendirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, kâr hariç yaklaşık maliyetin altında teklif veren 3 istekliden teklifteki önemli bileşenlerin belirlenmesi ve Teknik Şartname’de gramaj bilgileri yer alan yemeklerden oluşturulacak bir örnek menü ileisteklilere gönderilmesi suretiyle aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi, isteklilerce sunulan açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar çerçevesinde değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle, “ aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunmayarak idare tarafından tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ancak aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği bu nedenle maliyet unsurlarının kendileri tarafından belirlendiği, açıklamalarının bone, maske, personel taşımada kullanılacak araç, ilaçlama ve numune alma giderlerinin açıklanmadığı gerekçesiyle kabul edilmemesinin yerinde olmadığı, ” şeklinde belirtilen iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca, kâr hariç yaklaşık maliyetin altında teklif veren 3 istekliden teklifteki önemli bileşenlerin belirlenmesi suretiyle aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi, isteklilerce sunulan açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar çerçevesinde değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi hususlarında“ Düzeltici işlem belirlenmesine” kararverilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasının İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden Kurul kararına dayanak teşkil eden esas inceleme raporu ve eki belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda;

Çal İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “ 2013-2014 Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul/Ortaokul Öğrencilerine Öğle Yemeği Hazırlama ve Dağıtım Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması esas alınarak 174 gün süre ile 306 öğrenci için 2,5462 TL birim fiyat üzerinden toplam 135.569,87 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede (8) adet ihale dokümanı satın alındığı, 22.07.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 5 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarece tekliflerin denetimine ilişkin yapılan inceleme uyarınca, beş teklifin de geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu tekliflere ilişkin teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Erkaraca Ltd. Şti.

97.968,96

Bintat Haz. Yem. Tic. Ltd. Şti.

98.501,40

Çankallar Oto Tic. Ltd. Şti.

102.228,48

Özata Gıda Soğuk Hava Tes. Sos.Hiz.San.ve Tic. Ltd. Şti.

112.978,44

Dentat Yem. Ltd. Şti.

116.071,92

Şeklinde verildiği, idare tarafından 23.07.2013 tarihli yazı ile teklifi aşırı düşük olarak belirlenen üç istekliden açıklama istenildiği, isteklilerden Erkaraca Gıda inş. Teks. Day.Tük. Mal. Sos. Hiz.ve Org. Turz. Taş. Ltd. Şti. ile Çankallar Oto Doğ. Oto Boy. Lok. ve Unlu Mamul. San. Tic. Ltd. Şti.’ne ait açıklamaların uygun bulunmaması, Bintat Haz. Yem. Tic. Ltd. Şti.’nin açıklama yapmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin Özata Gıda Soğuk Hava Tes. Sos. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, ihale sürecinde tekliflerin geçerliliği sonrasında geçerli tekliflerden aşırı düşük teklif açıklaması istemesi yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen tüm teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihale sürecine devam edilmesi yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; ikinci iddia kapsamında başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerindeaşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihale sürecine devam edilmesi yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu iddiaya ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi