KİK Kararı: 2013/UH.I-1114

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/017
Gündem No : 6
Karar Tarihi : 25.02.2013
Karar No : 2013/UH.I-1114
BAŞVURU SAHİBİ:
İzge Yazılım Eğitim Danışmanlık Tic. Ltd. Şti., HACETTEPE TEKNOKENT 2.AR-GE BİNASI ODA NO:10 BEYTEPE KAMPÜSÜ ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Edirne Kamu Hastaneler Birliği, Sarıca Paşa Mah. Çukur Çeşme Sok. No: 4 22100 EDİRNE

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/196111 İhale Kayıt Numaralı "Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (Hbys)" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Edirne Kamu Hastaneler Birliğitarafından 22.01.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS)” ihalesine ilişkin olarak İzge Yazılım Eğitim Danışmanlık Tic. Ltd. Şti.nin 11.01.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 31.01.2013 tarih ve 4011 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.01.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/572 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhale üzerinde bırakılan istekliden Teknik Şartname'de adına yer verilen ancak adedi ve niteliği belli olmayan bazı yazılım ve donanımlar ile HBYS'nin entegrasyonunun sağlanmasının istendiği, sözü edilen işlemler için hiçbir şekilde ücret ödenmeyeceğinin düzenlendiği, isteklinin bu kalemler için maliyet belirleyebilmesi ve oluşturabilmesinin mümkün olmadığı, bu haliyle dokümanın net ve anlaşılır olmadığı, benzer durumda olan ihalelerin Kamu İhale Kurulu tarafından iptal edildiği,

2. Teknik Şartname'nin 1.1.4’üncü maddesinde "Hastane gelen teklifleri değerlendirirken, gerekli gördüğü durumlarda teklif sahibi ya da temsilcisini açıklama ve görüşme için çağırabilir" düzenlemesinin yer aldığı, görüşme yoluyla teklife açıklık getirilmesi şeklinde bir uygulamanın 4734 sayılı Kanun'da yer almadığı, bu durumun Kanunun saydamlık ve eşit muamele ilkesine aykırı olduğu, isteklilerin sundukları belgelerin kanıtlar ışığında değerlendirilebileceği, aksi durumların ispatı güç olduğundan ihale sürecinde şaibe doğacağı,

3)Teknik Şartname'nin 1.1.5 ve 1.1.50’nci maddeleri ile ihaleye katılımı sınırlayıcı düzenleme yapıldığı, bu durumun rekabeti engellediği,

4. Söz konusu ihalede demonstrasyon yapılacağı anlaşılmakla birlikte, demonun Hizmet Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nde yeterlik kriteri olarak sayılmadığı ve dolayısıyla demonun yeterlik kriteri olarak belirlenemeyeceği, buna ilişkin Kurul kararları olduğu,

5. Söz konusu ihalede BİL-KOD numarası istendiği, bu numaranın firmayı işaret ettiği, ürüne ait bir kodlandırma veya sınıflandırma olmadığı, iş kapsamında yazılım hizmeti alınacağı, BİL-KOD numarasının ihale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerden biri olarak sayılamayacağı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Yapılan incelemede Teknik Şartname’de,

“1.1.1 Teknolojinin gelişebilirliği göz önünde bulundurulmalı, önerilecek sistemler yatay ve dikey genişlemeye uygun olmalı, bir başka sistemle entegre edilebilmelidir.

….

_1.1.10._Önceden mevcut olan ve sisteme dahil edilebilecek istemci bilgisayarların, sisteme entegrasyonunu ve bağlantısını Firma tarafından yapılacaktır.

…..

_1.1.23._Tanı ve tedavi amaçlı tıbbi cihazlar başta olmak üzere her tür elektronik, elektro-mekanik cihazlar ile mevcut veya devreye alınması planlanan LIS vb. uygulamalar hastanelerin ayrılmaz bir parçası olduğundan bu cihazların ve sistemlerin Hastane Bilgi Sistemi(HBS) yazılımı ve cihazların HBS ile entegrasyonu gerekmektedir. Bu entegrasyon ücretsiz yapılacaktır.

1.1.24. Hizmet süresince; gelişen teknoloji doğrultusunda Hastane, donanım entegrasyonu ya da program ilaveleri ve değişiklikleri istediği taktirde, (malzeme ve lisanslar hariç) gerekli ilave ve entegrasyonlar Firma tarafından ek ücret talep edilmeksizin yapılacaktır.

1.1.25. Hastanede kullanılmak istenilen cihaz ve yazılımları HBYS, LİS ve benzeri yazılımların entegrasyonu için kesinlikle ücret talep edilmeyecektir.

……

1.1.59. Gerektiğinde İdare’nin kullanmakta olduğu veya yeni kullanıma alacağı uygulamalar ile EETS arasında teknik ve fonksiyonel olarak birlikte çalışabilirlik ve entegrasyon çerçevesinde bağlantı sağlanabilmelidir. Mevcut yapılanmada ve gelecekte ortaya çıkabilecek gereksinimler için esnek ve genişleyebilir bir yapı sağlanmalıdır. Yapılandırılmış bir veri grubu ile doğrudan veri girişini desteklemelidir.

……

1.2.1. Teklif edilen sistemler yatay ve dikey genişlemeye uygun olacak ve diğer sistemlerle (Kimlik Paylaşım sistemi(KPS), Akıllı Kimlik Kartı Projesi, MEDULA, ÇKYS/MKYS, PACS, LBYS, Sıramatik, KIOSK, Tanı ve Tedavi amaçlı tıbbi cihaz yazılımları, Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS), hastane internet ve intranet siteleri vb) karşılıklı veri alış verişi yapabilecek, yani gerektiğinde bir başka sistemle entegre edilebilir olacaktır.

1.2.3.Önceden mevcut olan ve sisteme dahil edilebilecek istemci bilgisayarların, sisteme entegrasyonunu ve bağlantısını yüklenici yapacaktır.

…..

1.2.5. HBYS’nin işletilmesi için gerekli teknik destek Yüklenici tarafından sözleşme kapsamında olmak üzere sağlanmalıdır. Mevzuat kaynaklı yazılım ve bu yazılımlara bağlı donanım entegrasyonları da (örneğin karekod okuyucular, Akıllı Kimlik Kartı okuyucuları, vb) sözleşme süresince sözleşme kapsamında ek ücret talep edilmeksizin yerine getirilmelidir.

1.2.6. Yüklenici, HBYS’ye entegre edilmesi gereken donanım, cihaz ve sistem yazılımları için hiçbir surette diğer donanım, cihaz ya da sistem yüklenicilerinden doğrudan ücret talep edemez.” düzenlemelerinin yer aldığı tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin şikâyete konu ettiği Teknik Şartname maddeleri arasında yer alan 1.2.1, 1.2.3, 1.2.5 ve 1.2.6’ncı maddelerinin Sağlık Bakanlığı tarafından yayımlanan ve öneri mahiyetinde olan Ağustos 2010 tarihli Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Alım Kılavuzu’nda yer aldığı görülmüştür.

Başvuru sahibi hiçbir şekilde yükleniciye ücret ödenmeyeceği anlaşılan entegrasyona konu sistemlerin ve donanımların adet ve nitelik bilgilerinin ihale dokümanında bulunmamasının maliyet belirlenmesini imkansız kıldığını iddia etmekte ise de Teknik Şartname’nin “Veritabanı Yönetim Sistemi” başlıklı 3 üncü bölümünde ihale konusu işin yapılacağı hastanelerde mevcut bulunan veritabanı yönetim sistemi donanımsal cihazların (sunucuların) nitelikleri belirtilmek suretiyle her bir hastane için ayrı ayrı belirtildiği, 11.01.2013 tarihinde yapılan zeyilname ile ise hastanelerde mevcut laboratuvar cihazlarının marka ve türlerinin belirtildiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesinde “… İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır…” hükmü yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin 3’üncü bölümünde hastanelerde mevcut bulunan veritabanı yönetim sistemi donanımsal cihazların (sunucuların) nitelikleri belirtilmek suretiyle her bir hastane için ayrı ayrı belirtildiği, 11.01.2013 tarihinde yapılan zeyilname ile hastanelerde mevcut laboratuvar cihazlarının marka ve türlerinin belirtildiği dikkate alındığında, bu şartlar altında ihale konusu alanda faaliyet gösteren isteklilerin entegrasyon maliyetini göz önünde bulundurarak teklif fiyatlarını sağlıklı bir şekilde oluşturabileceği sonucuna ulaşılmıştır.

Bu itibarla, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Teknik Şartname’nin “Hastane Bilgi Sistemi Hizmet Alımı İçin Genel Şartlar” başlıklı bölümünün 1.1.4 üncü maddesinde “Hastane gelen teklifleri değerlendirirken, gerekli gördüğü durumlarda teklif sahibi ya da temsilcisini açıklama ve görüşme için çağırabilir.” açıklamasının yer aldığı tespit edilmiştir.

Söz konusu düzenlemenin sadece Teknik Şartname’de bulunduğu, İdari Şartname’de bu yönde bir düzenlemenin bulunmadığı, dolayısıyla Teknik Şartname’nin “Genel Şartlar” başlıklı kısmında bulunan bu düzenlemenin İdari Şartname’de ve Teknik Şartname’nin 1.3’üncü maddesinde yer alan demonstrasyon uygulaması ile ilişkilendirilebileceği, idarenin anılan düzenlemeye istinaden kamu ihale mevzuatında öngörülmeyen herhangi bir değerlendirme dışı bırakma sebebine dayanamayacağı hususları bir arada değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

3 ) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Teknik Şartname’nin 1.1.5’inci maddesinde “ Firma Bilgisayar sektöründe (donanım ve/veya yazılım) faaliyet gösteriyor olduğunu belgeleyecektir. (Faaliyet Belgesi Gibi)” düzenlemesi yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29 ve 38’inci maddelerinde hizmet alımı ihalelerinde istenecek belgelere yer verilmiş olup, bu belgeler arasında anılan Teknik Şartname maddesinde ifade edildiği üzere bilgisayar sektöründe faaliyet gösterdiğini tevsik amacıyla istenilen faaliyet belgesi bulunmamaktadır.

İşe ait İdari Şartname’nin 7.1-a maddesinde mevzuatı gereği kayıtlı olunan ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesinin teklif kapsamında sunulacağı düzenlenmiştir.

Teknik Şartname’nin 1.1.5’inci maddesi ile öngörülen belgenin sadece Teknik Şartname’de yer aldığı, bu belgeye yönelik İdari Şartname’de bir düzenlemeye yer verilmediği, işe ait İdari Şartname’nin 7.1-a maddesinde mevzuatı gereği kayıtlı olunan ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesinin teklif kapsamında sunulmasının öngörüldüğü dikkate alındığında, isteklilerin teklifleri kapsamında anılan Teknik Şartname düzenlemesini karşılamak üzere herhangi bir belge sunmalarına gerek bulunmadığı, dolayısıyla bu maddeye yönelik belge sunmamış isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılamayacağı hususları bir arada değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiası bu yönüyle yerinde bulunmamıştır.

Teknik Şartname’nin 1.1.50’nci maddesinde “Önerilen paket yazılım çözümü bütünleşik olarak çalışmalı, Elektronik Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Sistemi yazılım çözümü önerisi tek bir ürün olmalı farklı iki ürünün entegrasyonu söz konusu olacak şekilde teklif edilmemelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan Teknik Şartname düzenlemesi ile elektronik evrak ile doküman arşiv yönetim sistemi yazılımın tek bir ürün olması istenilerek, farklı iki ürünün entegrasyonu şeklindeki çözümlerde ortaya çıkması muhtemel sorunların önüne geçilmek istendiği göz önünde bulundurulduğunda, anılan düzenlemenin idarenin takdir yetkisi bağlamında değerlendirilmesi mümkün bulunmaktadır. Bu itibarla, anılan Teknik Şartname düzenlemesinin mevzuata aykırı olmadığı sonucuna ulaşılmış olup, başvuru sahibinin iddiası bu yönüyle de yerinde bulunmamıştır.

4 ) Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde “3- Tekliflerin değerlendirilmesinde önerilen yazılım ve/veya donanımın teknik nitelik ve hastane ihtiyaçlarını karşılama düzeyi (demonstrasyon) ele alınacaktır. Belge değerlendirmeleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan, ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlilik kriterlerini karşılayan firmalar demonstrasyon için davet edilecektir. Demonstrasyon şartları Teknik Şartnamede detaylandırılmıştır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 1.3’üncü maddesinde,

“Tanım : Hastanenin mevcut verilerinin diğer bir HBYS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımın yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi ve isteklinin önerdiği HBYS’nin teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır.

DEMO süreci iki ana bölümden oluşur.

Birinci Aşama: İdarenin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş dönemlere ait 3 aylık gerçek verileri (hastaların TC numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları gizlenmiş biçimde) İstekli Kendi HBYS Sistemine aktaracaktır. Ayrıca HBYS’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.

İkinci Aşama: İsteklinin HBYS’sini, DEMO Komisyonuna teknik şartnameye uygunluğunu göstermek, komisyonun soracağı sorulara cevap vermek/göstermek için idarenin belirlediği bir mahalde yapacağı sunum.

• İhale sürecinde, değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO’nun Birinci Aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp ama katılmayan firmalar ikinci aşamaya katılamayacak, ihale dışı bırakılacaktır.
• İsteklilere, DEMO’nun birinci ve ikinci aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. Birinci aşama tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabilecektir. Ancak ikinci aşama için firmalar farklı tarihlerde tek tek çağrılacaktır.
• İstekliler, İdare’nin bu talebini aşağıda belirlenen senaryo çerçevesinde yerine getirecektir.
• DEMO Birinci Aşamasında İsteklilere kendi serverlarına İdarece verilen 3 aylık gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekanda 15 (onbeş) takvim günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekan dışına bilgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. DEMO’nun ikinci aşamasına kadar firma serverları idarede kalacaktır.
• İstekliler, idarenin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş dönemlere ait 3 aylık gerçek verileri (hastaların TC numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları gizlenmiş biçimde) İdare ve istekli arasında gizlilik sözleşmesi imzalandıktan sonra sistemlerine aktaracaktır. İdare bu veriler üzerinde DEMO’nun ikinci aşamasında bazı sorgulamaları (belli bir tarihteki poliklinik sayısı/yatan hasta sayısı/personel sayısı/bir ilacın stoktaki sayısını, form 56,form 53… vb) ve teknik şartnamedeki kimi önemli maddeleri görmek/uygulatmak isteyecektir. DEMO’da sorulacak soruları İdare Heyeti DEMO sırasında belirleyecektir.
• DEMO’nun ikinci aşaması, İdarenin sağlayacağı bir mekanda yapılacaktır. DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmaları İkinci Aşama’ya davet edecek, yeterli sayıda firmanın DEMO’yu geçtiğine karar verirse de İkinci Aşamaya son verebilecektir.
• İstekli bu mekanda prototip bir hastane için gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi çalışır halde bulunduracaktır. (Server, en az 3 adet client bilgisayarı, LCD, barkod okuyucu, barkod yazıcı, yazıcı, 2 Adet projeksiyon cihazı… vb)
• İdare, gerekli internet erişimi, kesintisiz güç kaynağı, vb. malzemeleri hazır bulunduracaktır.
• Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla DEMO’ya İdarece gerek gördüğü kadar personel katılabilecek ancak karara katılamayacaklardır.
• DEMO, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üye katılabilecektir.
• DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj İstekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekanda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır.
• DEMO süresi en az iki en fazla üç iş günü olacaktır. DEMO süresinde İstekliden kaynaklı sorun/sorunların çözümü için en fazla bir iş günü süre tanınacaktır.
• Yapılacak olan DEMO sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış DEMO tutanağı hazırlanacak ve ihale dosyasında saklanacaktır. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.
• DEMO bitiminde server idarece formatlandıktan sonra istekliye teslim edilecektir.” açıklaması yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Amaç” başlıklı bölümünde ihale konusu işe ilişkin olarak “Bu projenin amacı Edirne İli Kamu Hastaneleri Birliği bünyesinde bulunan hastanelerimize başvuran tüm hastaların karşılama, kayıt, kabul, muayene, tetkik, tedavi, randevu, sevk, reçete, yatış, ameliyat, taburcu, diğer sağlık hizmetleri ve idari ve mali hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesi ve hizmetlerin hiçbir noktada kayıp ve kaçağa uğramaksızın, Sağlık Bakanlığınca belirlenen/belirlenecek olan standartlara uygun olarak kayıt altına alınması ile bu kayıtların, mevzuat ve hastane idaresinin ihtiyaçlarına uygun olarak işlenmesi, hizmet ve malzeme kayıtlarının ilgili sosyal güvenlik kurumlarına, ücretli hasta ise şahısa, sigorta kuruluşlarına faturalandırılması, kaydedilen verilerin gizlilik ve güvenlik politikaları çerçevesinde elektronik ortamda iletim ve paylaşımıdır.

Ayrıca ihtiyaç duyulacak başka verilerin diğer sistemlerden hastane sistemine elektronik olarak aktarılması, hastanemizde kayıtlı verilerin hastane idaresince belirlenecek olan bazılarından üretilen tıbbi ve idari verilerin kitap, kitapçık, dergi, web sitesi vb yayın organları ile yayımlanması, Resmi kurumlardan gelen taleplerin değerlendirilmesi ve işlenmesi, kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, genelge ve diğer resmi tebligatların mevcut otomasyon sistemine yansıtılması ve taleplerin gerçekleştirilmesi, hastanenin finans, insan kaynakları, zaman, araç, gereç, malzeme gibi kaynaklarının tasarrufuna ve verimliliklerinin artırılmasına yönelik iş akış düzenlemelerinin yapılması, gerekli diğer elektronik sistemlerle (kurum içi ve kurum dışı), cihazlarla entegre komple bir sistem kurulması amaçlar arasındadır.

Bu amacın gerçekleştirilmesi için bilgi teknolojileri alanındaki değişime uyum sağlayan, yazılım dili en son teknolojiye haiz, Sağlık Bakanlığı müfredatlarına bağlı sürekli gelişen, uygulaması kolay, kullanıcı kolaylığı en üst seviyede olan, sorunsuz ve kesintisiz 24 saat çalışan teknik desteği en üst seviyede olan ve etkili hizmete sahip Sağlık Bakanlığı HBYS alım çerçeveleri ilkelerine tam uyumlu bir HBYS’ nin sunucu ve harici depolama birimlerine kurulması ve işletilmesi amaçlanmaktadır.” açıklaması,

“Kapsam” başlıklı bölümünde ise “Bu proje;Uzunköprü Devlet Hastanesi ve Keşan Devlet Hastanesi bünyesinde danışma, hasta kayıt ve kabul, poliklinik, yatış, tetkik, tedavi, ameliyat ve taburcu işlemleri, laboratuar ve görüntüleme birimleri, eczane, ambar, stok kontrol, satın alma, vezne, faturalama ve muhasebe işlemleri, bilgi yönetimi, arşiv, istatistik, insan kaynakları, kalite ve performans işlemleri, hak edişler, ameliyathane, ağız ve diş sağlığı, kan merkezi, diyet, cihaz takip işlemleri ile hastanede üretilen verilerin işlenmesi, raporlanması, iletilmesi, paylaşılması, saklanması, veri tabanında yer alan tüm verilerin gerektiğinde kullanılmak üzere başka bir veri tabanına idarece öngörülen içerik ve kapsamda aktarılması veya başka bir veri tabanı ile iletişim kurabilmesi (web servisi, vb. metodlar ile) ihtiyaç duyulacak başka verilerin (Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), elektronik faturalama süreçleri (MEDULA), Sağlık –NET, Merkezi Hastane Randevu Sistemi(MHRS), Aile Hekimliği Bilgi Sistemi(AHBS), Tele-Tıp/Tele-Sağlık, vb.) diğer sistemlerden hastane sistemine ya da hastane sisteminden diğer sistemlere elektronik olarak aktarılması, iş akış düzenlemelerini sağlayacak yazılımların sağlanması, sisteme veri aktarabilecek tüm elektronik, elektromekanik cihazların sistemle entegrasyonu, hastanemizde bulunan LBYS’e entegrasyonunun yapılmasıdır.” açıklaması bulunmaktadır.

İhale konusu iş hastane bilgi sistemleri yazılımı olup, bu yazılım ile hastane işlemlerinin bilgisayar ortamında etkin ve süratli bir şekilde gerçekleştirilmesi öngörülmektedir. Buna yönelik olarak yazılımın sağlaması gerekli şartlar ve taşıması gerekli fonksiyonlar Teknik Şartname’de açıklanmıştır. Yazılım işi esasen talep üzerine istenilen şartları sağlayacak nitelikte kendine özgü programların oluşturulması olmakla birlikte, Sağlık Bakanlığı bünyesindeki hastaneler tarafından gerçekleştirilen yazılım ihalelerinde istekliler ihaleyi yapan hastaneye özel yepyeni bir yazılımı baştan oluşturmaktan ziyade, sahibi oldukları hastane programı üzerinde birtakım değişiklikler yapmak suretiyle hastaneye özel yazılım oluşturmaktadır. Başka bir anlatımla, istekliler Sağlık Bakanlığı’na bağlı hastaneler tarafından yapılan hastane bilgi sistemleri yazılımı ihaleleri için sıfırdan yazılım oluşturmamakta, sadece sahibi oldukları mevcut hastane programı teknik şartname düzenlemelerini birebir karşılamıyorsa, bu programın yazılımı üzerinde birtakım değişiklikler yapmaktadır. Bu nedenle, isteklilerin hastane bilgi yönetim sistemi yazılımı işlerinde demonstrasyon yapmaları imkan dahilinde gözükmektedir.

Öte yandan, hastane bilgi yönetim sistemi yazılımı ihalelerinde söz konusu olan demonstrasyon, teklif mektubunda yer alan teknik şartnamede öngörülen fonksiyonlara sahip bir yazılımın kurulacağı beyan ve taahhüdünün, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında teyidine yarayan bir uygulama olarak ele alınmalıdır. Buna göre, demonstrasyon ile istekli tarafından ihale konusu işin yeterli şekilde yerine getirilip getirilemeyeceği ölçülmekte ve böylece ihale konusu ihtiyacı Teknik Şartname’ye uygun şekilde yerine getiremeyeceği anlaşılan isteklilerin değerlendirme dışı bırakılması ve sözleşmenin uygulanması aşamasında ortaya çıkabilecek sorunların en baştan engellenmesi sağlanmaktadır.

Ayrıca, Sağlık Bakanlığı tarafından yayımlanan Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Alım Kılavuzu’nda da idarelerce dokümanda belirtilmesi kaydıyla demonstrasyon öngörülebileceğinin ifade edildiği görülmüştür.

İhale konusu işin hastane bilgi sistemleri yazılımı olduğu, hastane bilgi sistemleri yazılım işinin demonstrasyon noktasında diğer hizmet alımlarından (temizlik, yemek, organizasyon, güvenlik, taşıma gibi) ayrı olarak ele alınabileceği, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yapılacak demonstrasyonun işin sağlıklı ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesi noktasında hastane yazılım işinde sağlayacağı fayda, demonstrasyonun teklif mektubunda yer alan teknik şartnamede öngörülen fonksiyonlara sahip bir yazılımın kurulacağı beyan ve taahhüdünün tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında teyidine yarayan bir uygulama olduğu hususları bir arada değerlendirildiğinde, İdari Şartname’nin başvuru konusu ihalede demonstrasyon yapılacağına ilişkin düzenlemesi mevzuata aykırı bulunmamıştır.

Bu itibarla, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

5. Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 7/h maddesinde “ İstekliler, Kültür ve Turizm Bakanlığından almış oldukları program lisans tescilinde kullanılacak olan BİL-KOD numarası belirtilen belgenin aslı veya noter tasdikli suretini teklif ekinde sunacaklardır. Pilot ortak girişimlerde de pilot ortak BİL-KOD numarasına sahip yazılımcı firma olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

BİL-KOD, bilgisayar programlarını içeren taşıyıcı materyallerde kullanılmak üzere, gösterilen faaliyete bağlı olarak gerçek ya da tüzel kişiler adına bir defaya mahsus verilen bir kod numarası olup herhangi bir eserin kayıt ve tescilini ifade etmemektedir. Buna göre, BİL-KOD kullanılan yazılımın kime ait olduğunu tespit etmeye yönelik bir işaretlemedir.

Sağlık Bilgi Sistemlerinin işletilmesi esnasında karşılaşılan problemlerin en önemlilerinin uygulama yazılımlarından kaynaklandığı, bu nedenle problemlerin çözümünde ve sistemin işletilmesindeki etkinlik ve performansın yüksek olması için idarelerin ana iştigal konusu yazılım üretmek olan gerçek ya da tüzel kişilerle birlikte çalışabilirlik temin etmeye yönelik olarak düzenleme yapabileceği ve buna yönelik olarak idarelerin hastane bilgi yönetim sistemi yazılım ihalelerinde isteklilerden BİL-KOD numarasını belirten belge isteme noktasında takdir yetkisine sahip olduğu hususları bir arada değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin ihale dokümanına yönelik itirazen şikayet başvuru dilekçesindekiikinci iddiası hakkında Kurul çoğunluğunca, “itirazen şikayet başvurusunun reddine” karar verilmiştir.

Şikayete konu ihaleye ilişkin yapılan incelemede;

Teknik Şartnamenin 1.1.4 üncü maddesinde “Hastane gelen teklifleri değerlendirirken, gerekli gördüğü durumlarda teklif sahibi ya da temsilcisini açıklamave görüşme için çağırabilir.” açıklamasının yer aldığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanunun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişildik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede\isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksizve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin tekliften ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.”hükmü ile,

Anılan Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde ise, “ihale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu:

1. İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
2. Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin malve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşutlar,
3. Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.”hükmü,

Yer almaktadır.

4734 sayılı Kanuna göre yapılan ihalelerde istenecek belgeler ve bu belgelerin değerlendirilmesine ilişkin kurallar ihale dokümanı ile ihale konusu iş hizmet alımı ise, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve Kamu İhale Genel Tebliği’nde belirlenmiştir. Bu çerçevede, ihale Komisyonu tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında istekliler tarafından sunulan belgeleri ihale mevzuatı çerçevesinde değerlendirmek suretiyle bir karar vermek durumundadır.

Kamu ihale mevzuatında sunulan teklifle ilgili istekliden açıklama istenilmesi, isteklinin teklifine ilişkin net olmayan hususlar bulunmasına ya da isteklinin teklif fiyatının aşırı düşük olması şartına bağlanmıştır. Bu süreçler de Kanun’da açıkça belirtildiği üzere ancak yazılı olarak gerçekleştirilebilmektedir.

Öte yandan, kamu ihale mevzuatında ihale komisyonunun tekliflerle ilgili istekliler ile görüşme yapması ise sadece, 4734 sayılı Kanun’un 21 inci maddesinin birinci fıkrasının a, d ve e bentlerine göre yapılan ihalelerde öngörülmüştür. Anılan Kanunun 21 inci maddesinin üçüncü fıkrasında yer alan “(a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılacak ihalelerde, ihale dokümanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre yeterliği tespit edilen istekliler, öncelikle ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunar. İdarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerinde ihale komisyonu her bir istekli ile görüşür. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden, gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde tekliflerini vermeleri istenir.”hükmü ile öngörülen görüşme ise anılan bentlere göre yapılacak işin niteliğinden kaynaklanan ve birtakım teknik detayların netleştirilmesine yöneliktir.

Bu çerçevede, 4734 sayılı Kanunun “ Temel İlkeler ” başlıklı 5 inci maddesinin birinci fıkrasında, “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarlave zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur”hükmünün yer aldığı dikkate alındığında, ihaleyi yapan idarenin teknik şartnameye 4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatta öngörülmemiş şekilde hastanenin gerekli gördüğü durumlarda teklif sahibi ya da temsilcisini açıklama ve görüşme için çağırabileceğine yönelik düzenleme yapmasının Kanunun temel ilkeleri arasında sayılan saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik ilkelerinin ihlali sonucu doğuracağı değerlendirildiğinden, anılan teknik şartname düzenlemesinin mevzuata aykırı olduğu ve başvuru sahibinin bu hususa ilişkin iddiasının yerinde olduğu, bu nedenlerle de, şikayete konu ihale hakkında, ihalenin iptaline karar verilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, başvuru sahibinin ihale dokümanına yönelik itirazen şikayet başvuru dilekçesinin ikinci iddiasına ilişkin olarak yukarıda aktarılan gerekçeler üzerinden “ihalenin iptaline” karar verilmesi gerektiği yönündeki düşüncemizle, bu iddiaya ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “itirazen şikayet başvurusunun reddine” niteliğindeki karara katılmıyoruz.

Kazım ÖZKAN

II. BAŞKAN

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi