KİK Kararı: 2012/UH.II-2367

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/033
Gündem No : 40
Karar Tarihi : 04.06.2012
Karar No : 2012/UH.II-2367
BAŞVURU SAHİBİ:
Önde Güvenlik Sis.Temizlik Turz.Gıda Araç. Kir. Bilg. Otom. İnş. San. Tic. Ltd. Şti., Serçeönü Mah. Çankaya Cad. Açelya Apt. No : A/3 KAYSERİ

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Avanos Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü, Camikebir Mah. Vatan Cad. No: 2 50500 NEVŞEHİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/39634 İhale Kayıt Numaralı "Parkların, Refüjlerin, Yeşil Alanların Bakım-Onarım,Düzenlenmesi Ve Yenilenmesi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

01.06.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[1983].(0176)./2012-31Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Avanos Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğütarafından 24.04.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Parkların, Refüjlerin, Yeşil Alanların Bakım-Onarım, Düzenlenmesi ve Yenilenmesi” ihalesine ilişkin olarak Önde Güvenlik Sis. Temizlik Turz. Gıda Araç. Kir. Bilg. Otom. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 10.05.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibinin 21.05.2012tarih ve 18901sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.05.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;şikâyete konu ihalede tekliflerinin idarece aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve idarenin 25.04.2012 tarihli yazısı ile tekliflerine ilişkin yazılı açıklama sunmaları gerektiğinin bildirildiği, teklif hazırlarken yapmış oldukları teknik hatadan dolayı aşırı düşük teklif açıklaması sunamayacaklarını sözlü olarak beyan ettikleri ve akabinde yazılı olarak da açıklama sunmayacaklarını bildirdikleri, idarece tekliflerine ilişkin yazılı açıklama vermemeleri gerekçe gösterilerek, sunmuş oldukları geçici teminat tutarının irat kaydedildiği, kesinleşen ihale kararında da bu hususla ilgili bir tespite yer verilmediği gibi, tekliflerine ilişkin yazılı açıklama sunmamaları halinde, teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken, teminatın irat kaydedilmesinin 4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatına aykırı olduğu, ihale üzerinde bırakılan istekliden de aynı şekilde sözlü olarak aşırı düşük teklif açıklaması sunmasının istenildiği ve aynı şekilde ihale üzerinde bırakılan istekli de sözlü olarak teklifine ilişkin açıklama yapabileceğini beyan ettiği halde söz konusu isteklinin teminatının gelir kaydedilmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 nci maddesinde;

“ İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü ile,

“Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56 ncı maddesinin 5 inci fıkrasında;

“Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü bulunmaktadır.

Anılan Yönetmeliğin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 59 uncu maddesinin ikinci fıkrasında ise; ihale komisyonunun verilen tekliflerden, verilen tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklilerin, belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamalarını dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendireceği, yapılacak bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin ise reddedileceği hüküm altına alınmıştır.

Konuyla ilgili aynı nitelikteki düzenlemeler, tip idari şartnamelerin tekliflerin değerlendirmesine ilişkin maddelerinde de yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6 ncı maddesinde de tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi aşamasında, hangi belge ve bilgilerin eksik belge ve bilgi kapsamında tamamlatılabilecek nitelikte olduğu ve hangi durumlarda geçici teminatın gelir kaydedileceği açıkça belirtilmiştir.

Gerek 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesi, gerekse ikincil mevzuatta yer alan düzenlemeler uyarınca, aşırı düşük teklif sahibi isteklilerin, idarece belirlenen süre zarfında açıklama sunmamaları halinde geçici teminatlarının gelir kaydedilmesine ilişkin bir hüküm yer almamakta, ilgili maddelerde geçici teminatın irat kaydı, teklif ekinde sunulan belgelerdeki bilgi eksikliğinin süresinde tamamlanması hali ile sınırlı tutulmuştur.

İdarenin 24.04.2012 tarihinde gerçekleştirdiği ihalede yaklaşık maliyet %1 0 yüklenici kârı da ilave edilmek suretiyle toplam 280.139,05.-TL olarak tespit edilmiş, kârsız yaklaşık maliyet ise 254.671,86.-TL olarak belirlenmiştir.

Teklif bedeli kârsız yaklaşık maliyetin altında olduğu görülen başvuru sahibi Önde Güvenlik Sis. Temizlik Turz. Gıda Araç. Kir. Bilg. Otom. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. de dahil olmak üzere, toplam 3 istekliye ait teklifler idarece aşırı düşük teklif olarak belirlenmiş, adı geçen isteklilere 25.04.2012 tarihli yazılarla;

“ Belediyemiz İhale Komisyonunca verdiğiniz teklifin 4734 sayılı ihale yasasının 37 ve 38 maddelerine göre bilgi eksikliği olduğu kanaatine varılmış olup aşırı düşük sorgulaması yapılması kararlaştırılmıştır.” denildiği ve teklifte maliyetlerin ne şekilde belirlendiğinin doküman olarak gösterilmesinin istenildiği anlaşılmıştır.

Teklif bedeli idarece belirlenen kârsız yaklaşık maliyet tutarının altında olan ve bu aşamaya kadar teklifi geçerli kabul edilen 3 isteklinin ise aşırı düşük teklif olarak belirlenmediği ve bu isteklilerden yazılı açıklama istenilmediği görülmüştür.

Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklama yazısını 25.04.2012 tarihinde elden aldığı, aynı tarihte teklif fiyatı yanlış hesapladıklarını, dolayısıyla tekliflerinin aşırı düşük olduğu ve ihaleden kendi istekleriyle çekilmek istediklerini beyan eden yazıyı idareye verdikleri,

İdarece 04.05.2012 tarihli yazı ile başvuru sahibinin geçici teminat mektubunu temin ettiği bankaya yazı yazılarak, teminat tutarı olan 7.000,00.-TL’nin Belediye hesabına yatırılmasının istenildiği,

İtirazen şikâyet dilekçesinden, başvuru sahibinin bu işlemden, 08.05.2012 tarihinde, banka aracılığıyla haberdar olduğu, 10.05.2012 tarihinde idare kayıtlarına alınan aynı tarihli yazısıyla, teminat mektubunun, Belediye Başkanlığına yatırılacak nakit 7.000,00.-TL ile değiştirilmesini talep ettiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin, teklifine ilişkin açıklama sunamayacağı şeklindeki yazılı beyanı, idarece 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesi çerçevesinde değerlendirilmiş ve belgelerdeki bilgi eksikliğini süresi içerisinde tamamlamadığı kabul edilerek, geçici teminatının gelir kaydedilmesine karar verildiği ve bu doğrultuda işlem tesis edildiği anlaşılmıştır.

Yukarıya aktarılan Kanun ve ikincil mevzuat düzenlemeleri uyarınca, aşırı düşük teklif olarak belirlenen başvuru sahibinin teklifine ilişkin olarak yazılı açıklama sunmaması halinde, geçici teminatının gelir kaydedilmesi yönünde tesis edilen idarî işlemin yerinde olmadığı açıktır.

Dolayısıyla, idarenin başvuru sahibi Önde Güvenlik Sis. Temizlik Turz. Gıda Araç. Kir. Bilg. Otom. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin sunmuş olduğu geçici teminat mektubu tutarının irat kaydedilmesi işleminin geri alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Başvuru sahibinin sunmuş olduğu geçici teminat mektubunun idare adına gelir kaydedilmesine yönelik işlemin, istekliden teklifine ilişkin yazılı açıklama istenilen 25.04.2012 tarihli ve M.50.3.AVA.0.12-437/513 sayılı yazıda yer alan hususlara dayandırıldığı görülmüştür.

Söz konusu yazıda, teklifin 4734 sayılı Kanunun 37 ve 38 inci maddelerine göre bilgi eksikliği olduğu kanaatine varıldığı ifade edilerek, maliyetin ne şekilde belirlendiğinin doküman olarak idareye sunulması istenilmiş, diğer iki istekliye yazılan yazılarda ise 1 günlük açıklama süresi tanındığı anlaşılmıştır.

Yazıda atıf yapılan 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesi, isteklilerin teklifleri ekinde sunmuş oldukları belgelerde bilgi eksikliği bulunması halini düzenlemekte olup, teklif ekinde sunulmayan belgelerin bu kapsamda değerlendirilmesi söz konusu olamayacaktır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56 ncı maddesinin 5 inci fıkrasında ise, isteklilerin teklifi ekinde sunduğu belgelerde idarece bilgi eksikliği olaraktespit edilen eksikliklerin giderilmesi hususunda, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verileceği düzenlenmiştir.

İdarece, aşırı düşük teklife ilişkin açıklamanın, sunulan belgelerde yer alması gereken bilgi eksikliği olarak kabul edilmesi mevzuata aykırı olduğu gibi, idarenin bu kapsamda kabul ettiği bir eksikliğin giderilmesi için de Yönetmeliğin 56 ncı maddesinde yer alan süreden az bir süre tanımasının da ayrıca bir aykırılık olduğu anlaşılmıştır.

Kaldı ki, 4734 sayılı Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesi, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 59 uncu maddesi ile Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesi uyarınca, aşırı düşük teklif olarak belirlenen isteklilerin, tekliflerine ilişkin açıklamalarını belgeye dayandırmaları gerektiği, belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamaların ise kabul edilmeyerek söz konusu tekliflerin reddedileceği ve idarece aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Teklifi idarece aşırı düşük teklif olarak tespit edilen ve kendilerinden açıklama istenilen başvuru sahibi istekli haricinde diğer iki isteklinin, tekliflerine ilişkin sunmuş oldukları açıklamaların belgeye dayandırılmadığı, buna rağmen bu tekliflerden birinin ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif, diğerinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği, aşırı düşük teklif olarak belirlenen isteklilerin, belgeye dayalı açıklama sunmamalarının sebebinin, idarece isteklilere üç iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmemesi olarak da değerlendirilebileceği dikkate alındığında, idarenin 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi ile ikincil mevzuatın konuya ilişkin düzenlemelerine aykırı hareket ettiği sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kanunun “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55 inci maddesinin son fıkrasında;

“İdareye şikayet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibince 10.05.2012 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, idarenin 22.05.2012 tarihli ve M.50.3.AVA.0.12-562/700 sayılı yazısı ile şikâyet başvurusunun reddedildiği, ancak başvurunun reddine ilişkin 21.05.2012 tarihinde alınan kararın başvuru sahibine itirazen şikâyet başvurusunda bulunmadan önce tebliğ edilmediği,başvuru sahibinin 21.05.2012 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, yukarıda yer verilen Kanun maddesinde belirtilen süreler beklenilmeksizin, idarece ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi istekli ile 16.05.2012 tarihinde sözleşmenin imzalandığı görülmüştür.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden;

1 ) Başvuru sahibinin sunmuş olduğu geçici teminat mektubu tutarının irat kaydedilmesi işleminin iptal edilmesi,

2 ) Teklifi idarece belirlenen kârsız yaklaşık maliyetin altında olan tüm isteklilerden, 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 59 uncu maddesi ile Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesi hükümlerine uygun olacak şekilde yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi