KİK Kararı: 2012/UY.III-2281

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/031
Gündem No : 42
Karar Tarihi : 28.05.2012
Karar No : 2012/UY.III-2281
BAŞVURU SAHİBİ:
4P Otomasyon Yazılım Ve Dan. Hizm. San. Ve Tic. Ltd. Şti., 1322.Cad. No : 39/1-3-7 Öveçler ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Boru Hatları İle Petrol Taşıma A.Ş (Botaş) Mühendislik Ve Sözleşmeler Daire Başkanlığı, Bılkent Plaza A1 Blok 06800 ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/35301 İhale Kayıt Numaralı "Hat Vanalarının Uzaktan Kumandası Projesi İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

24.05.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.Y.[1783].(0169)./2012-30E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Boru Hatları İle Petrol Taşıma A.Ş Mühendislik ve Sözleşmeler Dairesi Başkanlığı tarafından 05.05.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Hat Vanalarının Uzaktan Kumandası Projesi İşi” ihalesine ilişkin olarak 4P Otomasyon Yazılım ve Dan. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 18.04.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.04.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 04.05.2012 tarih ve 16975 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.05.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif fiyatı açıklamaların uygun görülmesinin mevzuata uygun olmadığı, zira, açıklamanın yaklaşık maliyetin %80'lik bölümünü oluşturmadığı, açıklanan analiz değerlerinin gerçeği yansıtmadığı, işçilik girdilerinin açıklama kapsamında belirtilmediği, imalat miktarlarının yanlış veya eksik hesaplandığı, analizlere de yanlış veya eksik yansıtıldığı, açıklama istenmeyen kalem ve analiz girdilerinin teklif fiyata dahil edilmediği, teklif fiyatın belirlenmesine esas birim fiyatların kamu kurum ve kuruluşlarının yayımlanmış cari yıl birim fiyatları, proforma fatura ya da diğer belgelerle Kamu İhale Genel Tebliğine uygun olarak tevsik edilemeyeceği, kâr ve genel gider olarak öngörülen tutarın gerçeği yansıtmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru sahibinin iddiasına ilişkin olarak idarenin cevabında, “… aşırı düşük teklif değerlendirmesinde, Kamu İhale Mevzuatı ve ihale dokümanı kapsamındaki idari şartnamede belirtilen yöntem ve kriterler temel alınmış ve bu değerlendirme sonucunda Entek Teknik. Mlz. En. San. Tic. A.Ş. tarafından yapılan açıklama ihale komisyonunca yeterli görülmüştür” denilmiştir.

İhale ilan tarihi itibariyle yürürlükte olan Kamu İhale Genel Tebliğinin “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45 inci maddesinde,

“…

45.1.3. … Analizler ve hesap cetveli, Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

a) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

…

sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

…

45.1.5. İsteklilerin iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatları veya bu fiyatlardan daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için; hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları durumunda analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda; isteklilerin, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış “kar ve genel gider içermeyen birim fiyatların” üzerine, kendi belirledikleri “kar ve genel gideri” ilave ederek birim fiyatlarını oluşturmaları durumunda da; hangi kamu kurum ve kuruluşunun “kar ve genel gider hariç birim fiyatını” kullandıklarını ve kendi belirledikleri “kar ve genel gider” tutarını yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları halinde de, söz konusu iş kalemleri/iş grupları için analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda isteklilerin analiz düzenlemeleri zorunlu olmayan söz konusu iş kalemleri/grupları için (45.1.14) maddesinde belirtildiği şekilde, proforma fatura, teklif alma yazısı, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek: O-5, O-6, O-7) ve stok tespit tutanağı (Ek: O-8) sunmalarına da gerek bulunmamaktadır.

…

45.1.6. Analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde, Bayındırlık ve İskan Bakanlığı tarafından belirlenerek yayımlanmış rayiçleri kullanan ve söz konusu rayiçleri poz numaraları da belirterek liste halinde sunan isteklilerin, söz konusu rayiçlere ilişkin olarak (45.1.14) maddesinde belirtildiği şekilde, proforma fatura, teklif alma yazısı, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı ve stok tespit tutanağı sunmalarına gerek bulunmamaktadır.

…

45.1.9. İş kalemleri/gruplarına ait analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde yer alan işçilik fiyatları için Bayındırlık ve İskan Bakanlığı tarafından belirlenen işçilik rayiçlerinin kullanılmaması durumunda, teklif edilen işçilik fiyatları ihale tarihinde yürürlükte olan saatlik asgari ücretin altında olamaz.

…

45.1.13. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamada; sorgulamaya konu iş kalemlerine/gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklinin analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

…

g. İdarece istenmesi durumunda yardımcı analizler vb. dir.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (45.1.13.1 – 45.1.13.8) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

45.1.13.1. Tedarikçi veya imalatçılardan alınan ve birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

…

”

Açıklamaları bulunmaktadır.

Kamu İhale Kurulunun başvuru sahibinin itirazen şikayet başvurusu üzerine alınan 09.01.2012 tarih ve 2012/UY.III-217 sayılı kararıyla,

“…

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgelerin incelenmesi neticesinde; ihale konusu işin “Hat Vanalarının Uzaktan Kumandası Projesi” işi olduğu ve 05.05.2011 tarihinde anahtar teslimi götürü bedel üzerinden gerçekleştirildiği, 12 firmanın doküman satın aldığı ihaleye 9 firmanın teklif verdiği ve 7 firmanın teklifleri geçerli kabul edilerek (2 firmanın teklifi 04.07.2011 tarih ve 2011/UY.III-2231 sayılı kararı sonrasında geçerli olarak kabul edilmiştir ) sınır değerin 1.181.799,95 TL olarak belirlendiği, teklif fiyatı bu değerin altında kalan Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’nin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu ve açıklamaları uygun görülerek ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılmak suretiyle sonuçlandırıldığı anlaşılmaktadır.

Yapılan inceleme neticesinde, idare tarafından 06.10.2011 tarih ve 29595 sayılı yazı ile Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’den aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, söz konusu yazı ekinde analiz formatlarının verildiği ancak sıralı iş kalemleri listesi ve açıklama istenilmeyecek analiz girdilerini gösterir listeye yer verilmediği görülmektedir.

Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş. tarafından idareye sunulan 13.10.2011 tarihli aşırı düşük teklif açıklamasında 9 iş grubuna ilişkin olarak hazırlanan analizlerin idareye sunulduğu, her bir analiz kapsamında yer alan iş kalemlerine ilişkin olarak Amerikan Doları üzerinden bedel öngörüldüğü, ancak öngörülen fiyatlara ilişkin olarak tevsik edici belge sunulmadığı anlaşılmaktadır.

İdare tarafından bu kez 21.10.2011 tarih ve 31264 sayılı yazı ile Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’den aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında öngördüğü bedelleri 10 gün içerisinde belgelendirmesi istenilmiştir.

Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş. tarafından idarenin ikinci yazısına istinaden sunulan 27.10.21011 tarihli cevabi yazı ekindeki fiyat tekliflerinin de Kamu İhale Genel Tebliğinde öngörülen ve fiyat tekliflerindeki birim tutarların, malın ağırlıklı ortalama birim maliyetinin ya da ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını belirtir ifadeleri taşımadıkları ve mevzuata uygun bir belgelendirme yapılmadığı anlaşılmıştır. Ayrıca, bazı mallara ilişkin olarak yabancı dilde düzenlenen fiyat tekliflerinin sunulduğu, bu belgelerin üzerinde ise YMMM onayı bulunmadığı tespit edilmiştir.

…

İdarelerce 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi gereğince isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi halinde, yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemlerinin kümülatif tutarların % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/gruplarının açıklanmasının istenebileceği, bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için açıklama istenilmeyeceği, yukarıda aktarılan mevzuat hükmü gereğince, yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile aşırı düşük teklif açıklama istenilen iş kalemlerinin sıralı analizlerinin, idarece hazırlanarak açıklama istenilecek ve istenilmeyecek analiz listesinin de açıklama istenilen isteklilere gönderilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Ayrıca, yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olduğu için açıklama yapılması gerekmeyenlerin, aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesine ilişkin yazı ekinde isteklilere liste halinde verilmesi gerekmektedir.

Bu itibarla, idarece Kamu İhale Genel Tebliğine uygun bir şekilde hazırlanan ve kümülatif toplamı yaklaşık maliyetin % 80’ine denk gelen iş kalemlerini/gruplarını gösterir sıralı iş kalemleri listesi ile açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesine de yer verilmek suretiyle ihale üzerinde bırakılan Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş’nin teklifine aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılarak ihalenin sonuçlandırılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş’ye kamu ihale mevzuatına uygun bir şekilde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılıp, bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

…” denilerek düzeltici işlem belirlenmesine karar verilmiştir.

Anılan Kurul Kararının uygulanmasını teminen idarenin 20.02.2012 ve 02.03.2012 tarihli yazılarıyla, açıklama istenen ve yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan en büyük iş grupları (“hat vanası kontrol sistemi donanımı”, “enerji ve enerji sistemi”, “SCADA kontrol merkezi”, “inşaat işleri”) ile açıklama istenmeyen analiz girdileri belirtilerek, ihale üzerinde bırakılan Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’nin teklif fiyatı hakkında aşırı düşük açıklaması istenmiştir.

Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’nin idarenin kayıtlarına 15.03.2012 tarihinde giren aşırı düşük teklif fiyatı açıklama yazısı, yaklaşık maliyetin tespitinde esas alınan fiyat analizleri ve sıralı analiz girdileri listesi ile birlikte incelendiğinde;

Açıklama kapsamında, yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan “hat vanası kontrol sistemi donanımı”, “enerji ve enerji sistemi”, “SCADA kontrol merkezi”, “inşaat işleri” iş gruplarına ilişkin, aşırı düşük açıklama isteme yazısı ekinde yer alan analiz formatına miktar ve girdi bakımından uygun analizlerinsunulduğu; analizlerde yer alan malzeme ve sistem teminine ilişkin iş kalemlerinin birim fiyatlarını tevsiki amacıyla alt analizlerinhazırlandığı; alt analizlerde yer alan mal ve malzemelerin birim fiyatlarını tevsik amacıyla piyasadan proforma fatura veya fiyat tekliflerialındığı anlaşılmıştır.

Bununla birlikte; yapılan açıklamada Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.3 maddesinin (a) bendine aykırı olarak 543.750 $ (ihale tarihi itibari ile, 835.580,62 TL) anahtar teslimi götürü bedel toplam teklif fiyatını oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ile bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetvelinin sunulmadığı tespit edilmiştir.

Ayrıca, açıklama istenen 4 iş grubu ile ilgili olarak analiz ve alt analizlerde kullanılan aşağıda belirtilenler dışındaki malzeme fiyatları ile iş kalemlerine ilişkin olarak Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.1 ve 45.1.13.2 nci maddelerine uygun proforma faturalar ile fiyat tekliflerinin sunulduğu ve (“inşaat işleri” iş grubu kapsamında olmak üzere) aynı Tebliğin 45.1.6 ncı maddesi uyarınca Çevre ve Şehircilik Bakanlığının yayımlanmış birim fiyatları ile rayiçlerine eşit fiyatların esas alındığı,

Belirtilen 4 iş grubu kapsamında da, saha formeni ve saha teknisyen ekibinin (1 usta ve 2 yardımcı) öngörülen sürelerde çalıştırılmasında en düşük işçilik ücretinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.9 uncu maddesine uygun olarak (ihale tarihinde yürürlükte olan asgari ücretten yüksek olmak üzere) 5,11 TL/saat olarak alındığı anlaşılmakla birlikte;

“Hat vanası kontrol sistemi donanımı” iş grubukapsamında, açıklama istenmeyen analiz girdileri arasında bulunmayan; “ex-proof malzemeler (junction box, gland vb)” analiz girdisine esas fiyatın tevsiki amacıyla “exproof metal zırhlı kablo rakoru”, “exproof flüoresan armatür polyester gövde”, “exproof anahtar” ve “exproof irtibat kutusu” için Turkuaz Elektronik’ten alınmış SMMM onaylı proforma faturadaKamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.1 inci maddesinde belirtilen ibarenin bulunmadığı,

Diğer taraftan, aynı iş grubu kapsamında bulunan “RTU donanımı ve panosu (haberleşme ekipmanları ile birlikte)” analiz girdisine esas fiyatın tevsiki amacıyla “RTU donanımı ve Scadapack ES P500” ile “SCADA kontrol merkezi” iş grubukapsamında açıklama istenmeyen analiz girdileri arasında bulunmayan; “SCADA sistemi, mühendislik, testler ve devreye alma” analiz girdisine esas fiyatıntevsiki amacıyla “Clear SCADA 2010 Sunucu Lisansı CS10-XB000-000” ve “Clear SCADA yıllık destek programı” için SAGE Designs Inc.’dan alınan fiyat tekliflerinde de Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.2 maddesine uygun bir onay bulunmadığı tespit edilmiştir.

Bu durumda, Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.3 üncü maddesinin (a) bendine aykırı olarak, açıklaması yapılan anahtar teslimi götürü bedel teklif fiyatının tamamına ilişkin hesap cetvelinin sunulmadığı, açıklaması istenen “hat vanası kontrol sistemi donanımı” ile “SCADA kontrol merkezi” iş grupları kapsamında Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.1 ve 45.1.13.2 nci maddelerine uygun olarak düzenlenmiş belgeler ile tevsik edilmeyen analiz girdileri bulunduğu anlaşılan ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edilmesi mevzuata aykırı bulunmuştur.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’nin aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesi ve teklifinin değerlendirme dışı bırakılması suretiyle, tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi