KİK Kararı: 2012/UH.II-694

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/010
Gündem No : 7
Karar Tarihi : 02.02.2012
Karar No : 2012/UH.II-694 Mahkeme Kararını Göster
BAŞVURU SAHİBİ:
Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş., İpekyol Cad. Şebnem Apt. No : 12/1 ŞANLIURFA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sağlık Bakanlığı İstanbul Kanuni Sultan Süleyman Eğitim Ve Araştırma Hastanesi, Turgut Özal Caddesi No:1 Halkalı 34142 İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/154358 İhale Kayıt Numaralı "Hbys'nin 36 Ay Süre İle Kiralanması" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

31.01.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[4662].(0220)./2011-33Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

İstanbul Kanuni Sultan Süleyman Eğitim ve Araştırma HastanesiBaştabipliği tarafından 02.11.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “HBYS'nin 36 Ay Süre İle Kiralanması” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.’nin 13.12.2011tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 13.12.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 30.12.2011tarih ve 55447sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.12.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; en uygun teklifi sundukları ihalede, ihale dokümanı gereği demonstrasyona davet edildikleri, 14.11.2011 tarihindeki demonstrasyon sırasında teknik şartnamede yer alan tüm maddelerin eksiksiz olarak idareye gösterildiği, bu aşamada idarece kendilerine verilen tutanakta bir eksiklik veya yetersizliğe ilişkin herhangi bir ifade bulunmadığı, 08.12.2011 tarihli kesinleşen ihale kararında ise demonstrasyon sonucu ihale konusu yazılımın teknik şartnamenin 4.1.3.6.6. ve 4.1.12.23. maddelerine kapsamında yeterli olmadığının belirtildiği ve tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, demonstrasyon günü herhangi bir yetersizlik veya aykırılık tespiti yapılmayıp daha sonra tesis edilen bir işlemle tekliflerinin yetersiz bulunmasının 4734 sayılı Kanununun beşinci maddesine ve 2010/UH.I-341 sayılı Kurul kararına aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari şartnamenin “Diğer Hususlar” başlıklı 47 nci maddesinde;

“…Firmanın yapacağı tanıtım (DEMO) donunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öngörülen yazılım ve/veya donanımın teknik nitelik ve hastane ihtiyaçlarını karşılama düzeyi (Demonstrasyon) ele alınacaktır. Belge değerlendirmeleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan ve en düşük fiyat veren yüklenici firmadan başlamak üzere demo yapılacaktır.

Demo, hastanemiz konferans salonunda, komisyon huzurunda, en düşük avantajına göre firmalar sıralanarak, idarece demonstrasyonun yapılacağı mekanın hazır hale getirilmesi, demoya katılacak firmalara demo tarih ve saatlerini belirtir yazının tebliğini müteakip ilk iş gününden itibaren saat 10:00 da başlamak üzere her demoya bir gün verilecektir.

Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen Major maddelerdeki özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır. Teknik şartnamede yazılı major maddelerin tamamını karşılayamayan firmanın teklifi yetersiz bulunarak firma değerlendirme dışı bırakılacaktır. Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır….” düzenlemesi yer almakta, aynı düzenlenmeye teknik şartnamenin 2.1.2.20 nci maddesinde de yer verildiği görülmektedir.

İhalenin 02.11.2011 günü gerçekleştirildiği, aynı gün düzenlenen Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında tüm isteklilerin belgelerinin eksiksiz olduğunun tespit edildiği, başvuru sahibinin 03.11.2011 tarihinde postaya verilen idare yazısı ile 14.11.2011 günü yapılacak demonstrasyona davet edildiği anlaşılmıştır. Başvuru sahibi tarafından yapılan demonstrasyona ilişkin olarak idarece aynı gün düzenlenen tutanakta; demonstrasyonun 14.11.2011 günü saat 10:00’da başladığı ve 15:00’da tamamlandığı ifadesine yer verilmiş, başkaca bir tespit yapılmamıştır. Tutanağın satınalma komisyonu başkanı ve başvuru sahibinin yetkilisi tarafından imzalandığı görülmüştür.

İhale işlem dosyasının incelenmesinden, ihale komisyonu tarafından düzenlenen 21.11.2011 tarihli bir tutanak ile başvuru sahibinin yaptığı demonstrasyonun teknik şartnamenin 4.1.3.6.6. ve 4.1.12.23. maddeleri açısından yetersiz görüldüğü belirtildiği, tutanak ekinde bu hususa ilişkin bir tabloya yer verildiği, 21.11.2011 tarihli tutanakta ve ekinde anılan isteklinin yetkilisine ait imzanın veya yetkilinin imzadan imtina ettiğine dair bir şerhin bulunmadığı belirlenmiştir. 02.12.2011 tarihinde iadeli taahhütlü posta marifetiyle tebliğe çıkarılan kesinleşen ihale kararında da, yukarıda yazılı gerekçelerle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı bildirilmiştir.

Bilindiği üzere, HBYS hizmet alımı ihalelerinde, teklif edilen sistemin teknik şartnameye uygunluğu; ihale dokümanında gerekli düzenleme yapılmak kaydıyla demonstrasyon işlemleri ile teyit edilebilmektedir. Türkçede “tanıtım gösterisi” olarak ifade edilen demonstrasyon işlemi, uygulama ve gözlemlemeye dayalı işlemler olmaları nedeniyle, idarelerin sunulan tekliflerin şartnameye uygun olup olmadığını tespit açısından tercih edilen bir değerlendirme kriteri niteliği taşımaktadır. Öte yandan, fiili uygulamayı esas alan bu işleme dayanılarak tesis edilen idari işlemlerin Kurumumuz ve yargı mercilerince denetiminde konunun niteliğinden doğan zorluklar yaşanmaktadır. Örneğin, idarelerce “saydamlık” ve “eşit muamele” ilkelerinin temin edilmesi amacıyla demonstrasyon işlemlerinin kamera kaydına alınması mutad bir uygulama haline gelmiştir.

Yazılım ürünlerinin tedarik sürecinde komisyonlara kılavuzluk etmek ve gerekli kriterleri belirlemek amacıyla Sağlık Bakanlığının 19/08/2010 Tarih ve 12990 Sayılı Makam Oluru ile çıkardığı Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Alım Kılavuzunun Demonstrasyon başlıklı kısmında;

“…idare tarafından teknik şartnamede belirtilmiş olması kaydıyla bu ihale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenmesi halinde İstekliler kurumun bu talebini yerine getirecektir. İdareler kendi Demo senaryolarını kendilerine özgü planlayabilirler. Teknik şartnameye, Demo talebi yazılacaksa, Demo şartlarının genel çerçevesi şu şekilde olmalıdır:

…

Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.” açıklaması mevcuttur.

Düzenlemenin amacının, demonstrasyon sırasında sunumu yapılan ürünün aranan şartlara uygun olup olmadığının istekli ve idare yetkilileri huzurunda tespit edilerek bir tutanağa bağlanması olduğu açıktır.

Konuya ilişkin olarak aynı yaklaşım, Kamu İhale Kurulunun 26.01.2010 tarih ve 2010/UH.I-341 sayılı kararında da;

“İdare tarafından, başvuru sahibinin yazılımının teknik şartnamenin yukarıda belirtilen maddelerini sağlayamadığına ilişkin olarak tutulan tutanağın saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik ilkeleri gereğince "demonstrasyon" yapılırken ve isteklinin huzurunda tutulması, "demonstrasyon" sırasında sağlanamayan maddelerin "demonstrasyon" tutanağına yazılması, sağlanmayan maddelerin istekliye bildirilmesi ve tutanağın istekliye de imzalatılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibine "demonstrasyon"un tekrar yaptırılması, sağlanamayan maddelerin başvuru sahibine bildirilerek tutanağın "demonstrasyon" sırasında tutulması, başvuru sahibine de tutanağın imzalatılarak tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.” ifadeleriyle kabul edilmiştir.

Sonuç olarak, idarece demonstrasyon günü idarece düzenlenen tutanakta, demonstrasyon işlemine ve tespit edilen yetersizliklere ilişkin herhangi bir ifadeye yer vermeksizin sadece işlemin 10:00-15:00 saatleri arasında yapıldığının ve daha sonra başvuru sahibinin sunumunun teknik şartnamenin muhtelif maddelerine aykırı olduğunun tutanak altına alınmasının, 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde sayılan temel ilkelere aykırı olduğunun kabul edildiği ve mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda başvuru sahibine demonstrasyon imkanı tanınması ve başvuru sahibinin teklifinin yeniden değerlendirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

İsteklilerden Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. tarafından 16.11.2011 tarihinde demonstrasyon yapıldığı, demo çalışmasının 10:00-15:00 saatleri arasında tamamlandığı hususunda aynı tarihli tutanak ile tespit edildiği, tutanakta başkaca bir tespite yer verilmediği, ihale komisyonu tarafından düzenlenen 21.11.2011 tarihli bir tutanak ile başvuru sahibinin yaptığı demonstrasyonun teknik şartnamenin 4.1.3.1.5. maddesi açısından yetersiz görüldüğü, tutanak ekinde bu hususa ilişkin bir tabloya yer verildiği, 21.11.2011 tarihli tutanakta ve ekinde anılan isteklinin yetkilisine ait imzanın veya yetkilinin imzadan imtina ettiğine dair bir şerhin bulunmadığı anlaşılmıştır. 02.12.2011 tarihinde iadeli taahhütlü posta marifetiyle tebliğe çıkarılan kesinleşen ihale kararında da, yukarıda yazılı gerekçelerle anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı bildirilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından yapılan demonstrasyona ilişkin olarak yukarıda tespit edilen aykırılıkların, Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. açısından da vuku bulduğunun anlaşıldığı, anılan istekliye yeniden demonstrasyon imkanı tanınarak, işlemin yukarıda yazılı değerlendirmeler doğrultusunda sonuçlandırılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi ile Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti.ne "demonstrasyon"un tekrar yaptırılması, sağlanamayan maddelerin anılan isteklilere bildirilerek tutanağın "demonstrasyon" sırasında tutulması, adı geçen isteklilere de tutanağın imzalatılarak tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi