KİK Kararı: 2012/UH.II-3363

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/049
Gündem No : 7
Karar Tarihi : 17.08.2012
Karar No : 2012/UH.II-3363
BAŞVURU SAHİBİ:
Değişim Hazır Yemek Temizlik İnş. Otom. Hayv. San. Dış Tic. Ltd. Şti., 3.SANAYİ SİTESİ T-2 BLOK NO:13 DİYARBAKIR

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Ergani Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışma Vakfı Başkanlığı, Kemertaş Mah. Ziya Gökalp Cad. Hükümet Konagi Zemin Kat 1 21950 DİYARBAKIR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/26876 İhale Kayıt Numaralı "Yemek Pişirme Ve Dağıtımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ergani Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Başkanlığı tarafından 26.03.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Yemek Pişirme ve Dağıtımı” ihalesine ilişkin olarak Değişim Hazır Yemek Temizlik İnş. Otom. Hayv. San. Dış Tic. Ltd. Şti.nin 20.06.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun idarenin 26.06.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine başvuru sahibince 04.07.2012 tarih ve 23870 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.07.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/2553 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle:

1. İdarece ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenen istekli ile ikinci en avantajlı teklif olarak belirlenen isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79 uncu maddesi çerçevesinde incelenmesi gerektiği,

2. Aşırı düşük teklif kapsamında değerlendirilen her iki firmadan açıklama istenildiği, ancak firmalar açıklama verdikten sonra idarece ikinci bir açıklama istenilmesinin mevzuata aykırı olduğu,

3. Başvuruya konu ihalede Askor Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasında eksikliklerin bulunduğu, örneğin ihale dokümanında yeterlik şartı olarak düzenlenen çalıştırılacak termokinli araca ait ruhsat, karayolları mali zorunluluk sigortasının teklif ile birlikte sunulmadığı; söz konusu firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

4. Başvuruya konu ihalede isteklilerden Tanrıverdi Gıda Tem. Elk. İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifi kapsamında sunduğu iş deneyimine ilişkin belgelerin mevzuata uygun olmadığı, anılan isteklinin teklifinin söz konusu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartnamenin 2 nci maddesinde ihale konusu işin adının “ Yemek Pişirme ve Dağıtımı ” olarak belirlendiği görülmüştür.

Anılan Şartnamenin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinde “ 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Her türlü giderler teklif fiyata dahildir....” düzenlenmesi bulunmaktadır.

Teknik Şartnamenin “İşin Yapılma Yeri” başlıklı 2 nci maddesinde “ Yemek pişirme işlemi Yüklenicinin yemek üretim tesisinde veya fabrikasında veya imalathanesinde yapılacaktır. Servis hizmetleri isimleri belirlenen vatandaşların evlerinde adreslerinde yapılacaktır. ”, düzenlemesi,

Anılan Şartnamenin “Yemek Hizmetinde Görevli Personel” başlıklı 3 üncü maddesinde “ _3.1._Yemek dağıtım hizmetinde servis ile yemek dağıtımı yapan yüklenici firma tarafından elemanlarının yemeklerin sağlıklı bir şekilde teslim etmesini sağlayacaklardır.” düzenlemesi,

Anılan Şartnamenin “Yemek Hazırlanması” başlıklı 4 üncü maddesinde “4.1.İş Yerinin Yükleniciye Teslimi

Sözleşmenin imzalanmasından sonra yüklenicinin sözleşmede yazılı süre içinde işe başlayabilmesi için, İhale Teknik Şartnamesinin ilgili maddesinde belirtilen araç gereci temin etmek zorundadır.

Sözleşmenin imzalanmasından sonra yüklenici sözleşmede yazılı süre içinde vereceği hizmetle ilgili, yemek dağıtımını, boş kapların toplanması işini yapacaktır.

..

4.3. Yemek Hazırlığının Yapılması

Yemek listeleri kurum yetkilileri tarafından 15 günlük olarak hazırlanır ve firma sorumlusuna teslim edilir. Planlanan mönü enerji ve besin öğeleri açısından yeterli ve dengeli olmalıdır. Yemek yapımı ile ilgili ön hazırlıklar bir gün önceden yapılacaktır. En az bir gün önceden temin edilecek malzemeler uygun saklama koşullarına göre yüklenicinin mutfağında muhafaza edilecektir. Ekmekler sağlıklı ortamlarda hazırlanmış, tek tek poşetlenmiş, (250Gr.) sunulacaktır. Ekmek günlük olarak temin edilecek, kesinlikle bayat ekmek kullanılmayacaktır.

…

Yemek yapımından önce mutfak hijyeni ve personel temizliği tam olarak sağlanacaktır. Sözleşmenin imzasından sonra yüklenici üstlenmiş olduğu iş için gerekli her türlü makine, araç-gereç ve işçileri sağlamak zorundadır. İşin başlangıcında ve devamı sırasında idare araç- gereç ve personelin kontrolünü yapacaktır. Söz konusu kontrol yüklenicinin yemek üretim yerinde yapılacaktır.

Yemekler kalite, nefaset ve gramaj yönünden doyurucu olacak ve gramajlar teknik şartnamede belirtilen asgari kriterleri karşılayacaktır. Yüklenici hazırlayacağı yemekler ve içeceklerde teknik şartnamelere uygun olarak 1.sınıf kaliteli olacaktır. Ayrıca bulaşık ve her türlü temizlikte kullanılacak malzemeler 1. kalite olacaktır. Yüklenici temizlik işini yemek üretim yerinde özen göstererek yapacaktır. Yemek üretimi yapılan yerin temizliği için idarece belirli aralıklarla denetim de yapılacaktır. Üretim yerinin temiz olmaması durumunda tutanak ile tespit edilir ve gerekli cezayi müeyyide uygulanır. Kurumda hekim tasdikli besin zehirlenmesi raporu alan en az 25 kişi olduğu takdirde bütünü ile bu kişilerin sağlık masrafları ve iş gücü kayıplarının maddi tazminatı yüklenici tarafından karşılanır. Besin zehirlenmelerinin önüne geçilmesi amacıyla yüklenici gıda zehirlenmelerine karşı koruyucu önlem almak ve bu konuda yemek hazırlayan personelin eğitimini yapmak zorundadır.

Yiyecek madde ve malzemeleri hiçbir şekilde eksik madde ve malzeme ile yemek hazırlanamaz, iaşe edilecek kişi sayısı ile gramajların kontrolünde uygulanacak muayene tekniği ve bunların uygunluğunu kontrollük belirleyecektir.

…

Yemek yapımında kullanılan her türlü malzeme için teknik şartnamedeki gramajlar geçerlidir. Görevli gıda kontrol görevlisi tarafından günlük olarak alınan yemek örnekleri 72 saat buzdolabında saklanacaktır. Ayrıca muayene komisyonun belirleyeceği kontrollükçe belirlenen bir günde alınan yemek, su örnekleri ve mutfağa giren gıda malzemeleri istenildiği takdirde Hıfzısıhha Enstitüsünde incelenecek ve yapılan harcamalar yükleniciye ait olacaktır.

…

Haftanın 7 günü öğle yemeğini yüklenicinin mutfağında pişirilmesi; pişmiş yemeğin sipariş adedine göre vatandaşların çeşitli dağıtım yerlerine nakli; buradaki mutfak ve tesislerde sıhhi koşullarda muhafazası, hasta ve yardıma muhtaç vatandaşların odalarına kadar nakli, dağıtımını yapmak yükleniciye aittir. Yemekler sefer taslarında veya porselen tabaklarda verilecektir. Boş kaplar vatandaşlar yemeklerini yedikten sonra toplanacaktır. Yemek dağıtımı esnasında yüklenici vatandaşların kaplarını boşaltmasını beklememelidir. Yemek esnasında kullanılacak ekmek, pul biber, kürdan, karabiber, tuz, peçete, kağıt havlu ve verilen yemeğin cinsine göre limon suyu, sirke, zeytinyağı vb. yüklenici tarafından karşılanacaktır.

Yüklenici firma, yemek listelerini aynen uygulamak zorundadır. Şartnamede belirtilmediği halde gramaja denk olacak şekilde başka bir yemek çeşidi haftalık mönüye yazıldığı takdirde yüklenici bunu vermekle yükümlüdür.” düzenlemesi,

Anılan Şartnamenin “ Yemek Çeşitleri” başlıklı 15 inci maddesinde “ 15.1. Öğle yemeklerinde 3 kap yemek verilecektir. Yemek çeşitleri aşağıdaki esaslara göre tanzim edilecektir.

15.1. 1.Kap yemek; Et yemekleri (tas kebabı, haşlama et, rosto vb.), tavuk yemekleri, köfteler, etli sebze yemekleri, etli kuru baklagil yemekleri, etli dolma ve sarmalar ile benzerlerinden oluşacaktır. Etler kemiksiz et olacaktır. Bu yemeklerle birlikte bulunması mutat olan garnitürler de (rosto yanında püre gibi) yemeklerin beraberinde verilecek ve ayrı bir kap yemek olarak kabul edilmeyecektir.

15.1. 2.Kap yemek; pilav, makarna, börek, kızartma, zeytinyağlı yemekler (sarma, dolma, pilaki vb) ve benzerlerinden oluşacaktır.

15.1.3.Kap yemek; Meyve, salata, komposto, yoğurt, cacık, turşu, piyaz ve tatlılardan (kadayıf, baklava, kemalpaşa, sütlü tatlılar, hamur tatlıları, helvalar vb.) oluşacaktır.

15.2. Birinci kap yemekte et yemeği, tavuk yemeği veya köfte haftada en az 3 gün (2 günü hafta içerisinde olmak üzere) çıkarılacaktır. Diğer günler etli sebze yemekleri, etli kuru baklagil yemekleri, etli dolma veya sarmalar ile benzerleri verilecektir.

15.3.. Ramazan ayında oruç tutan personel için iftar yemeği verilecektir. İftar yemeğinde verilecek yemekler için madde 1 de belirtilen esaslar geçerli olacaktır.

15.6..Öğle yemeklerinde 2.ve 3. kap aynı, 1. kap ise değişik olacaktır.

15.8. İdare tavsiyeleri doğrultusunda firma tarafından değişik yemek ve kahvaltı çeşitleri çıkarılabilecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Teknik Şartnamenin 15.9 uncu maddesinde bir haftalık normal yemek listesi örneği ve ilgili şartnamenin “Tarafların Yükümlülüğü” başlıklı 12 nci maddesinde resmi tatil günleri dâhil olmak üzere (365) takvim günü üzerinden kesintisiz hizmet verileceği ve hizmet süresinin sözleşmede belirtilen gün kadar olduğu düzenlenmiştir.

Sözleşme tasarısının “İşin süresi” başlıklı 9 uncu maddesinde işe başlama tarihi 16.04.2012 işi bitirme tarihi 31.12.2012 olarak düzenlenmiştir.

Başvuru konusu ihalede 6 isteklinin teklif verdiği, idare tarafından 5 isteklinin teklifinin geçerli teklif olarak belirlendiği, 14.05.2012 tarihli ve 2012/UH.II-2051 sayılı Kurul kararında “ Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif verdiği anlaşılan Elif Yemek Fabrikası Kadri Nural ve Yaprak Yemek Fabrikası Yemek Üretim ve Servis Hizmetleri/Hüseyin Ağar’ın tekliflerinin aşırı düşük olarak kabul edilmek suretiyle bu isteklilerden teklifte önemli bileşenlerin somut ve açık bir şekilde belirlenerek açıklama istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir ” gerekçesiyle düzeltici işlem kararı verildiğinden, 28.05.2012 tarihli ve 06.06.2012 tarihli yazılar ile 2 istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, 06.06.2012 tarihli yazı ekinde önemli maliyet bileşeni olarak; “ Söz konusu hizmet işinde teknik şartnamede belirtilen 1 haftalık normal yemek listesi örneğine göre hazırlanacak 7 günlük yemeğe ait maliyetlerin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

….

Yemeklerin ve yemeklerde kullanılan gıda maddelerinin kişi başına düşen gramaj listeleri teknik şartnamede belirtilmiştir. Firma bu listede belirtilen gramajlara uyacaktır. Listede olmayan yemek türleri için listedeki benzerlerine uygulanan esaslar geçerli olacaktır.

2. Yemek ile birlikte verilecek diğer gıda maddelerine ilişkin ( 250 gram poşetlenmiş ekmek maliyeti ile tuz, peçete v.s. hesaplanacaktır.

3. 1 öğün yemeğin dağıtımında kullanılacak araç maliyetine ilişkin hesaplama yapılacaktır.

4. Yemek dağıtımı işinde araç ile birlikte servis yaparak çalıştırılacak personele ilişkin maliyet hesaplaması yapılacaktır.

5. Yemeğin hazırlanması için çalıştırılacak personele ilişkin maliyet hesabı yapılacaktır.” şeklinde belirleme yapıldığı, söz konusu 2 isteklinin de aşırı düşük teklif açıklaması sunduğu, idarece yapılan değerlendirmede her iki isteklinin açıklamasının uygun görüldüğü, ihalenin Elif Yemek Fabrikası üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İdare tarafından isteklilere açıklaması talep edilen örnek menü olarak verilen menüde yer alan yemek çeşitlerinden (kadınbudu köfte, etli türlü, tas kebabı, kıymalı ıspanak, etli kuru fasulye, rosto+püre, etli dolma) gramajlarının Teknik Şartnamede bulunmadığı görülmüştür. Ancak söz konusu aşırı düşük teklif sorgulama yazısında bulunan “ listede yer almayan yemek türleri için listedeki benzerlerine uygulanan esaslar geçerli olacak ” ibaresi nedeniyle söz konusu aykırılığın esasa etkisinin bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet Alımı İhalelerinde Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde “ 79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.

79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

….

79.4.2.24. Yemek hizmet alımı ihalelerinde, çalıştırılacak personelin giyim gideri ile su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü giderleri için yapılacak açıklamalara ilişkin olarak isteklilerden belge sunmaları istenmeyecektir. İhale komisyonu ayrıca, bu girdiler dışındaki girdilerden de belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit edebilecektir” açıklaması bulunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin yukarıda aktarılan 79 uncu maddesi çerçevesinde ihale üzerinde bırakılan istekli olan Elif Yemek Fabrikası’nın aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde aşağıdaki hususlar görülmüştür:

-Anılan istekli tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.12 nci maddesi kapsamında yapılan açıklamaların alınan mallara dayandırıldığı, bu durumda sunulması gereken “ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin belirtildiği maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) yerine (Ek-O.6) tutanağının SMMM tarafından düzenlendiği tespit edilmiştir. Söz konusu tutanakta teklife konu mala ilişkin alışların 153 Ticari Mallar Hesabında bulunan kayıtlarına ilişkin bilgilere yer verildiği anlaşılmıştır. Diğer taraftan Kamu İhale Genel Tebliğinin ekinde bulunan Ek-O.7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağı örneğinde; “ İstekli tarafından yapılacak açıklama kapsamında, belirtilen hesaplardan ilgisine göre biri, birkaçı veya tamamı kullanılarak bu tablo düzenlenebilir ” açıklaması yer aldığından, anılan istekli tarafından sunulan tutanağın mevzuata uygun olarak düzenlendiği ve onaylandığı anlaşılmıştır.

-Anılan istekli tarafından sunulan söz konusu maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan bilgilerin incelenmesinden “süt”, “dolma biber” ve “yoğurt” girdi maliyetlerinin söz konusu tutanakta yer almadığı anlaşıldığından, istekli tarafından anılan çiğ girdilerin maliyetlerinin belgelere dayalı olarak açıklanmadığı anlaşılmıştır.

-İstekli tarafından hazırlanan menünün incelenmesinden, “tas kebabı” yemeği için düzenlenen maliyet analizinde “marul” çiğ girdisi için 0,45 TL öngörüldüğü, ancak maliyet/ satış tutarı tespit tutanağından söz konusu çiğ girdi birim maliyetinin 0,475 olarak belirtildiği, aynı şekilde “pilaki” yemeği için düzenlenen maliyet analizinde “pilaki” girdisi için 1,5 TL fiyat öngörüldüğü, ancak maliyet/satış tutarı tespit tutanağından söz konusu girdinin birim maliyetinin 4,25 TL olarak belirtildiği tespit edilmiştir. Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.12 nci maddesi uyarınca söz konusu madde kapsamında sunulan açıklamalarda maliyete dayalı açıklama yapıldığında, isteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olamaz. Bu nedenle istekli tarafından anılan girdi maliyetlerinin belgelere dayalı olarak açıklanmadığı anlaşılmıştır.

-Teknik Şartnamenin 15.1 inci maddesinde yer alan “ 15.1. 1.Kap yemek; Et yemekleri (tas kebabı, haşlama et, rosto vb.), tavuk yemekleri, köfteler, etli sebze yemekleri, etli kuru baklagil yemekleri, etli dolma ve sarmalar ile benzerlerinden oluşacaktır. Etler kemiksiz et olacaktır. Bu yemeklerle birlikte bulunması mutat olan garnitürler de (rosto yanında püre gibi) yemeklerin beraberinde verilecek ve ayrı bir kap yemek olarak kabul edilmeyecektir.” düzenlemesi uyarınca, isteklilerin teklifleri kapsamında garnitürler için de bedel öngörmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede anılan istekli tarafından “rosto+ püre” yemeğinin maliyet analizinde “püre” garnitürü için bedel öngörmediği anlaşıldığından, söz konusu isteklinin açıklamasının Teknik Şartnameye aykırı hususlar içerdiği sonucuna varılmıştır.

Ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.16 ncı maddesinde yer alan; “ İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak proforma fatura yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.” açıklaması uyarınca Elif Yemek Fabrikası’nın aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu alış faturaları dikkate alınmamıştır.

Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Yaprak Yemek Fabrikası Yemek Üretim ve Servis Hiz.nin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

-Teknik Şartnamede “pirinç pilavı” için gramajların pirinç girdisi için 60 gr ve yağ girdisi için 10 gr olarak belirlendiği, anılan istekli tarafından “pirinç pilavı” yemeği için hazırlanan maliyet analizinde pirinç girdisi için miktarın 0,06 gr ve ayçiçeği yağı girdisi ile yemeklik bitkisel yağ girdisinin 0,015 gr olarak belirlendiği, dolayısıyla istekli tarafından öngörülen miktarların teknik şartnamedeki düzenlemeyi karşılamadığı görülmüştür. Aynı hususun 3 üncü kap yemeklerden olan “cacık” için de söz konusu olduğu anlaşılmıştır.

-İdarece aşırı düşük teklif sorgulama yazısında 7 günlük yemeğe ait maliyetlerin açıkça belirtilmesi talep edilmiştir. Yapılan incelemede anılan istekli tarafından “karışık yoğurtlu yaz kızartması” yemeği için “etli taze fasulye” yemeğinin girdi, miktar ve birim fiyatlarının esas alındığı tespit edildiğinden, söz konusu istekli tarafından 7 günlük yemek menüsünün tam olarak açıklanmadığı sonucuna varılmıştır.

-Teknik Şartnamenin 15.1 inci maddesinde “ Etler kemiksiz et olacaktır.” düzenlemesi yer almakta olup, söz konusu istekli tarafından yapılan maliyet analizinde “etli kuru fasulye” yemeği için “kemiksiz sığır eti” çiğ girdisinin yanı sıra “kemikli koyun eti” girdisine de yer verildiği anlaşıldığından, söz konusu isteklinin açıklamasının Teknik Şartnameye aykırı hususlar içerdiği sonucuna varılmıştır.

Teknik Şartnamenin 15.1 inci maddesinde “ Et yemekleri (tas kebabı, haşlama et, rosto vb.), tavuk yemekleri, köfteler, etli sebze yemekleri, etli kuru baklagil yemekleri, etli dolma ve sarmalar ile benzerlerinden oluşacaktır.” düzenlemesine karşın istekli tarafından oluşturulan günlük maliyet analizlerinden 1 tanesinde “menemen”, “makarna” ve “yoğurt” yemek çeşitlerinin bir arada maliyet hesabına dâhil edildiği görülmüştür. Söz konusu husus da açıklanan gerekçeyle Teknik Şartnameye aykırılık içermektedir.

-İdarece isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklaması talep yazısında açıklanması istenilen araç giderine ilişkin istekli tarafından 10 km de 1lt akaryakıt kullanılacağı öngörülmekle birlikte aracın yakıt tüketimine ilişkin belgelere dayalı açıklama sunulmadığı görülmüştür.

Yukarıda yer verilen gerekçeler çerçevesinde, aşırı düşük teklif açıklaması talep edilen 2 istekli tarafından idarece açıklama yapılması talep edilen tüm şartları karşılayan aşırı düşük teklif açıklaması sunulmadığı sonucuna varıldığından, Elif Yemek Fabrikası ve Yaprak Yemek Fabrikası Yemek Üretim ve Servis Hiz.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Yapılan incelemede 14.05.2012 tarihli ve 2012/UH.II-2051 sayılı Kurul kararı ile “ Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif verdiği anlaşılan Elif Yemek Fabrikası Kadri Nural ve Yaprak Yemek Fabrikası Yemek Üretim ve Servis Hizmetleri/Hüseyin Ağar’ın tekliflerinin aşırı düşük olarak kabul edilmek suretiyle bu isteklilerden teklifte önemli bileşenlerin somut ve açık bir şekilde belirlenerek açıklama istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir ” gerekçesiyle düzeltici işlem kararı verildiğinden, 28.05.2012 tarihli ve 06.06.2012 tarihli yazılar ile 2 istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği görülmüştür.

İdare tarafından 2 istekliye gönderilen 28.05.2012 tarihli yazıda 1 öğün yemeğe ait maliyetlerin, ekmek maliyetinin, araç maliyeti, yemeğin hazırlanması ve servisinde çalıştırılacak personel maliyetinin açıklanması talep edilmektedir.

06.06.2012 tarihli yazı ile de 28.05.2012 tarihli yazıda yer verilen maliyetlerin 1 haftalık menü için revize edilerek isteklilerden açıklama talep edildiği anlaşılmıştır. Söz konusu yazıda yapılan değerlendirme neticesinde söz konusu aşırı düşük tekliflerin daha sağlıklı değerlendirilmesi için değerlendirmeye esas kriterlerin yeniden belirlendiği anlaşılmıştır.

İdarece şikâyet dilekçesine verilen cevap yazısında “ Teklifleri aşırı düşük kapsamında değerlendirilen her iki firmadan açıklama istenilmiştir. Ancak, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda teklifte önemli olan unsurların kapsamının dar olması nedeniyle verilen açıklamalara ek olarak tekrardan açıklama istenilmiştir. Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesi gereğince ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenilmiştir. Daha sağlıklı bir değerlendirme yapmak için önemli olan ek bileşenler de firmalardan istenilmiş olup, ayrıca bu açıklamalar için ek olarak beş iş günü süre tanınmıştır.” ifadesi yer almaktadır.

Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 nci maddesinde “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü bulunmaktadır.

4734 sayılı Kanun’un 5 inci maddesinde “temel ilkeler” başlığı altında “ İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü yer almaktadır.

İhale komisyonu tarafından tesis edilen bir idari işlemin hukuka aykırılığının tespiti halinde geri alınması, değiştirilmesi, ortadan kaldırılması ve iptali edilmesi mümkün olmakla birlikte, idarelerin güvenirliği ilkesinin zedelenmemesi açısından hukuki aykırılığın net olarak belirlenmesi önem arz etmektedir.

Somut olayda, teklifleri aşırı düşük teklif olarak belirlenen her iki isteklinin de, idarenin 28.05.2012 tarihli yazısına istinaden açıklama sunduğu görülmüştür. İdarece Kuruma gönderilen ihale işlem dosyasında 2 adet ihale komisyon kararı bulunduğundan, ihale komisyonu tarafından sunulan açıklamalar çerçevesinde herhangi bir değerlendirme yapılmadan, 06.06.2012 tarihli yazılar ile isteklilerden ikinci defa açıklama istenildiği anlaşılmaktadır.

Diğer taraftan, idarece talep edilen ikinci teklif açıklaması çerçevesinde isteklilerin eksikliklerinin belirtilerek ilk teklif açıklamasında eksik olan belgelerin idarece ikinci bir teklif açıklaması istenilmesi yoluyla tamamlattırılması durumunun söz konusu olmadığı kabul edildiğinden, idari işlemin mevzuata aykırı olmadığı sonucuna varılmıştır.

3 ) Başvuru sahibinin 3 ve 4 üncü iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru sahibinin üçüncü ve dördüncü iddiası kapsamında idarece teklifleri geçerli olarak belirlenen 2 isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddia edilmektedir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Başvuru süreleri” başlıklı 6 ncı maddesinde “ İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.

Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.

Kuruma itirazen şikayet süresi; şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan iptal kararına karşı yapılacak başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür. ” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7 nci maddesinde “ Süreler;

c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,…

izleyen günden itibaren başlar.” hükmü bulunmaktadır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 7 nci maddesinde şikâyet süresinin idarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikâyete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren başladığı, 6 ncı maddesinde bu sürenin ihale sürecindeki şik?yete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kamu İhale Kanunu’nun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gün olduğu hüküm altına alınmıştır.

Yapılan incelemede ihale komisyonu tarafından 26.03.2012 tarihli ihale komisyon kararının 28.03.2012 tarihli kesinleşen ihale kararının eki olarak isteklilere gönderildiği, söz konusu komisyon kararında başvuru sahibinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğini iddia ettiği isteklilerin tekliflerinin geçerli teklif olarak belirlendiği, bu durumda ihale sürecindeki şikâyete konu işlemin farkına varılması gereken tarihin 04.05.2012 olduğu, başvuru sahibi tarafından idarenin anılan işlemine ilişkin şikâyet başvurusunun 04.05.2012 tarihini takip eden 10 gün içerisinde yapılması gerekirken, bu süre geçtikten sonra idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu anlaşılmıştır. Bu nedenle başvuru sahibinin bu konuya ilişkin iddiasına ilişkin olarak başvurunun süre yönünden reddi gerekmektedir.

Sonuç olarak yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Elif Yemek Fabrikası ve Yaprak Yemek Fabrikası Yemek Üretim ve Servis Hiz.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere:

Anılan Kanun’un 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde; “ İdarece ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenen istekli ile ikinci en avantajlı teklif olarak belirlenen isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesi çerçevesinde incelenmesi gerektiği ,” şeklinde ifade edilen birinci iddiasına yönelik olarak Kurulca “ Düzeltici işlem belirlenmesine ” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin birinci iddiasına yönelik yapılan incelemede;

Diyarbakır Ergani Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı tarafından gerçekleştirilen “ Yemek Pişirme ve Dağıtımı Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması esas alınarak; 130.000 adet hazır yemek için ortalama 4 TL birim fiyat üzerinden toplam 520.000,00 TL olarak hesaplandığı;

Bahse konu ihalede 9 adet ihale dokümanı satın alındığı, 26.03.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 6 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarenin teklif değerlendirmesine göre, bir isteklinin “ Üretim yerinin Diyarbakır il sınırları içerisinde bulunmadığı ” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması sonrasında, kalan beş teklifin idarece geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu teklif bedellerinin;

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Elif Yemek Fabrikası Kadri Nural

395.200,00

Yaprak Yemek Fabrikası Yemek Üretim ve Servis Hiz. Hüseyin Ağar

414.700,00

Askor Yemek Ürt. Gıda Tem. Bilg. Özl. Sağ Hiz. Taah. Tic.Ltd

434.200,00

Değişim Hazır Yemek Temizlik İnşaat Otomasyon Hayvancılık Sanayi ve Dış Ticaret Limited Şirketi

448.500,00

Tanrıverdi Gıda Tem. Elk. İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd.

448.500,00

Şeklinde verildiği,

İhalenin, 26.03.2012 tarihli ihale komisyon kararı ile en düşük teklif bedelli Elif Yemek Fabrikası üzerinde bırakıldığı, bahse konu ihalenin Kurumda itirazen şikayete konu edilmesi sonucunda Kurulca verilen “ düzeltici işlem belirlenmesi ” niteliğindeki 14.05.2012 tarih ve 2012/UH.II-2051 sayılı kararın idarece uygulanması sonrasında; kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif verdiği anlaşılan Elif Yemek Fabrikası Kadri Nural ve Yaprak Yemek Fabrikası Yemek Üretim ve Servis Hizmetleri/Hüseyin Ağar’ın tekliflerinin aşırı düşük olarakkabul edilerek bu isteklilerden 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, Elif Yemek Fabrikasının aşırı düşük açıklamaları uygun bulunarak ihalenin tekrar bu istekli üzerinde bırakılarak ihalenin sonuçlandırıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılması yönünde idarece gerçekleştirilen işlemlerin mevzuata uygun olmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede geçerli tekliflerin tümü yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan geçerli tekliflerin değerlendirilmesi sonucuna göre ihalenin sonuçlandırılması gerektiği yönündeki düşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurulca verilen “ Düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi