KİK Kararı: 2012/UH.II-3875

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/058
Gündem No : 78
Karar Tarihi : 01.10.2012
Karar No : 2012/UH.II-3875
BAŞVURU SAHİBİ:
Ak Ay Turizm Nakliyat Yemekçilik Akaryakıt Orman Ürünleri San. Tic. Ltd. Şti., YENİ MAH. 1534 SOK. NO : 7 SAKARYA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Çilimli İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, Ulucami Mahallesi Düzce Caddesi 81750 DÜZCE

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/99778 İhale Kayıt Numaralı "2012-2013 Öğretim Yılında Taşıma Kapsamına Alınan Öğrencilere Sıcak Öğle Yemeği Alımı, Servisi Ve Dağıtımı Hizmeti" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Çilimli İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 23.08.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2012-2013 Öğretim Yılında Taşıma Kapsamına Alınan Öğrencilere Sıcak Öğle Yemeği Alımı, Servisi ve Dağıtımı Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Ak Ay Turizm Nakliyat Yemekçilik Akaryakıt Orman Ürünleri San. Tic. Ltd. Şti.nin 31.08.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.09.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 12.09.2012 tarih ve 31056 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.09.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/3402 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Teklif dosyasında sundukları bilanço ve gelir tablolarında belgeleri onaylayan SMMM’nin TÜRMOB kaşesinin bulunmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bu kararın yerinde olmadığı, söz konusu eksikliğin tamamlatılabilecek nitelikte bir bilgi eksikliği olduğu,

2. İdarece şikâyete verilen cevapta, teklif dosyasında sundukları Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı Sakarya İl Müdürlüğünce düzenlenmiş İşletme Kayıt Belgesinde işletme adresi olarak firmalarının adresi yerine Hendek Kredi Yurtlar Kurumunun adresinin yazılı olması, benzer şekilde TSE Hizmet Yeterlilik Belgesinde de hizmet yeri adresi olarak firmalarının adresi yerine Hendek Kredi Yurtlar Kurumunun adresinin yazılı olması gerekçesiyle söz konusu belgelerin uygun olmadığının belirtildiği, ancak idarenin bu değerlendirmesinin yerinde olmadığı, Kredi ve Yurtlar Kurumu ile yaptıkları 4 yıllık işletme devir sözleşmesine istinaden Kredi ve Yurtlar Kurumunun yemekhanesini işlettikleri, dolayısıyla söz konusu belgelerin kiralanan tesisle ilgili olarak firmaları adına düzenlenmiş belgeler olduklarıiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

23.08.2012 tarihinde yapılan ihaleye 3 isteklinin katıldığı, bu isteklilerden başvuru sahibinin teklifinin, teklif dosyasında sunduğu bilançoda belgeyi onaylayan SMMM’nin TÜRMOB kaşesinin bulunmadığı, bu durumun Kamu İhale Genel Tebliği’nin 8.4’üncü maddesine aykırı olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, diğer isteklilerin teklifleri geçerli teklif olarak değerlendirilerek ihalenin Özol Yemek Temizlik Güvenlik San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, Efteni Yemek Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

İdari Şartname’nin 7.4.2’ nci maddesinde isteklilerden ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yılsonu bilançosunu veya eşdeğer belgeleri sunmaları, 7.4.3’üncü maddesinde ise ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam ciroyu gösteren gelir tablosunu veya taahhüt altında devam eden hizmet işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen hizmet işlerinin parasal tutarını gösteren ihalenin yapıldığı yıldan önceki yılda düzenlenmiş faturaları sunmalarının istenildiği görülmüştür.

Başvuru sahibinin teklif dosyasında, kurumlar vergisi beyannamesinin ekinde yer alan 2011 yılı bilanço ve gelir tablosunu sunduğu, söz konusu belgelerde, belgeleri onaylayan serbest muhasebeci mali müşavire ilişkin bilgileri içeren kaşe ve imzanın bulunduğu, özel kaşe olarak nitelendirilen TÜRMOB kaşesinin bulunmadığı tespit edilmiştir .

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 8.4’üncü maddesinde “İhale dokümanında istenen ve serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenerek ya da onaylanarak başvuru veya teklif kapsamında idareye sunulan belgelerde, 15/11/2002 tarihli ve 24937 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin kullanılması gerekmektedir.” açıklaması yer almaktadır.

15.11.2002 tarihli ve 24937 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin “Kapsam” başlıklı 2’nci maddesinde “Çalışanlar listesine kayıtlı bulunan meslek mensupları ile çalışanlar listesine kayıtlı olmamakla birlikte, çalıştıkları mükelleflerin muhasebesinin sevk ve idaresinden sorumlu olan ve beyannamelerini imzalayan meslek mensupları, düzenledikleri resmi ve mesleki belgelerde özel kaşe kullanırlar.” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin, “Kaşelerin Şekli” başlıklı 6’ncı maddesinde “Kaşeler kare şeklinde olup, en üste “TC” rumuzu, altına “TÜRMOB” yazısı ve “MM” amblemi, Serbest Muhasebeci veya “Serbest Muhasebeci Mali Müşavir” ibaresi ile kaşe numarasını taşır…” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır...” açıklamaları bulunmaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri çerçevesinde; serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenen ve/veya onaylanan belgelerde Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirtilen özel kaşe kullanılması gerekmekle birlikte, anılan istekli tarafından sunulan ortaklık durum belgesinin serbest muhasebeci mali müşavirin kendi kaşesi ve imzası ile onaylanmış olarak sunulduğu dikkate alındığında, söz konusu kaşenin ilgili Yönetmelikte belirtilen özel kaşe olmamasının teklifin esasını değiştirmeyecek bir bilgi eksikliği niteliğinde değerlendirilmesi ve idare tarafından söz konusu eksikliğin tamamlatılması yoluna gidilmesi gerektiği, dolayısıyla anılan istekliden belirtilen bilgi eksikliğinin tamamlatılması yoluna başvurulmaksızın, teklifin doğrudan değerlendirme dışı bırakılması yönündeki işlemin yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru sahibinin teklifinin 31.08.2012 tarihli kesinleşen ihale kararında, sunulan bilançoda bilançoyu onaylayan SMMM’ye ait özel kaşenin bulunmaması sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, bu hususa ilişkin olarak başvuru sahibinin idareye yaptığı şikâyet başvurusu üzerine idarece alınan kararda, iddianın uygun bulunmadığı görülmüştür. Buna ek olarak cevap yazısında, 10.10.2011 tarih ve 2011/UH.II-3419 sayılı Kurul kararına atıf yapılmış, kararda yer alan ve başvuru sahibinin teklifinin İşletme Kayıt Belgesi ve TSE Hizmet Yeterlilik Belgesinde adres olarak firma adresi yerine Hendek Kredi Yurtlar Kurumunun adresinin bulunması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı hususunun “göz önüne alındığı” belirtilmiştir.

Her ne kadar yukarıda yazılı hususun idarenin cevap yazısında teklifin değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinden biri olarak gösterilmeyip yalnızca yapılan değerlendirmede göz önünde tutulduğu belirtilmişse de, 4734 sayılı Kanun’un “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde itirazen şikayet başvurularının başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar açısından inceleneceğine dair düzenleme karşısında bu hususta inceleme yapılmıştır.

İdare cevabında belgenin uygun bulunmaması gerekçesine ilişkin Kurul kararında “İdari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinde isteklilerce teklifleri ile birlikte gıda üretim izin belgesi, TSE 8985 Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi, ISO 14001-2004 Çevre Yönetim Sistem Belgesi, ISO EN 9001-2008 Kalite Yönetimi Sistemi Belgesi sunulması zorunluluğu getirilmiştir.

Aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı için teklifi değerlendirme dışı bırakılan Ak Ay Turizm Nakl. Yemekçilik Akaryakıt Orm. Ürünl. Tic. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin idari şartnamede sunulması zorunluluğu getirilen gıda üretim izin belgesi sunmadığı, Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Sakarya İl Müdürlüğünce 27.04.2011 tarihinde verildiği anlaşılan İşletme Kayıt Belgesinin sunulduğu, bu belgede işletme adresi olarak Hendek Kredi Yurtlar Kurumunun adresinin gösterildiği;

Anılan istekli tarafından sunulan TSE 8985 Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesinde de hizmet yeri adresi olarak, isteklinin kendi adresi yerine, hizmet sunduğu Hendek Kredi Yurtlar Kurumunun adresinin gösterilmiş olduğu;

Söz konusu belgelerin, isteklinin kendi adresine ilişkin düzenlenmemiş olduğu, bu haliyle söz konusu belgelerin kabulünün mümkün olmadığı ve teklifinin bu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşıldığından, bu hususa yönelik iddia yerinde görülmüştür.” hususları belirtilmiştir.

Anılan Kurul kararı, karara konu ihaleye ilişkin ve o ihaleye ait ihale dokümanındaki düzenlemeler çerçevesinde yapılan inceleme sonucunda alınmış olup, şikâyete konu ihaleye ilişkin ve ihale dokümanındaki düzenlemeler bir arada değerlendirilerek yapılan inceleme aşağıdaki gibidir.

İdari Şartname’nin 7.1.h maddesinde ihale tarihi itibariyle geçerliliğini doldurmamış Gıda Üretim İzin Belgesi veya İşletme Kayıt Belgesinin sunulmasının istenildiği,

7.5.3 üncü maddesinde ise “2-İstekliler, yemek hazırlama ve dağıtım hizmetleri işi ile ilgili olarak ihale tarihi itibariyle geçerlilik süresini doldurmamış kendi işyerine ait TSE HİZMET YETERLİLİK BELGESİ veya ISO 9001:2008 standartlarına göre hazırlanmış Kalite Yönetim Sistem Belgelerinden herhangi birinin aslını veya noter tasdikli suretlerinin teklif zarflarına sunacaklardır.” düzenlemesinin bulunduğu görülmüştür.

İdari şartnamede sözü edilen İşletme Kayıt Belgesi Tarım, Gıda ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından verilmekte olup, belgeye ilişkin ayrıntılara 17.12.2011 tarihli ve 28145 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelikte yer verilmiş, Hizmet Yeterlilik Belgesi ise Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından düzenlenmekte ve kuruluşların verdikleri hizmetlerin ilgili Türk Standartlarına ve/veya Türk Standartları Enstitüsünce hazırlanmış olan kriterlere uygunluğunun belgelendirilmesinde kullanılmakta olup, konuya ilişkin ayrıntılara TSE tarafından düzenlenen Hizmet Belgelendirme Yönergesinde yer verilmiştir.

Adı geçen Yönetmelikte, işletme kayıt belgesinin hangi işletmelere hangi koşullarda verileceği, belgenin geçerliliğini kaybedeceği durumlar vs. düzenlenmiş, adı geçen Yönergede de, hizmet yeterlik belgesinin kimlere, hangi şartlarda verilebileceği, başvuru şartları, kontrol ve inceleme usulleri, belgeye ilişkin şekil şartları, belgenin geri alınacağı durumlar vs. ayrıntılı olarak düzenlenmiş, ilgili görevlilerce hizmet yerinin fiziki olarak denetimine de yer verilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından sunulan İşletme Kayıt Belgesine bakıldığında, belgenin Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Sakarya İl Müdürlüğü tarafından düzenlendiği, belgenin 27.04.2011 tarihinde verildiği, belgede işletme adresinin Turanlar Mah. Pınarlı Köyü Yolu Üzeri Hendek Kredi Yurtlar Kurumu Hendek /Sakarya olarak belirtildiği, faaliyet konusunun hazır yemek üreten işyeri olarak ifade edildiği,

TSE tarafından düzenlenen ve başvuru sahibi tarafından sunulan Hizmet Yeterlik Belgesine bakıldığında ise, belgenin geçerlik süresinin 26.05.2013 olduğu, firma adresinin Yeni Mah. 1534. Sokak Nu:7 Hendek/Sakarya, hizmet yeri adresinin ise Pınarlı Yolu Köyü üzeri Yükseköğrenim Kredi Yurtlar Kurumu Hendek/Sakarya olarak belirtildiği, kapsam kısmında belgenin yemek üretim yerinin ilgili standartlara uygunluğunun tevsik edildiği, başkaca bir sınırlama veya tespite yer verilmediği görülmüştür. Diğer bir deyişle başvuru sahibinin hizmet yeri adresinde kayıtlı bulunan işletmesinin standartlara uygun olduğu ilgili Kurumlarca belgelendirilmiş olup, belgelerin yetkili makamlarca geri alınıncaya veya iptal edilinceye kadar geçerli olduğu ve hukuk aleminde sonuç doğurduğu aşikardır.

Şikâyete cevap yazısı göz önünde bulundurulduğunda, idarece belgede yer alan adreslerin doğru olup olmadığına ilişkin bir iddia veya ihtilafın söz konusu edilmediği, yapılan değerlendirmenin yalnızca belge üzerinde firma ve işletme/hizmet yerine ilişkin farklı adreslerin bulunmasının usulsüz olduğu kabulüne dayandırıldığı görülmüştür.

Bu çerçevede adı geçen Yönetmelik’te işletme kayıt belgesinin üzerinde yazılı ticaret unvanı, gerçek ve tüzel kişi, işletme adresi ve faaliyet konusu için geçerli olduğu belirtilmiş, işletme adresinin firmanın merkezine ait adres olması gerektiğine dair bir düzenlemeye yer verilmediği görülmüş olup, başvuru sahibi tarafından sunulan belgenin kendi firma adı ve unvanı için düzenlenmiş olduğu tespit edilmiştir.

Benzer şekilde adı geçen Yönergenin 9’uncu maddesinin 5’inci fıkrasında, sözleşmeye dayalı iş yapan (peyzaj, temizlik, endeks okuma, vb.) kuruluşlarda hizmet yeri adresi olarak merkez adresinin belgede yer alması gerektiği belirtilmiş, bu kuruluşlar dışındaki kuruluşlar için böyle bir sınırlama getirilmemiş, başvuru sahibinin belgeye konu faaliyet alanı göz önünde bulundurulduğunda söz konusu belge için başvuru sahibinin belirtilen fıkra kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin anılan düzenlemelerinde, isteklilerce ihale tarihi itibariyle geçerliliğini doldurmamış Gıda Üretim İzin Belgesi veya İşletme Kayıt Belgesinin ve yemek hazırlama ve dağıtım hizmetleri işi ile ilgili olarak ihale tarihi itibariyle geçerlilik süresini doldurmamış kendi işyerine ait TSE hizmet yeterlilik belgesinin sunulmasının öngörüldüğü, bu sayede idarenin işletme yerinin ve belli standartlara uygun hizmet sunduğu kayıt altına alınmış isteklilerin ihaleye katılımını sağlamayı amaçladığı, şartnamenin ilgili maddelerde aranılacak başkaca kriterin belirlenmediği anlaşılmış olup, başvuru sahibi tarafından sunulan belgelerin idarece belirlenen şartları karşıladığı, şikâyete verilen cevapta belgenin idarece uygun olmadığına yönelik tespitte hukuka uyarlık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan İdari Şartname’nin 47.1’inci maddesinde “Yüklenicinin Sözleşme esnasında yemekhanenin Düzce ili sınırları içinde olduğuna dair belge getirmeleri zorunludur.” düzenlemesine yer verilmiş olup, madde, hizmet yeterlilik belgesine ilişkin yukarıda yazılı şartname maddesi ile birlikte değerlendirildiğinde, idarenin Düzce ili sınırlarında bulunması zorunlu yemekhane için hizmet yeterlilik belgesi öngörmediği, buna karşılık teklif sunacak isteklilerin herhangi bir yerde bulunan yemekhaneleri için belge sahibi olmaları gerektiği, diğer bir deyişle düzenlemelerin hizmetin kaliteli bir şekilde yürütülmesi amacına hizmet etmediği anlaşılmış, ancak ihale tarihinden üç iş günü öncesinde dokümanın kesinleşmiş olması karşısında bu hususta Kurumca tesis edilecek herhangi bir işlem bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin sunduğu bilanço ve gelir tablolarındaki TÜRMOB kaşesi eksikliğinin idare tarafından başvuru sahibine tamamlatılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi