KİK Kararı: 2012/UH.II-3741

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/057
Gündem No : 24
Karar Tarihi : 26.09.2012
Karar No : 2012/UH.II-3741
BAŞVURU SAHİBİ:
Global Bilgi Pazarlama Danışma Ve Çağrı Servisi Hizmetleri A.Ş., SARAY MAHALLESİ ÜNTEL SOKAK NO:1 İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü(Çaykur) Satınalma Dairesi Başkanlığı, Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü/Müftü Mah. Menderes Bul. 53080 RİZE

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/95748 İhale Kayıt Numaralı "Çağrı Merkezi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü (ÇAYKUR) Satınalma Dairesi Başkanlığı tarafından 27.08.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Çağrı MerkeziHizmeti” ihalesine ilişkin olarak Global Bilgi Pazarlama Danışma ve Çağrı Servisi Hizmetleri A.Ş.’nin 17.08.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.08.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.08.2012tarih ve 29537sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.08.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/3217sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle

1. İhale kapsamında danışmanlık hizmeti alınmadığı dikkate alındığında, İdari Şartname’nin 35’inci maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde fiyat unsurunun %40, fiyat dışı unsurların %60 nispetinde etkili olacağının belirtilmesinin yerinde olmadığı,

2. Anılan Şartname maddesinde belirtilen fiyat dışı unsurlardan birinin isteklilerin çalıştırmakta oldukları "müşteri temsilcisi sayısı" olduğu, ihale konusu iş kapsamında 7 kişinin çalıştırılacağı dikkate alındığında, puanlamada öngörülen müşteri temsilcisi sayısının (200'den fazla) çok fazla olduğu, anlamlı olmayan söz konusu sayıların ihalede rekabeti engellediği,

3. Söz konusu Şartname maddesinde, fiyat dışı unsurlar arasında yer alan kalite standart belgeleri arasında, Kamu İhale Genel Tebliği'ne göre istenilmemesi gereken ISO 27001 belgesine yer verilmesinin mevzuata aykırılık teşkil ettiği,

4. Aynı zamanda iş hacmine yönelik bir yeterlik kriteri niteliği taşıyan, isteklilerin son bir yıla ait ciro tutarlarının fiyat dışı unsur olarak belirlenmesinin mevzuata aykırı olduğu,

5. Firma referanslarının bir fiyat dışı unsur olarak belirlenmesinin mevzuata aykırı olduğu,

6. Fiyat dışı unsurlar arasında yer verilen, "genel yaklaşım" olarak belirtilen unsurun belirsizlik yaratan ve objektif kriterlere dayanmayan bir fiyat dışı unsur olduğu, dolayısıyla söz konusu fiyat dışı unsur ile sağlıklı bir değerlendirme yapılamayacağı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1 ) Başvuru sahibinin 1, 3, 4, 5 ve 6’ncı iddialarına ilişkin olarak:

Başvuru sahibi anılan iddialar ile İdari Şartname’nin 35’inci maddesinde yer alan fiyat dışı unsurlara dair düzenlemeyi şikâyet konusu etmektedir. Anılan düzenlemenin 30.07.2012 tarihinde yayımlanan ihale ilanının 5’inci maddesinde de yer aldığı dikkate alındığında, isteklinin ileri sürdüğü iddiaların söz konusu ilanda yer alan düzenlemeye ilişkin olduğu anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanun’un “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasında “ … Başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak;

a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline,

b) İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,

c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikâyete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikâyet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine,

karar verilir…” hükmü, “İdareye şikâyet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinin birinci fıkrasında ise “ Şikâyet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.” hükmü bulunmaktadır.

Anılan Kanun hükümlerinden, açık ihale usulü ile ihale edilen işlerde ilanda yer alan düzenlemelere yönelik şikâyet başvurularının ilan tarihini takip eden 10 gün içerisinde idareye yapılması gerektiği, aksi takdirde başvurunun süre yönünden reddedileceği anlaşılmaktadır.

Bu itibarla, başvuru sahibinin ihale ilanında bulunan düzenlemeye yönelik söz konusu iddialarını ihale ilanının yayımlandığı tarih olan 30.07.2012 tarihini izleyen 10 gün içerisinde yapacağı bir şikâyet başvurusu ile idareye bildirmesi gerekirken, idareye söz konusu sürenin bitiminden sonra 17.08.2012 tarihinde başvuruda bulunduğu anlaşıldığından, anılan iddialara yönelik başvurunun 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince süre yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru sahibinin bu iddiasının 30.07.2012 tarihinde yayımlanan ihale ilanının 5’inci maddesinde yer alan düzenlemeye ilişkin olduğu görülmektedir. Bununla birlikte, iddia kapsamında söz konusu düzenlemede yer alan "müşteri temsilcisi sayısı" na dair fiyat dışı unsurun, ihale konusu iş kapsamında çalıştırılacak personel sayısı ile mukayese edilerek, ihalede rekabeti engellediği iddia edildiğinden, bu iddiaya ilişkin şikâyet konusu hususun farkına varıldığı tarihin iş kapsamında çalıştırılacak personel sayısına vakıf olunduğu tarih olan istekli tarafından ihale dokümanının satın alındığı tarih olduğu anlaşılmıştır. Bu itibarla, söz konusu iddianın yasal süresi içerisinde idareye bildirildiği anlaşıldığından, iddianın esasına yönelik inceleme yapılmıştır.

Bu bağlamda yapılan incelemede, İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu işin adının “Çağrı Merkezi” , miktarı ve türünün ise Şartname ekinde,

Sıra No

Açıklama

Birimi

İşçi Sayısı

Ay/gün/saat

1

Müşteri Temsilcisi

Kişi

6,00

27,000

2

Takım Lideri

Kişi

1,00

27,000

şeklinde belirtildiği, 19’uncu maddesinde teklif ve sözleşme türünün birim fiyat teklif ve sözleşme olacağının belirtildiği, Sözleşme Tasarısı’nın 9’uncu maddesinde işe sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 15 gün içerisinde başlanacağı ve işin süresinin 27 ay olduğu hususlarının belirtildiği görülmüştür.

Teknik Şartname’nin 1’inci maddesinde işin konusu ve amacı “1.1. Konu: Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü olarak çalışan, üretici ve müşterilerimizin görüş, öneri, istek ve şikâyetlerinin bir merkez üzerinden takip edilmesinin sağlanmasıdır. Bunu sağlamak için çağrı hizmetlerini sunan kamu veya özel çağrı merkezlerinden hizmet satın alınmasıdır.

1.2. Amaç: Kamu ve Özel Sektörde Kurulu Çağrı Merkezlerinden birinde Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü adına gelen çağrıları takip etmek için personel ve teknik altyapı kullanımına yönelik hizmet satın alınmasıdır. Üretici, çalışan, Bayi, Bayi satış noktaları ve tüketicilerin istek ve şikâyetlerini bu çağrı merkezi üzerinden takip etmek, elde edilen verilerin elektronik ortamda değerlendirilmesini amaçlamaktır.” şeklinde belirtilmiştir.

Diğer taraftan, iddia konusu edilen İdari Şartname’nin 35’inci maddesinde “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.

35.1.1. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatın %40'ı ile firma ve proje ekibinin değerlendirilmesi sonucunda oluşan teknik değerlendirme puanının %60'ı alınarak belirlenecektir. Değerlendirme işlemi sonucunda toplam puanı aynı olan birden fazla istekli olması durumunda teknik değerlendirme puanı en yüksek olma şartı uygulanacaktır. Teknik değerlendirme puanı' da eşit ise, istekliler arasında düşük teklifi veren geçerli olacaktır.

Teknik değerlendirme puanının hesaplanmasında kullanılmak üzere, istekliler gerekli belgeleri tablodaki sıralamaya göre teklif dosyasında sunacaktır.

_İsteklilerin teklifleri toplam puan hesaplama formülüne göre değerlendirilerek puanlanacaktır. Değerlendirme ağırlık yüzdeleri;
Teklif fiyatı %40
Tablodaki Teknik değerlendirme puanı %60

17.1.4.1. Toplam Puanın Hesaplanmasında Kullanılan Formül ve Tanımlamalar

S = (F min / F) x (%40) + (TDP /100) x (%60)
S: Toplam Puan
F: Teklif Fiyatı
F min: Tekliflerde en düşük fiyat
TDP: Teknik değerlendirme puanı (Tabloda 100 üzerinden puanlanacaktır)_

FİRMANIN DEĞERLENDİRİLMESİ

KRİTER

MAX PUAN

TEKLİFTE İSTENEN BELGELER

Firmanın Çağrı Merkezi Alanında Çalıştığı Süre (ÇS)

ÇS __5 (10 puan)

ÇS = 4 (8 puan)

ÇS = 3 (6 puan)

ÇS = 2 (4 Puan)

ÇS = 1 (2 Puan)

10

İlgili Ticaret Odasından alınan Firma Faaliyet Belgesi

Firmanın Çalıştırdığı Müşteri Temsilcisi Sayısı (MT)

MT __2000 (10 puan)

2000 >MT __1500 (8 Puan)

1500 >MT __1000 (6 Puan)

1000 >MT __500 (4 Puan)

500 __MT (2 Puan)

10

Son ayın SGK Tahakkuk Fişin bulunanların kurum onaylı belge

Firmanın kalite standart belgelerine sahip olması

EN 15838 Belgesi (7 Puan)

ISO 10002 Belgesi (7 Puan)

ISO 27001 Sertifikası (4 Puan)

ISO 9001 Sertifikası (2 Puan)

20

İlgili kalite kurumundan alınan sertifikalar

Firmanın son 1 yıla ait Ciro Tutarı (CT)

CT __20.000.000 TL (10 Puan)

_20.000.000 TL > CT ____16.000.000 TL (8 Puan) 16.000.000 TL > CT ____12.000.000 TL (6 Puan)__12.000.000 TL > CT ____8.000.000 TL (4 Puan)__8.000.000 TL > CT ____4.000.000 TL (2 Puan)_4.000.000 > CT (1 Puan)

10

Firmanın 2011 gelir tablosu

Firmanın Türkiye Genelinde sahip olduğu Çağrı Merkezi Sayısı (ÇM)

ÇM __5 (10 puan)

ÇM = 4 (8 puan)

ÇM = 3 (6 puan)

ÇM = 2 (4 Puan)

ÇM = 1 (2 Puan)

10

Çağrı Merkezi izin belgesi

Kaynak kodların Çaykura teslim edilmesi

Çaykur adına özel olarak hazırlanacak olan yazılımlarda, dot net teknolojisinin kullanılması, Oracle veritabanında çalışması, açık kaynak kodları ve veritabanı yapılarının kabul aşamasında Çaykur'a teslim edilmesi tercih sebebi olacaktır. (10 puan)

10

Kaynak kodların çaykura teslim edileceğine dair taahhüt

Firma Referansları

Her Kamu için (2 puan) en fazla 10 puan

Her Özel sektör için (2 puan) en fazla 10 puan

15

Referans Listesi

Genel yaklaşım

Şartnameye verilen cevaplar ve belgeler genel olarak değerlendirilecektir.

15

Şartnameye verilen cevaplar, şartname ekindeki belgeler

_Örnek:
Teklif A: 200,00 TL TDP A: 60 Puan (Tablodaki teknik değerlendirme puanı)
Teklif B: 360,00 TL TDP B: 80 Puan (Tablodaki teknik değerlendirme puanı)
Teklif C: 360,00 TL TDP C: 90 Puan (Tablodaki teknik değerlendirme puanı)

(F min): 200,00 TL (Tekliflerde en düşük fiyat)_

_A Firmasının Toplam Puanı:
S= (200,00 / 200,00) x 0.40 + (60 /100) x 0.60
S= (1.00) x 0.40 + (0.60) x 0.60
S= 0.40 + 0.36
S= 0.76

B Firmasının Toplam Puanı:
S= (200,00 / 360,00) x 0.40 + (80 /100) x 0.60
S= (0.56) x 0.40 + (0.80) x 0.60
S= 0.22 + 0.48
S= 0.70

C Firmasının Toplam Puanı:
S= (200,00 / 360,00) x 0.40 + (90 /100) x 0.60
S= (0.56) x 0.40 + (0.90) x 0.60
S= 0.22 + 0.54
S= 0.76

Örnek Değerlendirme işlemi sonucunda A ve C firmasının teknik değerlendirme puanı aynı olup, puanı fazla olan C firması en avantajlı teklifi vermiştir…” _düzenlemesi bulunmaktadır.

Anılan Şartname maddesinden, isteklilerin hali hazırda çalıştırdıkları müşteri temsilcisi sayısının bir fiyat dışı unsur olarak belirlendiği, azami 10 puan alınabilecek olan söz konusu unsur için öngörülen ara puanlar ile bu puanlara tekabül eden müşteri temsilcisi sayılarına bakıldığında, bahse konu fiyat dışı unsurdan 2 puan alınabilmesi için asgari 500 müşteri temsilcisinin, 4 puan alınabilmesi için 500 ila 1000 müşteri temsilcisinin, 6 puan alınabilmesi için 1000 ila 1500 müşteri temsilcisinin, 8 puan alınabilmesi için 1500 ila 2000 müşteri temsilcisinin, tam puan alınabilmesi için ise asgari 2000 müşteri temsilcisinin hali hazırda çalıştırılıyor olması ve bu durumun son ayın SGK tahakkuk fişi sunulmak suretiyle tevsik edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

İhale konusu iş kapsamında 6 tanesi müşteri temsilcisi olmak üzere toplam 7 personelin çalıştırılması öngörülmektedir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 61’inci maddesinde; “(1) İhale konusu işin özelliği göz önünde bulundurularak işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi unsurlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebilir.

(2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belgeler idari şartnamede açıkça belirtilir.

(3) Fiyat dışı unsurlar, bir marka veya model esas alınarak rekabeti sınırlayıcı şekilde belirlenemez.

(4) Fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemeyi yapan birim veya görevliler tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanır ve bu belge ihale onay belgesinin ekinde yer alır.” hükmü bulunmaktadır.

Anılan Yönetmelik hükmünden, ihale konusu işin özelliği ve rekabet ilkesi göz önünde bulundurularak, işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi unsurların fiyat dışı unsur olarak belirlenebileceği, bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belgelere idari şartnamede açıkça yer verilmesi gerektiği, ayrıca anılan hususlara ilişkin olarak gerekçeli bir açıklama belgesinin hazırlanıp bu belgeye ihale onay belgesi ekinde yer verilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Bu bağlamda, idarece gönderilen işlem dosyası incelendiğinde, fiyat dışı unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine ilişkin olarak hazırlanıp ihale onay belgesi ekinde yer verilmesi gereken gerekçeli açıklama belgesinin bulunmadığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde Kanun’un temel ilkeleri sayılmakta olup, rekabet, bahse konu ilkeler arasında yer almaktadır ve idareler rekabet ilkesi dahil temel ilkeleri göz önünde bulundurarak ihale işlemlerini yürütmekle mükelleftirler. Öte yandan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 61’inci maddesinin üçüncü fıkrasında “Fiyat dışı unsurlar, bir marka veya model esas alınarak rekabeti sınırlayıcı şekilde belirlenemez.” hükmü bulunmaktadır.

Anılan mevzuat hükümleri doğrultusunda, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde dikkate alınacak fiyat dışı unsurların, rekabeti engellemeyecek bir şekilde belirlenmesi için fiyat dışı unsurların ihale konusu işin büyüklüğü ile orantılı bir şekilde tespit edilmesi gerekmektedir. Bu durum göz önünde bulundurulduğunda, iş kapsamında 7 personelin çalıştırılması öngörülen bahse konu ihalede, iddia konusu edilen fiyat dışı unsur düzenlemesinde asgari puanın (2 puan) alınabilmesi için bile en az 500 personel, yani ihale konusu iş kapsamında çalıştırılacak personel sayısının yaklaşık 70 katı personelin çalıştırılmakta olması koşulunun getirilmesinin, ihale konusu iş ile orantılı ve anlamlı olmadığı, böyle bir düzenleme ile küçük ölçekli isteklilerin nispeten büyük ölçekli isteklilerle rekabet edebilme, dolayısıyla ihaleyi kazanma imkanlarının ortadan kaldırılacağı sonucuna varılmıştır.

Netice itibariyle iddia konusu edilen düzenlemenin, inceleme konusu ihalede temel ilkeler arasında yer alan rekabet ilkesinin tesis edilmesini engelleyeceği anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

Sonuç olarak yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi