KİK Kararı: 2012/UY.III-217 (9 Ocak 2012)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/002
Gündem No : 81
Karar Tarihi : 09.01.2012
Karar No : 2012/UY.III-217
BAŞVURU SAHİBİ:
4P Otomosyon Yazılım Ve Dan. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti., 1322.CADDE NO:39/1-3-7 ÖVEÇLER / ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Boru Hatları İle Petrol Taşıma A.Ş (Botaş) Mühendislik Ve Sözleşmeler Daire Başkanlığı, Bılkent Plaza A1 Blok 06800 ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/35301 İhale Kayıt Numaralı "Hat Vanalarının Uzaktan Kumandası Projesi İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

06.01.2012 tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.Y.[4398].(0260)./2011-64Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Boru Hatları ile Petrol Taşıma A.Ş (BOTAŞ) Mühendislik ve Sözleşmeler Daire Başkanlığıtarafından 05.05.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Hat Vanalarının Uzaktan Kumandası Projesi İşi” ihalesine ilişkin olarak 4P Otomosyon Yazılım ve Dan. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 05.12.2011tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 13.12.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 20.12.2011tarih ve 53763sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.12.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığı iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgelerin incelenmesi neticesinde; ihale konusu işin “Hat Vanalarının Uzaktan Kumandası Projesi” işi olduğu ve 05.05.2011 tarihinde anahtar teslimi götürü bedel üzerinden gerçekleştirildiği, 12 firmanın doküman satın aldığı ihaleye 9 firmanın teklif verdiği ve 7 firmanın teklifleri geçerli kabul edilerek (2 firmanın teklifi 04.07.2011 tarih ve 2011/UY.III-2231 sayılı kararı sonrasında geçerli olarak kabul edilmiştir ) sınır değerin 1.181.799,95 TL olarak belirlendiği, teklif fiyatı bu değerin altında kalan Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’nin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu ve açıklamaları uygun görülerek ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılmak suretiyle sonuçlandırıldığı anlaşılmaktadır.

Yapılan inceleme neticesinde, idare tarafından 06.10.2011 tarih ve 29595 sayılı yazı ile Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’den aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, söz konusu yazı ekinde analiz formatlarının verildiği ancak sıralı iş kalemleri listesi ve açıklama istenilmeyecek analiz girdilerini gösterir listeye yer verilmediği görülmektedir.

Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş. tarafından idareye sunulan 13.10.2011 tarihli aşırı düşük teklif açıklamasında 9 iş grubuna ilişkin olarak hazırlanan analizlerin idareye sunulduğu, her bir analiz kapsamında yer alan iş kalemlerine ilişkin olarak Amerikan Doları üzerinden bedel öngörüldüğü, ancak öngörülen fiyatlara ilişkin olarak tevsik edici belge sunulmadığı anlaşılmaktadır.

İdare tarafından bu kez 21.10.2011 tarih ve 31264 sayılı yazı ile Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş.’den aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında öngördüğü bedelleri 10 gün içerisinde belgelendirmesi istenilmiştir.

Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş .tarafından idarenin ikinci yazısına istinaden sunulan 27.10.21011 tarihli cevabi yazı ekindeki fiyat tekliflerinin de Kamu İhale Genel Tebliğinde öngörülen ve fiyat tekliflerindeki birim tutarların, malın ağırlıklı ortalama birim maliyetinin ya da ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını belirtir ifadeleri taşımadıkları ve mevzuata uygun bir belgelendirme yapılmadığı anlaşılmıştır. Ayrıca, bazı mallara ilişkin olarak yabancı dilde düzenlenen fiyat tekliflerinin sunulduğu, bu belgelerin üzerinde ise YMMM onayı bulunmadığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü bulunmakta olup, aynı hükme Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 60 ıncı maddesinde de yer verilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45 inci maddesinde; “ 45.1. 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde; ihale komisyonunun verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, ihale komisyonunun, yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, yapım işinin özgünlüğü hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendireceği, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterlerin esas alınacağı, Kurumun, aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkili olduğu hüküm altına alınmıştır. 4734 sayılı Kanunun aktarılan hükümleri çerçevesinde, yapım işlerinde aşırı düşük tekliflerin tespit edilmesi ve sorgulanmasına ilişkin olarak aşağıdaki esaslara uyulması gerekmektedir:

…

45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.” açıklamalarına yer verilmiştir.

İdarelerce 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi gereğince isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi halinde, yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemlerinin kümülatif tutarların % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/gruplarının açıklanmasının istenebileceği, bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için açıklama istenilmeyeceği, yukarıda aktarılan mevzuat hükmü gereğince, yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile aşırı düşük teklif açıklama istenilen iş kalemlerinin sıralı analizlerinin, idarece hazırlanarak açıklama istenilecek ve istenilmeyecek analiz listesinin de açıklama istenilen isteklilere gönderilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Ayrıca, yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olduğu için açıklama yapılması gerekmeyenlerin, aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesine ilişkin yazı ekinde isteklilere liste halinde verilmesi gerekmektedir.

Bu itibarla, idarece Kamu İhale Genel Tebliğine uygun bir şekilde hazırlanan ve kümülatif toplamı yaklaşık maliyetin % 80’ine denk gelen iş kalemlerini/gruplarını gösterir sıralı iş kalemleri listesi ile açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesine de yer verilmek suretiyle ihale üzerinde bırakılan Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş’nin teklifine aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılarak ihalenin sonuçlandırılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Entek Teknik Malzeme Enerji Temsilcilik San. ve Tic. A.Ş’ye kamu ihale mevzuatına uygun bir şekilde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılıp, bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi