KİK Kararı: 2013/UH.I-2228

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/038
Gündem No : 56
Karar Tarihi : 21.05.2013
Karar No : 2013/UH.I-2228
BAŞVURU SAHİBİ:
Allgeıer Bilgi İşlem Sistem. Danış. Ve Tic. Ltd. Şti., GÖZTEPE MAH. AKASYA CAD. NO:14 GÖKSU EVLERİ ÜSTÜ TEPE SİTESİ B2 VİLLA İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Çevre Ve Şehircilik Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü, Necatibey Caddesi No: 63 Demirtepe ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/27484 İhale Kayıt Numaralı "Arşiv Düzenleme Ve Dijital Arşiv Sistemi Kurulması" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğütarafından 01.04.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Arşiv Düzenleme ve Dijital Arşiv Sistemi Kurulması” ihalesine ilişkin olarak Allgeier Bilgi İşlem Sistem. Danış. ve Tic. Ltd. Şti.nin 18.04.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.04.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.05.2013tarih ve 15786sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.05.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/1710sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, aşırı düşük teklif açıklamalarının yetersiz görülmesine ilişkin ihale komisyon kararında ve idarenin şikâyete cevap yazısında belirtilen nedenlerin birbiriyle tutarsız olduğu zira ihale komisyon kararında sundukları aşırı düşük teklif açıklaması içerisinde 16 ve 17 no’lu iş kalemlerini kapsayan “yazılım temini” hususuna ilişkin savunmanın yeterli görülmemesi sebebiyle tekliflerinin reddedildiği, idarenin şikâyete cevap yazısında ise 1, 2, 4, 5 ve 6 no’lu iş kalemleri için asgari ücret üzerinden personel çalıştırılmasının uygun olmadığının belirtildiği ancak İdari Şartname ve Teknik Şartname’de ihale konusu işte çalıştırılacak personelin ücretine dair herhangi bir düzenlemenin yer almadığı dolayısıyla söz konusu kalemlerde asgari ücret üzerinden, 16 ve 17’no’lu kalemlerde ise asgari ücretin %50 fazlası üzerinden ücret ödenmesinin öngörüldüğü ayrıca Teknik Şartname’nin 6.16 ve 6.17’nci maddelerinde yazılımın proje süresi içerisinde geliştirilerek kaynak kodlarının idareye teslim edileceğinin belirtildiği sonuç olarak sundukları aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

15.04.2013 onay tarihli ihale komisyon kararına göre, inceleme konusu ihaleye 4 isteklinin katıldığı, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında 3 istekliden (Arşivist & Dizayn Arşiv Kütüphane Belge Bilgi Yön. ve Bil. Sis. Ltd. Şti., İmka Bilgi İşlem Danışmanlık Arşiv Kütüphane ve Dokümantasyon Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti. ve Allgeier Bilgi İşlem Sistem. Danış. ve Tic. Ltd. Şti.) 01.04.2013 tarihli yazılarla toplam teklif bedelini oluşturan fiyat bileşenlerinin açıklanmasına dair aşırı düşük teklif savunması istenildiği, yapılan inceleme neticesinde Allgeier Bilgi İşlem Sistem. Danış. ve Tic. Ltd. Şti.nin yapmış olduğu açıklamada yazılımın temini hakkında herhangi bir bilgi tespit edilemediği ve açıklamasının yetersiz olduğu görüldüğünden teklifinin reddedilmesine karar verildiği, ihalenin İmka Bilgi İşlem Danışmanlık Arşiv Kütüphane ve Dokümantasyon Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti. üzerine bırakılmasına ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak Arşivist & Dizayn Arşiv Kütüphane Belge Bilgi Yön. ve Bil. Sis. Ltd. Şti.nin teklifinin belirlenmesine karar verildiği görülmüştür.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9’uncu maddesinde “…(3) Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 20 oranını geçmemek üzere yüklenici kârı eklenir. Bu tutar, kâr hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyet hesaplanır. Buna ilişkin hesap cetveli hazırlayanlarca imzalandıktan sonra, ihale onay belgesinin ekine konularak ihale yetkilisine sunulur. Yüklenici için öngörülen kar tutarının bu cetvelde gösterilmesi zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin“Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde ve eki birim fiyat teklif cetvelinde,

“ _25.1._Vergi (KVD Hariç), resim, harç ve benzeri giderler, teklif fiyata dâhil edilecektir.

_25.2._25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

_25.3._Teklif fiyata dâhil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

_25.4._Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.

Sıra No

Açıklama

Birimi

Miktarı

1

Envanter Çalışması

Adet

1

2

Standart Dosya Planının Hazırlanması

Adet

1

3

Standart Dosya Planı Uygulama Eğitimlerinin Verilmesi

Adet

1

4

Ayıklama İmha İşlemleri ve İmha Listelerinin Hazırlanması

Adet

1

5

Vaka Dosyalarının Fiziksel Olarak Düzenlenmesi

Adet

15.000

6

Konu Dosyalarının Düzenlenmesi

Adet

10.000

7

A0 Projelerin Taranması

Metre

35.000

8

Dokümanların Taranması ve Görüntü İyileştirme Yapılması

Adet

3.000.000

9

Dokümanların Adlandırılması

Adet

3.000.000

10

Dokümanların İndekslenmesi ve Nitelenmesi

Alan

5.000.000

11

Arşiv Dosyası

Adet

20.000

12

Proje Kutusu

Adet

3.000

13

Arşiv Klasörü

Adet

10.000

14

Kutu Magazinliği

Adet

3.000

15

Dosya Sırt Etiketi ve PVC Şeffaf Etiket

Alan

50.000

16

Web Tabanlı Kuruma Özel Arşiv Yönetim Sistemi

Adet

1

17

Mevcut CBS ve EBYS Sistemi ile Entegrasyonun Sağlanması

Paket

1

18

İş İstasyonu

Paket

1

” düzenlemesi,

Teknik Şartname’de,

“6. YAPILACAK İŞİN KAPSAMI: 6.16. WEB TABANLI ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

6.16.1. Arşiv Yönetim Sistemi, idarenin mevcut veri tabanı ile uyumlu, idarenin ihtiyaç ve taleplerine uygun bir şekilde, yüklenici tarafından açık kaynak kodlu olarak geliştirilecek ve bütün kaynak kodları İdareye verilecektir.

6.16.2. Oluşturulacak elektronik dosyalar uygulama ve network ortamında sıkıntı oluşturmayacak büyüklükte olmalıdır. Bu nedenle Yüklenici gerektiğinde dokümanı bölebilir ancak bu bölmeyi indeks bilgisinde tanımlamalıdır.

6.16.3. Hem web tabanlı hem de masaüstü tabanlı görüntüleme ve yönetme aracı olacaktır.

6.16.4. Web Tabanlı Arşiv yönetim sisteminden belgeye ulaşma, index bilgilerine göre arama ve değiştirme işlemi yapılabilecektir.

6.16.5. Web Tabanlı Arşiv yönetim sistemi ile TIFF olarak saklanan belgeler PDF olarak görüntülenebilecektir.

6.16.6. Geliştirilecek uygulama, tarama, görüntü iyileştirme, OCR, indeksleme ve kontrol hizmetlerinin bütününü yönetecek ve Türkçe ara yüzüne sahip olacak şekilde tasarlanacaktır.

6.16.7. Taranan belgeler; temizleme, kayıpsız sıkıştırma ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra TIFF formatında Asıl Kopya (Arşiv Kopyası), çözünürlüğü düşürülmüş, kayıplı sıkıştırılmış ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra aranabilir PDF formatında ve jpeg formatında kullanım (dolaşım) kopyası olmak üzere üç farklı formatta üretilecek ve Arşiv yönetim sisteminde her 3 şekilde de saklanabilecektir.

6.16.8. Optik Karakter Tanıma işleminde mümkün olabilecek en üst verim sağlanacaktır. OCR motoru Türkçe karakterleri desteklemelidir.

6.16.9. OCR motorunda sayfa sınırı olmamalıdır. Kurum istediği kadar belgeyi herhangi bir kısıt olmaksızın OCR motorundan geçirebilmelidir.

6.16.10. Yüklenici taranan belgelerde görüntü iyileştirme, görüntü temizleme ve yeniden yapılandırma tekniklerini (black border removal, punch hole removel, deshade, despeckle, deskew, streak removal, vb. özellikleri) kullanacaktır. Kullanılacak tarama Arşiv yönetim sistemiı ile dokümanlar üzerinde doğrultu düzeltme (deskew), lekelerin azaltılması (noise reduction) yapılabilmelidir. Kullanım kopyalarında sayfaların arka planında, verinin kurum arşiv evrakı olduğunu belgeleyen filigran (watermark) bulunacaktır. Elektronik ortamda tutulan dolaşım kopyalarının arkasında bulunan filigran (watermark) ile üretilecek her sayfanın altına “© Her Hakkı Mahfuzdur.” yazısı yazılacaktır.

6.16.11. Yazılım, tarama esnasında belgeleri sayfa bazında otomatik olarak sayarak kaydedebilmeli ve raporlayabilmelidir.

6.16.12. Yazılımda gelişmiş saklama adaptörleri bulunmalıdır. Taranan belgeler Dosya Sisteminde tutulabildiği gibi Oracle, PostreSQL ve Enterprise DB veritabanlarıda BLOB alanı olarak tutulabileceği gibi İdare istediği takdirde Sharepoint ve Oracle UCM (Universal Content Management) İçerik Yönetim sistemlerinde de belgeleri saklayabilir yapıda olmalıdır.

6.16.13. Tarama esnasında kullanıcı kontrolüne ihtiyaç duyulmadan görüntü düzeltmesi gerçekleştirilmelidir. Taranan dokümanlara göre beklenilen kalite farklılık gösterebilir. Sistem farklı doküman sınıflarını tanıma özelliğine sahip olmalıdır. Taranan dokümanlar üzerinde OCR işleminin doğruluk oranını arttırıcı temizleme işlemleri otomatik gerçekleştirilmelidir. OCR işleminde herhangi bir manuel düzeltme yapılmayacaktır.

6.16.14. Yazılım; tarama, görüntü iyileştirme, kalite kontrol, indeksleme, adlandırma, onay işlemlerinin her adımdan sonra otomatik olarak ilerlemesini gerçekleştirilecektir. Arşiv yönetim sistemi; hangi işlem adımında hangi dokümanların olduğunu, bir dosyaya/dokümana kimler tarafından, hangi işlemlerin yapıldığını gösterecek özelliklere sahip olacaktır.

6.16.15. Yazılım; boyutu 1 GB (1 Gigabyte = 1024 MB) büyüklüğüne kadarki belgeleri görüntüleyebilmelidir.

6.16.16. Yazılım; çok sayfalı belgelerin istenilen sayfasının veya belgenin tamamının kullanıcının bilgisayarına kaydedilmesine ve yazdırılmasına olanak sağlamalıdır.

6.16.17 Yazılım; bir belgenin belirli bir alanının Mouse ile işaretlenerek yazdırılabilmesine imkan sağlamalıdır.

6.16.18. Yazılım; Windows Görüntüleme ve web servis mimarisi ile çalışabilmelidir.

6.16.19. Yazılım; klasör bilgilerine göre ve belge tipine göre metadata alanlarına göre dinamik sorgular oluşturulabilir yapıda olmalıdır.

6.16.20. Yazılımda arama sonucunda bulunan belgeler thumbnail olarak görüntülenebilmelidir. Thumbnail listede istenilen belge görüntülenmek istendiğinde belgenin büyük hali görüntülenebilmelidir.

6.16.21. Yazılımda belgeler PDF formatında görüntülenebilmelidir. Ancak istendiği takdirde JPEG, TIFF ve Multi-TIFF belgeleri de gösterebilir yapıda olmalıdır.

6.16.22. Yazılım modüler yapıda olmalıdır. Yönetici tarafından istenilen kullanıcılara istenilen modüllere göre yönetilebilir yapıda olmalıdır.

6.16.23. Kurulacak sistemin masa üstü uygulaması ve web uygulaması olmalıdır. Kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın İnternet tarayıcısı üzerinden kullanabilmelidir. İstendiği durumda yazılım, idare dışından erişebilecek yapıda olmalıdır.

6.16.24. Kurum içi kullanım, İntranet üzerinden gerçekleştirilip, İnternet’e çıkmadan sistem erişimi sağlanabilecektir.

6.16.25. Yazılımın sınırsız kullanıcı lisansı olacaktır.

6.16.26. Yazılım ile; fiziksel olarak dosyaların kayıt işlemleri; ödünç – iade işlemleri, ayıklama – imha işlemleri yapılabilmeli, yazılım üzerinden barkodlu ve karekodlu dosya etiketleri yazdırılabilmelidir.

6.16.27. Yazılım, tek noktada yönetilebilir yapıda, bütünleşik bir platform olmalı, tüm parçaları birbirleri ile entegre çalışmalıdır.

6.16.28. Sistemde çalışacak tüm kullanıcılar aynı anda çalışabilmeli, yetkisi dahilinde her türlü işlemin hiç bir engel ile karşılaşmadan yapabilmelidir.

6.16.29. Uygulama kullanım ve sistem yönetimine yönelik kullanım kılavuzu ve yardım ekranları türkçe olmalı ve Arşiv yönetim sistemi içerisinde ilgili ekranlarda kullanıcıya sunulmalıdır.Arşiv yönetim sistemin içerisinde eğitim videoları ve görsel materyaller yer almalıdır.

6.16.30. Yazılım veri tabanına bağımsız olarak çalışacak şekilde geliştirilecektir.

6.16.31. Yazılım utf-8 karakter setini destekleyecektir.

6.16.32. Arşiv dokümanına doküman ve ekler eklenebilmelidir. Ek dokümanlar ana doküman ile ilişkilendirilebilmelidir.

6.16.33. Her eklenen arşiv dokümanı otomatik olarak tekst indekslemesi yapılmalıdır.

6.16.34. Gizlilik önem derecesine sahip olan arşiv dokümanlarına/dosyalarına erişim kısıtlaması yapılabilmelidir.

6.16.35. Full text arama işleminde ve/veya ile vb. operatörler ile aramayı desteklemelidir.

6.16.36. Arşiv dokümanına ek dosya bağlama özelliği bulunmalıdır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen dosyalar yazılım tarafından görüntülenebilmelidir.

6.16.36. Dokümanlar yetkisi olan kullanıcılar tarafından, elektronik posta ile gönderilebilmelidir.

6.16.37. Yazılım içinden dokümanın bulunduğu arşive, konum numarasına ilişkin bilgiler bulunmalıdır.

6.16.38. Muhafazasına lüzum kalmayan arşiv dokümanları fiziksel olarak imha edildikten sonra program üzerinden de imha işlemi yapılabilir olmalıdır.

6.16.39. İmha süresi gelen arşiv dokümanları için uyarı sistemi olmalıdır.

6.16.40. Yazılım üzerinde taranan ve depolanan resimlerin dosya sistemi özelliklerinde belirtilen veri alanlarının işlenerek yer alması gerekmektedir.

6.16.41. Yazılım tek tarama işleminde en az 3 farklı kopya türünde taranan belgeleri saklayabilmelidir.

6.16.42. Yazılım ile, OCR işlemi yapılan belgelerin içeriklerinden sorgulama yapılabilmelidir.

6.16.43. Yazılımda dijital ve fiziksel ödünç takibi yetkilendirmeler ile yapılabilmelidir.

6.16.44. Yazılım dışarıya ve içeriye veri aktarımı yapabilmelidir.

6.16.45. Yazılım istenilen şekillerde her bir bölüm için farklı etiket dizaynları yapılabilmeli ve yazdırılabilmelidir.

6.16.46. Yazılım tarama ekranında pdf ve jpg formatında tarama yapılabilmeli ve jpg taramalar istenirse teker teker veya birden fazla seçim halinde seçilenleri sayfalandırarak pdf formatına çevirebilmelidir.

6.16.47. Belgeler arasında tür dönüşümü yaparken eski türün saklanıp silinmesi kullanıcı yetkisine göre olmalıdır.

6.16.48. Yazılım pratik kullanım için kısa yollara sahip olmalıdır.

6.16.49. Yazılım indexleme işleminde varolan bilgileri otomatik üst klasörden alabilmeli

6.16.50. Yazılım kullanıcı panelleri kullanıcı yetkisinde dizayn edilebilmeli ve dizayn hafıza kalmalı

6.16.51. Yazılımda görüntü iyileştirme yapılabilmeli (seç, kesş çizgileri kalınlaştır, noktaları temizle vs).

6.16.52. Yazılımda genel arama yapılabilmeli ve tüm bölüm klasörlerinden arama yapabilmeli.

6.16.53. Yazılımda yapılan indexleme sonucunda index alanlarından genel doküman arama yapılabilmeli.

6.16.54. Yazılımda kaydı olan ama taraması olmayan kayıtları bularak kullanıcıyı uyarmalı.

6.16.55. Yazılımda kullanıcı tanımları ve bu kullanıcılara yapılan her bir arşivleme adımına ait yetkilendirme yapılabilmeli.

6.16.56. Yazılımda doküman türleri alt türleri tanımlanabilmeli ve tanımlanan bu türler istenilen bölümlere atanarak bu türler için hangi index alanlarının girilmesi gerektiği belirlenebilmeli esnek dinamik yapıda olmalı.

6.16.57. Yazılımda kullanılacak alan tanımlamaları yapılırken bu alanlar istenirse taramaların dosya sistemi özelliklerine işlenebilmeli.

6.16.58. Yazılımda tek bir tarama işleminde en az 3 farklı türde belgeler saklanabilmeli.

6.16.59. Yazılımda yapılan tüm işlemler kullanıcı ve zaman bazlı kaydedilmeli istenildiği takdirde hangi kullanıcı hangi işlemleri yapmış sorgulanabilmeli.

6.16.60. Yazılım, dosya sisteminde klasörlenmiş düzenli verileri, içeri aktarım sihirbazına sahip olmalı.

6.16.61. Yazılımda sunucu istemci mimarisine sahip olmalı birden fazla kullanıcı aynı anda işlem yapabilmeli.

6.16.62. Yazılımda dosya görüntüleme performansı için dosya sistemine veri yazma işlemini otomatik düzenleyebilmeli.

6.16.63. Yazılımda kullanıcı yetkilendirme ve sistem yönetim araçları geliştirilecektir.

6.17. MEVCUT CBS VE EBYS SİSTEMİ İLE ENTEGRASYONUN SAĞLANMASI

6.17.1. Yazılım Bakanlık portalına entegre edilmek üzere geliştirilecektir. İdaremizde hali hazırda çalışan CBS içindeki dosyalar ve bu dosyalara ait evraklar ve ilgili paftalar sisteme entegre edilecektir. Veri girişi yapılan her alandan ilişkilendirme yapılabilmelidir.

6.17.2. Uygulama idarede mevcut CBS standartlarına göre geliştirilecek olup, Bakanlığımızca kurulacak EBYS sistemi ile idare arşivinde çalışacak olan yazılım entegre edilecektir.

6.17.3. Yazılım diğer veri tabanları, protokoller ve servislerle veri alışverişi yapabilmelidir.

…

7.PERSONEL ÇALIŞTIRILMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

7.1. Proje süresince; tüm arşivcilik ve bilgi belge yönetim hizmetleri Yüklenici tarafından karşılanacaktır.

7.2.İdarenin tüm bilgi ve belge talepleri, dosyaların giriş ve çıkış takipleri Yüklenici tarafından karşılanacaktır.

7.3. Yüklenici tarafından taraması yapılan dosyaların, ödünç verilerek işleme konulması durumunda dosyanın üzerine A4 ebatında “TARAMASI YAPILMIŞTIR” ibaresi içeren selefon kaplı bir seperatör takılacaktır. Böylece dosya üzerine ilave edilen dokümanların günlük olarak takip edilerek dijital arşivin sürekli olarak güncel tutulması sağlanacaktır.

7.4. Herhangi bir dosya tarandıktan sonra dosyaya yeni evrak girmesi durumunda (yeni evrak takibini yüklenici yapacaktır) yüklenici bu evrakı tarayıp fiziksel ve dijital arşive ekleyecektir.

7.5. Dijital arşivin güncel tutulmasını sağlamak; ilave edilen belgeleri günlük olarak taramak proje süresince Yüklenicinin sorumluluğundadır.

7.6. Yüklenici; arşivcilik (dosyaların giriş- çıkış takibi, ödünç iade işlemleri vb.) ve dijital arşivin güncel tutulması hizmetlerini yerine getirebilmek için, 3 (üç) personeli ihale süresince kurum arşivinde çalıştıracaktır.

7.7. Yüklenici, ihale konusu işi yerine getirebilmek için; hizmetin başlangıcından bitimine kadar aşağıda nitelikleri belirtilen Proje Yöneticisini bünyesinde bulunduracaktır.

* Üniversitelerin Belge Bilgi Yönetimi/Kütüphanecilik/Dokümantasyon ve Enformasyon/Arşivcilik bölümünden mezun olmalıdır.

* En az 5 yıl iş tecrübesine sahip olmalıdır.

* Benzer en az 2 projede görev almış olmalıdır.

7.8. Yüklenici, çalışacak personel ile ilgili deneyimlerini gösteren diploma ve benzeri belgeleri sözleşme imza aşamasında idarenin onayına sunacaktır.

7.9. Yüklenici işe başlamadan önce; projenin tüm safhalarını ve safhalara göre çalıştırılacak personel sayısını içeren detaylı bir çalışma takvimi hazırlayacaktır.

7.10. Yüklenici, ihale konusu işi yerine getirebilmek için; hizmetin başlangıcından bitimine kadar aşağıda nitelikleri belirtilen personelleri çalıştıracaktır. Personel sayısı asgari olup, Yüklenici, ihale konusu işi zamanında tamamlayabilmek için, hazırladığı çalışma takvimine uygun olarak dilediği kadar personeli projede çalıştırabilecektir.

Unvan Öğrenim Sayı

Proje Yöneticisi Lisans / Ön Lisans 1

Belge ve bilgi yöneticisi Lisans/Önlisans 1

Tarama Operatörü Lisans / Ön lisans / Lise 5

Veri girişi / niteleme elemanı Ön lisans / Lise 2

Tasnifleme elemanı Ön lisans / Lise 3

Proje Yöneticisi, lisans veya ön lisans mezunu daha önce benzer en az 2 projede 5 yıl görev yapmış olmalıdır.

Tarama Operatörü, en az 3 tanesi; daha önce benzer en az 2 projede 2 yıl görev yapmış olmalıdır.

Bilgi ve Belge Yöneticisi, lisans veya ön lisans mezunu daha önce benzer en az 2 projede 2 yıl görev yapmış olmalıdır.

7.11. Yüklenici; projenin her safhasında, yapılan işin kalite kontrolü için en az 1 (Bir) personel çalıştıracak ve yapılan çalışmalar (hatalar, düzeltmeler v.b.) düzenli olarak PKT’ye raporlanacaktır. İdare dilediği takdirde yükleniciden personel sayısını arttırmasını isteyebilir.

7.12. Yüklenici çalıştıracağı personellerin Bakanlık binasında hizmet vereceğini bilerek hareket edecek ve personel seçiminde buna dikkat edecektir. Servis büro hizmetinde çalışacak tüm personel için fotoğraflı yaka kimlik kartı Yüklenici tarafından temin edilerek İdare tarafından onaylanacak ve tüm giriş çıkışlarda bu kart kullanılacaktır.

7.13. Yüklenici; personelinin kesinlikle kurum personelini rahatsız etmesine, işi engellemesine izin vermeyecektir. İdare’nin, personel hakkında duyduğu rahatsızlık sonucunda o personelin işten çıkarılmasını talep etme yetkisi bulunmaktadır. Personelin işten çıkarılmasından Yüklenici sorumludur. Kurumun yazılı uyarısı sonrasında bahse konu personelin işle ilişiği kesilecektir.

7.14. İdare, Yüklenici’nin belirlediği personellere kendi yapacağı güvenlik soruşturması sonucuna göre olumlu olanların bu projede çalışmasına izin verecektir. İdare tarafından onay verilmeyen personel çalıştırılmayacaktır.

7.15. Sözleşmenin imzalanmasını müteakiben; Yüklenici Firma şartname konusu proje ile ilgili olarak çalıştıracağı personelin kendi firmasında çalıştığını belgeleyen resmi kurumlara bildirdiği her türlü resmi belgelerin 1 nüshasını da İdare’ye eş zamanlı olarak ibraz etmek zorundadır.

7.16. Yüklenici Firma, İş Kanunu, İş Güvenliği ve İşçi Sağlığı, Vergi ve SSK mevzuatı gereğince her türlü sorumluluklarını yerine getirip bunları aynen uygulamakla ve iş kazalarına karşı her türlü tedbiri almakla yükümlüdür.

7.17. Çalışma ortamında sigara içilmeyecek, katı ve sıvı gıda maddesi bulundurulmayacaktır. Bu gibi ihtiyaçlar için belirlenmiş olan alanlar kullanılacaktır. Elektrikli ısıtıcı vb. cihazlar kullanılmayacaktır.

7.18. Evrak tasnif, tarama ve tarama sonrası evrak toplama bölümleri idare tarafından sağlanan çalışma ortamının yeterli olması durumunda fiziksel ve personel olarak ayrılmış olacaktır.

7.19. Dokümanların seri olarak işlenmesi esnasında gerek Firma gerekse İdare personelinden vardiya/mesai içinde çalışanların hangi birimlerde çalıştıkları bilgisi sorumluluğunda kayıt altına alınacaktır. Hatalı işlem yapan personelin kim olduğu en kısa sürede tespit edilecek ve rapor edilerek proje dosyasında tutulacaktır. Yüklenici; hatanın tekrar edilmemesi için gereken eğitim veya prosedür yenileme gibi gereken önlemleri alacaktır.

7.20. Proje bitiminden itibaren yüklenici 6 ay süre ile projede görev yapmış bir personelini mesai saatleri içerisinde idarenin hizmetinde çalıştıracaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası incelendiğinde, ihale onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveline göre 18 kalemden oluşan yaklaşık maliyetin piyasa fiyat araştırması esas alınarak 1.182.553,34 TL olarak hesaplandığı, yaklaşık maliyet hesap cetveli içerisinde yüklenici kâr oranının ayrıca belirtilmediği anlaşılmış olup, kamu ihale mevzuatı gereğince 1.182.553,34 TL’lik tutardan %20 oranında yüklenici kârının düşülmesi neticesinde 985.461,12 TL kârsız yaklaşık maliyet tutarı elde edilmektedir.

Allgeier Bilgi İşlem Sistem. Danış. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamasına göre isteklinin maliyet bileşenleri bir tabloda gösterildiğinde,

Kalem No (Teknik Şartname’ye göre)

Ay

Personel Sayısı

Toplam Ücret (TL)

Diğer Maliyetler

Toplam Ücret (TL)

6.1, 6.2 ve 6.4 no’lu kalemler için

2 ay için

1

2.449,36 - asgari ücret üzerinden

6.3 no’lu kalem

6 ay için

1

11.022,06 - asgari ücretin %50 fazlası üzerinden

6.5 ve 6.6 no’lu kalemler için

6 ay için

6

44.088,48 - asgari ücret üzerinden

6.7 no’lu kalem

1 ay için

1

1.224,68 - asgari ücret üzerinden

1 adet A0 tarayıcı 1 ay boyunca kullanılacak

1.542,75

6.8 no’lu kalem

4 ay için

5

24.493,60 – asgari ücret üzerinden

5 adet A3 tarayıcı 4 ay boyunca kullanılacak

3.814,37

6.9 ve 6.10 no’lu kalemler için

6 ay için

2

14.696,16 – asgari ücret üzerinden

10 adet yüksek performanslı bilgisayar ve 1 adet yüksek kapasiteli renkli lazer yazıcı 6 ay boyunca kullanılacak

1.036,48

6.11 no’lu kalem

20.000 adet arşiv dosyası

12.000,00

6.12 no’lu kalem

3.000 adet proje kutusu

6.000,00

6.13, 6.14 ve 6.15 no’lu kalemler için

10.000 adet arşiv klasörü, 3.000 adet kutu magazinlik ve 50.000 adet dosya sırt etiketi ve PVC şeffaf etiket

41.500,00

6.16 ve 6.17 no’lu kalemler için

6 ay için

1

11.022,06 - asgari ücretin %50 fazlası üzerinden

6.18 no’lu kalem

1 adet iş istasyonu

10.500,00

7.6, 7.11 ve 7.20 no’lu kalemler için

6 ay için

5

36.740,40 – asgari ücret üzerinden

7.7 no’lu kalem

6 ay için

1 (proje yöneticisi)

11.022,06 - asgari ücretin %50 fazlası üzerinden

Personel yemek ve yol gideri

15.840,00

Diğer giderler

1.881,19

Kâr

27.126,35

Teklif Tutarı

278.000,00

şeklindedir.

Anılan isteklinin sunduğu aşırı düşük açıklamasına göre 6.1, 6.2 ve 6.4 no’lu kalemlerde 2 ay boyunca ve asgari ücret üzerinden 1 personel , 6.5 ve 6.6 no’lu kalemlerde 6 ay boyunca ve asgari ücret üzerinden 6 personel , 6.16 ve 6.17 no’lu kalemlerde 6 ay boyunca ve asgari ücretin %50 fazlası üzerinden 1 personel çalıştırılmak üzere teklif verildiği görülmüştür.

İnceleme konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde ve eki birim fiyat teklif cetvelinde, ihale konusu işte çalıştırılması istenilen personel sayısına, personel giderlerine, hangi iş kalemi kapsamında kaç personel çalıştırılacağına dair bir düzenlemenin yer almadığı görülmüştür. Teknik Şartname’de yer alan düzenlemeler incelendiğinde, 18 iş kalemine ilişkin başlıklar halinde düzenlemelere yer verildiği ancak söz konusu kalemlere ilişkin düzenlemelerde kaç personelin ve ne kadar süre ile çalıştırılacağına, personelin ücretine dair düzenlemelere yer verilmediği ancak “Personel Çalıştırılmasına ilişkin hususlar” başlıklı 7’nci maddesinde yüklenicinin,arşivcilik (dosyaların giriş- çıkış takibi, ödünç iade işlemleri vb.) ve dijital arşivin güncel tutulması hizmetlerini yerine getirebilmek için 3 personeli ihale süresince kurum arşivinde çalıştıracağının, 1 proje yöneticisi, 1 belge ve bilgi yöneticisi, 5 tarama operatörü, 2 veri girişi/ niteleme elemanı, 3 tasnifleme elemanı olmak üzere ihale konusu işte çalıştırılması istenilen asgari personel sayısına yer verildiği ve yüklenicinin çalışma takvimine göre bu sayı üzerinde personeli de bünyesinde çalıştırabileceğinin belirtildiği, söz konusu personelin niteliğine dair sözleşmenin imzalanması aşamasında istenilen belgelere ve projenin her safhasında, yapılan işin kalite kontrolü için en az 1 personel çalıştıracağı düzenlemesine yer verildiği görülmüştür . Teknik Şartname’nin “Web Tabanlı Arşiv Yönetim Sistemi” başlıklı 6.16’ncı maddesinde yer alan arşiv yönetim sisteminin idarenin mevcut veri tabanı ile uyumlu, idarenin ihtiyaç ve taleplerine uygun bir şekilde, yüklenici tarafından açık kaynak kodlu olarak geliştirileceği ve bütün kaynak kodlarının idareye verileceği düzenlemesi ve “Mevcut Cbs ve Ebys Sistemi İle Entegrasyonun Sağlanması” başlıklı 6.17’nci maddesinde yazılımın Bakanlık portalına entegre edilmek üzere geliştirileceği düzenlemeleri gereğince yazılımın sözleşme imzalandıktan sonra ve proje süresi içerisinde geliştirileceği anlaşıldığından, idarenin 15.04.2013 onay tarihli ihale komisyona kararında, başvuru sahibi isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını yazılımın temini hakkında herhangi bir bilgi tespit edilememesi sebebiyle uygun bulmayarak söz konusu isteklinin teklifini reddetmesi kararının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

İhale dokümanlarında yer alan düzenlemeler ve başvuru sahibi Allgeier Bilgi İşlem Sistem. Danış. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu aşırı düşük teklif açıklaması birlikte değerlendirildiğinde, Teknik Şartname’nin yukarıda yer verilen maddelerinde çalıştırılması istenilen asgari sayıda personelin düzenlendiği ancak hangi iş kalemi kapsamında kaç personelin çalıştırılacağının düzenlenmediği görüldüğünden isteklinin proje kapsamında çalıştırılmak üzere öngördüğü personel sayısı ile Teknik Şartname’de yer alan asgari personel sayısına ilişkin şartı sağladığı, İdari Şartname ve Teknik Şartname’de ihale konusu işte çalıştırılacak personelin ücretine dair herhangi bir düzenlemenin yer almadığı dolayısıyla isteklinin 6.16 ve 6.17 no’lu iş kalemleri için asgari ücretin %50 fazlası üzerinden 1 personeli 6 boyunca çalıştıracağına ve 6.1, 6.2, 6.4, 6.5 ve 6.6 no’lu kalemler kapsamında çalıştırılması öngörülen personel için asgari ücret üzerinden maliyet hesabı yapılmasına ilişkin olarak aşırı düşük açıklamasının ihale dokümanına herhangi bir aykırılık içermediğinin anlaşılması sebebiyle adı geçen isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmayarak isteklinin teklifinin reddedilmesi kararının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İsteklilerden Koda Bilişim Sanayi ve Tic. A.Ş.nin teklif tutarının 870.000,00 TL olduğu, bu tutarın kârsız yaklaşık maliyet tutarı olan 985.461,12 TL’nin altında olması sebebiyle idarece adı geçen istekliye aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin sonuçlandırılması her ne kadar mevzuata aykırı olsa da, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahiplerinin aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olması sebebiyle ihalenin Koda Bilişim Sanayi ve Tic. A.Ş. üzerinde kalma ihtimali olmamasından ötürü söz konusu aykırılığın esasa bir etkisi olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Allgeier Bilgi İşlem Sistem. Danış. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirilmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi