KİK Kararı: 2012/UY.I-3324

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/048
Gündem No : 77
Karar Tarihi : 15.08.2012
Karar No : 2012/UY.I-3324
BAŞVURU SAHİBİ:
Necdet Çiloğlan - Yetimoğlu Madencilik Yağ. İnş. San. Ve Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi, GAZİANTEP YOLU 7.KM YETİMOĞLU MICIR OCAĞI ŞANLIURFA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Şanlıurfa İl Özel İdaresi Mali Hizmetler Müdürlüğü, Paşabağı Mah. Adalet Cad. No: 7/A ŞANLIURFA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/34127 İhale Kayıt Numaralı "Şanlıurfa Karaköprü 40 Derslikli Okul,300 Öğrencili Pansiyon Ve Büyük Tip Spor Salonu Yapım İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Şanlıurfa İl Özel İdaresi Mali Hizmetler Müdürlüğütarafından 17.04.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Şanlıurfa Karaköprü 40 Derslikli Okul, 300 Öğrencili Pansiyon ve Büyük Tip Spor Salonu Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Necdet Çiloğlan & Yetimoğlu Madencilik Yağ. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. iş ortaklığının 25.06.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 11.07.2012tarih ve 24558sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.07.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/2639sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

1. İhale komisyonu kararında; “Yetimoğlu Madencilik Yağ İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd-Nejdet Çiloğlan iş ortaklığının savunma dosyalarında analizlerinde kullandıkları rayiçlerin miktar kısımları poz rayiçler ile uyuşmadığı, verilen proforma faturada tarih belirtmediği, Kamu İhale Kanunu ve Genel Tebliğin 45.1.8 maddesinde belirtilen 'aşırı düşük teklifine ilişkin olarak yaptığı açıklamada sunduğu analizler, ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya teknik şartnameye uygun olmayan' ibaresi gereği Kamu İhale Kanununun 38 inci maddesi gereğince teklifleri değerlendirme dışı bırakılmıştır.” denildiği,

Analizlerde kullanılan rayiçlerin miktar kısımlarının poz rayiçleri ile uyuşmadığı ibaresine ihale komisyonunca hiçbir açıklık getirilmediği, bu hususun Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.16 ncı maddesine uymadığı, verilen proforma faturaların bazılarında tarih belirtilmediği ibaresi ile ilgili olarak faturaların işin adına düzenlendiği, onaylayan mali müşavirlerin kendi attıkları tarihlerin faturalarda mevcut olduğu, bu haliyle ihale komisyonunun proforma faturaları gerektiği gibi incelemediği, ihale komisyonunun hangi imalatların birim fiyat tariflerine uygun olmadığı hususunda hiçbir açıklamada bulunmayarak anılan Tebliğin 45.1.8 inci maddesine uygun işlem tesis etmediği,

2. İhale komisyonu kararının 05.06.2012 tarihinde alındığı, kararın 13.06.2012 tarihinde onaylandığı, ihale komisyonu kararı ile onay tarihi arasındaki sürenin sekiz gün olduğu, bu hususun 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 40 ıncı maddesine uygun olmadığı, ihaleye katılan geçerli teklif sayısı 15 olmasına rağmen, ihale komisyonu kararında teklif veren istekli sayısının 11 olarak belirtildiği,

3. Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.3 üncü maddesinde; "ihale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/iş grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de belirtecektir." denilmekte olup, ihale komisyonunun açıklama istenilmeyecek analiz girdilerini belirtmeyerek anılan Tebliğ hükmüne aykırı savunma istediği, aşırı düşük teklif sorulmasına verdikleri açıklamanın 4734 sayılı Kanunun 38 inci ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 45 inci maddesi hükümlerine uygun olarak hazırlandığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1 inci ve 3 üncü iddialarına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

1. İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

2. Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c)Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere İdarece yapılacak işlemler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ 38.1. İdare, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranını tespit edecektir. Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenecektir. Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanacak ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile 1 den farklı olması dikkate alınmayacaktır…” açıklaması,

Anılan Tebliğinin “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45 inci maddesinde;

“45.1. 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde; ihale komisyonunun verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, ihale komisyonunun, yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, yapım işinin özgünlüğü hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendireceği, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterlerin esas alınacağı, Kurumun, aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkili olduğu hüküm altına alınmıştır. 4734 sayılı Kanunun aktarılan hükümleri çerçevesinde, yapım işlerinde aşırı düşük tekliflerin tespit edilmesi ve sorgulanmasına ilişkin olarak aşağıdaki esaslara uyulması gerekmektedir:

….

45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.” açıklamaları yer almaktadır.

Anılan mevzuat hükmü ve açıklamalar uyarınca, aşırı düşük teklif sorgulamasında kullanılmak üzere, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında idarece sıralı iş kalemleri/grupları listesi ve sıralı analiz girdileri tablosunun oluşturulması, aşırı düşük teklif sorgulaması aşamasında da hazırlanan sıralı iş kalemleri/grupları listesi çerçevesinde yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı %80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde %80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/gruplarının tespit edilerek, sorgulamaya tabi tutulacak iş kalemleri/grupları ve belirtilen iş kalemleri/gruplarının analizinde yer alan açıklanması istenen ve istenmeyen maliyet girdilerinin belirlenmesi gerekmektedir. Ayrıca açıklama istenilmeyecek analiz girdilerinin idarece isteklilere gönderileceği açıktır.

İncelemeye konu ihalede, idare tarafından aşırı düşük teklif sınır değerin altında kalan dört istekliden 07.05.2012 tarihli ve 6059 sayılı yazı ile açıklama istenildiği, isteklilere gönderilen bahse konu yazı ekinde açıklama istenilecek iş kalemleri/gruplarının belirtilmesine rağmen anılan Tebliğin 45.1.2.2 nci maddesinde belirtilen açıklama istenilmeyecek analiz girdilerine yer verilmediği görülmüştür.

Nitekim bu husus 01.08.2012 tarihli ve 2498 sayılı yazımız ile idareye sorulmuş olup, idarenin 02.08.2012 tarihli ve 10660 sayılı yazısında “Söz konusu işe ait aşırı düşük teklif sorgulama yapılan isteklilere açıklama istenilmeyecek analiz girdilerinin gönderilmediği” de açıkça zikredilmiştir.

Yapılan inceleme ve değerlendirme neticesinde; idarenin yaklaşık maliyeti tespit ederken iş kalemleri/gruplarını oluşturduğu, ancak aşırı düşük tekliflerin sorgulanması esnasında, açıklanması istenmeyen analiz girdileri tablosunun isteklilere verilmediği, bu nedenle de aşırı düşük tekliflerin sorgulamasına ilişkin işlemlerin Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.2 nci ve 45.1.2.3 üncü maddelerine uygun olarak gerçekleştirilmediği, bu hususun ihalede yapılan aşırı düşük teklif sorgulamalarının sağlıklı şekilde yürütülmesine engel oluşturduğu, idarece, Kamu İhale Genel Tebliğinin belirtilen maddelerine uygun olarak aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kanunun “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 40 ıncı maddesinin beşinci ve altıncı fıkralarında;

“İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. ” hükmü bulunmaktadır.

İncelemeye konu ihalede, ihale komisyonu kararının 05.06.2012 tarihinde alındığı ve komisyon kararının ihale yetkilisince 13.06.2012 tarihinde onaylandığı, bu haliyle bahse konu kararın ihale yetkilisinin altıncı iş gününde onaylandığı görülmüştür. 4734 sayılı Kanunun 40 ıncı maddesindeki ihale yetkilisinin komisyon kararını onaylaması için idareye öngörülen beş iş günlük süre disipliner bir süredir. Bu süre, ihale sürecinin uzamasının önlenmesi suretiyle ihtiyaçların zamanında karşılanmasını temin etmeye dönük bir süre olup, bu sürecin aşılmasında isteklilerin herhangi bir hak kaybının olmayacağı düşünüldüğünden, süre ihlali ihale kararının onaylanması işleminin iptalini veya düzeltici işlemi gerektirmemektedir.

Kaldı ki; incelemeye konu ihalede, aşırı düşük teklif sorgulaması ile ilgili olarak düzeltici işlem tesis edileceğinden bu hususun yeni alınacak ihale komisyonu kararının da düzeltilmesini gerektireceğinden söz konusu aykırılığın ihale sürecini esastan etkilemediği sonucuna varılmıştır.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin eki olan Standart Form-KİK018.0/Y’de İhale Komisyonu Kararı Formunda yer alan tabloda birinci istekliden başlayarak ihaleye katılan bütün isteklilerin adlarının ve teklif ettikleri bedelin belirtilmesi gerektiği düzenlenmiştir.

Başvuruya konu ihalede, ihale komisyonu tarafından 17.04.2012 tarihinde komisyon tutanaklarının düzenlendiği, bu tutanaklardan ve teklif mektuplarından ihaleye 15 isteklinin teklif verdiğinin anlaşıldığı, ancak 05.06.2012 tarihli ihale komisyonu kararında yer alan tabloda 11 isteklinin adının ve teklif fiyatlarının olduğu görülmüştür.

Her ne kadar ihale komisyonu tutanağında standart forma uygun şekilde isteklilerin tümünün adları ve teklif bedelleri belirtilmemiş olmakla birlikte bu hususun ihale sürecini esastan etkilemediği, ayrıca aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin düzeltici işlem tesis edildiğinde bu eksikliğin giderileceği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.2 nci ve 45.1.2.3 üncü maddeleri çerçevesinde yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi